Приказ Московской области от 20.03.2019 № 36-П
Об утверждении Положения об архиве Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области
УПРАВЛЕНИЕДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА
МОСКОВСКОЙОБЛАСТИ
И ПРАВИТЕЛЬСТВАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
ПРИКАЗ
от 20 марта 2019 г. № 36-П
г.Красногорск
Об утверждении Положения об архиве Управленияделами Губернатора Московской области и Правительства Московской области
В соответствии с Федеральным законом от08.11.2013 № 927/48 «Об утверждении Положения об Управлении деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области и внесенииизменений в постановление Правительства Московской области от 30.05.2012 №776/18 «Об Управлении делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области», приказываю:
1. Утвердить прилагаемое Положение обархиве Управления делами Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области.
2. Отделу организационного обеспечения имобилизационной работы Управления делами Губернатора Московской области иПравительства Московской области обеспечить размещение настоящего приказа наофициальном сайте Управления делами Губернатора Московской области иПравительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
3. Контроль за выполнением настоящегоприказа возложить на заместителя Управляющего делами Губернатора Московскойобласти и Правительства Московской области Жидикова С.В.
Управляющий делами
Губернатора Московской области
и Правительства Московской области Р.Н. Мамедов
Утверждено
приказом Управления делами
Губернатора Московской области
и Правительства Московской области
от 20 марта 2019 г. № 36-П
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРАМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
I. Общие положения
1. Документы, образовавшиеся в процесседеятельности Администрации Губернатора Московской области, Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области (далее -Управление делами), имеющие историческое, культурное, научное, социальное,экономическое и политическое значение, относятся к составу Архивного фондаМосковской области (далее - документы Архивного фонда Московской области) иподлежат постоянному хранению в государственном казенном учреждении Московскойобласти «Центральный государственный архив Московской области» (далее - ГКУ МОЦГАМО).
В соответствии с законодательствомРоссийской Федерации и законодательством Московской области уничтожениедокументов Архивного фонда Московской области запрещается.
2. Управление делами осуществляетхранение, комплектование, учет, использование и обеспечивает сохранностьдокументов Архивного фонда Московской области и других архивных документов,образовавшихся в процессе деятельности Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами, в соответствии с Положением об Управлении деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области, утвержденнымпостановлением Правительства Московской области от 08.11.2013 № 927/48 «Обутверждении Положения об Управлении делами Губернатора Московской области иПравительства Московской области и внесении изменений в постановлениеПравительства Московской области от 30.05.2012 № 776/18 «Об Управлении деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области».
Документы Архивного фонда Московскойобласти хранятся в Управлении делами временно, в течение срока, установленногоФедеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РоссийскойФедерации», - 10 лет, затем передаются на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.
Документы временных (свыше 10 лет)сроков хранения, в том числе документы по личному составу, АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами хранятся в Управлении деламидо их уничтожения в течение сроков, установленных федеральными законами, иныминормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовыхархивных документов с указанием сроков их хранения.
Упорядоченные документы по личномусоставу при отсутствии необходимых условий для обеспечения их сохранности посогласованию с Главным архивным управлением Московской области могут бытьдосрочно переданы на хранение в государственное бюджетное учреждение Московскойобласти «Московский областной архивный центр» (далее - ГБУ МО МОАЦ).
3. Управление делами обеспечивает отбор,подготовку и передачу документов Архивного фонда Московской области вупорядоченном состоянии на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО в соответствии сутвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015№ 526 Правилами организации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов ворганах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях(далее - Правила).
4. Все работы, связанные с отбором,подготовкой и передачей документов Архивного фонда Московской области в ГКУ МОЦГАМО, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются силами иза счет средств Управления делами.
5. За утрату и порчу документовАрхивного фонда Московской области должностные лица Администрации ГубернатораМосковской области, Управления делами несут ответственность в соответствии сзаконодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
6. Архив Управления делами ГубернатораМосковской области и Правительства Московской области (далее - архив Управленияделами) создан для хранения, комплектования, учета, использования и подготовкик передаче на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО документов Архивного фондаМосковской области и других архивных документов Администрации ГубернатораМосковской области, Управления делами (далее - ведение архива Управленияделами).
7. Управление делами обеспечиваетфинансовые, материально-технические и иные условия, необходимые длякомплектования, хранения, учета и использования архивных документов,предоставляет архиву Управления делами помещения, отвечающие нормативнымтребованиям хранения архивных документов.
