Постановление от 17.06.2011 г № 963
Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Предоставление копий, выписок, справок по документам, находящимся на архивном хранении, уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов»
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом Клинского муниципального района постановляю:
1.Утвердить Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Предоставление копий, выписок, справок по документам, находящимся на архивном хранении, уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов".
И.о. руководителя администрации
Клинского муниципального района
М.М. Самарина
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
КОПИЙ, ВЫПИСОК, СПРАВОК ПО ДОКУМЕНТАМ, НАХОДЯЩИМСЯ
НА АРХИВНОМ ХРАНЕНИИ, УВЕДОМЛЕНИЕ О ПЕРЕАДРЕСАЦИИ
НЕПРОФИЛЬНОГО ЗАПРОСА И/ИЛИ О ВОЗМОЖНОМ МЕСТОНАХОЖДЕНИИ
ЗАПРАШИВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ"
I.Общие положения
1.Наименование.
Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление копий, выписок, справок по документам, находящимся на архивном хранении, уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов" на территории муниципального образования "Клинский муниципальный район" (далее по тексту - Услуга) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) администрации Клинского муниципального района.
Административная процедура по предоставлению Услуги осуществляется архивным отделом управления по делопроизводству администрации Клинского муниципального района (далее по тексту - Архивный отдел).
2.Нормативно-правовое регулирование предоставления Услуги осуществляется в соответствии с:
1) Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
2) Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
3) Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
4) Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
5) Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";
6) Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";
7) приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
8) постановлением руководителя администрации Клинского муниципального района от 18.06.2010 N 289-л "Об утверждении Положения об Архивном отделе управления по делопроизводству администрации Клинского муниципального района";
9) иными нормативными правовыми актами.
3.Органы и организации, участвующие в процедуре по предоставлению муниципальной Услуги.
3.1.В процедуре по предоставлению Услуги участвует:
3.1.1.Архивный отдел управления по делопроизводству администрации Клинского муниципального района.
3.2.Архивный отдел управления по делопроизводству администрации Клинского муниципального района осуществляет взаимодействие со всеми органами власти и организациями, структурными подразделениями администрации Клинского муниципального района по вопросам предоставления Услуги, контролирует процедуру и сроки процедуры, а также получение конечного результата заявителем.
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
4.Информация о порядке предоставления муниципальной Услуги.
4.1.Почтовый адрес для направления документов и обращений, место нахождения: 141600, Московская область, г. Клин, ул. Гагарина, д. 3/2.
Информацию об Услуге, порядке, сроках и месте ее предоставления можно получить по телефону: 8 (92624) 2-01-04.
Адрес электронной почты: arhivklin@mail.ru.
Интернет-сайт администрации Клинского муниципального района: www.klinciti.ru.
Часы приема (выдачи) документов заявителей (представителей заявителей) на исполнение государственной функции: понедельник - четверг с 9.00 до 13.00.
4.2.Информация о порядке предоставлении Услуги выдается:
непосредственно в Архивном отделе;
на Интернет-сайте администрации Клинского муниципального района;
на информационном стенде Архивного отдела.
Сведения о местонахождении, контактных телефонах и Интернет-адресах органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для предоставления Услуги, размещаются в табличном виде или в виде карты-схемы:
на Интернет-сайте администрации Клинского муниципального района: www.klinciti.ru;
информационных стендах Архивного отдела.
Сведения о графике (режиме) работы Архивного отдела сообщаются по телефонам для справок (консультаций), а также размещаются на Интернет-сайте администрации Клинского муниципального района: www.klinciti.ru.
4.3.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления Услуги, и Интернет-сайте администрации Клинского муниципального района, размещается следующая информация:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию Услуги;
текст Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте и извлечения на информационных стендах);
краткое описание порядка предоставления Услуги;
перечни документов, необходимых для предоставления Услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;
образцы оформления документов, необходимых для предоставления Услуги, и требования к ним;
месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для Услуги;
схема размещения специалистов и режим приема ими граждан;
таблица сроков предоставления Услуги в целом и максимальных сроков выполнения отдельных административных процедур, в том числе времени нахождения (ожидания), времени приема документов и т.д.;
основания отказа в предоставлении Услуги;
порядок информирования о ходе предоставления Услуги;
порядок получения консультаций;
порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих Услугу.
