Постановление Главы городского округа Коломна от 22.03.2007 № 398
Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Коломна
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ КОЛОМНА ГЛАВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 22 марта 2007 г. N 398 Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Коломна На основании Федеральных законов от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации" и от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращенийграждан Российской Федерации", Закона Московской области от05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", воисполнение поручения Губернатора Московской области Б.В. Громова от17.01.2007 N 1-726 постановляю: 1. Утвердить Административный регламент рассмотрения обращенийграждан в администрации городского округа Коломна Московскойобласти. 2. Постановление главы города Коломны от 16.01.2006 N 10 "Обутверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрациигорода Коломны" признать утратившим силу. 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложитьна заместителей главы администрации по направлениям деятельности. Глава городского округа Коломна В.И. Шувалов Приложение к постановлению главы городского округа Коломна Московской области от 22 марта 2007 г. N 398 АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА КОЛОМНА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Настоящий Административный регламент рассмотренияобращений граждан в администрации городского округа КоломнаМосковской области (далее - Административный регламент) всоответствии с Федеральными законами "Об общих принципах организацииместного самоуправления в Российской Федерации", "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации", ЗакономМосковской области "О рассмотрении обращений граждан" устанавливаетосновные требования к организации рассмотрения обращений граждан вадминистрации городского округа Коломна Московской области и правилаведения делопроизводства по обращениям. 1.2. В администрации городского округа Коломна рассматриваютсяобращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся введении муниципального образования городской округ КоломнаМосковской области в соответствии с Конституцией РоссийскойФедерации, федеральными законами, законами Московской области иУставом городского округа Коломна. 1.3. Рассмотрение обращений производится главой городскогоокруга Коломна, заместителями главы администрации городского округаКоломна, руководителями органов администрации городского округаКоломна, иными должностными лицами в соответствии с поручением главыгородского округа Коломна. 1.4. Справочную работу по обращениям граждан ведет общий отделадминистрации городского округа Коломна. 1.5. Общий отдел регулярно готовит информационно-аналитическиеи статистические материалы о поступающих обращениях граждан ипредставляет их главе городского округа Коломна. 1.6. Все работники администрации городского округа Коломна,работающие с обращениями, несут ответственность за сохранностьнаходящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанныхс их рассмотрением. Запрещается разглашение содержащейся в обращенииинформации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия. 1.7. При уплате исполнителем письменных обращений составляетсяакт, который вместе с регистрационно-контрольной карточкойпередается управляющему делами администрации городского округа. 1.8. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать всеимеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему егоработнику. При переводе на другую работу или освобождении отзанимаемой должности в администрации городского округа Коломнаисполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику,ответственному за делопроизводство в органе администрации городскогоокруга Коломна. 1.9. В администрации городского округа Коломна периодическипроводятся совещания с работниками, занимающимися рассмотрениемобращений. 2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан 2.1. Все присланные по почте письменные обращения (в том числетелеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются вобщий отдел администрации городского округа Коломна (далее - общийотдел). 2.2. При приеме и первичной обработке документов в общемотделе: Проверяется правильность адресования корреспонденции и наличиепоступивших документов (разорванные документы подклеиваются), ктексту письма подкалывается конверт. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовыекнижки, фотографии и другие подобные приложения к письму)подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самоготекста письма работником общего отдела, регистрирующим почту,составляется справка с текстом: "Письма в адрес администрациигородского округа Коломна Московской области нет", датой и личнойподписью, которая прилагается к поступившим документам. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются напочту невскрытыми. 2.3. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятыхиз обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.),подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытиине обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда вконвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами вописях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Одинакт хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившемуобращению. 2.4. Прием письменных обращений непосредственно от гражданпроизводится в общем отделе. Не принимаются обращения, не содержащиефамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа.Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращенийне делается. По просьбе гражданина ему выдается распискаустановленной формы с указанием даты приема обращения, количествапринятых листов и сообщается телефон для справок по обращениямграждан. 2.5. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя: главы городского округа Коломна, - вскрываются в приемнойглавы; заместителей главы администрации городского округа, -вскрываются в соответствующих приемных; работников администрации городского округа, - передаютсяадресатам невскрытыми. