Постановление от 19.09.2012 г № 455/14-3
О внесении изменений в административный регламент предоставления муниципальной услуги «Выдача архивных выписок и копий по тематике обращений в администрации города Чехова», утвержденный постановлением администрации города Чехова от 28.11.2011 N 498/14-3
В связи с кадровыми изменениями, решением Совета депутатов города Чехова от 26.01.2012 N 3/1 "Об утверждении структуры администрации города Чехова" постановляю:
1.Внести в административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок и копий по тематике обращений в администрации города Чехова", утвержденный постановлением администрации города Чехова от 28.11.2011 N 498/14-3, следующие изменения:
1.1.Пункты 1.3.1-1.3.2 изложить в следующей редакции:
"1.3.1. Сведения о местонахождении и графике работы отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан администрации города Чехова (далее - отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан), номера телефонов для справок, адреса электронной почты размещаются на официальном Интернет-сайте администрации города Чехова www.чеховград.рф, на информационном стенде администрации города Чехова.
Местонахождение и график работы отдела:
Адрес: 142300, г. Чехов, ул. Полиграфистов, д. 13б, каб. 409.
Телефон для справок: 8(496) 726-51-30.
Прием заявлений и выдача заверенных копий и выписок документов производятся по средам с 9.00 до 17.00, перерыв на обед с 13.00 до 14.00. Выходные дни - суббота, воскресенье, праздничные дни.
Заявители могут направить в отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан:
- письменные обращения по вышеуказанному адресу;
- письменные обращения по факсу: 8(496) 726-51-30;
- обращения в форме электронного документа путем направления письма по электронной почте: info@chehovgrad.ru.
1.3.2. Обязанности специалистов при ответе на телефонные звонки, устные и письменные обращения заявителей.
Индивидуальное устное информирование осуществляется специалистами отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан при обращении заявителя за информацией по телефону или лично.
Специалисты отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан, осуществляющие устное информирование по телефону, должны принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости - с привлечением компетентных специалистов.
Специалисты отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан, осуществляющие консультирование (по телефону или лично), должны принимать необходимые меры для дачи полных ответов на поставленные вопросы в вежливой форме".
1.2.В пункте 2.2 слова "общий отдел организационного управления" заменить словами "отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан".
1.3.В пункте 2.6 слова "общий отдел" заменить словами "отдел делопроизводства и работы с обращениями граждан".
1.4.Пункт 2.7 изложить в следующей редакции:
"2.7. Основания для отказа в выдаче заверенных копий документов.
Основаниями для отказа в выдаче заверенных копий и выписок из документов являются:
- отсутствие либо ненадлежащее оформление заявления в соответствии с приложениями N 1 и 2 к настоящему Административному регламенту;
- обращение заявителя о выдаче заверенной копии документов, не затрагивающих его права;
- в случае, если документ, удостоверяющий личность гражданина, документ, подтверждающий полномочия гражданина представлять интересы заявителя, не подлежат прочтению;
- при истечении срока действия доверенности;
- при наличии в документах неоговоренных исправлений.
В случае несоответствия документов требованиям, установленным настоящим Административным регламентом, в течение двух рабочих дней со дня регистрации заявления начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, готовит заявителю письменное уведомление об отказе в выдаче заверенной копии и выписки из документов за подписью управляющего делами администрации города Чехова или уполномоченного должностного лица и регистрирует его в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан.
Письменное уведомление заявителю об отказе в выдаче заверенной копии и выписки из документов должно содержать основания для отказа с указанием возможностей их устранения.".
1.5.В пункте 2.10.1 слова "общего отдела" заменить словами "отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан".
1.6.В пункте 2.10.4 слова "общего отдела" заменить словами "отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан".
1.7.Пункты 3.1.1-3.1.3 изложить в следующей редакции:
"3.1.1. Первичный прием заявления от заявителя.
Начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, осуществляет прием заявления лично от заявителя либо от имени заявителя. На заявлении не допускается применение факсимильных подписей.
Начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, проверяет срок действия документа, удостоверяющего личность, наличие в нем записи об органе, выдавшем документ, даты выдачи, подписи и фамилии должностного лица, оттиска печати, а также соответствие данных документа, удостоверяющего личность, данным, указанным в заявлении.
Заявление регистрируется в системе электронного документооборота "DIRECTUM" регистрации выдачи архивных выписок и копий по тематике обращений в администрации города Чехова.
При установлении фактов несоответствия заявления установленным требованиям начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, уведомляет заявителя о наличии препятствий для дальнейшей регистрации, объясняет заявителю содержание выявленных недостатков в заявлении и предлагает принять меры по их устранению.
Результат процедуры: принятое и зарегистрированное заявление.
3.1.2. Прием обращения в форме электронного документа, поступившего по электронной почте.
Начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, осуществляет прием обращения в форме электронного документа, поступившего по электронной почте.
Заявление регистрируется в системе электронного документооборота "DIRECTUM" регистрации выдачи архивных выписок и копий по тематике обращений в администрации города Чехова.
Результат процедуры: принятое и зарегистрированное обращение.
3.1.3. Рассмотрение заявления или обращения.
После регистрации в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан заявление или обращение направляется на рассмотрение начальнику отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан.
Начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан в течение 3 рабочих дней со дня регистрации заявления или обращения рассматривает его и подготавливает ответ для дачи заявителю.
В случае необходимости уточнения сведений, содержащихся в заявлении или обращении, заявление или обращение направляется на рассмотрение в юридический отдел для принятия окончательного решения о предоставлении муниципальной услуги или отказе в таковой.
Результат процедуры: выявление в архивных документах сведений, содержащихся в заявлении или обращении.".
1.8.Дополнить пунктом 3.1.4 следующего содержания:
"3.1.4. Выдача заверенной копии и выписки из документа.
В случае соответствия заявления или обращения требованиям настоящего Административного регламента начальник отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицо, его замещающее, готовит ксерокопию с оригинала или выписку из запрашиваемого документа, хранящегося в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан, заверяет ее печатью и подписью.
Выдача заверенной копии или выписки из документа заявителю фиксируется в системе электронного документооборота "DIRECTUM" регистрации выдачи архивных выписок и копий по тематике обращений в администрации города Чехова.
При получении заверенной копии и выписки из документа заявитель ставит дату и подпись в расписке о получении документа, которая остается в отделе делопроизводства и работы с обращениями граждан.
Результатом исполнения данной административной процедуры является выдача заверенной копии и выписки из документа.".
1.9.Пункт 3.2 изложить в следующей редакции:
"3.2. Информирование заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги.
Для получения информации о процедуре предоставления муниципальной услуги (далее - информация о процедуре) заявители вправе обращаться:
- в устной форме лично или по телефону к специалистам отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан;
- в письменной форме почтовым отправлением в адрес главы города Чехова;
- в форме запроса по электронной почте.
Основными требованиями к информированию заявителя являются:
- достоверность и полнота информации о процедуре;
- четкость в изложении информации о процедуре;
- удобство и доступность получения информации о процедуре;
- оперативность предоставления информации о процедуре.
Форма информирования может быть устной или письменной в зависимости от формы обращения заявителя.".
1.10.Пункт 4.1 изложить в следующей редакции:
"4.1. Контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, и принятием решений начальником отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан или лицом, его замещающим, осуществляется управляющим делами администрации города Чехова.".
1.11.В пункте 4.2 слова "общего отдела" заменить словами "отдела делопроизводства и работы с обращениями граждан".
1.12.Приложение N 1 изложить в новой редакции (приложение N 1).
1.13.Приложение N 2 изложить в новой редакции (приложение N 2).
2.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации Русакову А.С.
Первый заместитель
главы администрации
В.В. Шитов