Постановление от 28.03.2011 г № 144
Об утверждении административного регламента оказания муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, находящихся на хранении в архивном отделе правового управления администрации города Фрязино»
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Уставом городского округа Фрязино Московской области постановляю:
1.Утвердить административный регламент оказания муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, находящихся на хранении в архивном отделе правового управления администрации города Фрязино" (прилагается).
2.Сектору пресс-службы отдела по делам молодежи администрации города Фрязино (Индык М.В.) опубликовать настоящее постановление в печатном средстве массовой информации, распространяемом на территории городского округа Фрязино Московской области, в десятидневный срок и разместить на официальном сайте г. Фрязино в сети Интернет.
3.Контроль за выполнением настоящего постановления оставляю за собой.
Руководитель администрации
В.А. Михайлова
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ОКАЗАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА КОПИЙ АРХИВНЫХ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ ПРАВО НА ВЛАДЕНИЕ ЗЕМЛЕЙ,
НАХОДЯЩИХСЯ НА ХРАНЕНИИ В АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ ПРАВОВОГО
УПРАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ФРЯЗИНО"
1.Общие положения
1.1.Административный регламент оказания муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, находящихся на хранении в архивном отделе правового управления администрации города Фрязино" (далее - Регламент, муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества работы с пользователями муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при исполнении запросов по использованию документов, находящихся на хранении в архивном отделе правового управления администрации города Фрязино (далее - архивный отдел).
Пользователями муниципальной услуги являются органы государственной власти и органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения информации (далее - заявители).
1.2.Оказание муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", приказом Росархива от 06.07.1998 N 51 "Об утверждении Правил работы пользователей информацией в читальных залах государственных архивов Российской Федерации", Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", Уставом городского округа Фрязино Московской области.
1.3.Оказание муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
2.Требования к порядку оказания муниципальной услуги
2.1.Архивный отдел располагается в здании административно-общественного центра по адресу: Мира проспект, д. 15а, город Фрязино, Московская область, 141190.
Режим работы архивного отдела:
вторник, четверг с 9.00 до 18.00;
перерыв - с 13.00 до 14.00;
санитарный день - последняя пятница квартала.
Телефоны архивного отдела: 8(496) 564-34-16, 8(495) 526-91-95 доб. 129; факс: 8(496) 567-26-74; e-mail: fryazino.arсhiv@mail.ru.
2.2.Место ожидания заявителей в архивном отделе оборудовано стульями и столами для оформления письменных заявлений (запросов), информационными стендами, на которых размещаются информация о порядке оказания муниципальной услуги, адрес и режим работы архивного отдела, образцы заполнения запросов, адреса и телефоны архивных учреждений муниципальных образований Московской области, хранящих документы организаций, ранее дислоцировавшихся на территории города Фрязино, и др.
2.3.Информирование о правилах оказания муниципальной услуги осуществляется в виде индивидуального и публичного информирования.
Публичное информирование включает в себя размещение информации о правилах оказания муниципальной услуги на стендах в здании административно-общественного центра и на официальном сайте администрации в сети Интернет.
Индивидуальное информирование осуществляется в устной и письменной форме.
Индивидуальное информирование в устной форме осуществляется на личном приеме и по телефону.
Индивидуальное информирование в письменной форме оформляется по желанию заявителя на бумажном носителе или в электронном виде.
2.4.Срок исполнения запросов составляет не более 30 календарных дней со дня их регистрации в архивном отделе. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то днем окончания срока исполнения считается следующий за ним рабочий день.
В случае если для исполнения запроса необходимо проведение дополнительной поисковой работы, то срок рассмотрения обращения может быть продлен с уведомлением об этом заявителя.
2.5.По запросам, поступившим в архивный отдел, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, в течение 5 рабочих дней со дня их регистрации направляется ответ заявителю с просьбой указать недостающие или уточняющие сведения.
2.6.Основанием для отказа в оказании муниципальной услуги являются:
2.6.1.Обращения или заявления (далее - запросы), не позволяющие установить личность заявителя.
2.6.2.Текст запроса не поддается прочтению, а также запросы, не содержащие информацию, необходимую для архивного поиска.
2.6.3.Отсутствие документов в архивном отделе по запрашиваемой тематике.
2.6.4.Ограничение доступа к документам, содержащим персональные данные, и отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение информации.
2.6.5.Непредоставление оригинала запроса в порядке, предусмотренном п. 3.2.2 настоящего Регламента.
2.7.Оказание муниципальной услуги осуществляется на безвозмездной основе.
3.Последовательность административных действий при оказании муниципальной услуги
3.1.Оказание муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
3.1.1.Прием и первичная обработка запросов.
3.1.2.Регистрация запросов.
3.1.3.Исполнение запросов.
3.1.4.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения запроса.
3.1.5.Выдача копий документов, выписок из документов, справок по документам, находящимся на хранении в архивном отделе.
3.1.6.Контроль исполнения запросов.
3.2.Последовательность действий при исполнении муниципальной функции осуществляется в соответствии с блок-схемой (приложение N 1).