8. Положение об архиве Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области (далее -Положение) утверждается и вводится в действие приказом Управления деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области послесогласования с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Главного архивногоуправления Московской области.
9. Ведение архива Управления деламиосуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Обархивном деле в Российской Федерации», законами и иными нормативными правовымиактами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования,учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и другихархивных документов в государственных органах, органах местного самоуправленияи организациях, законами и иными нормативными правовыми актами Московскойобласти в сфере архивного дела и делопроизводства, локальными правовыми актамиУправления делами, настоящим Положением.
10. Функции по ведению архива Управленияделами возлагаются на структурное подразделение Управления делами,осуществляющее документационное обеспечение деятельности Управления делами.
Обязанности работника, ответственного заведение архива, определяются должностным регламентом или должностнойинструкцией, утвержденными в установленном порядке.
II. Составдокументов архива Управления делами
11. Подлежат хранению в архивеУправления делами следующие документы, образовавшиеся в процессе деятельностиАдминистрации Губернатора Московской области, Управления делами:
1) документы постоянного хранения,отнесенные к составу Архивного фонда Московской области, в том числеюридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результатынаучно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ,градостроительная документация, кино-, фото-, видео-, фонодокументы,электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники,переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников;
2) документы временных (свыше 10 лет)сроков хранения, в том числе документы по личному составу АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами;
3) документы по личному составу фондаАдминистрации Московской области;
4) фонды пользования документовАдминистрации Губернатора Московской области, Управления делами;
5) справочно-поисковые средства кхранящимся в архиве Управления делами документам и учетные документы архиваУправления делами.
III. Задачи и функции архива Управленияделами
12. К основным задачам архива Управленияделами относятся:
1) организация хранения документов,состав которых предусмотрен разделом II Положения;
2) комплектование архива Управленияделами документами, образовавшимися в процессе деятельности АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами;
3) учет документов, находящихся нахранении в архиве Управления делами;
4) использование документов, находящихсяна хранении в архиве Управления делами;
5) подготовка и своевременная передачадокументов Архивного фонда Московской области на постоянное хранение в ГКУ МОЦГАМО;
6) осуществление методическогоруководства и контроля за формированием и оформлением дел в структурныхподразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления деламии своевременной передачей их в архив Управления делами;
7) осуществление методическогоруководства и контроля за формированием и оформлением дел в организациях,находящихся в ведомственном подчинении Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами, не являющихся источниками комплектования ГКУ МО ЦГАМО(далее - подведомственные организации).
13. В соответствии с возложенными нанего задачами архив Управления делами осуществляет следующие функции:
1) прием не ранее чем через один год ине позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве,документов структурных подразделений Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами в соответствии с утвержденным графиком;
2) организация учета документов ифондов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;
3) ежегодное представление в ГКУ МОЦГАМО учетных сведений об объеме и составе хранящихся в архиве Управленияделами документов Архивного фонда Московской области и других архивныхдокументов в соответствии с порядком государственного учета документовАрхивного фонда Московской области;
4) систематизация и размещениедокументов, поступающих на хранение в архив Управления делами;
5) подготовка и представление:
на рассмотрение и согласованиеЦентральной экспертной комиссии Управления делами Губернатора Московскойобласти и Правительства Московской области (далее - ЦЭК) описей дел постоянногохранения, описей электронных дел, документов постоянного хранения, описей делвременных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей электронных дел, документоввременных (свыше 10 лет) сроков хранения, описей дел по личному составу, атакже актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащиххранению, актов об утрате документов, актов о неисправимых поврежденияхархивных документов, описей дел по личному составу подведомственных организаций,актов о выделении к уничтожению документов подведомственных организаций, неподлежащих хранению;
на утверждение ЭПК Главного архивногоуправления Московской области описей дел постоянного хранения, описейэлектронных дел, документов постоянного хранения;
на согласование ЭПК Главного архивногоуправления Московской области описей дел по личному составу, а также актов обутрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов;
на утверждение Управляющему деламиГубернатора Московской области и Правительства Московской области (далее -Управляющий делами) описей дел постоянного хранения, описей электронных дел,документов постоянного хранения, описей дел временных (свыше 10 лет) сроковхранения, описей электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроковхранения, описей дел по личному составу, а также актов о выделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, актов об утратедокументов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденных(согласованных) ЭПК Главного архивного управления Московской области;
