Распоряжение Заместителя Председателя Правительства Московской области от 07.06.2011 № 157-Р
Об утверждении Регламента работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РАСПОРЯЖЕНИЕ 07.06.2011 N 157-р Об утверждении Регламента работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области В целях повышения эффективности текущей деятельностигосударственных гражданских служащих Московской области в аппаратеПравительства Московской области при работе в системеавтоматизированного документооборота и делопроизводства (далее -САДД) в условиях внедрения электронного документооборота: 1. Утвердить прилагаемый Регламент работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области (далее - Регламент). 2. Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Московской области организовать изучение Регламента государственными гражданскими служащими Московской области в аппарате Правительства Московской области, использующими САДД. 3. Отделу информационных систем и копировально-множительного обеспечения Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области, Управлению по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области и Управлению документационного обеспечения аппарата Правительства Московской области оказывать методическую и техническую помощь структурным подразделениям аппарата Правительства Московской области при использовании САДД в соответствии с требованиями Регламента. 4. Признать утратившим силу распоряжение министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области от 14.05.2005 N 158-р "Об утверждении Порядка работы в системе автоматизированного делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области". 5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставляю за собой. Заместитель Председателя Правительства Московской области - руководитель аппарата Правительства Московской области Р.В. Агапов УТВЕРЖДЁН распоряжением заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области от 07.06.2011 N 157-р РЕГЛАМЕНТ работы в системе автоматизированного документооборота и делопроизводства аппарата Правительства Московской области 1.Общие положения 1.1. Настоящий Регламент устанавливает общие требования корганизации и технологии работы с документами в системеавтоматизированного документооборота и делопроизводства (далее -САДД) государственных гражданских служащих Московской области ваппарате Правительства Московской области (далее - работники) иобязателен для исполнения. 1.2. САДД объединяет автоматизированные рабочие местаработников структурных подразделений аппарата ПравительстваМосковской области (далее - структурные подразделения), подключенныхк САДД и объединённых в единую "сеть", в целях централизованногоделопроизводства в аппарате Правительства Московской области. Работас документами в структурных подразделениях осуществляется всоответствии с Инструкцией по делопроизводству в исполнительныхорганах государственной власти Московской области, государственныхорганах Московской области, утверждённой распоряжением ГубернатораМосковской области от 05.08.2008 N 314-РГ, распоряжением министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области от 14.01.2002 N 12-р "Оборганизации работ по внедрению системы автоматизированногодокументооборота и делопроизводства в аппарате ПравительстваМосковской области" и настоящим Регламентом. 1.3. Работа в САДД основывается на принципе однократнойрегистрации документов. Регистрацию документов в аппарате Правительства Московскойобласти производят Управление документационного обеспечения аппаратаПравительства Московской области (далее - Управлениедокументационного обеспечения) и Управление по работе с обращениямиграждан аппарата Правительства Московской области (далее -Управление по работе с обращениями граждан). Допускается регистрацияопределенных групп документов и в других структурных подразделениях.Зарегистрированные в САДД и поступившие в структурные подразделениядокументы повторно в САДД не регистрируются. Передача документов, зарегистрированных в САДД, междуструктурными подразделениями осуществляется работниками Управлениядокументационного обеспечения под роспись и (или) в электронномвиде. 1.4. Система САДД предназначена для обработки документов,содержащих информацию открытого характера. Разрешается производитьрегистрацию документов ограниченного доступа (имеющих пометку "Дляслужебного пользования"). Запрещается осуществлять регистрацию и иную обработкудокументов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну. 1.5. Организационно-методическое руководство и контроль заорганизацией документооборота в аппарате Правительства Московскойобласти с использованием САДД осуществляют: отдел информационныхсистем и копировально-множительного обеспечения Управления пообеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области(далее - отдел информационных систем), Управление документационногообеспечения и Управление по работе с