Распоряжение Председателя Областной Думы Московской области от 23.01.2013 № 77-р
Об Инструкции по работе с документами в Московской областной Думе
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
ДУМА
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 23 января 2013 г. № 77-р
Об Инструкции по работе с документами в Московскойобластной Думе
Вцелях совершенствования системы документационного обеспечениядеятельности Московской областной Думы и установления единого порядкаведения делопроизводства в Московской областной Думе:
1.Утвердить Инструкцию по работе с документами в Московской областной Думе.(Приложение.)
2.Признать утратившим силу распоряжение Председателя Московской областной Думы от20.01.2010 № 44-р «Об утверждении Инструкции по работе с документами вМосковской областной Думе».
Председатель
Московскойобластной Думы И.Ю. Брынцалов
Приложение
к распоряжениюПредседателя
Московскойобластной Думы
от 23 января2013 г. № 77-р
Инструкция
по работе с документами в Московской областной Думе
I.Общие положения
1.Инструкция по работе с документами в Московской областной Думе (далее -Инструкция) разработана в соответствии с законодательством РоссийскойФедерации, законодательством Московской области, положениями Государственнойсистемы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТомР 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов», ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения» и устанавливает единые правила оформления документов в Московскойобластной Думе (далее - Дума).
2.Инструкция подготовлена в целях дальнейшего совершенствования документационногообеспечения деятельности Думы и эффективного использования автоматизированныхсистем, информационных технологий и электронных информационных ресурсов вработе с документами в Думе.
3.Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы сдокументами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну иконфиденциальную информацию.
4.Инструкция обязательна для исполнения при работе с документами в комитетах Думы(далее - комитеты), во фракциях в Думе (далее - фракции) и структурныхподразделениях аппарата Думы (далее - структурные подразделения).
5.Ответственность за организацию работы с документами возлагается: в комитетах -на руководителей аппаратов комитетов; во фракциях - на руководителей аппаратовфракций; в структурных подразделениях - на руководителей структурныхподразделений.
6.Работа с документами в комитетах, фракциях, структурных подразделенияхосуществляется соответственно лицами, замещающими должности государственнойгражданской службы Московской области (далее - государственные служащие) ваппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях в соответствии сдолжностными регламентами.
7.Делопроизводство в Думе ведется с использованием средств организационной ивычислительной техники, технологий Системы электронного документооборота (далее- СЭД), объединяющей автоматизированные рабочие места государственных служащихв аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях, участвующих вделопроизводственных процессах. Применение СЭД и других автоматизированныхтехнологий в делопроизводстве Думы должно соответствовать положениям настоящейИнструкции.
8.Деятельность Думы по рассмотрению обращений граждан осуществляется всоответствии с федеральным законодательством и законодательством Московскойобласти.
9.Ведение секретного делопроизводства осуществляется работниками отдела защитыгосударственной тайны и режима Думы в соответствии с Инструкцией по обеспечениюрежима секретности в Российской Федерации, утвержденной постановлениемПравительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.
10.Внесение изменений в настоящую Инструкцию осуществляется распоряжениемПредседателя Думы.
II.Виды документов, с которыми осуществляется работа в Думе
НастоящаяИнструкция используется при работе со следующими нормативными правовыми актамиМосковской области, правовыми актами Думы, иными документами и их проектами:
1)Уставом Московской области;
2)законами Московской области;
3)иными нормативными правовыми актами Московской области;
4)договорами Московской области;
5)постановлениями Думы;
6)решениями Думы;
7)распоряжениями Председателя Думы;
8)поручениями Думы в форме выписок из протоколов заседаний Думы;
9)решениями комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий и иныхорганов, созданных Думой;
10)поручениями (резолюциями) Председателя Думы, первого заместителя ПредседателяДумы, заместителей Председателя Думы (далее - заместители Председателя Думы),председателей комитетов, руководителя аппарата Думы, руководителей структурныхподразделений Думы;
11)протоколами заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительныхкомиссий и иных органов, созданных Думой;
12) стенограммами, выписками изстенограмм заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительныхкомиссий и иных органов, созданных Думой, депутатских слушаний, конференций,«круглых столов», семинаров и иных мероприятий, проводимых Думой;
13)письмами Думы;
14)документами депутатов Думы;
15)должностными регламентами;
16)обращениями граждан;
17)информационными бюллетенями, буклетами, обзорами прессы;
18)служебными записками;
19)иными документами, поступающими в Думу или создаваемыми в Думе.
III.Прием, регистрация и прохождение документов
Внастоящей Инструкции используются следующие понятия:
1)документ - информация, зафиксированная на материальном носителе и обладающаяреквизитами, позволяющими ее идентифицировать, отражающая процедуры управления;
2)входящие документы - документы, поступающие в Думу из других организаций, отграждан;
3)исходящие документы - документы, отправляемые из Думы в другие организации,гражданам;
4)внутренние документы - документы, создаваемые в комитетах, фракциях, в иныхорганах, созданных Думой, в структурных подразделениях Думы и используемые впределах Думы.
1.Прием, регистрация и доставка документов
1.Доставка документов в Думу осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской,факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.
2.Поступающие в Думу документы принимаются, проходят первичную обработку ирегистрацию в Общем отделе Думы (далее - Общий отдел).
3.При приеме и первичной обработке документов производится проверка оформления,наличия указанных вложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствиедокументов или отдельных листов и приложений, повреждение документов,несоответствие номеров на конверте номерам вложенных в него документов,государственными служащими в Общем отделе, ответственными за прием и первичнуюобработку документов, составляется акт в двухэкземплярах. Один экземпляр акта хранится в Общем отделе, второй вместе сдокументом направляется отправителю документа.
Ошибочнодоставленные документы возвращаются отправителю.
4.Поступающие в Думу документы подлежат регистрации.
Регистрацииподлежат документы, имеющие установленные реквизиты оформления, в том числе:наименование или бланк организации (должностного лица), направившей(шего) документ, номер и датудокумента, адресат, подпись или подпись и оттиск печати.
5.Документы без сопроводительного письма, доставленные в Думу непосредственногосударственными служащими в аппарате Думы, передаются для первичнойрегистрации в Общий отдел.
6.При поступлении документов непосредственно в комитеты, фракции, структурныеподразделения они должны быть переданы для первичной регистрации в Общий отдел.
7.Документы, поступающие в Общий отдел из комитетов, фракций, структурныхподразделений, должны быть оформлены согласно требованиям, установленнымнастоящей Инструкцией. Общий отдел не регистрирует и возвращает в комитеты,фракции, структурные подразделения документы, оформленные с нарушениемуказанных требований.
8.Документы на иностранных языках, адресованные ПредседателюДумы, заместителям Председателя Думы, председателям комитетов, руководителямфракций, депутатам Думы, руководителям структурных подразделений, направляютсяв Управление внешних связей, протокола и наград Думы (далее - Управлениевнешних связей, протокола и наград) для перевода на русский язык илисоставления аннотации, а затем возвращаются в Общий отдел для регистрации.
9.Конверты с пометкой «лично» не вскрываются и передаются адресатам.
10.Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением случаев,когда только по ним можно установить адрес отправителя.
Конвертыот документов, поступивших из зарубежных государств, сохраняются и прилагаютсяк документам.
11.Документы регистрируются в день их поступления в Думу, документы с пометкой«срочно» регистрируются незамедлительно. Документы, поступившие в Думу после 18часов или в нерабочие дни, регистрируются в следующий рабочий день.
12.При регистрации документа ему присваивается регистрационный номер, в правомнижнем углу первого листа документа проставляется регистрационный штамп(приложение 85 - не приводится). Регистрационный штамп проставляется на первомлисте всех экземпляров документа, после чего заполняется электроннаярегистрационная карточка (одна из трех типов), оформляемая в СЭД (далее -электронная регистрационная карточка) (приложения 86-88 - не приводятся).
Приложенияк документам отдельно не регистрируются.
Приповторном поступлении документа по одному и тому же вопросу от одного и того жеадресата в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальныйрегистрационный номер и через дробь - количество повторных поступлений. Например:№ 1255 - номер первого документа, второй документ по этомуже вопросу будет зарегистрирован за № 1255/1, третий - за № 1255/2 и т.д.
