Постановление от 29.11.2010 г № 2640
Об утверждении Административного регламента исполнения муниципальной услуги «Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении „Наро-Фоминский районный архив“»
В соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", руководствуясь Уставом Наро-Фоминского муниципального района Московской области, постановляю:
1.Утвердить Административный регламент исполнения муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Наро-Фоминский районный архив" (прилагается).
2.Опубликовать настоящее постановление в районной газете "Основа" и разместить на официальном сайте администрации Наро-Фоминского муниципального района в сети Интернет.
3.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
4.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя руководителя администрации Наро-Фоминского муниципального района - управляющего делами Коротееву Л.П.
Руководитель администрации
Наро-Фоминского муниципального района
В.Н. Савостин
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ОРГАНИЗАЦИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
ИНФОРМАЦИИ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ, НАХОДЯЩИХСЯ
НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ В МУНИЦИПАЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ
"НАРО-ФОМИНСКИЙ РАЙОННЫЙ АРХИВ"
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги
1.Административный регламент исполнения муниципальной услуги "Организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Наро-Фоминский районный архив" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией органов государственной власти, органов местного самоуправления, физических и юридических лиц (далее - пользователи) и определяет сроки и последовательность действий, порядок взаимодействия МУ "Наро-Фоминский районный архив" (далее - районный архив) с органами государственной власти, органами местного самоуправления и иными организациями, физическими лицами при рассмотрении обращений пользователей.
2.Наименование муниципальной услуги: организация предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении.
1.2.Наименование учреждения, непосредственно
исполняющего муниципальную услугу
3.Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении, осуществляет муниципальное учреждение "Наро-Фоминский районный архив".
1.3.Перечень нормативных правовых актов,
непосредственно регулирующих исполнение
муниципальной услуги
4.Исполнение муниципальной услуги по организации предоставления информации по документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", 25.12.1993, N 237);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ч. 1, ст. 3448);
Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220-8235);
Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера" (Собрание законодательства Российской Федерации, 10.03.1997, N 10, ст. 1127);
Указом Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74);
приказом Росархива от 28.04.2001 N 33 "Об утверждении Перечня информационных услуг, предоставляемых государственными архивами Российской Федерации пользователям из государственных информационных ресурсов бесплатно или за плату, не возмещающую в полном размере расходы на услуги";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 02.06.2007, N 97);
Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 11.10.2006, N 189);
постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 N 694/28 "О Положении о Главном архивном управлении Московской области" (с изменениями, внесенными постановлениями Правительства Московской области от 14.07.2008 N 564/26, от 12.09.2008 N 804/34, от 13.10.2008 N 919/37) ("Информационный вестник Правительства Московской области", N 10, 29.10.2007).
1.4.Описание результатов исполнения
муниципальной услуги по организации предоставления
информации по документам архивных фондов,
находящихся на архивном хранении
5.Результатами исполнения муниципальной услуги могут быть:
- предоставление информации о составе документов районного архива;
- предоставление архивной справки, архивной выписки, архивной копии;
- уведомление о перенаправлении непрофильного запроса;
- уведомление о возможном местонахождении документов;
- отрицательный ответ.
1.5.Описание заявителей
6.Заявителями (пользователями) являются юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области, к документам архивных фондов, находящихся на архивном хранении в муниципальном учреждении "Наро-Фоминский районный архив", и (или) их копиям, справочно-поисковым средствам к ним.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге
1.Муниципальная услуга по исполнению запросов предоставляется в зависимости от темы запроса в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
2.Место нахождения муниципального учреждения "Наро-Фоминский районный архив": 143300, Московская обл., г. Наро-Фоминск, ул. М. Жукова, д. 13, 4 этаж.
3.Электронный адрес - e-mail: admnf@mosreg.ru.
Телефоны муниципального учреждения, организующего предоставление муниципальной услуги:
Директор МУ "Наро-Фоминский районный архив": 8(496) 34-397-88.
Телефон для справок: 8(496) 34-371-60.
4.Адрес электронной страницы в сети Интернет - сайт администрации Наро-Фоминского муниципального района, раздел "Муниципальные учреждения" (http:/narofominsk.ru/branches/arh).
5.График приема пользователей: понедельник - пятница 09.00-17.00;
перерыв с 13.00 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
6.Информация по порядку предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
По телефону должностные лица районного архива дают информацию по вопросам организации исполнения запросов.
7.Прием заявителей ведется в порядке очереди при личном обращении работниками районного архива без предварительной записи.