обращениями граждан. Указания (в устной или письменной форме) работников отделаинформационных систем, руководителей Управления документационногообеспечения и Управления по работе с обращениями граждан о порядкеиспользования системы и технологии работы с ней обязательны для всехпользователей САДД. Отдел информационных систем обеспечивает устойчивое и надежноефункционирование, а также сопровождает обновление иусовершенствование САДД. 1.6. Работники структурных подразделений включаются в числопользователей САДД на основании заявки на регистрацию в адресзаместителя Председателя Правительства Московской области -руководителя аппарата Правительства Московской области, подписаннойруководителем структурного подразделения. В заявке должны бытьуказаны функции и права доступа пользователя САДД. Отдел информационных систем обеспечивает установку и настройкуавтоматизированных рабочих мест для работы в САДД и ввод в базуданных САДД персональных данных и первичных паролей пользователяСАДД. 1.7. Контроль за соблюдением порядка работы со сведениямиограниченного доступа в САДД осуществляется отделом информационныхсистем и структурным подразделением, для которого эти сведенияпредназначены, а также Управлением по защите государственной тайныаппарата Правительства Московской области. 1.8. К работе с САДД допускаются работники, прошедшие обучениев своём структурном подразделении. 1.9. Пользователям САДД запрещается передавать своиперсональные данные и пароли другим лицам. Они должны периодически(не реже 1 раза в квартал) менять свои пароли. 1.10. Понятия и термины, применяемые в настоящем Регламенте: 1) электронный документооборот - способ организации работы сдокументами, при котором они используются в делопроизводстве ипередаются в электронном виде, а файлы этих документов хранятсяцентрализованно в базах данных; 2) электронный образ документа - копия документа (результатсканирования или набора текста), хранящаяся в информационной системев виде файла определенного формата, в котором информацияпредставлена в электронно-цифровой форме; 3) администратор САДД - работник отдела информационных систем,функциональными обязанностями которого являются настройка САДД,ведение справочников классификатора САДД и управление правамипользователей САДД; 4) пользователь САДД - работник структурного подразделения,наделенный правом работы с документами в САДД; 5) персональные данные пользователя САДД - совокупность данныхо пользователе САДД (имя пользователя, пароль) и условиях работы вСАДД; 6) ответственный за делопроизводство с использованием САДД(далее - ответственный делопроизводитель) - работник структурногоподразделения, назначенный руководителем структурного подразделения; 7) регистрационная карточка (далее - РК) документа - информацияо зарегистрированном документе в САДД, записанная в базу данных иимеющая индивидуальный регистрационный номер; 8) резолюция - специальный реквизит РК документа, которыйсоздаётся в соответствии с поручением соответствующего должностноголица по данному документу; 9) ответственный исполнитель резолюции - должностное лицо,отмеченное в резолюции среди других исполнителей, ответственное заисполнение всего поручения соответствующего должностного лица поданному документу; 10) "Плановая дата исполнения" резолюции - реквизит резолюции,который заполняется для постановки документа на контроль; 11) "Фактическая дата исполнения" резолюции - реквизитрезолюции, который заполняется для снятия документа с контроля; 12) "Отчёт исполнителя" резолюции - реквизит резолюции, вкоторый вносится в произвольной текстовой форме отчет и датаисполнения поручения; 13) редактирование РК документа - внесение каких-либо измененийв регистрационные данные о документе в САДД; 14) "Кабинет" пользователя САДД - автоматически выделяемаясовокупность РК поступивших в структурное подразделение документов,которые находятся на исполнении и контроле в данном структурномподразделении; 15) "Картотека" структурного подразделения - часть базы данных,хранящая РК документов, относящиеся к структурному подразделению; 16) папка "Поступившие" - папка, в которой отражены РКдокументов, поступивших в структурное подразделение; 17) папка "На исполнении" - папка, в которой отражены РКдокументов, находящихся на исполнении в структурном подразделении; 18) папка "На контроле" - папка, в которой отражены РКдокументов, в которых пользователем САДД была создана хотя бы однаконтрольная резолюция соответствующего должностного лица; 19) личные папки пользователя - специальный инструмент САДД,предназначенный для организации работы с документами, поручениями подокументам; 20) информационные поля РК документа - доступные илинедоступные для редактирования реквизиты РК; 21) журнал передачи документов - специальный реквизит РКдокумента, в котором отмечаются перемещения оригинала и нумерованныхкопий документа от одного должностного лица к другому; 22) "Примечание" - реквизит в РК документа, в который вноситсятекстовая справочная информация на усмотрение пользователя САДД; 23) установление взаимосвязи документов - объединениедокументов посредством функции "Связка"; 24) классификатор САДД - база данных, состоящая из справочниковклассификатора САДД (наименований структурных подразделений, списковорганизаций, должностных лиц, групп документов и т.