Постановление Администрации городского округа Фрязино от 17.04.2014 № 214

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ФРЯЗИНО

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 17.04.2014 № 214

Об утверждении Порядка использования архивныхдокументов в читальном зале архивного отдела правового управления администрациигорода Фрязино

Всоответствии с приказом Министерства культуры Российской Федерации от 03.06.2013№ 635 «Об утверждении порядка использования архивных документов вгосударственных и муниципальных архивах»

п о с т а н о в л я ю:

1. Утвердитьприлагаемый Порядок использования архивных документов в читальном залеархивного отдела правового управления администрации города Фрязино.

2. Секторупресс-службы отдела по делам молодежи и туризму администрации города Фрязино(Индык М.В.) опубликовать настоящее постановление в печатном средстве массовойинформации, распространяемом на территории городского округа Фрязино Московскойобласти, и разместить на официальном сайте города Фрязино в сети Интернет.

3. Контрольза выполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Руководительадминистрации                             В.А.Михайлова

УТВЕРЖДЕН

постановлением администрациигорода

от 17.04.2014 № 214

Порядок

использования архивных документов в читальном зале

архивного отдела правового управления администрациигорода Фрязино

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок использованияархивных документов в читальном зале архивного отдела правового управленияадминистрации города Фрязино (далее - Порядок) разработан в соответствии сФедеральным законом Уставомгородского округа Фрязино, положением об архивном отделе правового управленияадминистрации города Фрязино и регулирует отношения в части организации работыпользователей в читальном зале архивного отдела правового управления администрациигорода Фрязино (далее – в читальном зале).

1.2. Порядокрегламентирует организацию работы пользователей в читальном зале с документамиАрхивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, несодержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее - дела,документы), и справочно-поисковыми средствами.

1.3. Пользователиобладают равными правами на доступ к делам, документам, хранящимся в архивномотделе правового управления администрации города Фрязино (далее – архивномотделе) и справочно-поисковым средствам к ним в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

1.4. Плата запосещение читального зала, пользование делами, документами исправочно-поисковыми средствами к ним не взимается.

1.5. Платные услугипользователям архивный отдел не предоставляет.

1.6. Порядок работы, обязанности работников архивногоотдела по обслуживанию пользователей в читальном зале, их ответственностьопределяются законодательством Российской Федерации, нормативными правовымиактами Министерства культуры Российской Федерации, в том числе «Порядком использованияархивных документов в государственных и муниципальных архивах РоссийскойФедерации», утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от03.06.2013 № 635, законодательными и нормативными правовыми актами Московскойобласти, постановлениями и распоряжениями Главы города, Руководителяадминистрации города Фрязино, положением об архивном отделе, должностнымиинструкциями работников архивного отдела и настоящим порядком.

1.7. Распорядок работы читального зала устанавливаетсяв соответствии с режимом работы архивного отдела.

2. Порядок допуска пользователя в читальный зал

2.1. Пользовательдопускается для работы в читальный зал на основании личного заявления илиписьма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя,отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема,хронологические рамки и цель исследования.

2.2. Пользовательзаполняет анкету рекомендованного образца (приложение № 1 к настоящему порядку)и предъявляет паспорт сотруднику архивного отдела для идентификации личности.

2.3. Разрешение наработу в читальном зале дается начальником архивного отдела или уполномоченнымим лицом на срок не более одного года.

Срок работы в читальномзале может быть продлен начальником архивного отдела по заявлению пользователя.Об изменении темы и хронологических рамок исследования пользователь информируетв письменном виде сотрудника читального зала.

3. Права и обязанности пользователя

3.1. Пользовательвправе:

3.1.1. Получать дляизучения дела, документы в виде подлинников и/или копий фонда пользования,прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся вудовлетворительном физическом состоянии.

Дела, документы,содержащие сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни,выдаются при наличии письменного разрешения гражданина, а после его смерти - списьменного разрешения наследников данного гражданина до истечения 75 лет содня создания документов. Дела, документы, принятые в архив от собственников илиих владельцев, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи нахранение.

Подлинники дел,документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случаепроведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии,изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организацииих фототипического издания с письменного разрешения начальника архивного отдела.

3.1.2. Пользоватьсясправочно-поисковыми средствами к делам, документам, печатными изданиями идругими материалами научно-справочной библиотеки и справочно-информационногофонда архивного отдела по теме исследования.

3.1.3. Получатьнепосредственно в архивном отделе или с использованиеминформационно-телекоммуникационных технологий информацию о распорядке работычитального зала, порядке и условиях предоставления архивным отделомгосударственных и муниципальных услуг.