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", неявляется письмом личного характера, получатель должен передать егодля регистрации. 2.6. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений,поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале работникомобщего отдела, отвечающим за регистрацию и передачу документации,поступившей по факсу. 2.7. Обращения, поступившие по электронной почте, сетиИнтернет, принимаются в вычислительном отделе, где распечатываются ипередаются в общий отдел. 2.8. Обращения, поступившие во время проведения "прямых" и"горячих" линий, учитываются в приемной заместителя главыадминистрации, отвечающего за проведение "прямой" линии. 2.9. Обращения, адресованные в Совет депутатов городскогоокруга, принимаются и учитываются в общем отделе администрации ипосле регистрации передаются указанному в письме депутату либопредседателю постоянной комиссии или председателю Совета депутатовгородского округа Коломна. 2.10. Запрещается направлять жалобы для рассмотрения теморганам и должностным лицам, решения и действия (бездействие)которых обжалуются. Если не представляется возможным направить жалобу нарассмотрение старшему по служебному положению в порядкеподчиненности органу (в управление, комитет, отдел) администрации(должностному лицу), гражданину разъясняется его право на судебноеобжалование неправомерных действий или решений. 3. Регистрация поступивших обращений 3.1. Поступившие в общий отдел обращения проходят регистрацию сиспользованием системы автоматизации делопроизводства "Регистрацияобращений". 3.2. При регистрации: в правом нижнем углу первой страницы проставляетсярегистрационный штамп "Администрация городского округа Коломна". Вслучае если место, предназначенное для штампа, занято текстомписьма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем егопрочтение; письму присваивается регистрационный номер; указывается фамилия и инициалы заявителя (в именительномпадеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такоеобращение считается коллективным. Коллективными являются такжеобращения, поступившие от имени коллектива организации, а такжерезолюции собраний и митингов; отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма,доставлено лично и т.д.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (изаппарата Правительства Московской области, Московской областной Думыи т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительногописьма; составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всехвопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма нарассмотрение. После составления аннотации обращение передается работнику,осуществляющему рассмотрение. На поручениях о рассмотрении, где глава городского округасделал отметку "УД/К" или содержащих просьбу проинформировать орезультатах рассмотрения, проставляется штамп "Контроль". На поручениях, поступивших из аппарата Правительства Московскойобласти, ставится штамп "Особый контроль". Обращение проверяется на повторность, при необходимости изархива поднимается предыдущая переписка. Повторным считаетсяобращение, поступившее от одного и того же автора по одному и томуже вопросу, если со времени подачи первого обращения истекустановленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен полученным ответом. 3.3. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовойинформации, органов политических партий и общественных организаций(в том числе с просьбой проинформировать о результатахрассмотрения), рассматриваются как обычные обращения. 3.4. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицамирассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторамнаправляются сообщения о порядке записи на прием, а заявленияоформляются "В дело" как исполненные. 3.5. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которыхне входит в компетенцию администрации городского округа Коломна,направляется в течение семи дней со дня регистрации всоответствующий орган или соответствующему должностному лицу, вкомпетенцию которого входит решение поставленных в обращениивопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, опереадресации обращения. Обращения, присланные не по принадлежностииз государственных органов и других организаций, возвращаются внаправившую организацию. 3.6. Поступившие в органы администрации городского округаКоломна письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30дней со дня их регистрации в общем отделе, а письма, не требующиеспециального изучения и (или) проверки, - в срок до пятнадцати дней. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты правребенка, предложения по предотвращению возможных аварий иличрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. В случае если обращение написано на иностранном языке илиточечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращенияувеличивается на время, необходимое для перевода. 3.7. Контроль за сроками исполнения, а также централизованнуюподготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений, - и ввышестоящие и другие организации) осуществляет исполнитель,указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее пяти дней доистечения срока исполнения письма обязаны представить ответственномуисполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовкиответа. 3.8. Должностное лицо, которому поручено рассмотрениеобращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запроситьв установленном порядке дополнительные материалы и объяснения узаявителя и иных юридических и физических лиц. 3.9. В случае если обращение, по мнению исполнителя, направленоне по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в общийотдел, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению,следует направить обращение. 3.10. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь идостоинство других лиц, не рассматриваются, о чем уведомляетсязаявитель. 