8.В случае письменного обращения пользователя по порядку исполнения муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой или по электронной почте (при получении обращения по электронной почте) в адрес заявителя в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации обращения.
2.2.Сроки исполнения муниципальной услуги
9.Сроки рассмотрения обращений пользователей исчисляются в рабочих днях.
Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение одного дня с момента поступления в районный архив.
Обращения пользователей о предоставлении информации рассматриваются в районном архиве в течение тридцати дней со дня их регистрации. В исключительных случаях директор районного архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения пользователя, направившего обращение.
Районный архив рассматривает обращения органов государственной власти Московской области и органов местного самоуправления Наро-Фоминского муниципального района, связанные с исполнением ими своих полномочий, и предоставляет запрашиваемые ими документы или сведения в течение пятнадцати дней со дня их регистрации.
В случае если обращение органа государственной власти Московской области или органа местного самоуправления Наро-Фоминского муниципального района не может быть рассмотрено в установленный срок из-за необходимости проведения дополнительной поисковой работы, то срок рассмотрения обращения продлевается по согласованию с органом - автором обращения.
Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию районного архива, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.
При поступлении обращения, которое не может быть исполнено без предоставления дополнительных сведений, исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено. В этом случае районный архив в пятидневный срок запрашивает автора обращения о предоставлении сведений, необходимых для его исполнения.
При поступлении запроса суда выдается ответ только в отношении тех лиц, по которым рассматриваются гражданские дела.
2.3.Перечень оснований для приостановления
исполнения муниципальной услуги или для отказа
в ее исполнении
10.Исполнение муниципальной услуги может быть приостановлено или пользователю может быть отказано в рассмотрении обращения по следующим основаниям:
- отсутствие в обращении пользователя необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих охраняемую законом тайну и иную информацию ограниченного доступа;
- обращения пользователей не содержат наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса и/или электронного адреса пользователя;
- отсутствие документов, подтверждающих правопреемство организации;
- отсутствие паспорта или иного удостоверяющего документа у гражданина или доверенности, оформленной в установленном порядке, у доверенного лица в случае личного обращения при получении архивной справки, архивной выписки и архивной копии;
- обращения пользователей не поддаются прочтению;
- если в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
- если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.4.Требования к месту исполнения муниципальной услуги
11.Прием обращений пользователей осуществляется в приемной районного архива, оборудованной письменным столом и стульями; при поступлении обращения по электронной почте - в рабочей комнате специалиста районного архива. Заявителю в необходимых случаях предоставляются бумага и письменные принадлежности для заполнения бланка заявления.
Фасад здания районного архива оборудован информационной табличкой (вывеской) с наименованием районного архива.
Помещение информирования пользователей располагается в приемной районного архива и предназначено для ознакомления их с информационными материалами.
2.5.Перечень необходимых для исполнения
муниципальной услуги документов
12.Пользователь направляет в муниципальное учреждение обращение, составленное в произвольной форме. Образцы заявлений имеются в приемной МУ "Наро-Фоминский районный архив", а также в электронной форме с официального сайта администрации Наро-Фоминского района на страничке "Муниципальные учреждения".
13.Требования к письменному запросу:
Запрос (заявление) должен содержать следующие реквизиты:
- наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество (последнее при наличии) и все их изменения;
- почтовый адрес заявителя, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса;
- суть запроса, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения;
- хронологию запрашиваемой информации;
- личную подпись и дату запроса физического лица, подпись должностного лица для запроса организации.
Запрос может быть оформлен от руки или машинописным способом, распечатан посредством электронных печатающих устройств.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы или их копии.
14.Требования к устному обращению граждан:
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
При обращении в районный архив лично запрос заявителя оформляется с его слов либо с предъявленных личных документов посредством внесения сведений в электронную карточку регистрации и учета исполнения запроса для наведения архивной информации по документам. Заявитель на данной карточке регистрации лично указывает свои паспортные данные и ставит личную подпись с расшифровкой.
Заявитель может самостоятельно подать заявление.
В запросе с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения.
В заявлении указываются следующие обязательные реквизиты:
1) реквизиты заявителя (фамилия, имя, отчество физического лица и все их изменения);
2) адрес постоянного места жительства или фактический адрес заявителя;
3) способ получения сведений (лично или почтой);
4) перечень запрашиваемых сведений и их хронология.
15.К запросу прилагаются следующие документы:
1) документ, удостоверяющий личность;
2) нотариально заверенная доверенность (в случае обращения через представителя) и ее копия;
3) документы, подтверждающие право на имущество наследодателя (при оформлении документов на получение наследства):
а) свидетельство о смерти наследодателя и его копия;
б) завещание и его копия;
в) документы, подтверждающие родство, и их копии;
г) справка от нотариуса и ее копия.
