Приложение к Постановлению от 17.08.2012 г № 445-ПА Блок-схема
Блок-схема исполнения муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов»
┌────────────────────────────────────┐
│Комплектование муниципального архива│
└────────────────┬───────────────────┘
│
\\/
┌─────────────────────────────────────┐
│Определение источников комплектования│
└────────────────┬────────────────────┘
│
\\/
┌────────────────────────────────────────┐
│Определение состава архивных документов,│
│подлежащих приему │
└───────────────────┬────────────────────┘
│
\\/
┌──────────────────────────────────┐
┌────────────┤Прием-передача архивных документов├────────┐
│ └──────┬─────────────────────┬─────┘ │
│ │ │ │
\\/ \\/ \\/ \\/
┌──────────────┐ ┌─────────────────────┐ ┌────────────┐ ┌───────────┐
│Документы │ │Документы по личному │ │Документы, │ │Документы, │
│постоянного │ │составу ликвидируемых│ │принимаемые │ │принимаемые│
│хранения, │ │организаций │ │на временное│ │по договору│
│образовавшиеся│ └────────┬────────────┘ │хранение │ └──────┬───┬┘
│в деятельности│ │ └──────┬─────┘ │ │
│организаций- │ │ │ │ │
│источников │ │ │ │ │
└─┬───┬────────┘ │ │ │ │
│ │ \/ \/ │ │
│ │ ┌────────────────────────────────────────┐ │ │
│ └──────────>│Подписание акта приема-передачи архивных│<──┘ │
│ │документов на хранение │ │
│ └────────────────────────────────────────┘ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────────┐ │
└──────────┤Упорядочение документов в организациях-источниках├───┴─────┐
└─┬──────────────────┬────────────────────────────┘ │
│ │ │
\/ \/ │
┌──────────────────┐┌──────────────────────┐ ┌──────────────────────┐ │
│Анализ архивных ││Определение качества │ │Согласование │ │
│документов, ││составления описей дел├──>│или возвращение описей│<─┤
│включенных в описи│└──────────────────────┘ │дел на доработку │ │
└─┬────────────────┘ └──────────────────────┘ │
│ │
│ │
│ ┌────────────────────────────────────────────────────┐ │
└────>│Направление описей дел на утверждение (согласование)│<──────────┘
│ЭПК Главного архивного управления Московской области│
└────────────────────────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────────┐
┌────────────┤Отбор архивных документов на уничтожение├────────────────┐
│ │по истечении временного срока хранения │ │
│ └────────────────────┬───────────────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │Составление акта о выделении дел к уничтожению │ │
│ │организациями - источниками комплектования сектора│ │
│ │городского архива │ │
│ └────────────────────────┬─────────────────────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────────┐ │
└────┤Направление акта о выделении дел к уничтожению на согласование├──┘
│ЭПК Главного архивного управления Московской области │
└──────────────────────────────────────────────────────────────┘
┌─────────────────────────────────────┐
┌─────────────┤Организация учета архивных документов├────────────────────┐
│ └─────────────────┬───────────────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌─────────────────────────┐ │
│ │Прием архивных документов│ │
│ └────────────┬────────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌──────────────────────────────────────────────┐ │
│ │Отражение количества и состава единиц хранения│ │
│ │в учетных документах │ │
│ └──┬──────────────────┬──────────────────┬─────┘ │
│ │ │ │ │
│ \/ \/ \/ │
│ ┌────────────────┐ ┌────────────────┐ ┌─────────────────────────────┐│
│ │Занесение данных│ │Занесение данных│ │Занесение данных в список ││
│ │в базу данных │ │в книгу учета │ │фондов при первом поступлении││
│ │"Архивный фонд" │ └────────────────┘ └─────────────────────────────┘│
│ └────────────────┘ │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │Составление сводных документов учета муниципального архива│ │
│ └───┬─────────────────────┬─────────────────────────┬──────┘ │
│ │ │ │ │
│ \/ \/ \/ │
│┌──────────────┐ ┌─────────────────────────┐ ┌─────────────────────────┐│
││Паспорт │ │Сведения о состоянии │ │Сведения об изменениях ││
││муниципального│ │хранения документов │ │в составе и объеме фондов││
││архива │ │в организациях-источниках│ └───────┬─────────────────┘│
│└─────────┬────┘ └─────────────┬───────────┘ │ │
│ │ │ │ │
│ \/ \/ \/ │
│ ┌──────────────────────────────────────────────────┐ │
│ │Направление сведений в Главное архивное управление│ │
├───────┤Московской области ├─────────────┤
│ └──────────────────────────────────────────────────┘ │
│ ┌───────────────────────────────────────────┐ │
│ │Обеспечение сохранности архивных документов│ │
│ └────────────────────┬──────────────────────┘ │
│ \/ │
│ ┌─────────────────────────────────────────────┐ │
│ │Проверка физического и технического состояния│ │
│ │архивных документов │ │
│ └───┬───────────────────────────────────┬─────┘ │
│ │ │ │
│ \/ \/ │
│ ┌────────────────────────┐ ┌────────────────────────────┐ │
│ │Выявление недостатков │ │Проверка наличия и состояния│ │
│ │их физического │ │архивных документов │ │
│ │и технического состояния│ └──────────┬─────────────────┘ │
│ └────────────┬───────────┘ │ │
│ │ │ │
│ \/ \/ │
│ ┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │
│ │Восстановление свойств │ │Оформление результатов проверки├───┘
└─┤и технических характеристик│ └───────────────────────────────┘
└───────────────────────────┘
┌────────────────────────┐
┌─────────────────────┤Использование документов├──────────────────────────┐
│ └────────────┬───────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌───────────────────┐ │
│ │Запрос пользователя│ │
│ └─────────┬─────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌───────────────────────────┐ │
│ │Прием и регистрация запроса│ │
│ └─────────────┬─────────────┘ │
│ │ │
│ \/ │
│ ┌────────────────────────────┐ │
│ │Анализ содержания и тематики│ │
│ │поступившего запроса │ │
│ └──┬───────────────────────┬─┘ │
│ │ │ │
│ \/ \/ │
│ ┌────────────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │
├───┤Принятие решения о невозможности│ │Принятие решения о возможности ├──┤
│ │исполнения запроса пользователя │ │исполнения запроса пользователя│ │
│ └────────────────────────────────┘ └───────────────────────────────┘ │
│ │
│ │
│ ┌───────────────────────────────┐ ┌───────────────────────┐ │
│ │Уведомление пользователя │ │Выдача дел во временное│ │
├──>│о предоставлении дополнительных│ │пользование │<────────┤
│ │сведений для исполнения запроса│ └───────────────────────┘ │
│ └───────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌───────────────────────────┐ ┌───────────────────────────────┐ │
│ │Уведомление пользователя │ │Выдача архивных справок │ │
├──>│об отсутствии запрашиваемых│ │по документам архива, │<───┤
│ │сведений │ │выписок из архивных документов,│ │
│ └───────────────────────────┘ │копий архивных документов │ │
│ └───────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌────────────────────────────────┐ │
│ │Уведомление пользователя │ │
├──>│об отказе в получении информации│ │
│ └────────────────────────────────┘ │
│ │
│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │
└───────────────┤Исполнение муниципальной функции завершено├──────────────┘
└──────────────────────────────────────────┘