6) подготовка и передача документовАрхивного фонда Московской области на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО;
7) организация и проведение экспертизыценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся нахранении в архиве Управления делами, в целях отбора документов для включения всостав Архивного фонда Московской области, а также выявления документов, неподлежащих дальнейшему хранению, организация работы по уничтожению документов;
8) проведение мероприятий по обеспечениюсохранности документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами,проведение проверки наличия и состояния документов в архиве Управления делами;
9) организация информированияруководства и работников Администрации Губернатора Московской области,Управления делами о составе и содержании документов архива Управления делами;
10) информирование пользователей повопросам местонахождения архивных документов;
11) организация выдачи документов и дел вовременное пользование в установленном порядке, предоставление копий документов,хранящихся в архиве Управления делами, в том числе в форме электронныхдокументов, в целях служебного и практического использования;
12) исполнение запросов пользователей, втом числе запросов граждан социально-правового характера, выдача вустановленном порядке архивных копий документов, архивных выписок и архивныхсправок;
13) ведение учета использованиядокументов, хранящихся в архиве Управления делами, в том числе выдачи документови дел во временное пользование, выдачи архивных справок, архивных выписок,архивных копий документов;
14) организация использования фондовпользования документов Администрации Губернатора Московской области, Управленияделами;
15) методическое руководство и контрольв рамках работы ЦЭК за учетом и использованием документов по личному составу вподведомственных организациях;
16) осуществление ведениясправочно-поисковых средств к документам архива Управления делами;
17) составление номенклатуры делУправления делами по установленной форме на основании типовых, ведомственных ииных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовыхактов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
18) организация переплета архивныхдокументов и документов, необходимых в практической деятельности, по заявкамструктурных подразделений Администрации Губернатора Московской области,Управления делами;
19) участие в разработке документов повопросам архивного дела и делопроизводства в Управлении делами;
20) оказание методической помощи:
структурным подразделениям АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами, подведомственныморганизациям в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;
структурным подразделениям АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами в подготовке документов кпередаче в архив Управления делами.
IV. Организация хранения документовАрхивного фонда
Московской области и других архивныхдокументов в архиве
Управления делами
14. Документы Архивного фонда Московскойобласти, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет)сроков хранения, образовавшиеся в процессе деятельности АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами, составляют архивный фонд,который подлежит хранению в архиве Управления делами.
15. Документы временных (до 10 летвключительно) сроков хранения не подлежат передаче в архив Управления делами.Они хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожениюв установленном Правилами порядке.
16. Сохранность документов в архивеУправления делами обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативныхусловий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранениядокументов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их внормальном физическом состоянии.
17. Комплекс работ по обеспечениюсохранности документов архива Управления делами включает в себя:
предоставление помещения, оснащенногоспециальным оборудованием для размещения и хранения документов;
обеспечение нормативных условий хранениядокументов;
выполнение требований к размещениюдокументов;
проверка наличия и состояния документов.
18. Все поступающие в архив Управленияделами документы размещаются на металлических стеллажах или в шкафах в порядке,обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами иоперативный поиск документов.
Электронные документы на физически обособленныхносителях должны размещаться отдельно от других документов.
Все помещения архива Управления делами,а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
19. В процессе хранения электронныхдокументов в архиве Управления делами не реже одного раза в 5 лет производитсятехнический контроль физического состояния носителей и воспроизводимостиэлектронных документов.
20. Для оперативного доступа кэлектронным документам в справочных и поисковых целях создается фондпользования электронных документов.
21. Помещения архива Управления деламидолжны быть оборудованы охранной и пожарной сигнализацией, в них должнысоблюдаться нормативные режимы хранения документов, обеспечивающие их защиту отповреждений, вредных воздействий окружающей среды. Помещения должны содержатьсяв чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов,насекомых, пыли.
22. Проверка наличия и состояниядокументов на бумажных носителях проводится в архиве Управления деламикомиссией или не менее чем двумя работниками Управления делами не реже одногораза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.