4.4.Заявители, предоставившие в уполномоченный орган документы, в обязательном порядке информируются специалистами:
о приостановлении предоставления Услуги;
об отказе в предоставлении Услуги;
о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.
4.5.Порядок информирования о ходе предоставления Услуги.
Информирование о ходе предоставления Услуги осуществляется специалистами при личном контакте с заявителями с использованием средств Интернета, почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Информация о приостановлении предоставления Услуги или об отказе в ее предоставлении направляется заявителю заказным письмом и дублируются по телефону или электронной почте, указанным в заявлении (при наличии соответствующих данных в заявлении).
Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю сообщается при подаче документов и при возобновлении предоставления, а в случае сокращения срока по указанному в заявлении телефону и/или электронной почте.
В любое время с момента приема документов заявитель имеет право на получение сведений о прохождении процедур по предоставлению Услуги при помощи телефона, средств Интернета, электронной почты или посредством личного посещения.
Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) находится представленный им запрос.
4.6.Порядок получения консультаций о предоставлении Услуги.
Консультации по процедуре предоставления Услуги могут предоставляться:
на личном приеме;
по письменным обращениям;
по телефону.
При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности специалиста, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
Консультирование граждан по вопросам предоставления Услуги на личном приеме производится сотрудниками Архивного отдела в приемные дни.
При осуществлении консультирования на личном приеме специалист обязан:
представиться, указав фамилию, имя и отчество;
дать ответы на заданные посетителем вопросы. В случае если подготовка ответа на заданные вопросы требует продолжительного времени (более 10 минут), специалист может предложить заявителю обратиться письменно;
в конце разговора специалист должен кратко подвести итоги разговора.
В случае если посетитель не удовлетворен информацией, предоставленной ему на устном приеме, специалист Архивного отдела предлагает ему подготовить письменное обращение по интересующим его вопросам.
Письменный запрос на получение консультации может быть направлен:
по почте;
передан по факсу;
доставлен в Архивный отдел.
При консультировании по письменным запросам ответ направляется в адрес заявителя в срок, не превышающий 30 дней с момента поступления письменного запроса. Ответ на письменный запрос подписывается начальником Архивного отдела или лицом, его замещающим.
В ответе указываются фамилия исполнителя документа, а также телефон для справок.
В случае когда запрос содержит вопросы, которые не входят в компетенцию Архивного отдела либо для которых предусмотрен иной порядок предоставления информации, исполнитель:
направляет заявителю письмо о невозможности предоставления сведений;
разъясняет право обратиться в орган, в компетенцию которого входит предоставление испрашиваемой информации.
5.Результат предоставления муниципальной Услуги.
5.1.Конечным результатом предоставления Услуги "Предоставление копии, выписки, справки по документам, находящимся на архивном хранении, уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов" может являться один из следующих пунктов:
предоставление архивной копии;
предоставление архивной выписки;
предоставление архивной справки;
уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Архивного отдела.
6.Условия предоставления муниципальной Услуги.
Граждане и юридические лица, заинтересованные в получении муниципальной Услуги, обращаются с заявлением к сотруднику Архивного отдела.
7.Описание заявителя.
С заявлением о предоставлении Услуги вправе обратиться граждане и юридические лица.
7.2.От имени граждан с заявлением о предоставлении Услуги вправе обратиться:
их законные представители (родители, усыновители, опекуны);
представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.
7.3.От имени юридических лиц с заявлением о предоставлении Услуги вправе обратиться:
лица, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительными документами;
представители, действующие в силу полномочий, основанных на доверенности.
8.Документы, необходимые для предоставления Услуги.