3.1.4. Заказыватьнепосредственно в архивном отделе или с использованиеминформационно-телекоммуникационных технологий дела, документы, справочно-поисковыесредства к ним по теме исследования для работы в читальном зале.

3.1.5. Заказыватьединовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочихдня со дня оформления заказа:

до 20 дел общимобъемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов,органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов изархивных фондов личного происхождения;

до 10 единиц храненияаудиовизуальных и электронных документов.

Количество дел,документов, копий фонда пользования, находящихся одновременно у пользователя,не может превышать 20 единиц хранения.

Дела, документы, копиифонда пользования выдаются на срок до одного месяца, подлинники особо ценныхдел, документов - на срок не более двух недель.

3.1.6. Получать описидел, документов, печатные издания и другие материалы справочно-информационногофонда архивного отдела, а также иметь доступ к автоматизированнымсправочно-поисковым средствам, находящимся в архивном отделе, в день заказа.

3.1.7. Получать консультацииспециалистов архивного отдела по составу и содержанию дел, документов исправочно-поисковых средств к ним по теме исследования.

3.1.8. Получатьинформацию о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел,документов по теме исследования, о необходимых процедурах для полученияразрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания,технического оформления и/или специальной обработки дел, документов.

3.1.9. Делать выпискииз предоставленных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним.

3.1.10. Пользоватьсяоборудованием читального зала, предназначенным для работы пользователей.

3.1.11.Использовать при работе с делами, документами, справочно-поисковыми средствамик ним, за исключением копирования, собственные технические средства беззвуковых сигналов и без подключения к локальной сети архивного отдела илиарендовать технические средства архивного отдела. Использование собственныхтехнических средств допускается, если это не влияет на работу другихпользователей.

3.1.12.Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки,сделанные пользователем из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним,копии архивных документов, печатных изданий на всех видах носителей,машинописный, рукописный текст, гранки научной работы. Вносить и выносить копииархивных документов, печатные издания, машинописный, рукописный текст, гранкинаучной работы.

3.1.14. Привлекать, вслучае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков.Оформление сопровождающих пользователя лиц для работы в читальном залеосуществляется на общих основаниях.

3.1.15. Обращаться спредложениями, замечаниями, жалобами по вопросам обслуживания в читальном залек работникам начальнику архивного отдела, начальнику правового управления,Руководителю администрации города Фрязино.

3.1.16. Предоставлятьархивному отделу библиографическую справку и/или экземпляр издания,подготовленного на основе архивных фондов, для учета архивных документов,введенных в научный оборот.

3.1.17. Обжаловатьотказ в выдаче дел, документов и справочно-поисковых средств к ним по темеисследования в соответствии с законодательством Российской Федерации.

3.2. Пользовательобязан:

3.2.1. Соблюдатьнастоящий Порядок.

3.2.2. Соблюдатьраспорядок работы читального зала, тишину и чистоту в читальном зале во времяработы.

3.2.3.Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читальногозала.

3.2.4. Сдавать нахранение в гардероб верхнюю одежду, сумки размером более 200 x 300 мм, зонты, пакеты идругие предметы, кроме указанных в пунктах 3.1.11, 3.1.12.

3.2.5. Вносить вчитальный зал предметы письма и личные вещи в прозрачном пакете и/или сумкеразмером не более 200 x 300 мм.

3.2.6. Проверять приполучении заказанных описей, дел, документов, копий фонда пользования ихцелостность и сохранность и расписываться в заказе (требовании) за получениекаждой (каждого) из них.

3.2.7. Незамедлительносообщать работникам архивного отдела об обнаружении повреждений или дефектовописей, дел, документов, копий фонда пользования, отсутствии листов,неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных влистах-заверителях полученных дел.

3.2.8. Обеспечиватьпри пользовании сохранность дел, документов, справочно-поисковых средств к ним,копий фонда пользования.

3.2.9. Заполнять листыиспользования просмотренных дел, документов.

3.2.10. Сдаватьсотруднику архивного отдела после окончания работы при каждом посещениичитального зала, предоставленные ему дела, документы, справочно-поисковыесредства к ним, копии фонда пользования, печатные издания и другие материалынаучно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива.

3.2.11. Соблюдатьтехнические требования обращения с оборудованием, копиями фонда пользования,аудиовизуальными и электронными документами, автоматизированнымисправочно-поисковыми средствами.

3.2.12. Соблюдатьобщественный порядок, а также права и законные интересы работников архивногоотдела и других пользователей.

3.2.13. Выполнять требованияработников архивного отдела, охранной службы в чрезвычайных ситуациях (пожар,авария, угроза террористического акта).