Ответына входящие документы, исполненные в соответствии с поручениями, регистрируютсяв аналогичном порядке, но через тире. Например: поручение дано по документу за№ 1255, первый подготовленный ответ будет за № 1255-1; второй - за № 1255-2 ит.д.
13.После регистрации документы, поступившие на имя Председателя Думы илизаместителей Председателя Думы, направляются соответственно в секретариатПредседателя Думы или в секретариаты его заместителей.
Документы,адресованные депутатам Думы, председателям комитетов, руководителям фракций,руководителям структурных подразделений, направляются Общим отделом поназначению.
Ошибочнонаправленные в комитеты, фракции и структурные подразделения документынезамедлительно возвращаются в Общий отдел с соответствующей сопроводительнойзапиской.
14.Поступившие в Думу протесты, представления, письма прокурора Московскойобласти, экспертные заключения Управления Министерства юстиции РоссийскойФедерации по Московской области после их регистрации в Общем отделенаправляются для рассмотрения в порядке, установленном соответственноРегламентом Думы, распоряжением Председателя Думы от 23.01.2013 № 76-р «О Положении о порядке рассмотрения в Московской областной Думеэкспертных заключений Управления Министерства юстиции Российской Федерации поМосковской области».
Обязательнойрассылке в Государственно-правовое управление Думы (далее - Государственно-правовоеуправление) подлежат акты судебных органов.
15.Документы с резолюциями (поручениями) направляются Общим отделом для исполненияв соответствующие комитеты, фракции, структурные подразделения после внесениясведений о прохождении документа в электронную регистрационную карточку.
Документыс пометкой «срочно» направляются исполнителям незамедлительно.
16.Направление документов из одних комитетов, фракций, структурных подразделений вдругие осуществляется через Общий отдел.
Приеми передача документов, поступивших в Думу, на всех этапах их прохождения в Думеосуществляются государственными служащими в Общем отделе и государственнымислужащими в аппаратах комитетов, фракций, в структурных подразделениях Думы,ответственными за делопроизводство, под подпись получателя документа в реестрепередачи документов и с обязательной отметкой в электронной регистрационнойкарточке.
17.Передача документов из Общего отдела в секретариаты Председателя Думы изаместителей Председателя Думы осуществляется государственными служащими вОбщем отделе, а в комитеты, фракции и структурные подразделения - черезгосударственных служащих, ответственных за делопроизводство в аппаратахкомитетов, фракций, в структурных подразделениях Думы.
2.Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов Думы
1.Организация работы с документами, поступающими на имя депутатов Думы,возлагается на помощников депутатов Думы и государственных служащих в аппаратахкомитетов, фракций.
Ведениеделопроизводства, связанного с деятельностью депутатов Думы, работа с письмамии другими документами, поступившими на имя депутатов Думы при осуществлении имисвоих полномочий в территориальных округах Московской области, определенных дляработы депутатов Думы, осуществляется помощниками депутатов Думы в соответствиис настоящей Инструкцией.
2.Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы, по вопросам,находящимся в ведении комитета, членом которого он является, после ихрегистрации направляются в указанный комитет.
3.Документы служебного характера, поступившие на имя депутата Думы по вопросам,не относящимся к ведению комитета, членом которого он является, после ихрегистрации направляются в аппарат фракции, в состав которой он входит.
4.Государственные служащие в аппаратах комитетов, фракций, ответственные заделопроизводство, обеспечивают:
1)учет и своевременное предоставление депутату Думы поступивших на его имядокументов;
2)исполнение по поручению депутата Думы поступивших документов;
3)правильное и своевременное составление и оформление документов за подписьюдепутата Думы, их учет, подготовку к отправке, формирование документов в делакомитета, фракции;
4)оформление заказов на копировально-множительные работы (за подписью депутатаДумы).
5.Исходящие документы депутатов Думы, связанные с их депутатской деятельностью,оформляются государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций всоответствии с настоящей Инструкцией.
6.При оформлении писем депутата Думы используется бланк депутата Думы своспроизведением рисунка многоцветного или одноцветного гербового щитаМосковской области (приложения 10-17 - не приводятся).
7.Все виды почтовых отправлений депутатов Думы в связи с осуществлением имидепутатских полномочий передаются в Общий отдел для отправки.
3.Организация работы с документами в комитетах, фракциях и структурныхподразделениях
1.Государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций, в структурныхподразделениях в процессе делопроизводства осуществляются следующие функции:
1)организация приема, регистрации, учета документов, поступающих из Общегоотдела, внесение в электронную регистрационную карточку информации о ходеработы с документами, контроль за прохождениемдокументов;
2)организация оформления, регистрации и учета подготовленных документов, передачана отправку исходящих документов;
3)своевременная передача документов непосредственному исполнителю;
4)ознакомление депутатов Думы, государственных служащих в аппаратах комитетов,фракций, в структурных подразделениях с распорядительными и информационнымидокументами;
5)организация хранения документов и дел, выдача для работы документов и делдепутатам Думы и государственным служащим в аппаратах комитетов, фракций, вструктурных подразделениях, контроль за ихвозвращением и сохранностью;
6)организация справочной работы по вопросам исполнения документов, инструктажгосударственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, в структурныхподразделениях и помощников депутатов Думы по вопросам делопроизводства;
7)организация ведения и формирования дел в соответствии с Номенклатурой дел Думы;
8)подготовка и сдача дел на архивное хранение в Общий отдел;
9)передача государственными служащими в аппаратах комитетов, фракций депутатамДумы или их помощникам документов, поступивших на имя депутатов Думы;
10)организация получения во временное пользование архивных дел, возвращение их поистечении сроков пользования;
11)ознакомление государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, вструктурных подразделениях с настоящей Инструкцией, другими правовыми актами,методическими документами по вопросам делопроизводства.
2.При работе с документами в комитетах, фракциях, структурных подразделенияхнеобходимо руководствоваться следующими требованиями:
1)лица, работающие с документами, несут ответственность за их сохранность иконфиденциальность содержащейся в документах информации;
2)при утрате документов государственный служащий, ответственный заделопроизводство в аппарате комитета, фракции, в структурном подразделении, илицо, у которого находился на исполнении утраченный документ, составляют акт оего утрате, который подписывает руководитель аппарата комитета, фракции,руководитель структурного подразделения;
3)сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебныхцелях и в пределах полномочий, имеющихся у государственного служащего;
4)не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либоправки, делать пометки, кроме предусмотренныхнастоящей Инструкцией;
5)передача документов или их копий лицам, не являющимся депутатами Думы,представителям сторонних организаций может производиться только с разрешенияруководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы,руководителя аппарата комитета, фракции, руководителя структурногоподразделения;
6) при уходе в отпуск или выезде вкомандировку лицо, получившее для исполнения документы, должно отчитаться передруководителем аппарата комитета, аппарата фракции, руководителем структурногоподразделения по всем находящимся у него документам, а при освобождении отзанимаемой должности обязано сдать все числящиеся за ним документы руководителюаппарата комитета, фракции, руководителю структурного подразделения.
3.Поступившие в комитеты, фракции, структурные подразделения документы, включаякопии нормативных правовых актов, их проектов и других документов, после ихрегистрации в Общем отделе передаются председателям комитетов, руководителямфракций, руководителям структурных подразделений и в соответствии с ихпоручениями (резолюциями) передаются для исполнения или для ознакомления (подподпись).
4.Поручения (резолюции) Председателя Думы (приложение 51 - не приводится), егозаместителей, председателей комитетов, руководителей фракций, руководителяаппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы, руководителейструктурных подразделений, их заместителей оформляются на специальных бланкахпоручений (приложения 52-83 - не приводятся) или могут быть написаны надокументе в верхнем левом углу.
Резолюциявключает фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,подпись лица, дающего поручение, дату и регистрационный номер документа,например:
Фамилия И.О.
Длярассмотрения в установленном порядке.
Фамилия И.О.
Дляорганизации работы в соответствии с
РегламентомДумы.