23. В ходе проверки наличия и состояниядокументов в архиве Управления делами:
устанавливается фактическое наличие дели документов, соответствие их записям в учетных документах архива Управленияделами;
выявляются и устраняются недостатки вучете документов;
выявляются отсутствующие документы иорганизуется их розыск;
выявляются документы, требующиепрофилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;
выявляются и учитываются электронныедокументы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводитсяконтроль физического и технического состояния документов, осуществляетсяпроверка на наличие вредоносных компьютерных программ.
24. Проверка наличия и состояниядокументов считается завершенной после внесения изменений, выявленныхпроверкой, в учетные документы архива Управления делами.
По результатам проверки составляется актпроверки наличия и состояния документов по установленной форме. При обнаруженииошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетныхдокументах. В случае обнаружения неучтенных документов также составляетсясоответствующий акт. Указанные акты утверждаются Управляющим делами или егозаместителем, координирующим и контролирующим деятельность структурногоподразделения Управления делами, на которое возложены функции по ведению архиваУправления делами (далее - курирующий заместитель Управляющего делами).
25. Если проверкой установленоотсутствие дел и документов, организуется их розыск.
Розыск архивных документов проводится втечение одного года. На дела и документы, не обнаруженные в ходе проверкиналичия и состояния документов, составляется акт об утрате документов поустановленной форме, который рассматривается ЦЭК и утверждается Управляющимделами или курирующим заместителем Управляющего делами. К акту прилагаетсясправка о проведении розыска. Акт об утрате документов представляется в ГКУ МОЦГАМО для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.
Утраченные подлинники документов могутбыть заменены их копиями.
V. Учет документов Архивного фондаМосковской области
и других архивных документов
26. Учету подлежат все находящиеся нахранении в архиве Управления делами документы.
27. Управление делами в установленномпорядке представляет в ГКУ МО ЦГАМО учетные сведения об объеме и составехранящихся документов Архивного фонда Московской области и других архивныхдокументов в соответствии с Регламентом государственного учета документовАрхивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный №1344).
Для этих целей в Управлении деламиежегодно составляется паспорт архива Управления делами по утвержденной форме.
28. Основными единицами учета документовв архиве Управления делами являются:
архивный фонд - совокупность архивныхдокументов, исторически или логически связанных между собой;
единица хранения - дело, электронноедело.
29. Учет документов в архиве Управленияделами осуществляется путем ведения основных (обязательных) и вспомогательныхучетных документов.
Состав и формы основных (обязательных)учетных документов определяются в соответствии с Правилами.
Состав и формы вспомогательных учетныхдокументов определяются архивом Управления делами самостоятельно.
30. Основные (обязательные) учетныедокументы архива Управления делами:
книга учета поступления и выбытия дел,документов;
список фондов;
лист фонда;
описи дел, документов;
реестр описей.
31. Учет поступления и выбытия дел,документов в архиве Управления делами осуществляется на основании:
описей дел структурных подразделений игодовых разделов сводных описей дел, документов;
номенклатуры дел АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами;
акта о технических ошибках в учетныхдокументах;
акта об обнаружении документов (неотносящихся к данному фонду, неучтенных);
акта об утрате документов;
акта приема-передачи документов нахранение;
акта о выделении к уничтожению архивныхдокументов, не подлежащих хранению;
акта о неисправимых поврежденияхархивных документов.
На основании указанных документоввносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документыархива Управления делами.
32. Учетные документы архива Управленияделами, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебногопользования и пользователям не выдаются.
VI. Комплектование архива Управленияделами документами
Архивного фонда Московской области идругими
архивными документами
33. Документы Архивного фонда Московскойобласти и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числедокументы по личному составу, Администрации Губернатора Московской области,Управления делами передаются в архив Управления делами не ранее чем через один годи не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
В Администрации Губернатора Московскойобласти, в Управлении делами в целях предотвращения износа подлинников правовыхактов и распорядительных документов создаются фонды пользования - совокупностькопий документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов. Копиидокументов фондов пользования также передаются в архив Управления делами.
Документы по личному составугосударственных гражданских служащих Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами, уволенных с государственной гражданской службы,передаются в архив Управления делами по истечении 10 лет со дня увольнения.
34. Документы поступают в архивУправления делами после проведения экспертизы ценности - изучения документов наосновании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документови отбора их для включения в состав Архивного фонда Московской области.
35. Экспертизе ценности подлежат вседокументы Администрации Губернатора Московской области, Управления делами,подведомственных организаций независимо от видов носителей и способов записи.До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.
