Приказ от 26.01.2007 г № 10
Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области
Приказываю:
Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области (прилагается).
Министр
Н.А. Савенко
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В МИНИСТЕРСТВЕ СЕЛЬСКОГО
ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Общие положения
1.1.Настоящий Административный регламент рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области (далее - Министерство), разработанный в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", Инструкцией по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области, утвержденной распоряжением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Московской области от 27.12.2005 N 68 (далее - Инструкция по делопроизводству), и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Московской области, устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в Министерстве.
1.2.Министерством рассматриваются обращения граждан по вопросам, отнесенным к его компетенции в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области и Положением о Министерстве, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 05.05.2006 N 384/16 "Об утверждении Положения о Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области, его структуры и штатной численности" (далее - Положение).
1.3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется министром сельского хозяйства и продовольствия Правительства Московской области (далее - министр), первым заместителем министра и заместителями министра, работниками структурных подразделений Министерства. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляется Управлением организационно-контрольной и кадровой работы Министерства (далее - Управление).
1.4.Справочную работу по обращениям граждан ведет Управление, которое регулярно готовит аналитическую и статистическую информацию о характере обращений граждан и представляет ее министру.
1.5.Все работники Министерства, осуществляющие прием и рассмотрение обращений граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. При рассмотрении обращений граждан не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.
1.6.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерстве исполнитель обязан сдать все находящиеся у него на рассмотрении обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство по обращениям граждан в Министерстве.
2.Прием и первичная обработка обращений граждан
2.1.Все поступившие в Министерство обращения граждан (в том числе в электронном виде) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в Управление.
2.2.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в помещении Управления.
2.3.По просьбе заявителя ему может быть выдана расписка с указанием даты приема письменного обращения, количества принятых листов, телефоном для справок (приложение N 1).
2.3.При приеме и первичной обработке письменных обращений производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений.
2.4.Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в обращении не содержится просьбы об их возврате.
2.5.Обращения, поступившие в Министерство по информационным системам общего пользования, рассматриваются в общем порядке.
2.6.После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются министру или заместителю министра, временно исполняющему его обязанности.
3.Регистрация поступивших обращений
3.1.Письменные обращения, поступившие в Министерство, подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента их поступления в Министерство в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
3.2.Поступившие в Министерство обращения сортируются по категориям отправителей, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Входящий N ___, дата ___". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.3.При регистрации:
3.3.1.Обращению присваивается регистрационный номер; указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации обращения. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
3.3.2.Отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично, поступило в электронном виде). Если обращение переслано, то указывается, откуда оно поступило, проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма.
3.3.3.На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется отметка "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется отметка "Контроль. Срок ___".
3.3.4.Обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом.
4.Направление обращений на рассмотрение
4.1.После получения обращения министр или заместитель министра, временно исполняющий его обязанности, принимает решение о направлении его на рассмотрение.
4.2.Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых в соответствии с законодательством Российской Федерации не относится к компетенции Министерства, направляются в течение 7 дней со дня их регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
4.3.Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам, подписываются министром или первым заместителем министра. Одновременно за той же подписью обратившемуся гражданину направляется уведомление о том, куда направлено его обращение. Сопроводительные письма и уведомления оформляются на официальных бланках Министерства.
5.Сроки и порядок рассмотрения обращений
5.1.Обращения, поступившие в Министерство в соответствии с его компетенцией, подлежат обязательному рассмотрению.
5.2.Поступившие в Министерство письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в Управлении или в сроки, установленные руководителями органов государственной власти Российской Федерации и органов государственной власти Московской области, в том числе министром, первым заместителем министра и заместителями министра.
5.3.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
5.4.Обращения рассматриваются непосредственно в Министерстве, а при необходимости - с выездом на место.
5.5.К каждому поступившему в Министерство обращению Управление готовит проект поручения. Поручение должно содержать фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, четко сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись министра, дату, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого обращения. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения.
5.6.Поручение оформляется на бланке Министерства установленной формы.
5.7.Контроль за сроками исполнения и подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым, или в силу указаний министра либо заместителя, исполняющего обязанности министра, другой исполнитель (далее - ответственный исполнитель).
5.8.Работник Министерства, которому поручено рассмотрение обращения, вправе с согласия руководителя своего структурного подразделения пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц.
5.9.Обращения, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, могут быть оставлены без ответа по существу поставленных в них вопросов. В таком случае гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом на обращение. В необходимых случаях Управление направляет такие обращения в государственные органы в соответствии с их компетенцией.
5.10.В случае если в обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому ему должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
5.11.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.12.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения поступали в Министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
5.13.В случае если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, министр вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.14.Если ответ по существу поставленных в обращении вопросов не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
5.15.Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
6.Продление срока рассмотрения обращений граждан
6.1.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу министр вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
6.2.В случае если обращение написано на иностранном языке или точечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращения увеличивается на время, необходимое для перевода.
6.3.Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя министру. Уведомление о продления срока рассмотрения обращений (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим (федеральным) государственным органом, то ответственный исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
6.4.В случае продления срока рассмотрения обращения заявителю направляется промежуточный ответ, в тексте которого указывается срок окончательного ответа на обращение.