______________________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
« ___ » __________ г.
№ ______________
5.Если в поручении указано несколько исполнителей, ответственным за выполнениепоручения считается тот исполнитель, чья фамилия первой указана в поручении(если отсутствует прямое указание на конкретное лицо как исполнителя).Соисполнителям передаются копии документа и поручения.
6.Исходящие документы печатаются в двух экземплярах и должны содержать четкиеответы на поставленные вопросы. Ответы, составленные на основании нормативныхправовых актов, обязательно должны содержать точные ссылки на них с указаниемреквизитов (вид документа, дата, номер и наименование; при ссылке на законМосковской области: вид документа, его регистрационный номер, наименование).
Первыйэкземпляр (подлинник) ответа, напечатанного на соответствующем бланке,подписывает соответственно Председатель Думы, председатель комитета,руководитель фракции, руководитель аппарата Думы, заместитель руководителяаппарата Думы, руководитель структурного подразделения. Допускается подписаниеответов по поручению Председателя Думы его заместителями (в соответствии сраспределением обязанностей), руководителями структурных подразделений.
Второйэкземпляр ответа (копия) соответственно визируется председателем комитета,руководителем фракции, депутатом Думы, участвовавшим в его подготовке,руководителем аппарата Думы, заместителем руководителя аппарата Думы,руководителем структурного подразделения, в котором(ой)готовился ответ.
Подписанныйответ передается на отправку в Общий отдел.
Копияответа вместе с письмом и другие материалы, относящиеся к рассмотрениюдокумента, передаются в Общий отдел для формирования архивного дела.
Наответе должен быть проставлен регистрационный номер, состоящий из индексаподготовившего(шей) ответ комитета, фракции,структурного подразделения и номера документа (через тире), на который был данответ.
Документырассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если в резолюциируководителя не указан конкретный срок.
Срокисполнения документа может быть изменен только лицом, давшим поручение.
Еслив процессе исполнения выясняется, что для выполнения поручения требуется болеедлительный срок, исполнитель документа не позднее чемза три дня до истечения срока исполнения должен обратиться к руководителю,давшему поручение, с обоснованной просьбой о продлении срока.
7.Регистрация и учет исходящих документов, подготовленных и оформленных вкомитетах, фракциях, структурных подразделениях, осуществляются в соответствиис разделом VI настоящей Инструкции.
8.Формирование и ведение дел в комитетах, фракциях, структурных подразделенияхосуществляются в соответствии с Номенклатурой дел Думы и с учетом требованийподразделов 1 и 2 раздела XI настоящей Инструкции.
Исполненныедокументы, подлежащие сдаче в Общий отдел на архивное хранение, передаются впорядке, установленном подразделом 6 раздела XI настоящей Инструкции. Остальныедокументы хранятся в комитетах, фракциях, структурных подразделениях доистечения срока хранения, указанного в Номенклатуре дел Думы.
9.В случае реорганизации или ликвидации комитета, структурного подразделениязаконченные дела и исполненные документы передаются в Общий отдел по акту,подписанному председателем комитета, руководителем структурного подразделения.Незаконченные дела и документы передаются в комитет, структурное подразделение,на который(ое) возложеныфункции реорганизованного или ликвидированного комитета, структурногоподразделения.
Вслучае прекращения деятельности фракции законченные дела и исполненныедокументы, а также незаконченные дела и документы передаются в Общий отдел поакту, подписанному руководителем фракции.
10.Для оперативного приема и передачи текстов документов в Думе можетиспользоваться факсимильная связь.
Полученныефаксограммы регистрируются в системе СЭД с указаниемвида доставки - факс.
Принеобходимости включения факсограммы в делодлительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, которая помещается вдело.
11.Контроль за использованием факсимильных аппаратов,установленных в комитетах, фракциях, структурных подразделениях,осуществляется: в комитетах - руководителями аппаратов комитетов, во фракциях -руководителями аппаратов фракций, в структурных подразделениях - руководителямиструктурных подразделений.
IV.Подготовка и оформление документов
1.Общие требования
1.Документы Думы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм)установленной формы (приложения 1-47 - не приводятся) с продольнымрасположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги форматов А4 иА5. Для бланков поручений используется формат А6 (105 x 148 мм) (приложения 51-83).
Проектынормативных правовых актов Московской области, постановлений, решений Думыпечатаются на стандартных листах бумаги формата А4посредством компьютерной техники (приложения 48-50 - не приводятся).
ПринятыеДумой нормативные правовые акты, правовые акты, распоряжения Председателя Думы,протоколы заседаний Думы оформляются на гербовых бланках. Герб воспроизводитсяна бланках в соответствии с Законом Московской области №183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».
Внутренняяпереписка по вопросам материально-технического, правового, информационного ииного обеспечения деятельности Думы ведется на бланках комитетов, фракций, структурныхподразделений Думы.
Содержаниеслужебных документов должно быть кратким, ясным и аргументированным,обеспечивающим точное и однозначное восприятие содержащейся в них информации.
2.Должностные лица подписывают документы по вопросам, входящим в их компетенцию.
Документына бланках Думы подписываются Председателем Думы, заместителями ПредседателяДумы; документы на бланках комитетов - председателями комитетов или ихзаместителями; документы на бланках фракций - руководителями фракций или ихзаместителями; документы на бланке руководителя аппарата Думы - руководителемаппарата Думы; документы на бланке заместителя руководителя аппарата Думы -заместителем руководителя аппарата Думы; документы на бланках структурныхподразделений - руководителями этих структурных подразделений или по ихпоручению их заместителями.
Совместныедокументы, подписанные председателями двух или более комитетов, илируководителями двух или более фракций, или руководителями двух или болееструктурных подразделений, оформляются на стандартном листе бумаги.
Подписаниедокумента предусматривает: указание полного наименования должностиподписывающего, его личную подпись, фамилию и инициалы.
Недопускается подписание документа, на котором обозначены должность и фамилиядолжностного лица, его заместителем путем проставления предлога «за» или косойчерты перед наименованием должности.
Внесениев подписанные документы исправлений и добавлений не разрешается. Висключительных случаях внесенные поправки должны быть заверены лицом, подписавшимдокумент.
3.Представляемые на подпись документы должны быть завизированы. Виза включает всебя личную подпись (с расшифровкой подписи), должность лица, визирующегодокумент, дату визирования. Виза проставляется: на нормативных правовых актах,правовых актах, распорядительных документах - на оборотной стороне последнеголиста подлинника документа; на служебных письмах - на их копиях, остающихся вделе, на лицевой стороне под реквизитом «подпись». Возможно оформление виздокумента на отдельном листе согласования.
Вслучае разногласий при согласовании документа к нему прилагаются подписанныезамечания или особое мнение лиц, не согласных с текстом документа.
Еслив процессе согласования в документ внесены изменения, то документ подлежитповторному визированию.
Документы,представляемые на подпись Председателю Думы, заместителям Председателя Думы,подготовленные в комитетах, визируются председателями комитетов, подготовленныево фракциях, в структурных подразделениях, визируются их руководителями.
Влевом нижнем углу оборотной стороны последнего листа документа должныуказываться шрифтом № 10 или № 12 фамилия, инициалы исполнителя и номер еготелефона.
4.На документе должна быть указана дата. Датой документа, принимаемогоколлегиально, является дата его принятия. Датой утверждаемых документов служитдата их утверждения.
Датойстенограммы, протокола является дата события, которое зафиксировано вдокументе.
Датойписьма является дата его регистрации.
Датапроставляется цифровым способом в последовательности: число, месяц, год. Деньмесяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами, например: 01.01.2013; 16.10.2013. Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты, например: 01 января 2013 г.; 16 октября2013 г.
5.Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляетсяарабскими цифрами посередине верхнего поля документа без слова «страница»(«стр.») и знаков препинания.
6.Если документ имеет приложение, указанное в тексте, то отметка о его наличии оформляется ниже текста документа по форме:
Приложение:на 5 л. в 2 экз.
Еслинаименование приложения не приведено в тексте документа, то отметка о егоналичии оформляется по той же форме, но с указанием его наименования, например:
Приложение:копия постановления Московской областной Думы
от_________ № _____ «Наименование» на 2 л. в 1 экз.