36. Экспертиза ценности документов набумажном носителе и электронных документов проводится по одинаковым принципамна основе законодательства Российской Федерации и иных нормативных правовыхактов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актовМосковской области в сфере архивного дела и делопроизводства, типовых, ведомственныхи иных перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур делАдминистрации Губернатора Московской области, Управления делами,подведомственных организаций.
37. Для организации и проведенияметодической и практической работы по экспертизе ценности документов вУправлении делами создана ЦЭК.
38. Экспертиза ценности документовпроводится ежегодно:
в делопроизводстве АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами, подведомственных организаций- при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверкеправильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел кпередаче в архив Управления делами;
в архиве Управления делами - в процессеподготовки дел и документов к передаче на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.
39. При проведении экспертизы ценностидокументов в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами осуществляется:
отбор дел постоянного хранения ивременных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив Управленияделами;
отбор дел с временными сроками хранения,подлежащих хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению документов,сроки хранения которых истекли.
40. Отбор документов постоянного ивременного (свыше 10 лет) срока хранения проводится путем полистного просмотрадел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожениютолько на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянногохранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документыс временными сроками хранения.
41. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаютсяполистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов,подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой «ЭПК», в которых выявленыдокументы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из ихсостава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела. Оформление вновь сформированных делпроизводится только после завершения экспертизы ценности документов.
42. По результатам экспертизы ценностидокументов в структурных подразделениях Администрации Губернатора Московскойобласти, Управления делами ежегодно составляются описи дел постоянногохранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу поустановленным Правилами формам, на основе которых в архиве Управления деламисоставляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.
На электронные документы постоянногохранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельныеописи.
43. Подведомственные организации создаютописи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроковхранения. Указанные документы на хранение в архив Управления делами непередаются. Подведомственные организации самостоятельно обеспечиваютсохранность документов.
44. На дела с истекшими сроками храненияв структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управленияделами составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, неподлежащих хранению.
На основе предложений структурныхподразделений в Администрации Губернатора Московской области, в Управленииделами составляются акты о выделении к уничтожению архивных документов, неподлежащих хранению, по установленной Правилами форме.
Дела включаются в акт о выделении куничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, если предусмотренныйдля них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.
45. Подведомственные организации такжесоставляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, иуничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только послесоставления годовых разделов описей дел документов временных (свыше 10 лет)сроков хранения и по личному составу за соответствующий период. Описи и актыпредставляются на согласование ЦЭК, затем утверждаются руководителеморганизации.
46. Дела на бумажном носителе,выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту овыделении к уничтожению документов.
47. Электронные документы с истекшимисроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, послечего проводится их физическое уничтожение или уничтожениепрограммно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте овыделении к уничтожению документов.
48. Документы постоянного хранения,временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются вархив Управления делами структурными подразделениями Администрации ГубернатораМосковской области, Управления делами в упорядоченном состоянии.
Упорядочение документов представляетсобой комплекс работ по формированию документов в дела, оформление и описаниедел с соблюдением требований, установленных Правилами.
49. Законченные делопроизводством делапостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личномусоставу, после окончания календарного года, в котором они были заведены,подготавливаются к передаче в архив Управления делами и подлежат оформлению иописанию.
В зависимости от сроков храненияпроводится полное и частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Полное оформление дел на бумажномносителе предусматривает:
переплет документов дела (неформатныедокументы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление внутренней описи документовдела;
оформление обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно)хранения подлежат частичному оформлению. Допускается не проводитьсистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительныенадписи не составлять.
50. В дело помещаются документы, которыепо своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещаетсягруппировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а такжедокументы, подлежащие возврату.
При формировании дела необходимособлюдать следующие требования:
документы постоянного и временногохранения необходимо группировать в отдельные дела;
включать в дело по одному экземплярукаждого документа;
группировать в дело документы одногокалендарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела).
Приказы по личному составу группируютсяв дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются вхронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной платеработников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавитуфамилий, имен и отчеств.
Дело на бумажном носителе не должносодержать более 250 листов при толщине не более 4 см.
51. В целях обеспечения сохранности изакрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажномносителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруютсяв валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу листа документапростым графитным карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруютсяотдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томовили частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
В случае обнаружения большого числаошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельныхошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеровлистов.