д.); 25) реестр САДД - перечень записей о документах, содержащийинформацию о передаче документов; 26) шаблон регистрационного номера документа - формализованныйспособ образования номера; 27) электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) - реквизитэлектронного образа документа, однозначно идентифицирующий автораили отправителя и предназначенный для защиты данных документа. 2. Документы, используемые в САДД 2.1. Документооборот аппарата Правительства Московской областисоставляют входящие, исходящие, внутренние документы. В САДД производится обработка трех основных видов документов:входящие документы (в том числе группа документов - директивныедокументы), исходящие документы (в том числе группы документов -постановления Правительства Московской области, распоряженияПравительства Московской области, постановления ГубернатораМосковской области, распоряжения Губернатора Московской области,служебные записки, внутренний документооборот структурныхподразделений), обращения граждан. Входящие и исходящие документы регистрируются в Управлениидокументационного обеспечения. Резолюции и отчеты об исполнениивводят работники структурных подразделений, которые являютсяответственными делопроизводителями. Служебные записки и внутренние исходящие документы могутрегистрироваться в структурных подразделениях. Обращения граждан регистрируются в Управлении по работе собращениями граждан. 2.2. Работа в САДД предусматривает три типа РК: 1) РК входящих документов; 2) РК исходящих документов; 3) РК писем граждан. Принятая в аппарате Правительства Московской областиклассификация документов в соответствии с типами РК отражена всправочнике классификатора САДД "Группы документов", который можетдополняться по мере использования САДД в работе с другими группамидокументов. 2.3. Для каждой группы документов устанавливаетсясамостоятельное образование регистрационного номера документа всоответствии с выбранным способом и шаблоном. В начале каждогокалендарного года для каждой группы документов номерообразованиеначинается с "N 1" в соответствии с выбранным способом и шаблоном. 3. Виды работ в САДД 3.1. Виды работ в САДД, выполняемые Управлениемдокументационного обеспечения: 1) регистрация документа; 2) аннотирование документа (группы документов "Ответы напоручение" и "Переписка по исходящим" аннотируются следующимобразом: "ОТВЕТ" или "ОТВЕТ С В/М"); 3) ввод резолюции при одновременной регистрации РК документа; 4) пересылка РК на исполнение по компетенции; 5) редактирование РК; 6) отметка передачи документов (в т.ч. копий) в журналепередачи документов; 7) установление взаимосвязи документов; 8) поиск документов; 9) информационно-справочная работа; 10) списание в дело; 11) вывод на печать РК, перечней РК для структурныхподразделений, не подключенных к САДД; 12) составление статистических отчетов; 13) сканирование документов. Документы, поступившие непосредственно в структурныеподразделения, должны быть переданы в Управление документационногообеспечения для регистрации, аннотирования и пересылки на исполнениепо компетенции. 3.2. Виды работ в САДД, выполняемые Управлением по работе собращениями граждан: 1) регистрация документа; 2) аннотирование документа; 3) ввод резолюции с указанием плановой даты исполнения; 4) направление на рассмотрение по компетенции; 5) редактирование РК; 6) отметка передачи обращений граждан (в т.ч. копий) в журналепередачи документов; 7) установление взаимосвязей обращений граждан от одного и тогоже гражданина по аналогичным вопросам; 8) поиск документов; 9) информационно-справочная работа с гражданами по поступающимот них обращениям, а также со структурными подразделениями, неимеющими доступа к САДД; 10) списание в дело полностью исполненных обращений; 11) составление статистических отчетов за определённый период; 12) сканирование обращений граждан и ответов по результатам ихрассмотрения. Поступившие непосредственно в структурные подразделенияобращения граждан должны быть переданы в отдел писем Управления поработе с обращениями граждан для регистрации, аннотирования инаправления на рассмотрение по компетенции. 