Приналичии нескольких приложений они нумеруются.
Еслиприложения сброшюрованы, то количество листов не указывается, например:
Приложение:брошюра в 2 экз.
7.Документы, поступающие в Думу и адресованные в комитеты, фракции и структурныеподразделения, могут иметь сопроводительные письма.
Сопроводительноеписьмо должно иметь обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, подписьуполномоченного лица. При отсутствии одного из обязательных реквизитов документбез рассмотрения подлежит возврату для устранения выявленных нарушений и дляповторного направления в комитеты, фракции и структурные подразделения.
8.Ответное письмо или сопроводительное письмо на инициативный документ должноиметь реквизиты: номер и дату документа, на который дается ответ, подписьуполномоченного лица.
2.Подготовка нормативных правовых актов, правовых актов, распорядительныхдокументов Думы, их проектов
1.Порядок подготовки и внесения на рассмотрение Думы проектов нормативныхправовых актов, правовых актов регулируется Регламентом Думы.
2.Документы, представляемые на рассмотрение Думы, должны иметь сопроводительныеписьма, оформленные на официальном бланке с указанием соответствующихприложений и количества листов в каждом из них.
Проекты нормативных правовых актов,правовых актов, распоряжений Председателя Думы, подготовленные комитетами,фракциями, структурными подразделениями, должны иметь следующие реквизиты: виддокумента, наименование документа, наименование должности лица, подписавшегодокумент.
3.Наименование проекта постановления, решения Думы, распоряжения ПредседателяДумы должно быть максимально кратким и отвечать на вопрос: «О чем?».
4.Текст постановления, решения Думы, распоряжения Председателя Думы, их проектовдолжен быть четким, не допускающим различных толкований.
Втексте нормативных правовых актов, правовых актов, распоряжений ПредседателяДумы не допускается печатать части текста разными шрифтами, подчеркивать,выделять шрифтом другой насыщенности (за исключением наименования документа,его структурных единиц, наименования должности лица, подписавшего документ,фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего документ).
5.При подготовке проекта нормативного правового акта, правового акта допускаетсязачеркивание либо выделение части текста жирным шрифтом в соответствии состатьей 105, статьей 113 Регламента Думы.
6.Текстовая часть постановлений, решений Думы, распоряжений Председателя Думыможет подразделяться на вступительную часть и постановляющую (распорядительную)часть.
Вступительнаячасть содержит обоснование необходимости принятия правового акта. В нейуказываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной дляиздания акта, а также могут содержаться ссылки на нормативные правовые акты, всоответствии с которыми принимается данный документ.
Вступительнаячасть в правовых актах Думы заканчивается словами «Московская областная Думапостановила (решила):».
Приссылке в тексте документа на другой документ необходимо указывать его реквизитыв следующей последовательности: вид документа, наименование органа илидолжностного лица, издавшего документ, дата, номер, наименование документа.Например: «В соответствии с распоряжением Председателя Московской областнойДумы от _______ № ____ «Наименование».
Илибез указания наименования документа. Например:
«Рассмотревпроект закона Московской области «Наименование», внесенный рабочей группой,созданной постановлением Московской областной Думы от_________ № ______».
Приссылке в тексте документа:
нафедеральный закон указываются реквизиты: вид нормативного правового акта, датаего подписания, регистрационный номер и наименование. Например:
«Всоответствии с Федеральным законом от «___» _________ года № _____«Наименование»;
назакон Московской области указываются реквизиты: вид нормативного правовогоакта, его регистрационный номер и наименование. Например:
«Всоответствии с Законом Московской области № _____ «Наименование».
Проектыи принятые Думой нормативные правовые акты, правовые акты оформляются всоответствии со Сборником образцов документов, принимаемых Думой, утвержденнымправовым актом Думы.
7.В последнем пункте распорядительной части документа указываются должностныелица, на которых возлагается контроль за исполнениемпостановлений, решений Думы, распоряжений Председателя Думы, если в нихсодержится поручение.
8.При упоминании в тексте постановления, решения Думы, распоряжения ПредседателяДумы о наличии документов, оформленных в виде приложений к ним, указывается«(Прилагается.)» или «(Приложение.)», или «согласно приложению».
Еслиимеется одно приложение, то оно не нумеруется. Если имеется несколькоприложений, то они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «№».Например: «Приложение 1», «Приложение 12», «согласно приложению 1».
9.Наименования упоминаемых в документе органов (организаций) приводятся в полномсоответствии с их официальными наименованиями, установленными положениями(уставами) об этих органах (организациях).
Еслив документе неоднократно употребляется то или иное понятие (объект, кругобъектов), то при первом упоминании приводится его полное и в скобкахсокращенное наименование по форме: Московская областная Дума (далее - Дума),после чего употребляется только сокращенное наименование.
10.Все документы, включенные в пакет вносимых на рассмотрение Думы материалов,должны быть завизированы, а листы пронумерованы.
Текстывносимых документов должны быть ясно и четко напечатаны.
Впроектах нормативных правовых актов, постановлений, решений Думы в правомверхнем углу первого листа указывается, кем они внесены. Например:
« Проект
внесен Губернатором
Московскойобласти »
« Проект
внесен Комитетом
по местному самоуправлению »
« Проект
внесен фракцией
« ЕДИНАЯ РОССИЯ »
« Проект внесен
фракцией « ЕДИНАЯ РОССИЯ » ,
фракцией КПРФ,
фракцией « СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ » ,
фракцией ЛДПР »
Проектынормативных правовых актов и документы, принятые Думой, должны иметь на первомэкземпляре визы в соответствии с Регламентом Думы.
11.Проекты распоряжений Председателя Думы могут подготавливаться депутатами Думы,комитетами, фракциями, структурными подразделениями.
РаспоряженияПредседателя Думы о проводимых Думой семинарах, депутатских слушаниях,конференциях, «круглых столах», публичных слушаниях и т.п. должны иметь вкачестве приложений планы организационно-технического обеспечения подготовки ипроведения мероприятий и сметы расходов на проведение указанных мероприятий.
Впланах организационно-технического обеспечения подготовки и проведениямероприятий должны быть указаны должностные лица, ответственные за общееруководство по подготовке и проведению мероприятий; разработку программы ирегламента мероприятий; подготовку информационно-справочных материалов;подготовку официальных приглашений участникам мероприятий; обеспечениеприглашения участников мероприятий; регистрацию участников мероприятий;аудиозапись мероприятий; организационное оформление мест проведениямероприятий.
Распоряжения Председателя Думы опроведении мероприятий под руководством Председателя Думы и мероприятий,проводимых по поручению Председателя Думы первым заместителем ПредседателяДумы, заместителями Председателя Думы, подготавливаются Организационно-аналитическимуправлением Думы (далее - Организационно-аналитическое управление) и визируютсяпервым заместителем Председателя Думы, заместителями Председателя Думы,руководителем аппарата Думы, руководителями Организационно-аналитического управления,Государственно-правового управления, Управления по обеспечению деятельностиДумы, Управления финансов и государственных закупок Думы (далее - Управление финансов и государственных закупок) или по их поручениюих заместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы о проведении мероприятий комитетами, фракциямиподготавливаются комитетами, фракциями и визируются председателями комитетов,руководителями фракций, руководителем аппарата Думы, руководителямиОрганизационно-аналитического управления, Государственно-правового управления,Управления по обеспечению деятельности Думы, Управления финансов игосударственных закупок или по их поручению их заместителями.