52. Лист-заверитель составляется поустановленной форме на отдельном листе. Лист-заверитель дела подписывается егосоставителем.
Если дело переплетено без бланкалиста-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторонуобложки в конце дела.
53. Внутренняя опись документов деласоставляется для учета документов определенных категорий дел на бумажномносителе (особо ценные, личные, судебные дела), а также для учета дел,сформированных по разновидностям документов.
Внутренняя опись составляется наотдельном листе по установленной форме.
Внутренняя опись подписываетсясоставителем. Если дело переплетено без бланка внутренней описи документов, тосоставленная опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
54. На обложке дела указываются:
наименование организации (полностью, вименительном падеже);
наименование структурного подразделения;
индекс дела (в соответствии сноменклатурой дел);
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
Надписи на обложке дела следуетоформлять четко, светостойкими чернилами или тушью.
55. Передача дел в архив Управленияделами производится по графику, согласованному с руководителями структурныхподразделений Администрации Губернатора Московской области, Управления делами,передающих документы, и утвержденному Управляющим делами или курирующимзаместителем Управляющего делами.
56. Прием-передача дел в архивУправления делами производится в установленном порядке по описям, составленнымв структурных подразделениях Администрации Губернатора Московской области,Управления делами, в присутствии работника структурного подразделения,передающего дела.
При передаче проверяется правильностьформирования и оформления дел. Все выявленные при проверке недостатки вформировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаныустранить.
57. Передача в архив Управления деламиэлектронных документов производится на основании описей электронных дел,документов посредством межведомственной системы электронного документооборотаМосковской области (далее - МСЭД) или на физически обособленных материальныхносителях.
Порядок создания, хранения ииспользования электронных документов в МСЭД регламентируется Положением обиспользовании межведомственной системы электронного документооборота Московскойобласти в деятельности центральных исполнительных органов государственнойвласти Московской области, государственных органов Московской области,утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 №516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системыэлектронного документооборота Московской области».
Передача текстовых электронныхдокументов в архив Управления делами осуществляется в формате PDF/A.
58. Порядок эвакуации дел и документов,находящихся на хранении в архиве Управления делами, при возникновениичрезвычайной ситуации определяется специальными инструкциями.
VII. Организация использованиядокументов Архивного фонда
Московской области и других архивныхдокументов
59. Документы Архивного фонда Московскойобласти и (или) их копии предоставляются архивом Управления делами впользование юридическим и физическим лицам в порядке, установленномзаконодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.
60. Доступ к архивным документам можетбыть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а такжев соответствии с ограничениями, установленными Администрацией ГубернатораМосковской области, Управлением делами.
61. Справочно-поисковые средства кдокументам архива Управления делами - это комплекс взаимосвязанных ивзаимозаменяемых архивных справочников о составе и содержании архивныхдокументов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивныхдокументов и архивной информации в целях эффективного использования.
Состав справочно-поисковых средств кдокументам архива Управления делами определяется составом и содержанием хранящихсяархивных документов, характером, задачами поиска и интенсивностью использованиядокументов.
62. Основным архивным справочником вархиве Управления делами являются описи дел, документов, составленные поустановленной Правилами форме.
63. К каждой описи составляетсясправочный аппарат. Состав справочного аппарата к описи зависит от срокахранения включенных в нее документов и их видов.
64. К описям (годовым разделам описей)дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие,при необходимости - список сокращений, оглавление, указатели.
К описи дел постоянного хранениядополнительно составляется историческая справка, в которой содержатся сведенияоб истории организации, объеме и крайних датах документов, степени их сохранности,о составе и содержании документов.
65. К описи дел, документов временного(свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление,список сокращений.
66. Описи (годовые разделы описей) делпостоянного хранения и по личному составу не менее чем через 3 года послезавершения делопроизводством включенных в них дел представляются нарассмотрение ЦЭК, а затем на рассмотрение ЭПК Главного архивного управленияМосковской области.
После утверждения (согласования) описей(годовых разделов описей) ЭПК Главного архивного управления Московской областиони утверждаются Управляющим делами.
67. Описи дел, документов временного(свыше 10 лет) хранения представляются на согласование ЦЭК, после чегоутверждаются Управляющим делами.