3.3. Виды работ в САДД, выполняемые пользователями САДД вструктурных подразделениях: 1) регистрация документов (служебных записок и внутреннихисходящих документов); 2) создание аннотаций групп документов "Ответы на поручение" и"Переписка по исходящим"; 3) создание резолюций; 4) постановка на контроль документа; 5) направление на исполнение - пересылка РК исполнителю; 6) исполнение или удаление РК документов в "Кабинете"; 7) контроль исполнения; 8) ввод отчета об исполнении; 9) установление взаимосвязи документов; 10) поиск документов; 11) информационно-справочная работа о прохождении документов; 12) списание в дело структурного подразделения; 13) вывод на печать РК, отчетных и других форм, сканированиедокумента. Все пользователи САДД, наделенные правом работы в САДД с ЭЦП,подписывают ЭЦП и проверяют электронные образы документов с ЭЦП. 4. Работа пользователей САДД с поручениями по документам 4.1. Ответственный делопроизводитель или пользователь САДДпереводит РК документов с резолюциями из папки "Поступившие" в папку"На исполнении". После окончания работы над документом вводитинформацию о ходе и результатах его исполнения в реквизите "Отчетисполнителя" резолюции. При необходимости, устанавливает взаимосвязьРК исполняемого документа с РК одного или нескольких документов посуществу рассматриваемого вопроса. В случае, если исполнение документа не требует подготовкиответа (из группы документов "Ответы на поручение" или "Переписка поисходящим"), то реквизит "Отчёт исполнителя" резолюции долженсодержать информацию о том, каким образом документ исполнен. 4.2. Если структурное подразделение является "Ответственнымисполнителем" документа, то ответственный делопроизводитель илипользователь САДД этого структурного подразделения составляетитоговый отчет. Ответственный делопроизводитель или пользователь САДД послеполучения отчетов всех исполнителей резолюции вводит в САДД текст идату итогового отчета по резолюции документа. Итоговый отчетавтоматически пересылается в "Кабинет" автора резолюции. Данный порядок исполнения резолюций используется как дляконтрольных, так и для не контрольных документов. РК контрольных документов вместе с отчетами остаются в"Кабинетах" исполнителей резолюции до тех пор, пока резолюция небудет снята с контроля. После снятия документа с контроля по всемконтрольным резолюциям его РК автоматически удаляется изсоответствующих папок "Кабинетов" всех исполнителей контрольныхрезолюций. Пользователь САДД имеет право поиска документов по "Картотеке"своего структурного подразделения. Поиск по "Картотекам" другихструктурных подразделений возможен после согласования сруководителем соответствующего структурного подразделения ипредоставления ему администратором САДД права на доступ к ним. 5. Контроль исполнения поручений 5.1. Документ может быть поставлен на контроль в соответствии споручением руководителя структурного подразделения. Постановку на контроль документов осуществляет ответственныйделопроизводитель или пользователь САДД соответствующегоструктурного подразделения посредством введения срока исполненияпоручения по документу в реквизите "Плановая дата исполнения"резолюции. РК контрольного документа в САДД автоматически выделяетсякрасной отметкой "К", если резолюция ставится на контроль. 5.2. При постановке документа на контроль его РК поступает впапку "На контроле". 5.3. Пользователи САДД, осуществляющие контроль поручений,обязаны ежедневно просматривать папку "На контроле" своегоструктурного подразделения, а также осуществлять рассылку"напоминаний" исполнителям контрольных резолюций и информироватьруководство структурного подразделения о ходе исполнения контрольныхдокументов. 5.4. По контрольным документам ответственный делопроизводительвводит отчет об исполнении документа в реквизите "Отчетисполнителя". Если во исполнение контрольного документа подготовлен исходящийили внутренний документ и зарегистрирован со связкой с контрольнымдокументом, то в "Отчете исполнителя" достаточно указать дату иинформацию об отчете. 5.5. Информация о продлении руководителем структурногоподразделения срока исполнения документа вводится ответственнымделопроизводителем данного структурного подразделения с указаниемсоответствующей контрольной резолюции. 5.6. Документы, поставленные на контроль в структурномподразделении, снимаются с контроля ответственным делопроизводителемданного структурного подразделения посредством заполнения реквизита"Фактическая дата исполнения". РК контрольного документа выделяетсячерной отметкой "К". В контрольной резолюции обязательным является заполнениереквизита "Основание для снятия с контроля". При заполнении данногореквизита можно использовать стандартные формулировки базы данныхСАДД. 6. Порядок передачи документов в САДД 6.1. Передача оригиналов и копий документов, зарегистрированныхв САДД, осуществляется через Управление документационногообеспечения и в обязательном порядке отражается в журнале передачидокументов. При необходимости формируется и печатается реестр САДД дляпоследующей передачи документов под расписку. Реестр САДДформируется на основании фиксируемых в САДД данных о прохождениидокументов. Передача оригиналов и копий обращений граждан,зарегистрированных в САДД, осуществляется Управлением по работе собращениями граждан с обязательной отметкой в журнале передачидокументов. 