К запросам о подтверждении трудового стажа и заработной плате прилагаются ксерокопии трудовых книжек, если запрос не требует восстановления утерянной трудовой книжки.
Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии при их получении расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения и количество полученных экземпляров.
3.Административные процедуры
16.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги по исполнению запросов юридических и физических лиц.
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение в организации по принадлежности;
- подготовка и направление ответов заявителям.
3.1.Регистрация запросов и передача их на исполнение
16.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
16.1.Специалист районного архива:
- осуществляет регистрацию запросов (обращений) граждан и организаций;
- определяет правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- определяет тематику запроса и срок исполнения;
- исполняет и направляет ответ заявителям.
16.2.Регистрация обращений осуществляется в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота "Парадокс". Обращения граждан регистрируются отдельно от обращений организаций.
3.2.Анализ тематики поступивших запросов
17.Специалист районного архива, ответственный за исполнение запроса, осуществляет анализ тематики запросов с использованием архивных справочников, содержащих сведения о местах хранения документов, необходимых для исполнения запросов.
В ходе анализа определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности для непосредственного исполнения.
3.3.Направление запросов на исполнение
в организации по принадлежности
18.По итогам анализа запроса специалист районного архива, отвечающий за его исполнение, в течение 5 дней со дня регистрации запроса направляет запрос с сопроводительным письмом для исполнения в другие органы и организации, имеющие на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.
В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя и для контроля в адрес районного архива, одновременно информируя об этом получателя муниципальной услуги.
3.4.Подготовка и направление ответов гражданам
19.При наличии запрашиваемых документов специалист районного архива готовит ответ заявителю в виде информационного письма, архивных справок, архивных выписок и архивных копий.
Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме.
Архивная справка - документ, составленный на бланке районного архива, содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью районного архива.
Архивная справка подписывается директором районного архива и специалистом, исполняющим запрос, заверяется гербовой печатью, на ней проставляются номер и дата составления.
Архивная выписка - документ, составленный на бланке районного архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью директора районного архива и гербовой печатью.
К архивной копии составляется сопроводительное письмо, которое подписывается директором районного архива.
При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, в течение 30 дней составляется отрицательный ответ на бланке районного архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ заверяется гербовой печатью районного архива.
20.Муниципальная услуга считается предоставленной, если пользователю муниципальной услуги выдана запрашиваемая документированная информация или дан мотивированный ответ о ее отсутствии.
3.5.Другие положения, характеризующие требования
к исполнению муниципальной услуги
21.Муниципальный архив осуществляет информационное обеспечение государственных органов и органов местного самоуправления, связанное с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.
Информационное обеспечение других пользователей осуществляется архивом в порядке оказания платных услуг. Перечень категорий обращений, исполняемых на платной основе МУ "Наро-Фоминский районный архив", а также стоимость работ определяются в соответствии с прейскурантом цен на услуги, оказываемые архивом, утвержденным постановлением главы Наро-Фоминского района.
4.Порядок и формы контроля за соблюдением последовательности действий по исполнению муниципальной услуги
22.Контроль по исполнению оказания муниципальной услуги осуществляют:
- в соответствии с предоставленными полномочиями Главное архивное управление Московской области - уполномоченный орган в сфере архивного дела в Московской области;
- заместитель руководителя администрации Наро-Фоминского муниципального района;
- директор районного архива.
23.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляет директор районного архива.
Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений Административного регламента.
24.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц районного архива.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей работники, допустившие нарушение данного Административного регламента, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии со ст. 192 Трудового кодекса РФ.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги
25.Порядок обжалования действия (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении муниципальной услуги.
Обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации в вышестоящий орган, вышестоящему должностному лицу или в суд.
Жалоба может быть направлена письменно или высказана устно на личном приеме у директора районного архива. Письменные жалобы принимаются и регистрируются в порядке, установленном для работы с обращениями граждан или юридических лиц.
Заявитель в своей жалобе в обязательном порядке указывает:
фамилию, имя, отчество;
почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
изложение сути жалобы;
личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Ответ на жалобу не дается в случаях:
1) если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) если текст жалобы не поддается прочтению;
3) если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью должностного лица, а также членов его семьи;
4) если в жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства.
О решении директора архива о рассмотрении или об отказе в рассмотрении жалобы заявитель уведомляется письменно.