ПостановленияДумы по награждению знаками Думы, Почетной грамотой Думы подготавливаютсяУправлением внешних связей, протокола и наград и визируются руководителемаппарата Думы, руководителями Управления внешних связей, протокола и наградДумы, Организационно-аналитического управления или по их поручению ихзаместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по награждению Благодарственным письмом, Дипломом Думыподготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируютсяруководителем аппарата Думы, руководителем Управления внешних связей, протоколаи наград или по их поручению их заместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по вопросам кадров и по командировкам в пределах РоссийскойФедерации подготавливаются Управлением кадров Думы (далее - Управление кадров)и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управления кадров,Управления финансов и государственных закупок, Управления внешних связей,протокола и наград, Государственно-правового управления или по их поручению ихзаместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по вопросам зарубежных командировок, приемов зарубежныхпарламентских делегаций подготавливаются Управлением внешних связей, протоколаи наград и визируются руководителем аппарата Думы, руководителями Управлениявнешних связей, протокола и наград, Управления финансов и государственныхзакупок, Государственно-правового управления или по их поручению ихзаместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по вопросам материально-технического обеспечения,осуществляемого за счет средств, предусмотренных в бюджетной смете Думы насоответствующий финансовый год, подготавливаются Управлением по обеспечениюдеятельности Думы и визируются руководителем аппарата Думы, руководителемУправления по обеспечению деятельности Думы или по их поручению ихзаместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по утверждению правовых актов (положения, инструкции и т.п.),регулирующих вопросы деятельности Думы, подготавливаются соответствующимиструктурными подразделениями Думы и визируются руководителем аппарата Думы,руководителями структурных подразделений - ответственных исполнителей или по ихпоручению их заместителями.
РаспоряженияПредседателя Думы по вопросам, связанным с представительскими функциями Думы,подготавливаются Управлением внешних связей, протокола и наград и визируютсяруководителем аппарата Думы, руководителями Управления финансов игосударственных закупок, Управления внешних связей, протокола и наград или поих поручению их заместителями.
Распоряжения Председателя Думы пофинансовым вопросам и вопросам размещения заказов на поставку товаров,выполнение работ, оказание услуг в соответствии с планом государственныхзакупок для нужд Думы на очередной финансовый год подготавливаются Управлениемфинансов и государственных закупок и визируются руководителем аппарата Думы,руководителем Управления финансов и государственных закупок или по егопоручению его заместителем.
12.Регистрация распоряжений Председателя Думы осуществляется Общим отделом сиспользованием сквозной нумерации в пределах календарного года.
13.Регистрация законов Московской области осуществляется Общим отделом всоответствии с Законом Московской области № 52/96-ОЗ «О порядке принятия,обнародования, вступления в силу и хранения Устава Московской области и законовМосковской области».
14.Регистрация постановлений, решений Думы осуществляется Общим отделом в пределахкаждого заседания Думы соответствующего созыва Думы.
15.Копии всех постановлений, решений Думы и распоряжений Председателя Думынаправляются в секретариаты Председателя Думы, заместителей Председателя Думы,иным адресатам согласно рассылочной ведомости.
16.Рассылаемые копии законов и иных нормативных правовых актов Московской области,решений, постановлений Думы и распоряжений Председателя Думы заверяютсясоответствующей печатью.
3.Документы заседаний, совещаний и депутатских слушаний
1.Протоколы заседаний Думы оформляются на бланках установленной формы (приложение44).
2.В протоколе указываются наименование заседания, дата его проведения, повесткадня, число и состав присутствовавших, фамилии выступавших, темы выступлений, ихтексты или краткое изложение содержания, принятые решения.
3.Каждый из включенных в повестку дня вопросов излагается в протоколе последующей схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
4.Протоколы заседаний Думы подписываются председательствовавшимна заседании Думы, имеют сквозную нумерацию в пределах срока созыва Думы.
5.Протоколы заседаний Думы оформляются Общим отделом на основании стенограммзаседаний и принятых Думой документов.
6.Стенограммы заседаний Думы оформляются на стандартных листах бумаги (приложение45). Подлинники стенограмм заседаний Думы, прошедшие редакторскую обработку,хранятся в Общем отделе.
7.Оформление и выдача выписки из стенограммы заседания Думы осуществляется Общимотделом в соответствии с Регламентом Думы.
8.Протоколы заседаний комитетов, фракций, выписки из протоколов и принятыерешения оформляются на стандартных листах бумаги государственными служащими ваппаратах комитетов, фракций.
9.Протоколы заседаний согласительных комиссий, депутатских слушаний оформляютсяна стандартных листах бумаги организационным отделомОрганизационно-аналитического управления.
4.Служебные письма
1.Наименования учреждений и организаций, которым адресуются служебные письма,направляемые из Думы, пишутся в именительном падеже; должность, инициалы ифамилия должностного лица - в дательном падеже. Например:
Избирательнаякомиссия
Московскойобласти
Председателю
И.О. Фамилия
Наименованиеадресата печатается в правом верхнем углу письма.
Вписьмах, направляемых конкретному должностному лицу, указываются его должностьс наименованием учреждения или организации, инициалы и фамилия - в дательномпадеже. Например:
Председателю Совета депутатов
городского округа Балашиха
Московской области
И.О. Фамилия
Полныйпочтовый адрес указывается составителем письма в случае его направленияадресату, не включенному в указатель рассылки. Например:
Руководителю Управления
Федерального казначейства
по Московской области
И.О. Фамилия
ул. Дербеневская, д. 5,
г. Москва, 115114
Еслиписьмо адресуется физическому лицу, сначала указываются фамилия и инициалыполучателя, затем почтовый адрес. Например:
ФамилияИ.О.
ул.Школьная, д. 12, кв. 51,
г.Шатура, Московская область, 140700
Еслидокумент отправляется в несколько однородных организаций, их наименованияуказываются обобщенно. Например:
Председателям Советов депутатов
муниципальных образований
Московской области
2.В адресной части письма может быть указано не более четырех адресов. При этомкаждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которомунаправляется конкретный экземпляр, подчеркивается.
Вслучае направления письма большему числу адресатов исполнитель оформляетсоответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается одинадрес. К письму прилагается указатель рассылки, который подготавливается иподписывается исполнителем.
3.Если служебное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их необходимоперечислить с указанием количества листов каждого приложения.
Наличиев приложении ценных документов оговаривается особо.
5.Служебные телеграммы
1.Служебные телеграммы, направляемые из Думы, оформляются за подписьюПредседателя Думы, его заместителей, председателей комитетов, руководителейфракций.
Правоподписи телеграммы категории «Правительственная» принадлежит только ПредседателюДумы. Такая телеграмма передается в приоритетном порядке.
Котправке принимаются только телеграммы, связанные со служебной деятельностью вДуме. Отправка поздравительных и других телеграмм, не связанных со служебнойдеятельностью в Думе, не производится.
2.Правительственная телеграмма оформляется на бланке установленной формы(приложение 89 - не приводится).
3.Объем текста правительственной телеграммы не должен, как правило, превышать 90слов (одна машинописная страница, включая бланк). Текст телеграммы излагаетсякратко, без предлогов и союзов (если при этом не искажается смысл), ссокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая, ТЧК - точка, КВЧ -кавычки, ДВТ - двоеточие, СКБ - скобки, НР - номер).
Телеграммадолжна быть написана буквами русского или латинского алфавита.
Текстпечатается прописными буквами без переноса слов, абзацев и исправлений. Вставкив тексте не допускаются.
Цифрыпишутся словами.
4.В телеграмме указывается телеграфный адрес, при его отсутствии - почтовыйадрес.
Телеграммапечатается в двух экземплярах, которые после подписания передаются на телеграфгосударственными служащими в Общем отделе. Второй экземпляр с отметкойтелеграфа об отправке (штамп) возвращается в Общий отдел.
V.Использование гербовых бланков, печатей и штампов
1.Использование гербовых бланков
1.В соответствии с Законом Московской области № 183/2005-ОЗ «О гербе Московскойобласти» в Думе используются гербовые бланки документов установленной формы(приложения 1-44).
2.В целях единообразного воспроизведения изображения герба Московской области наразличных бланках устанавливается единый размер для каждой версии герба:
полныйгерб - высота 4 см, ширина - 3 см;
коронованныйгербовый щит - высота 4 см, ширина 2,2 см;
гербовыйщит - высота 3,3 см, ширина 2,6 см.
Гербовыебланки изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.
3.Гербовые бланки должны использоваться строго по назначению. Руководителиаппаратов комитетов, фракций, руководители структурных подразделенийосуществляют контроль за правильностью ихиспользования.
4.Электронная версия гербовых бланков для использования установлена в локальнойсети Думы на диске общего доступа.