6.2. Если в структурном подразделении выяснилось, что документдолжен исполняться в другом структурном подразделении, его следуетвозвратить в Управление документационного обеспечения в течение трёхдней с мотивированной причиной возврата. Если в структурном подразделении выяснилось, что обращениегражданина должно исполняться в другом структурном подразделении,его следует возвратить в Управление по работе с обращениями гражданс мотивированной причиной возврата, о чём делается соответствующаязапись в РК обращения. Решение о передаче документа в другое структурное подразделениепринимает руководитель структурного подразделения, в котором недолжен исполняться вышеуказанный документ. Пользователь САДД делает отметку в РК документа о возвратедокумента в Управление документационного обеспечения в журналепередачи документов и вводит типовую резолюцию "Передать попринадлежности в ...(название подразделения) по согласованию с...(фамилия руководителя)" с указанием в реквизите "Исполнители"фамилии руководителя структурного подразделения, в котороепередается на исполнение документ. Затем документ возвращается вУправление документационного обеспечения для передачи всоответствующее структурное подразделение. 7. Использование справочников классификатора САДД 7.1. Ведение справочников классификатора САДД осуществляетсяУправлением документационного обеспечения, Управлением по работе собращениями граждан и отделом информационных систем. 7.2. Пользователь САДД должен знать и использовать основныесправочники классификатора САДД: "Организации", "Группы документов","Подразделения" и "Номенклатура дел" данного структурногоподразделения для работы в САДД. 7.3. Наименования организаций в справочник классификатора САДД"Организации" при регистрации документов вносят работники, которымпредоставлено соответствующее право, предварительно убедившись вотсутствии полного или сокращенного наименования этой организации всправочнике. 7.4. Номенклатура дел структурных подразделений на очереднойгод вводится в справочник классификатора САДД "Номенклатура дел"администратором САДД. 8. Поиск документов и личные папки пользователей 8.1. Функция "Поиск документов и личные папки" доступна толькопользователям САДД, обладающим в своей картотеке правом "Поискдокументов" и (или) абсолютным правом "Поиск по всем картотекам". 8.2. В функции "Поиск документов и личные папки" пользовательСАДД может работать в трех режимах: 1) в режиме поиска; 2) в режиме работы со списком найденных объектов (записей обРК); 3) в режиме работы с личными папками пользователя. 8.3. Пользователи САДД имеют возможность формировать личныепапки пользователя (по тематике, по дате) из числа документов,зарегистрированных в САДД, через рабочее окно режима "Папки". 9. Особенности работы с электронными образами документов 9.1. Документы, которые переданы в аппарат ПравительстваМосковской области в электронном виде вместе с электроннымиобразами, регистрируются, обрабатываются и хранятся в САДД. 9.2. Для подписания электронных образов документов используютсяЭЦП. Используемые средства ЭЦП должны быть сертифицированы. 9.3. Прием и отправка РК с электронными образами документовосуществляются Управлением документационного обеспечения иУправлением по работе с обращениями граждан. 9.4. При работе с РК с электронными образами документов,имеющими ЭЦП, пользователи САДД осуществляют проверку ЭЦП. 10. Контроль за правильностью заполнения информационных полей 10.1. Контроль за правильностью заполнения информационных полейосуществляет ответственный делопроизводитель в каждом структурномподразделении и администратор САДД через анализ справочниковклассификатора САДД. 10.2. Управление документационного обеспечения, Управление поработе с обращениями граждан и отдел информационных систем ежедневноконтролируют правильность заполнения информационных полей. 11. Действия пользователей САДД в условиях нештатных ситуаций 11.1. Действия пользователей САДД при кратковременномотключении электропитания: 1) при наличии источников бесперебойного питания - продолжитьработу в прежнем режиме с принятием мер по включению постоянногоштатного электропитания; 2) при отсутствии источников бесперебойного питания -зафиксировать внесённые, но не сохранённые данные или корректировкиданных на бумажном носителе и после восстановления электропитаниявновь внести их в электронном виде в РК. 11.2. При длительном отключении электропитания срочныедокументы могут передаваться на исполнение до ввода соответствующейинформации в САДД о документе, с занесением необходимой информации вжурнал учёта и последующим вводом её в САДД. 12. Ответственность за организацию использования САДД Ответственным за организацию использования САДД в структурномподразделении является его руководитель. Руководитель структурного подразделения назначаетответственного делопроизводителя и своевременно предоставляетинформацию о нём (увольнение, переход в другое подразделение,изменение функций и прав доступа) в отдел информационных систем.