3.11. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы,направляются для сведения по принадлежности и списываются в делоработниками соответствующих органов администрации. Письма,бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками общегоотдела. 3.12. На письма, не содержащие конкретных просьб (в том числестандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные длясведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются. 3.13. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и потем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившемобращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятыхрешений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправепринять решение об оставлении обращения без рассмотрения, уведомивоб этом заявителя. 3.14. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении,возбуждено судебное производство с участием того же лица (группылиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответазаявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может бытьотложено до вступления в законную силу решения суда, о чемуведомляется заявитель. 3.15. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении,имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностноелицо, которому направлено обращение, вправе принять решение обоставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этомзаявителя. 3.16. Сопроводительные письма к обращениям и уведомлениегражданину о том, куда направлено его обращение, подписываетначальник общего отдела администрации городского округа Коломна. 3.17. В случаях, требующих для разрешения вопросов,поставленных в обращении, проведения специальной проверки,истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срокирассмотрения могут быть продлены не более чем на один месяц ссообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованиемнеобходимости продления сроков. 3.18. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения(промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю и вобщий отдел администрации городского округа. 4. Требования к оформлению ответа 4.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители идолжностные лица, которым дано поручение главой городского округа.Ответы в федеральные органы об исполнении поручений о рассмотренииобращений граждан подписывают заместители главы администрациигорода. Ответы на поручения, поступившие от Губернатора Московскойобласти, Уполномоченного по правам человека в Московской области,подписывает глава городского округа. 4.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письмевопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответеследует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 4.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четкоуказано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован орезультатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективнымобращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ. 4.4. По результатам рассмотрения может быть принят правовойакт. В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю,подготовки специального ответа не требуется. 4.5. Подписание документа, на котором обозначена фамилия одногодолжностного лица, другим должностным лицом путем проставленияпредлога "за" или косой черты перед наименованием должности неразрешается. 4.6. Представляемые на подпись проекты ответов должны бытьзавизированы исполнителями. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату.Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа второгоэкземпляра документа, на нижнем его поле. 4.7. Если ответ имеет приложения, названные в тексте, тоотметка о них делается ниже текста до подписи по следующей форме:"Приложение на л. (листах) в ______ экз.". Приложения, не названныев ответе, перечисляются с указанием наименования, количества листови экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений онинумеруются. 4.8. Предложения, заявления, жалобы, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершаетсятолько после вынесения окончательного решения и принятияисчерпывающих мер. Если по письму дается промежуточный ответ, то в текстеуказывается срок окончательного разрешения вопроса. Материалы по обращениям граждан считаются исполненными иснимаются с контроля после направления письменного ответа заявителюи резолюции главы городского округа или его заместителя (если емупоручено окончательное решение вопроса по обращению) "В дело" навтором экземпляре документа. Исполнителем на втором экземпляре ответа проставляется одна изследующих записей по итогам рассмотрения обращения: "решеноположительно", "разъяснено", "отказано", "контроль", "направлено вдругую организацию по принадлежности". 4.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организациивозвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату"или специальной отметки в сопроводительном письме. 4.10. После завершения рассмотрения обращения и оформленияответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся крассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильностьоформления ответа и делается отметка в ПК с указанием краткогосодержания ответа. 4.11. Предложения, заявления и жалобы граждан считаютсяразрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, по нимприняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы,соответствующие действующему законодательству. 4.12. Обращение может быть возвращено исполнителю дляповторного рассмотрения, если нет ответа на все поставленные в немвопросы или ответ не соответствует требованиям, предъявленным коформлению. 4.13. По сложным обращениям проект ответа заявителюсогласовывается с юридическим отделом администрации. 5. Личный прием граждан 5.1. Личный прием граждан главой городского округа Коломна, егозаместителями, руководителями органов администрации организуетсяуправлением делами и проводится по заранее утвержденному графику,заблаговременно доведенному до сведения населения. 