2.Использование печатей и штампов
1.Гербовые и другие печати Думы используются для удостоверения подлинностиподписи на документах или соответствия копий документов подлинникам.
2.На рассылаемых копиях законов, иных нормативных правовых, правовых актов,принятых Думой, выписках из протоколов заседаний Думы и на распоряженияхПредседателя Думы проставляется негербовая печать с надписью «Московскаяобластная Дума * Общий отдел».
Нафинансовых документах, служебных контрактах, государственных контрактах,договорах, трудовых соглашениях проставляется гербовая печать с надписью«Московская областная Дума».
Надокументах по личному составу (анкеты, трудовые книжки, справки с места работы,копии документов, связанных с трудовой деятельностью, доверенности на получениезаработной платы) проставляется гербовая печать с надписью «Московскаяобластная Дума * Управление кадров».
Наудостоверениях депутатов Думы, государственных служащих в аппарате Думы,удостоверениях помощников депутатов Думы, удостоверениях к знакам Думыпроставляется гербовая печать с изображением полного герба Московской области ис надписью «Московская областная Дума*».
НаПочетной грамоте Думы, Благодарственном письме и Дипломе Думы проставляетсягербовая печать с изображением полного герба Московской области и с надписью«Московская областная Дума**».
Накомандировочных удостоверениях проставляется гербовая печать с изображениемполного герба Московской области и с надписью «Московская областная Дума*».
Напакетах при отправке корреспонденции проставляется печать с надписью «Дляпакетов».
3.Оттиск печати проставляется на документах в определенных местах, при этомоттиск должен располагаться на части наименования должности лица, подписавшегодокумент, либо, если наименование должности не указывается, на части фамилииподписавшего.
4.Штампы используются для проставления отметок о получении, регистрации,прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочногохарактера.
VI.Регистрация и отправка исходящих документов
1.Исходящие документы направляются от имени Председателя Думы, его заместителей,депутатов Думы, председателей комитетов Думы, руководителя аппарата Думы,заместителя руководителя аппарата Думы, руководителей структурных подразделенийв соответствии с их компетенцией.
2.Работа с исходящими документами включает проверку правильности их оформления,регистрацию, учет и отправку.
3.Регистрация исходящих документов ведется с использованием СЭД на электронныхрегистрационных карточках.
Исходящийрегистрационный номер состоит из индекса подготовившего(шей)документ комитета, фракции, структурного подразделения Думы и порядковогономера в пределах календарного года.
Документу,направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер.
Копииотправляемых документов со всеми необходимыми визами и приложениями хранятся вОбщем отделе.
Корреспонденцияличного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Думы, котправке не принимаются.
Документыи материалы принимаются к отправке только с сопроводительными письмами (заисключением копий законов и иных нормативных правовых актов Московской области,решений, постановлений Думы и других документов, направляемых постояннымадресатам в соответствии с рассылочной ведомостью).
4.В Общем отделе проверяются оформление исходящего документа, наличие указанныхприложений. Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются ивозвращаются исполнителям на дооформление.
Подготовленныек отправке документы конвертуются, на конвертеуказываются адресат, исходящий номер отправляемого документа (или несколькихдокументов) и количество вложений.
5.Документы и материалы, предназначенные для отправки за пределы РоссийскойФедерации (за исключением государств СНГ), должны быть переданы на отправку суказанием на отдельном листе бумаги адреса на соответствующем языке.
6.В зависимости от содержания и срочности документы доставляются адресатампочтой, электронной почтой, фельдъегерской связью (далее - фельдсвязь),передаются по телеграфу или по факсимильной связи.
Исходящиедокументы, подписанные Председателем Думы или заместителями Председателя Думы,направляемые в федеральные органы государственной власти, отправляютсяфельдсвязью.
7.Учет исходящей корреспонденции осуществляется в Общем отделе по регистрационнымномерам.
8.Документы на отправку передаются в Общий отдел до 18 часов. Отправкакорреспонденции, принятой Общим отделом до 12 часов, осуществляется в этот жедень. Корреспонденция, принятая после 12 часов (кроме срочной корреспонденции),отправляется в течение следующего рабочего дня.
VII.Контроль за исполнением документов и поручений
1.Контроль за исполнением постановлений, решений Думы,документов, поручений, предусмотренных статьями 151-155 Регламента Думы,осуществляется в соответствии с главой 27 Регламента Думы.
2.В случаях, не требующих письменного ответа, документы снимаются с контроляследующим образом. Исполнитель, подготовивший справку о результатах выполненияпоручения Председателя Думы или его заместителей, визирует ее и затемподписывает соответственно у председателя комитета, руководителя фракции,руководителя структурного подразделения, в котором рассматривался документ.Подготовленная справка направляется должностному лицу, давшему поручение,которое в левом нижнем углу ставит резолюцию «В дело», личную подпись и дату.
Документы,адресованные непосредственно депутатам Думы, председателям комитетов,руководителям фракций, руководителям структурных подразделений, снимаются сконтроля аналогичным образом.
3.Отметка о контроле за исполнением документа ипоручения обозначается проставлением на документе штампа «КОНТРОЛЬ».
4.Поручение должно быть исполнено в соответствии с содержанием резолюциируководителя и в установленные сроки.
Контроль за исполнениемраспоряжений Председателя Думы по кадровым вопросам ведется Управлением кадров.
Контроль за соблюдениемсроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях председателей комитетов,руководителей фракций, ведется руководителями аппаратов комитетов, фракций.
Контроль за соблюдениемсроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителя аппаратаДумы, заместителя руководителя аппарата Думы, осуществляется руководителемотдела по обеспечению деятельности руководителя аппарата Думы.
Контроль за соблюдениемсроков исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителейструктурных подразделений, осуществляется государственными служащими вструктурных подразделениях, ответственными за делопроизводство.
VIII.Обеспечение документами депутатов Думы, фракций и структурных подразделений
1.Обеспечение документами и материалами к заседанию Думы
1.Порядок выдачи депутатам Думы документов и материалов, подготовленных крассмотрению на заседаниях Думы, осуществляется в соответствии с РегламентомДумы.
2.Обеспечение депутатов Думы документами и материалами на бумажном носителе,подготовленными к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляет Общий отдел впорядке и сроки, установленные Регламентом Думы.
3.В ходе заседания Думы распространению (непосредственно в зале заседаний)подлежат проекты документов только по вопросам, включенным в повестку днязаседания Думы.
Раздачапроектов документов в зале заседаний Думы осуществляется только с разрешенияпредседательствующего на заседании Думы.
4.Материалы и проекты документов по вопросам, не включенным в повестку днязаседания Думы, тиражируются и раздаются депутатам Думы с резолюциейпредседательствующего на заседании Думы «Размножить и раздать депутатам».
5.Документы, распространяемые в зале заседаний Думы, должны обязательно иметьвизы в соответствии с Регламентом Думы.
Документы,носящие характер заявлений от имени комитетов или фракций, должны иметь визыпредседателя соответствующего комитета или руководителя соответствующейфракции.
2.Обеспечение типографскими изданиями
Документыили материалы, подготовленные в Думе и изданные типографским способом (далее -типографские издания), выдаются депутатам Думы в соответствии с указателемрассылки в Организационно-аналитическом управлении через государственныхслужащих в аппаратах комитетов, фракций.
Учетпоступлений и выдачи типографских изданий осуществляется вОрганизационно-аналитическом управлении.
IX.Техническое обеспечение подготовки документов
1.Работы по печатанию документов и материалов
1.Подготовка (печатание) документов и материалов производится в комитетах,фракциях, структурных подразделениях.
Припечатании документов и материалов должны соблюдаться следующие правила: размерыполей устанавливаются: левое - 30 мм, правое - 15 мм, верхнее - 20 мм, нижнее -20 мм.
Документыи материалы печатаются на персональном компьютере (используется текстовойредактор Word for Wi№dows).
Припечатании в текстовом редакторе Word for Wi№dows используются шрифтытипа «Times №ew Roma№», «Courier №ew» размером № 14 через 1-2 интервала, № 12 (для оформлениятабличных материалов).