3.2.Прием и первичная обработка запросов:
3.2.1.Доставка в архивный отдел запросов осуществляется следующими способами:
- почтовым отправлением;
- через общий отдел;
- нарочными;
- лично гражданами;
- посредством факсимильной связи;
- по электронной почте (e-mail: fryazino.arсhiv@mail.ru).
3.2.2.Для подтверждения подлинности запроса, направленного по факсу, заявитель обязан в течение 10 календарных дней предоставить в архивный отдел лично или почтовым отправлением оригинал запроса.
3.2.3.Запрос физического лица оформляется в установленной форме (приложение N 2) с приложением следующих документов:
3.2.3.1.Документ, удостоверяющий личность.
3.2.3.2.Нотариально заверенная доверенность (в случае обращения через представителя) и ее копия.
3.2.3.3.Документы, подтверждающие право наследования земельного участка (при оформлении документов на получение наследства), и их копии:
- свидетельство о смерти собственника земельного участка и его копия;
- завещание и его копия;
- документы, подтверждающие родство, и их копии;
- справка от нотариуса и ее копия.
3.2.4.Запрос юридического лица оформляется на фирменном бланке организации, должен иметь дату и регистрационный номер.
3.2.5.При приеме запросов на личном приеме или от нарочного на копии запроса при ее наличии по просьбе заявителя (нарочного) ставятся регистрационный номер, дата и подпись работника архивного отдела, принявшего документ.
3.2.6.При поступлении Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и почтового адреса заявителю направляется уведомление о приеме обращения к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
3.2.7.Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются в день поступления в БД "Lotus". Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация запроса в архивном отделе является основанием для начала действий по оказанию муниципальной услуги.
4.Исполнение запросов
4.1.Исполнение запросов осуществляется по научно-справочному аппарату и документам, хранящимся в архивном отделе. Исполнение запросов производится работниками архивного отдела, ответственными за выполнение данной работы согласно должностным инструкциям. Исполнитель назначается начальником архивного отдела.
4.2.Ответ на запрос составляется с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
4.3.Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("так в документе", "так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использованных для составления архивной справки.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.
Архивная справка подписывается руководителем администрации города и начальником архивного отдела и заверяется гербовой печатью администрации.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
4.4.В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечании к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие поврежденного текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "так в документе", "так в тексте оригинала". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Соответствие выданных по запросам архивных выписок тексту оригинала документа удостоверяется подписями руководителя администрации города, начальника архивного отдела и заверяется гербовой печатью администрации.
4.5.На обороте листа архивной копии (ксерокопии) проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии прошиваются, скрепляются, на месте скрепления заверяются печатью архивного отдела и подписью начальника архивного отдела.
Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководителем администрации и заверяется гербовой печатью администрации города.
4.6.Если в архивном отделе отсутствуют документы и сведения по теме запроса, но известно местонахождение документов, специалист-исполнитель пересылает запрос в соответствующую организацию, архивное учреждение, где хранятся документы. Заявителю направляется уведомление о переадресации запроса.
Если в архивном отделе отсутствуют документы, сведения по теме запроса и неизвестно местонахождение документов, заявителю направляется отказ в оказании муниципальной услуги.
Если в запросе отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю направляется письмо с просьбой уточнить необходимые для выполнения запроса данные. После получения ответа с уточненными данными прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях.
4.7.Справочная информация предоставляется должностными лицами архивного отдела по следующим вопросам:
4.7.1.О получении запроса и присвоении ему регистрационного номера.
4.7.2.О сроках исполнения запроса.
4.7.3.О результатах рассмотрения запроса (положительный или отрицательный ответ).
4.8.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос высылаются заявителю по почте простым письмом через почтовое отделение.
4.9.Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответ на запрос по желанию заявителя в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются под расписку заявителю при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность или доверенному лицу заявителя при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной в установленном законом порядке. Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии и ответа на запрос расписывается в получении документа на копии документа или на запросе, указывая дату получения.
5.Порядок и формы контроля за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной услуги
5.1.Контроль за оказанием муниципальной услуги осуществляют:
- Главное архивное управление Московской области в соответствии с предоставленными полномочиями;
- руководитель администрации города;
- начальник архивного отдела.
5.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет начальник архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, Московской области и города Фрязино.
5.3.Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
5.4.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей работники, допустившие нарушение данного административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ.
6.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица архивного отдела, а также принимаемых им решений при оказании муниципальной услуги
6.1.Обжалование действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) должностными лицами архивного отдела при оказании муниципальной услуги, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
6.2.Заявитель (физическое лицо) в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
6.2.1.Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) - для гражданина, адрес, по которому должен быть направлен ответ.
6.2.3.Изложение сути жалобы.
6.2.4.Личную подпись и дату.
6.3.В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы или их копии.
6.4.Администрация:
6.4.1.Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения в случае необходимости с участием заявителя.
6.4.2.Принимает по результатам рассмотрения жалобы меры, направленные на восстановление и защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя.
6.4.3.Дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов в срок, не превышающий 30 дней со дня подачи жалобы.
6.3.Юридические лица оформляют свои претензии в установленном порядке на фирменном бланке организации.
Начальник архивного отдела
Т.И. Васильева