8.1.Для предоставления Услуги заявитель должен предоставить специалисту Архивного отдела следующие документы с приложением копий:
1) заявление в произвольной форме или по форме, размещенной на сайте:
от граждан - с указанием фамилии, имени, отчества, почтового и/или электронного адреса пользователя, темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
от юридического лица - за подписью руководителя, оформленное на бланке и/или заверенное печатью, с указанием темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации;
2) документ, удостоверяющий личность;
3) документы, подтверждающие право на запрос истребуемой информации.
9.Порядок предоставления документов.
Заявитель вправе представить документы, указанные в настоящем Регламенте, посредством личного обращения либо через личное обращение полномочного представителя, действующего на основании доверенности.
При личном обращении заявитель обращается и подает документы принимающему специалисту Архивного отдела.
10.Перечень оснований для отказа в предоставлении Услуги.
10.1.Отказ в предоставлении Услуги допускается в случае:
непредставления полного набора документов, предусмотренных настоящим административным регламентом, или представление недостоверных сведений в указанных документах;
наличия иных оснований, предусмотренных действующим законодательством.
11.Платность/бесплатность Услуги.
За действия специалистов Архивного отдела по приему, подготовке и выдаче документов оплата не взимается.
III.Административные процедуры
12.Описание последовательности действий при предоставлении Услуги.
12.1.Процедура по предоставлению Услуги включает в себя следующие административные действия:
рассмотрение пакета документов на предоставление Услуги;
поиск необходимых документов и подготовка ответа (копии, выписки, справки) о предоставлении Услуги (либо документа об отказе в предоставлении Услуги);
выдача заявителю документа, являющегося результатом процедуры по предоставлению Услуги.
13.Рассмотрение пакета документов на предоставление Услуги.
13.1.Специалист Архивного отдела, ответственный за регистрацию документов, принимает от заявителя пакет документов.
13.2.При приеме у заявителя документов специалист Архивного отдела, ответственный за регистрацию документов:
проверяет правильность оформления заявления, комплектность и подлинность исходных документов, представляемых заявителем;
регистрирует заявление;
передает начальнику отдела полученные от заявителей за рабочий день комплекты документов;
начальник отдела распределяет специалистам отдела комплекты документов для выполнения Услуги.
При поступлении в Архивный отдел почтового и Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
13.3.Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.
13.4.Срок оказания муниципальной Услуги в Архивном отделе не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства Архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя.
13.5.При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составления по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, Архивный отдел проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
13.6.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
14.Осуществление предоставления Услуги.
14.1.Основанием для начала данного административного действия является получение ответственным должностным лицом Архивного отдела пакета документов о предоставлении Услуги.
14.2.Запрос пользователя рассматривается начальником Архивного отдела или лицом, его замещающим, направляется на исполнение непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса.
14.3.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов Архивный отдел письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
14.4.Вид информационного документа, подготавливаемого Архивным отделом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
14.5.Результатом административного действия по предоставлению Услуги или об отказе в предоставлении Услуги может являться один из указанных пунктов:
предоставление архивной копии;
предоставление архивной выписки;
предоставление архивной справки (по пенсионным вопросам возможно посредством почтовой связи);
уведомление о переадресации непрофильного запроса и/или о возможном местонахождении запрашиваемых документов;
предоставление архивных документов пользователям в читальном зале Архивного отдела.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений при предоставлении муниципальной услуги
15.1.Порядок и формы контроля:
- текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной Услуги (далее - текущий контроль), осуществляется начальником Архивного отдела или лицом, его замещающим, ежедневно;
- текущий контроль осуществляется путем проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящего Административного регламента, иных нормативных правовых актов;
- контроль полноты и качества предоставления муниципальной Услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан;
- проверки могут быть плановыми и внеплановыми. При проведении проверки могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки) или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться в связи с конкретным обращением заявителя;
- работники Архивного отдела за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной Услуги, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления услуги
16.1.Заинтересованные лица в соответствии с настоящим Регламентом вправе обжаловать в досудебном порядке:
отказ в приеме документов для предоставления Услуги;
отказа заявителю в предоставлении Услуги.