2.Печатание документов и материалов производится на бланках установленной формыили на бумаге стандартных размеров.
3.При печатании документов и материалов особое внимание следует обращать направильное написание специальных терминов, иностранных слов и географическихнаименований объектов. Применяются только общепринятые сокращения слов.
2.Копировально-множительные работы
1.Копировально-множительные работы (снятие копий с документов, тиражирование)осуществляются Общим отделом.
2.Снятию копий и тиражированию подлежат документы и материалы только служебногохарактера, непосредственно связанные с деятельностью Думы. Документы иматериалы личного характера или не относящиеся к деятельности Думы копированиюи тиражированию не подлежат.
Ограниченнодопускается снятие копий с типографских изданий (отдельные страницы илиразделы).
Накаждый документ или материал, сдаваемый на ксерокопирование, оформляется бланкзаказа (приложение 90 - не приводится).
Впервоочередном порядке тиражируются принятые Думой документы, подлежащиерассылке, документы и материалы, связанные с подготовкой очередного заседанияДумы, депутатских слушаний.
Тиражированиедокументов и материалов в количестве свыше 50 экземпляров, кроме законов, иныхнормативных правовых актов, правовых актов, принятых Думой, документов иматериалов к заседаниям Думы, депутатским слушаниям, производится с разрешенияруководителя аппарата Думы, заместителя руководителя аппарата Думы.
3.На тиражирование передаются документы и материалы, оформленные внесброшюрованном виде, качественно напечатанные, как правило, первыеэкземпляры. Размеры полей на документах должны быть соблюдены со всех четырехсторон (не менее 1 см). Документы и материалы загрязненные, с помарками ивклейками (кроме обращений граждан) на тиражирование не принимаются.
Заказчикобязан обеспечить бумагой тиражирование всего заказа.
Тиражкопируемых материалов должен соответствовать заказу. Изготовленные копиивыдаются заказчику вместе с оригиналом документа. На бланке заказа делаетсясоответствующая отметка о выполнении работы и выдаче тиража заказчику подподпись.
4.Копирование небольших по объему служебных документов (не более 10 страницкопий) может производиться в комитетах, фракциях, структурных подразделениях,где установлены копировальные аппараты.
Ответственностьза соблюдение правил копирования на множительных аппаратах, установленных вкомитетах, фракциях, структурных подразделениях, несут лица, в ведении которыхони находятся.
3.Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм
1.Запись аудиограмм заседаний Думы, депутатскихслушаний, заседаний рабочих групп, согласительных комиссий, совещаний уПредседателя Думы и его заместителей, а также при необходимости заседанийкомитетов, фракций, совещаний у руководителя аппарата Думы, совместныхсовещаний структурных подразделений производится Управлением по обеспечениюдеятельности Думы.
2. Расшифровка аудиограмм заседаний Думы производитсяОрганизационно-аналитическим управлением непосредственно в процессе проведениязаседаний Думы или после их завершения в сроки, предусмотренные статьей 70Регламента Думы.
3.Заявки на подготовку аудиограммы иных мероприятий сточным указанием даты, места и времени их проведения направляются в формеписьма-заказа на имя руководителя аппарата Думы не позднеечем за пять дней до дня проведения мероприятия (приложение 97 - не приводится).Письмо-заказ подписывается председателем комитета, руководителем фракции,руководителем секретариата Председателя Думы, руководителем секретариатазаместителя Председателя Думы, руководителем структурного подразделения.
4.Во время заседаний Думы запись аудиограмм другихзаседаний не производится.
5.Записанные аудиограммы мероприятий размещаютсяОрганизационно-аналитическим управлением на локальных сетевых ресурсах Думы.
X.Организация работы с документами ограниченного распространения
1.К документам ограниченного распространения относятся поступающие в Думу, атакже подготовленные в ней несекретные документы и издания, ограниченияна распространение которых и особые требования к обращению с которымиобусловлены служебной необходимостью.
2.Ответственность за организацию правильного обращения с документамиограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности,санкционированного использования возлагается на председателей комитетов,руководителей фракций, руководителей структурных подразделений.
Передачадокументов (их копий или проектов) ограниченного распространения сторонниморганизациям допускается только с разрешения Председателя Думы.
3.На документах ограниченного распространения, в том числе на их проектах,проставляется пометка «Для служебного пользования». Указанная пометка и номерэкземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, наобложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительногописьма к таким документам или изданиям.
Необходимостьпроставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданияхопределяется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
4.Прием, регистрация, учет поступающих в Думу документов ограниченногораспространения и имеющих гриф «Для служебного пользования» осуществляютсяОбщим отделом.
Приэтом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП» иуказывается номер (номера) поступивших экземпляров документа, количествостраниц (если документ не сброшюрован). Указание номеров экземпляровобязательно при учете всех последующих перемещений и передачи документов сгрифом «Для служебного пользования».
Документыограниченного распространения передаются государственным служащим в аппаратахкомитетов, фракций, в структурных подразделениях под подпись по указанию ихруководителей.
5.Документы ограниченного распространения печатаются в Общем отделе либо вкомитетах, фракциях, структурных подразделениях. При этом на обороте последнеголиста каждого экземпляра документа государственный служащий в аппаратекомитета, фракции, в структурном подразделении должен указать количествоотпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатаниядокумента. Отпечатанные документы вместе с черновиками передаютсяответственному исполнителю, который после подписания документов передает их длярегистрации либо в Общий отдел, либо ответственному за делопроизводство ваппарате комитета, фракции, в структурном подразделении.
6.Отправка документов ограниченного распространения осуществляется Общим отделом.
Принеобходимости направления документов с грифом «Для служебного пользования» внесколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемыхдокументов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и председателемкомитета, руководителем фракции, руководителем структурного подразделения,подготовившего(шей) документ.
Документыограниченного распространения пересылаются сторонним организациям фельдсвязью,заказными или ценными почтовыми отправлениями.
Текстыдокументов с грифом «Для служебного пользования» запрещается передаватьфаксимильной связью.
7.Исполненные документы с грифом «Для служебного пользования» группируются в делав соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этомдокументы с грифом «Для служебного пользования» могут быть помещены в делаотдельно или вместе с документами по тому же вопросу, но не имеющими указаннуюпометку. И в том и в другом случае на обложке дела, в которое помещены такие документы,проставляется гриф «Для служебного пользования».
8.В делах с документами с грифом «Для служебного пользования» постоянного идолговременного (свыше 10 лет) срока хранения должны оформляться внутренниеописи.
9.Документы ограниченного распространения должны храниться в надежно запираемых иопечатываемых металлических шкафах.
Офактах утраты документов, изданий, содержащих служебную информациюограниченного распространения, либо разглашения этой информации сообщаетсяПредседателю Думы и его распоряжением назначается комиссия для расследованияобстоятельств утраты указанных документов, изданий или разглашения информации.
Наутраченные документы, издания с грифом «Для служебного пользования»составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки вучетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после ихутверждения включаются Общим отделом в дело в соответствии с Номенклатурой дел.
10.Уничтожение документов, изданий с грифом «Для служебного пользования»,утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научнойценности, производится с составлением акта установленной формы (приложение 91 -не приводится).
11.Ознакомление государственных служащих в аппаратах комитетов, фракций, вструктурных подразделениях с документами и изданиями, имеющими гриф «Дляслужебного пользования» и находящимися на архивном хранении в Общем отделе,производится с разрешения руководителя аппарата Думы и по согласованию спредседателями комитетов, руководителями фракций, руководителями структурныхподразделений, подготовивших(шей) указанные документы.При этом документы с грифом «Для служебного пользования» могут быть выданыгосударственным служащим в аппаратах комитетов, фракций, в структурныхподразделениях во временное пользование под подпись на срок не более 10 дней.
XI.Формирование дел и хранение документов
1.Составление номенклатуры дел
1.В целях правильного формирования и учета дел в делопроизводстве, обеспеченияпоиска документов на срок полномочий соответствующего созыва Думы составляетсяНоменклатура дел Думы по установленной форме (приложение 92 - не приводится).