7.Требования к оформлению ответа
7.1.Ответы на обращения граждан, а также вышестоящим (федеральным) государственным органам об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывает министр или заместитель министра, временно исполняющий его обязанности.
7.2.Текст ответа должен быть изложен четко, последовательно, кратко, исчерпывающе.
7.3.В ответе вышестоящему (федеральному) государственному органу должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4.Ответы заявителям и в вышестоящие (федеральные) государственные органы печатаются на официальных бланках Министерства.
7.5.В левом нижнем углу текста ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя, номер его служебного телефона.
7.6.Подлинники обращений граждан в вышестоящие (федеральные) государственные органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.7.После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в Управление, где проверяется правильность оформления ответа. Работник Управления вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, и предложить оформить ответ в соответствии с указанными требованиями. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено", "Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает фамилию, инициалы и телефон, заверяет их личной подписью.
7.8.После регистрации ответа в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству Управление отправляет письма адресатам. Отправление ответов без регистрации в Управлении не допускается.
7.9.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
7.10.Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Московской области.
8.Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан
8.1.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.
8.2.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Губернатора Московской области, Вице-губернатора Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, советников Губернатора Московской области, министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области, Председателя Московской областной Думы, первого заместителя Председателя Московской областной Думы, заместителей Председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.
8.3.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет Управление.
9.Организация личного приема граждан
9.1.Организацию личного приема граждан осуществляет Управление.
9.2.Прием граждан ведут министр, первый заместитель министра и заместители министра.
9.3.Запись на прием осуществляется ежедневно с 9.00 до 17.30 (кроме выходных и праздничных дней), в пятницу с 9.00 до 16.15.
9.4.Запись на повторный прием к министру, первому заместителю министра, заместителям министра осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
9.5.Прием граждан по личным вопросам министром, первым заместителем министра и заместителями министра осуществляется каждый вторник с 16.00 до 18.00.
9.6.Данные о посетителях, краткое содержание обращений граждан, поступивших на личном приеме, сведения о результатах личного приема заносятся в журнал учета установленной формы (приложение N 2).
9.7.Во время личного приема каждый гражданин вправе изложить свое обращение устно или в письменной форме. По просьбе заявителя ему может быть выдана расписка с указанием даты приема письменного обращения, количества принятых листов, телефоном для справок (приложение N 1).
9.8.Министр, первый заместитель министра, заместители министра при рассмотрении обращений граждан в пределах своей компетенции могут приглашать на прием специалистов Министерства и подведомственных учреждений, создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях, проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан, поручать рассмотрение обращения другим должностным лицам в порядке подчиненности, кроме организаций, учреждений и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.
9.9.В ходе личного приема министр, первый заместитель министра, заместители министра уведомляют заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.
9.10.По окончании личного приема министром, первым заместителем министра, заместителями министра и согласно их поручениям работники Управления осуществляют рассылку документов. Поручения оформляются на бланке Министерства установленной формы, а в случае, если оно написано непосредственно на документе или в карточке, то работник Управления оформляет поручение в установленном порядке.
9.11.Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема министра, первого заместителя министра, заместителей министра осуществляется работниками Управления.
9.12.На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль", и все направленные документы подлежат возврату в Управление.
9.13.Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление министру, первому заместителю министра, заместителям министра, осуществлявшим прием. Если по представленным материалам не поступит дополнительных поручений, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов "В дело" в Управление они снимаются с контроля, о чем делается отметка в карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
9.14.За нарушение графика личного приема граждан без уважительных причин министр, первый заместитель министра, заместители министра несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
10.Организация работы по обращениям граждан, поступившим по телефону, в том числе по телефону "горячей линии"
10.1.Прием обращений граждан по телефону осуществляется специалистом Управления в приемной министра, а в случае организации приема обращений граждан по телефону "горячей линии" (далее - горячая линия) - специалистом соответствующего управления Министерства, уполномоченным начальником управления в соответствии с приказом министра.
10.2.Прием обращений граждан осуществляется круглосуточно.
10.3.Все поступающие в Министерство обращения граждан в обязательном порядке регистрируются в журнале учета обращений, в котором указываются данные обратившегося гражданина, краткое содержание обращения, дата принятия обращения, а также фамилия, имя, отчество специалиста, принявшего обращение.
10.4.Специалист, осуществляющий прием обращений граждан, в пределах своей компетенции дает консультации и разъяснения по поставленным вопросам либо разъясняет заявителю его право обратиться в другие органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти Московской области и к иным должностным лицам.
10.5.В случае поступления обращения о чрезвычайных ситуациях специалист, осуществляющий прием обращений граждан, немедленно сообщает об этом министру, первому заместителю министра, заместителю министра в пределах их компетенции.
10.6.При поступлении обращений граждан по горячей линии специалист, ведущий прием обращений, дает исчерпывающий ответ на поставленные вопросы в пределах его компетенции.
Приложения
2007-01-26 Приложение к Приказу от 26 января 2007 года № 10 Расписка