16.2.Необоснованное затягивание установленных настоящим Регламентом сроков осуществления административных процедур, а также другие действия (бездействие) работников Архивного отдела могут быть обжалованы получателями Услуги в суде.
16.3.Обращение (претензия) может быть подано заявителем, права которого нарушены, а также по просьбе заявителя его представителем, чьи полномочия удостоверены в установленном законом порядке.
16.4.Обращения (претензии) могут быть поданы в течение месяца со дня, когда заявитель узнал или должен был узнать о нарушении своих прав.
В случае пропуска по уважительной причине срока подачи жалобы этот срок по заявлению лица, подающего жалобу, может быть восстановлен. Уважительной причиной могут считаться, в частности, любые обстоятельства, затруднившие получение информации об обжалованных действиях (решениях) и их последствиях.
16.5.Обращения (претензии) могут быть поданы в устной или письменной форме, а также в форме электронных сообщений.
16.6.Заявители могут сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях или бездействии работников, органов и учреждений, участвующих в процедуре предоставления Услуги и должностных лиц, о нарушении положений настоящего Регламента, некорректном поведении или нарушении служебной этики по номерам телефонов, содержащихся на Интернет-ресурсах исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов и учреждений, участвующих в процедуре предоставления Услуги, а также на информационных стендах Архивного отдела.
Обращение (претензия) заявителя должно содержать следующую информацию:
фамилия, имя, отчество гражданина, место жительства или пребывания;
наименование юридического лица, почтовый адрес (в случае, если заявителем является юридическое лицо);
наименование органа или учреждения, должность, фамилия, имя и отчество работника (при наличии сведений), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
существо нарушенных прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
сведения о способе информирования заявителя о принятых мерах по результатам рассмотрения его сообщения;
личная подпись и дата.
Отсутствие в письменном обращении любой другой информации не может являться основанием для отказа в принятии и рассмотрении обращения (претензии).
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменному обращению (претензии) документы и материалы либо их копии.
16.7.В ходе приема обращения (претензии) специалистом Архивного отдела заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (претензии), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении (претензии) вопросов.
16.8.Бланки стандартной формы письменных обращений должны находиться в свободном доступе и в достаточном количестве в Архивном отделе. При этом на специально оборудованных стендах размещаются образцы заполнения обращений и указываются все необходимые для направления обращения реквизиты должностных лиц, ответственных за работу с обращениями граждан и юридических лиц.
16.9.Для приема жалобы в форме электронного сообщения заявитель должен указать свою фамилию, имя, отчество, а также суть жалобы (с уточнением должностных лиц, действия или бездействие которых обжалуются).
16.10.Обращение (претензия) не подлежит рассмотрению в следующих случаях:
пропуска срока подачи обращения (претензии);
отсутствия обязательных реквизитов письменного обращения и указаний на предмет обжалования;
подачи обращения (претензии) лицом, не имеющим полномочий выступать от имени гражданина;
получения документально подтвержденной информации о вступлении в законную силу решения суда по вопросам, изложенным в обращении (претензии);
установления факта, что данный заявитель уже многократно обращался с жалобой по этому предмету и ему были даны исчерпывающие письменные ответы при условии, что в обращении (претензии) не приводятся новые доводы или обстоятельства;
в обращении (претензии) содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
если текст письменного обращения не поддается прочтению, при этом, если прочтению поддается почтовый адрес заявителя, ему сообщается о данной причине отказа в рассмотрении;
если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
Заявителю должно быть сообщено о невозможности рассмотрения его обращения (претензии) в трехдневный срок со дня его получения.
16.11.Письменное обращение (претензия) подлежит обязательной регистрации не позднее чем в течение трех дней с момента ее поступления.