3.2.14. Предъявлять работникамархивного отдела, охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалыи предметы, указанные в пунктах 3.1.11, 3.1.12.

3.2.15. Приневозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданыдела, документы, сообщать об этом работникам архивного отдела для продлениясрока нахождения документов в читальном зале.

3.2.16. Указывать прииспользовании документов в опубликованной работе источник информации - местохранения дел, документов, их поисковые данные.

3.2.17. Нестиответственность за хищение и порчу дел, документов, причинение материальногоущерба имуществу архивного отдела в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации.

4. Порядок выдачи пользователям дел, документов,печатных

изданий, предоставления научно-справочного аппарата

в читальном зале архивного отдела

4.1. Для получения архивных документов в соответствиис темой исследования пользователь оформляет бланк заказа (приложение № 2 кнастоящему порядку).

В один бланк заказа может быть включено:

- стандартных (до 250 листов) – 10 дел;

- крупноформатных (объемом свыше 250 листов, а такжедел, имеющих нестандартные размеры) – 5 дел.

Небрежно или неправильно оформленные бланки заказов, атакже бланки заказов на выдачу дел, несоответствующих теме исследования, кисполнению не принимаются.

Архивные документы и другие материалы выдаютсяпользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.

4.2. Сроки выдачи описей, дел, документов и другихматериалов устанавливаются начальником архивного отдела, но не должно превышать3-х рабочих дней со дня оформления заказа.

4.3. Описи, другие архивные справочники выдаютсяпользователю на срок до 5 дней.

4.4. Справочная литература, справочник по фондамархивного отдела, экземпляры описей, хранящиеся в читальном зале, выдаютсяпользователям в тот же день.

4.5. Печатные издания выдаются на следующий день послеоформления заявки.

4.8. Продление сроков хранения и использования вчитальном зале описей, дел, документов, других материалов согласуется сработниками архивного отдела.

4.9. Подлинники документов, на которые в архивномотделе имеется фонд пользования (фотокопии, ксерокопии), в читальный зал невыдаются.

В особых случаях, для изучения особенностей внешнеговида документов или проведения текстологического анализа, подлинники могут бытьвыданы по разрешению начальника архивного отдела.

4.10. При получении  описей, дел, другихматериалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствииработника архивного отдела.

Приобнаружении повреждения или дефекта дел, документов, отсутствия листов в деле,неправильной нумерации пользователи должны сообщить об этом работнику архивногоотдела.

4.11. Отказ или отсрочка в выдаче дел и документовдопускается в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование документов,установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации илифондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;

- необходимости выполнения служебных заданийработниками архивного отдела (справочная работа, тематическая разработкафондов, подготовка информационных материалов по запросам органовгосударственной и муниципальной власти, сборников документов, изготовлениестрахового фонда или фонда пользования, проведение проверки наличия документов,реставрация или копирование документов и др.);

- выдачи дел и документов во временное пользованиедругим организациям;

- экспонирования заказанных материалов навыставке;

- выдачи их другому пользователю.

В читальный зал не выдаются дела (документы), непрошедшие научного описания и технического оформления.

4.12. В случае непосещения читального залапользователем в течение двух недель подряд, полученные им дела, документы,описи, справочные материалы, печатные издания, возвращаются в хранилища. Срокиповторной выдачи устанавливаются начальником архивного отдела или лицом егозамещающим.

5. Порядок сдачи пользователями

дел, документов, описей, печатных изданий

5.1. Дела, документы, описи, печатные изданияпринимаются работниками архивного отдела у пользователей в соответствии сзаписями в бланке заказа с проверкой их физического состояния. Выдаваемые вчитальный зал особо ценные дела, а также дела, содержащие в своем составедокументы, представляющие коллекционную ценность, после их использованияпроверяются полистно работником архивного отдела в присутствии пользователя.

5.2. Работник архивного отдела проверяет правильностьзаполнения листов использования в делах и расписывается за каждое принятое имот пользователя дело, опись, печатное издание и др. в бланке заказа.

6. Порядок копирования архивных документов

и выдачи копий, изготовленных по заказам пользователей

6.1. В зависимости от технических возможностейархивного отдела и физического состояния документов по заказам пользователейработниками архивного отдела, при  необходимости, могут бытьизготовлены  ксерокопии просмотренных ими документов по теме исследованияс обязательным указанием поисковых данных документов.

6.2. Копирование документов производится с разрешенияначальника архивного отдела  на основаниизаполненного пользователем бланка заказа (приложение № 3 к настоящему порядку),который передается работникам архивного отдела.