68. Основными формами использованиядокументов архива Управления делами являются:
информирование руководства и работниковАдминистрации Губернатора Московской области, Управления делами о составе исодержании документов, находящихся на хранении в архиве Управления делами;
исполнение запросов пользователей, в томчисле запросов граждан социально-правового характера;
выдача документов и дел во временноепользование, предоставление копий архивных документов по запросампользователей, в том числе в форме электронных документов.
69. Архив Управления делами всоответствии с законодательством Российской Федерации и законодательствомМосковской области обязан бесплатно предоставлять оформленные в установленномпорядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальнойзащитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получениельгот и компенсаций.
70. Архив Управления деламирассматривает и исполняет запросы, поступившие в письменной форме.
71. Запрос, поступивший в архивУправления делами, рассматривается в соответствии с требованиямизаконодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениямиграждан и предоставлению государственных услуг.
72. Запрос должен быть зарегистрирован втечение трех рабочих дней с момента его поступления.
73. Запрос, не относящийся к составухранящихся в архиве Управления делами документов (непрофильный запрос), втечение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могутхраниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя.
74. Ответ на поступивший запроспредоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешенияУправляющего делами этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней суведомлением об этом заявителя.
75. Ответы на запросы пользователей, втом числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в формеархивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенныхв установленном порядке.
Подготовленные архивом Управления деламиархивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются заявителям ссопроводительным письмом по почте или выдаются заявителю - при предъявлениидокумента, удостоверяющего личность, его представителям - при предъявлениидокумента, удостоверяющего личность, и доверенности, оформленной вустановленном порядке.
76. При отсутствии документов,необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, заявителюнаправляется ответ с указанием причин их отсутствия.
77. Подлинные личные документы огражданском состоянии, об образовании, трудовые книжки, хранящиеся в архивеУправления делами, выдаются их владельцам с разрешения Управляющего делами попредъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо ихродственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленнойзаконодательством Российской Федерации порядке. Подлинные личные документымогут быть направлены заявителю ценным письмом.
78. Копирование хранящихся в архивеУправления делами документов по заявкам пользователей производится поразрешению Управляющего делами или курирующего заместителя Управляющего делами.
79. Копии документов с сопроводительнымписьмом пересылаются в адрес той организации, по запросу которой ониизготовлены, или выдаются представителю организации под роспись.
80. Электронные документы выдаютсяархивом Управления делами в виде электронных копий или копий на бумажномносителе. При необходимости заверения копий электронных документов используетсяэлектронная подпись должностных лиц Управления делами, уполномоченныхУправляющим делами, или выдается копия документа на бумажном носителе,заверенная в установленном порядке.
81. Выдача дел и документов из архиваУправления делами во временное пользование производится в установленном порядкена основании письменного разрешения Управляющего делами или курирующегозаместителя Управляющего делами:
работникам структурных подразделенийАдминистрации Губернатора Московской области, Управления делами;
судебным, правоохранительным и инымуполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерациии Московской области;
иным пользователям по письменномузаявлению.
82. Дела и документы выдаются на срок,не превышающий:
одного месяца, - для использованияработниками Администрации Губернатора Московской области, Управления делами ииными пользователями;
шести месяцев, - судебным,правоохранительным и иным уполномоченным органам.
Продление установленных сроков выдачидокументов и дел допускается по разрешению Управляющего делами.
83. Изъятие и возвращение документовоформляются актами об изъятии (возвращении) документов. С изымаемых документовизготавливаются заверенные в установленном порядке копии, которые приобщаются кделам.
84. Архивные документы, изъятые вкачестве вещественных доказательств, подлежат возврату в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.
85. Отказ в выдаче дел и документовдопускается в случаях:
наличия фонда пользования;
неудовлетворительного физическогосостояния документов;
не прошедших научного описания итехнического оформления документов, до завершения этих работ;
ограничений на использование,установленных законодательством Российской Федерации или АдминистрациейГубернатора Московской области, Управлением делами при передаче документов нахранение в архив Управления делами.
86. Отказ в предоставлении документоввыдается в письменном виде, в нем должны быть указаны причины отказа и порядокобжалования.
87. В архиве Управления делами вустановленном порядке ведется учет использования документов, в том числе выдачидел и документов во временное пользование, выдачи архивных справок, выписок,архивных копий документов.