2.В Номенклатуру дел Думы включаются наименования дел, отражающие все направлениядеятельности Думы, ее комитетов, фракций и структурных подразделений.
Переходящиедела, которые исполняются в течение нескольких лет, а также дела временныхорганов Думы подлежат включению в Номенклатуру дел Думы.
3.Номенклатура дел Думы согласовывается с Экспертно-проверочной комиссиейГлавного архивного управления Московской области и утверждается распоряжениемПредседателя Думы.
4.Номенклатура дел Думы составляется на основании номенклатур дел комитетов,фракций, структурных подразделений.
Ответственностьза правильность составления номенклатуры дел комитета, фракции, структурногоподразделения несет руководитель аппарата комитета, аппарата фракции,руководитель структурного подразделения.
5.Внесение изменений в утвержденную Номенклатуру дел Думы осуществляетсяраспоряжением Председателя Думы.
6.Индекс каждого дела, включенного в Номенклатуру дел Думы, состоит из индексакомитета, фракции, структурного подразделения и порядкового номера дела.
7.Заголовок дела в Номенклатуре дел Думы должен отражать содержание и составдокументов дела, иметь четкие и краткие формулировки.
Заголовкимогут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.Срок хранения дела и номер статьи указываются в Номенклатуре дел Думы соссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения.
Исчислениесроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году,начинается с 1 января следующего года.
Правильностьпроставления сроков хранения контролируется Общим отделом и постояннодействующей экспертной комиссией Думы.
2.Формирование дел
1.Формирование документов в дела в комитетах, фракциях, структурныхподразделениях осуществляется в соответствии с номенклатурами дел комитетов,фракций, структурных подразделений.
2.При формировании дела проверяются: правильность отнесениядокументов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие надокументах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных) номеров, справок илиотметок об исполнении, о списании «в дело» и других. Неправильнооформленные документы должны быть дооформлены, азатем подшиты в дело.
3.При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
1)в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы всоответствии с заголовками в номенклатуре дел;
2)раздельно группируются в дела документы постоянного и временного сроковхранения;
3)подлинные (первые) экземпляры документов формируются отдельно от их копий;
4)в дело помещается один экземпляр подлинного документа, черновики документов вдело не помещаются;
5)в дело помещаются, как правило, документы одного календарного года (исключениесоставляют переходящие дела);
6)объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объемедокументов в деле формируется несколько томов (частей).
4.В случае необходимости документы различных сроков хранения могут находиться водном деле до конца текущего года или до завершения работы с документами, азатем должны переформировываться в дела постоянного и временного сроковхранения.
5.Законы и иные нормативные правовые акты Московской области, постановления,решения Думы группируются в дела по их видам в хронологическом порядке вместе сотносящимися к ним приложениями.
6.Протоколы заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительныхкомиссий располагаются в деле в хронологическом порядке. Документы к заседаниямпомещаются после соответствующего протокола.
7.Дела с подлинниками протоколов заседаний Думы и принятыми Думой нормативнымиправовыми актами, правовыми актами формируются Общим отделом вместе снеобходимыми материалами.
8.Распоряжения Председателя Думы по основной деятельности группируются в делаотдельно от распоряжений по личному составу.
9.Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решениявопроса и с учетом степени важности документов или в хронологическом порядке.
Прихронологическом порядке расположения документов постоянного срока храненияболее ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного срокахранения последовательность расположения документов может быть обратной.
10.В дела с перепиской документы подшиваются по дате исполнения, при этомисходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного)документа.
3.Экспертиза ценности документов
1.Экспертиза ценности документов проводится для определения научной, историческойи практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельностиДумы, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.
2.Для организации и проведения в Думе экспертизы ценности документовраспоряжением Председателя Думы создается постоянно действующая экспертнаякомиссия, в состав которой входят руководитель аппарата Думы, руководительОбщего отдела, представители комитетов, фракций и структурных подразделений.Состав постоянно действующей экспертной комиссии и Положение о постояннодействующей экспертной комиссии Думы утверждаются распоряжением ПредседателяДумы.
3.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документовпостоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче на архивноехранение в Общий отдел и дальнейшему хранению в комитетах, фракциях иструктурных подразделениях, в том числе со сроком хранения «До минованиянадобности»; выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли; проверяются качество иполнота Номенклатуры дел Думы, порядок формирования дел.
Впроцессе проведения экспертизы из дел постоянного срока хранения изымаютсядублетные экземпляры и варианты документов (кроме случаев, указанных в пункте 3подраздела 2 раздела XI настоящей Инструкции), документы с временным срокомхранения.
4.По результатам экспертизы ценности документов в комитетах, фракциях,структурных подразделениях составляются описи дел постоянного и временногосроков хранения (приложение 93 - не приводится) и акты о выделении дел идокументов, подлежащих уничтожению (приложение 91).
Документы,подлежащие уничтожению, должны быть измельчены на машинах для уничтожения бумагили в разорванном виде помещены в специальные металлические бачки, матерчатыеили крафт-мешки.
Документыи материалы со сроком хранения «До минования надобности» по истечении сроковхранения уничтожаются с составлением акта, который подписывается не менее чемдвумя государственными служащими в аппарате комитета, фракции, в структурномподразделении и утверждается председателем комитета, руководителем фракции,руководителем структурного подразделения.
4.Оформление дел при передаче на архивное хранение
1.Оформление дела при передаче на архивное хранение предусматривает:
1)подшивку или переплет дела;
2)нумерацию листов дела;
3)составление листа-заверителя дела;
4)составление в необходимых случаях внутренней описи документов;
5)внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнениерегистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
2.Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 94 - неприводится).
3.В начале дела постоянного срока хранения для учета и поиска документовпомещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группедокументов по одному вопросу (приложение 95 - не приводится).
4.В конце дела подшивается лист-заверитель дела, в котором указывается цифрами ипрописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенностинумерации листов и физического состояния дела (приложение 96 - не приводится).
Лист-заверительсоставляется государственным служащим в аппарате комитета, фракции, вструктурном подразделении, сформировавшим и оформившим дело.
5.Дела постоянного срока хранения, подлежащие передаче на архивное хранение вОбщий отдел, подшиваются или переплетаются после проведения экспертизы ценностидокументов и проверки правильности формирования и оформления дел.
6.Дела временного срока хранения (не более 10 лет) подлежат частичному оформлению(не подшиваются, листы в них не нумеруются).
Документывременного срока хранения могут храниться в папках (скоросшивателях).
5.Составление и оформление описей дел
1.На все завершенные и полностью оформленные дела постоянного и временного сроковхранения, прошедшие экспертизу ценности документов, ежегодно составляются описидел.
2.Опись дела составляется по установленной форме (в двух экземплярах) - отдельнона дела постоянного хранения, дела временного хранения и дела по личномусоставу.
3.В опись дел комитетов, фракций, структурных подразделений включаются заголовкивсех дел, сформированных в процессе их деятельности.
Систематизациядел в описи дела должна соответствовать их систематизации в Номенклатуре делДумы. В конце описи дела составляется итоговая запись о количестве дел,включенных в опись.
6.Передача дел на архивное хранение в Общий отдел
1.Комитеты, фракции, структурные подразделения по окончании срокасоответствующего созыва Думы передают дела постоянного и временного сроковхранения и дела по личному составу на архивное хранение в Общий отдел всоответствии с распоряжением Председателя Думы.
2.Выявленные недостатки в оформлении документов и дел,передаваемых на архивное хранение в Общий отдел, должны быть устраненыкомитетом, фракцией, структурным подразделением, сдающими документы.
3.Дела архивного хранения в Общем отделе по заявке депутата Думы, руководителяаппарата комитета, аппарата фракции, руководителя структурного подразделениямогут быть выданы для работы в помещении Общего отдела. При этом в делахзапрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятиедокументов.
4.Копии законов Московской области, иных нормативных правовых актов Московскойобласти, постановлений, решений Думы, хранящихся в Общем отделе, выдаются позаявке депутата Думы, руководителя аппарата комитета, аппарата фракции,руководителя структурного подразделения.
5.Копии документов, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в Общемотделе, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешенияруководителя аппарата Думы.