Копирование документов осуществляется в течение неделина бесплатной основе.

6.3. Копирование документов фондов негосударственныхорганизаций, а также документов фондов личного происхождения производится всоответствии с порядком, установленным фондообразователем или его правопреемником(наследником), передавшим документы на постоянное или депозитарное хранение.

При отсутствии ограничений на копирование,установленных при передаче документов, оно осуществляется на общих основаниях.

6.4. Объем, сроки, и виды изготавливаемых копийустанавливаются начальником архивного отдела с учетом технических возможностейи физического состояния документов.

6.5. Копирование фондов в полном объеме производится висключительных случаях с разрешения начальника архивного отдела.

Не принимаются заказы на копирование документов, приисполнении которых может быть нанесен ущерб их физическому состоянию, а такжедокументов, находящихся в плохой физической сохранности.

Вопрос о копировании уникальных документов, а такжедокументов из дел, требующих расшивки или реставрации, решается начальникомархивного отдела в каждом конкретном случае.

6.6. Копирование описей и других архивныхсправочников, печатных изданий в полном объеме не производится. Допустимыеобъемы копирования согласуются с начальником архивного отдела в каждом конкретномслучае.

6.7. В исключительных случаях допускается копированиедокументов техническими средствами пользователей (фотоаппаратами,видеокамерами) с разрешения начальника архивного отдела и под контролемработников архивного отдела.

Ответственность за качество копирования документов,проведенное техническими средствами пользователей, архивный отдел не несет.

6.8. Отметка о копировании обязательна в листе использованиядокументов дела.

6.9. Копии документов выдаются пользователям или ихдоверенным лицам под расписку в бланке заказа.

Начальник архивногоотдела

правового управления

администрации городаФрязино                         Т.И.Васильева

Приложение№ 1

кПорядку использования архивных документов

в читальном зале архивногоотдела правового

управления администрации городаФрязино

 Архивный отдел

правовогоуправления администрации города Фрязино

                                                              Дело пользователя № _____________

АНКЕТА

пользователя,работающего в читальном зале

1.Фамилия, имя, отчество ________________________________________________________

2.Дата рождения ________________________________________________________________

3.Гражданство __________________________________________________________________

4.Место работы (учебы) и должность _______________________________________________

________________________________________________________________________________

(полное название учреждения, его почтовыйи электронный адрес, телефон)

5.Образование, ученая степень, звание ______________________________________________

6.Основание для проведения исследований __________________________________________

________________________________________________________________________________

(направление организации или по личномузаявлению)

7.Название темы, хронологические рамки ___________________________________________

________________________________________________________________________________

8.Цель работы __________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

9.Адрес регистрации по месту пребывания, номер телефона ___________________________

_______________________________________________________________________________

10.Адрес регистрации по месту жительства, номер телефона ___________________________

________________________________________________________________________________

11.Номер мобильного телефона, электронный адрес __________________________________

_______________________________________________________________________________

12.Серия и номер паспорта, кем и когда выдан ______________________________________

_______________________________________________________________________________

    Обязательство-соглашение.

Я,____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

ознакомлен  с действующим Порядком использования  архивных  документов в государственных  и  муниципальных архивах  Российской Федерации иобязуюсь его выполнять.

Согласен  с автоматизированной  обработкой ихранением данных, указанных в анкете.

Обязуюсь  соблюдать  режим  конфиденциальности  в отношении  ставшей  мне известной информации,  использование  и распространение которой ограничено законодательствомРоссийской Федерации.

 «__» _______________ 20__ г.      ____________________________

                                                                                (подпись)

_____________________________     ______________________    _______________________ (должность работника  архивного отдела)            (подпись)                         (расшифровка подписи)

"__"_______________ 20__ г.

Приложение№ 2

кПорядку использования архивных документов

в читальном зале архивногоотдела правового

управления администрации городаФрязино

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

на выдачу архивныхдокументов, описей дел

в читальном зале архивногоотдела правового управления

администрации городаФрязино

    ___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

_____________________________________________________________________________

(цель и тема исследования)

________________________

      (подписьпользователя)

Дата ___________________

Приложение№ 3

кПорядку использования архивных документов

в читальном зале архивногоотдела правового

управления администрации городаФрязино

ЗАКАЗ (ТРЕБОВАНИЕ)

на изготовление и выдачукопий архивных документов, описей дел

пользователям в читальномзале архивного отдела правового управления

администрации городаФрязино

    ___________________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

_______________________________________________________________________________

(цель и тема исследования)

________________________

           (подписьпользователя)

Дата ___________________