VIII. Передача документов Архивногофонда Московской области
на постоянное хранение
88. Документы Архивного фонда Московскойобласти по истечении срока их временного хранения в архиве Управления деламипередаются на постоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО.
89. Досрочная передача документов напостоянное хранение в ГКУ МО ЦГАМО может быть осуществлена при отсутствиинеобходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фондаМосковской области, при угрозе утраты (уничтожения) документов.
90. В случае необходимости практическогоиспользования документов Архивного фонда Московской области допускаетсяпродление срока хранения документов в архиве Управления делами по письменномуразрешению Главного архивного управления Московской области.
91. Передача документов постоянногохранения в ГКУ МО ЦГАМО осуществляется в соответствии с планом, утвержденнымдиректором государственного казенного учреждения Московской области «Центральныйгосударственный архив Московской области» по согласованию с Управлением делами.
92. Документы Архивного фонда Московскойобласти передаются в ГКУ МО ЦГАМО в упорядоченном состоянии по описям (годовымразделам описей) дел постоянного хранения, утвержденным ЭПК Главного архивногоуправления Московской области и Управляющим делами.
Дополнительно передаются соответствующиесправочно-поисковые средства к документам.
93. Передача документов оформляетсяактом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах.Один экземпляр акта остается в ГКУ МО ЦГАМО, другой - в Управлении делами.
Вместе с документами передаются триэкземпляра описи (годового раздела описи) дел постоянного хранения, в том числеодин экземпляр описи передается в электронном виде.
IX. Передача архивных документов приреорганизации или
ликвидации Управления делами,подведомственных организаций
94. В случае реорганизации Управленияделами с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивныедокументы в упорядоченном состоянии передаются организации-правопреемнику ивключаются в архивный фонд последней.
95. При ликвидации Управления деламидокументы Архивного фонда Московской области в упорядоченном состояниипоступают на хранение в ГКУ МО ЦГАМО, документы по личному составу, а такжеархивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются вупорядоченном состоянии в ГБУ МО МОАЦ.
96. При реорганизации подведомственныхорганизаций условия и место дальнейшего хранения архивных документовопределяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на тоучредительными документами, по согласованию с Главным архивным управлениемМосковской области.
97. При ликвидации подведомственныхорганизаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личномусоставу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли,передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в ГБУМО МОАЦ на основании договора между ликвидационной комиссией и ГБУ МО МОАЦ. Приэтом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документовликвидируемой организации.
98. При смене работника, ответственногоза ведение архива Управления делами, прием-передача хранящихся в архивеУправления делами документов, справочно-поисковых средств к документам иучетных документов осуществляется по акту.
X. Права архива Управления делами
99. Для выполнения возложенных на архивУправления делами задач и функций структурное подразделение Управления делами,на которое возложены функции ведения архива Управления делами, имеет право:
1) представлять руководству Управленияделами предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования,учета и использования документов, находящихся на хранении в архиве Управленияделами;
2) запрашивать в структурныхподразделениях Администрации Губернатора Московской области, Управления делами,в подведомственных организациях сведения, необходимые для работы архиваУправления делами;
3) давать рекомендации структурнымподразделениям Администрации Губернатора Московской области, Управления делами,подведомственным организациям по вопросам, относящимся к компетенции архиваУправления делами;
4) информировать структурныеподразделения Администрации Губернатора Московской области, Управления делами онеобходимости передачи документов в архив Управления делами в соответствии сутвержденным графиком;
5) контролировать выполнениеустановленных правил работы с документами в структурных подразделенияхУправления делами, в подведомственных организациях.
XI. Ответственность
100. Руководитель структурногоподразделения Управления делами, на которое возложены функции по ведениюархива, и работник, ответственный за ведение архива Управления делами, несутответственность за:
1) выполнение возложенных на архивУправления делами задач и функций;
2) предоставление в установленномпорядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архиваУправления делами;
3) готовность архива Управления делами кработе в условиях чрезвычайных ситуаций;
4) несоблюдение условий обеспечениясохранности документов в архиве Управления делами;
5) утрату и несанкционированноеуничтожение хранящихся в архиве Управления делами документов;
6) необоснованный отказ в приеме нахранение документов.
101. Ответственность в случае утраты,порчи или незаконного уничтожения документов, подлежащих передаче в архивУправления делами, несут руководители структурных подразделений АдминистрацииГубернатора Московской области, Управления делами.