5.2. При личном приеме гражданин предъявляет документ,удостоверяющий его личность. 5.3. Предварительная запись на прием к главе городского округаКоломна осуществляется специалистом общего отдела ежедневно с 8.00до 17.00 (кроме выходных и праздничных дней) в отдельном, специальноотведенном помещении. Специалист консультирует заявителя, разъясняяпорядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотациюобращения в карточке приема согласно прилагаемому образцу N 2 (неприводится). 5.4. Во время предварительной записи специалист вправе посогласованию направить заявителя на беседу или на прием кзаместителям главы администрации, руководителям и специалистамслужб. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителемвопросов может быть приглашен (по договоренности) специалистсоответствующего органа администрации городского округа. 5.5. Сведения о заявителях, обратившихся в общий отдел заразъяснением или консультацией и не требующих приема руководителями,заполняются в специальный журнал учета посетителей. 5.6. Запись на повторный прием к главе городского округаосуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущееобращение или если истек установленный срок рассмотрения обращения.Необходимость в записи на повторный прием определяется специалистомобщего отдела исходя из содержания ответа на предыдущее обращение поэтому вопросу. 5.7. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможностьизложить свое обращение устно либо в письменной форме. Никакихотметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений неделается. 5.8. Содержание устного обращения заносится в карточку личногоприема гражданина. На устные обращения граждан, как правило, ответ дается в устнойформе. В случае если обстоятельства, изложенные в устном обращении,требуют дополнительной проверки, устное обращение оформляетсясправкой должностного лица, к которому поступило обращение, и вдальнейшем рассматривается в порядке, предусмотренномзаконодательством для письменных обращений граждан. Устные обращения также могут поступать по специальноорганизованным "телефонам доверия", "горячим линиям", во времяпрямых эфиров по радио и телевидению. Переданное на приеме посетителем письменное заявлениерегистрируется и рассматривается в установленный законом срок. 5.9. После завершения личного приема согласно поручениям главыгорода специалист направляет предложения, заявления и жалобыисполнителю. 5.10. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб ижалоб ведется на машинных носителях ПЭВМ и на карточкахустановленной формы. 5.11. После завершения рассмотрения обращения и оформленияответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся крассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильностьоформления ответа и делается отметка в ПК с указанием краткогосодержания ответа. 5.12. В случае отказа в удовлетворении просьбы должностное лицообязано разъяснить, что гражданин вправе обжаловать решение,принятое по результатам его обращения, в вышестоящий орган,вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренномзаконодательством. 5.13. Орган местного самоуправления, его должностные лица,которым направлено обращение, вправе не рассматривать его посуществу, если: гражданину ранее был дан ответ по существу поставленных вобращении вопросов; по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее взаконную силу судебное решение; в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительныевыражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, атакже членов его семьи; от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотренияобращения; текст письменного обращения не поддается прочтению; ответ по существу поставленного в обращении вопроса не можетбыть дан без разглашения сведений, составляющих государственную илииную охраняемую федеральным законом тайну. 6. Контроль за рассмотрением обращений граждан 6.1. Контроль осуществляется по всем обращениям, поступившим вадминистрацию городского округа Коломна. 6.2. На особый контроль ставятся обращения, поступившие изаппарата Президента Российской Федерации, Правительства РоссийскойФедерации, Правительства Московской области, поручения главыгородского округа с отметкой "Контроль". 6.3. В случае если в ответе, полученном от организации,рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленныйзаявителем, будет решен в течение определенного периода времени,такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, очем сообщается исполнителю посредством направления информации описьмах, поставленных на дополнительный контроль, с указаниемконтрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса. 6.4. На специалистов, обеспечивающих деятельность заместителейглавы администрации и руководителей органов администрации,возлагается контроль за прохождением обращений, переданных в органыадминистрации, которые обязаны своевременно информировать общийотдел администрации о завершении работы, в том числе по обращениям,поступившим с личного приема, о продлении сроков рассмотренияобращения, о передаче обращения другому органу администрации. Наосновании этой информации делаются соответствующие отметки вэлектронной базе. 6.5. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращенийграждан осуществляет общий отдел администрации городского округа. 7. Заключительные положения 7.1. Рассмотрение обращений осуществляется бесплатно. 7.2. Гражданин вправе обжаловать решение, принятое порезультатам рассмотрения его обращения, в вышестоящий орган,вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренномзаконодательством. 7.3. За нарушение порядка и сроков рассмотрения обращенийграждан должностные лица администрации городского округа несутответственность в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации. 7.4. Предложения, заявления и жалобы граждан по завершенииделопроизводственного года хранятся в течение 5 лет. По истечениисрока хранения уничтожаются в установленном законом порядке. Управделами администрации города А.М. Иргашев