Приказ от 23.01.2013 г № 4-ПР-О
Об утверждении Порядка организации контроля за исполнением документов в Госадмтехнадзоре Московской области
В целях совершенствования работы с документами и организации контроля за своевременным и качественным исполнением поступивших и внутренних документов в Госадмтехнадзоре Московской области приказываю:
1.Утвердить Порядок организации контроля за исполнением документов в Госадмтехнадзоре Московской области (далее - Порядок) (прилагается).
2.Начальникам структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области обеспечить изучение и неукоснительное соблюдение должностными лицами требований Порядка.
3.Признать утратившим силу приказ начальника Госадмтехнадзора Московской области от 04.04.2011 N 30-Пр-о.
4.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя начальника Госадмтехнадзора Московской области - заместителя главного государственного административно-технического инспектора Московской области Чечкина Г.А.
Начальник - главный государственный
административно-технический инспектор
Московской области
А.А. Филиппов
ПОРЯДОК
ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСАДМТЕХНАДЗОРЕ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Контроль исполнения нормативных правовых актов и распорядительных документов является одной из основных задач системы контроля.
Целью контроля исполнения распорядительных документов (далее - контроль) является обеспечение своевременного и качественного исполнения указанных в них поручений.
Контролю подлежат все зарегистрированные в системе делопроизводства распорядительные документы, а также служебные записки, информационные документы, обращения организаций и граждан с распорядительными резолюциями руководителей, протокольные поручения заседаний и оперативных совещаний Правительства Московской области, зафиксированные в документированных стенограммах и порученные для контроля мероприятия, имеющие конкретные сроки выполнения или конечные результаты.
Основанием для постановки распорядительного документа на контроль органу контроля (или соответствующему работнику, осуществляющему непосредственный контроль) является пункт документа, возлагающий контроль на конкретное должностное лицо исполнительного органа государственной власти, и резолюция данного должностного лица по контролируемому вопросу.
По другим документам - резолюция руководителя о постановке на контроль.
2.Контроль за исполнением документов представляет собой совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение документов, и состоит из двух составляющих:
- сроковый контроль;
- содержательный контроль по существу вопроса.
3.Сроковый контроль за исполнением разных категорий документов в центральном аппарате Госадмтехнадзора Московской области осуществляется общим отделом организационно-правового управления и строится на базе регистрационных данных, в территориальных отделах - должностным лицом, осуществляющим общее делопроизводство.
4.Сроковый контроль включает в себя: постановку на контроль, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнительской дисциплины.
5.Содержательный контроль за исполнением документа (поручения) по существу вопроса возлагается начальником Госадмтехнадзора Московской области (далее - начальник) на первого заместителя начальника, одного из заместителей начальника, на другое должностное лицо, указанное в его поручении, или оставлен за собой.
В территориальных отделах содержательный контроль за исполнением документа возлагается на начальника отдела.
6.Контроль за исполнением нормативного правового акта или распорядительного документа (распоряжения Госадмтехнадзора Московской области, приказа начальника Госадмтехнадзора Московской области) осуществляется конкретным должностным лицом, указанным в самом документе ("Контроль за исполнением приказа возложить на...").
7.Персональную ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений руководства Госадмтехнадзора Московской области несут руководители соответствующих структурных подразделений Госадмтехнадзора Московской области, являющиеся ответственными исполнителями в соответствии с вынесенной резолюцией.
8.Осуществление контроля за:
а) своевременным и качественным исполнением поручений руководства Госадмтехнадзора Московской области территориальными отделами Госадмтехнадзора Московской области (далее - территориальные отделы);
б) соблюдением сроков и ходом рассмотрения обращений граждан в территориальных отделах;
в) результатами надзорной деятельности территориальных отделов -
возлагается на управление по работе с территориями Госадмтехнадзора Московской области, начальников территориальных управлений и начальников территориальных отделов.
9.Централизованному (с использованием системы автоматизированного делопроизводства САДД "Дело") контролю подлежат зарегистрированные в общем отделе организационно-правового управления Госадмтехнадзора Московской области (далее - общий отдел) документы, требующие исполнения, в том числе:
а) поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и других вышестоящих должностных лиц;
б) постановления и распоряжения Губернатора Московской области, постановления Правительства Московской области по вопросам, отнесенным к компетенции Госадмтехнадзора Московской области;
в) поручения Губернатора Московской области, Правительства Московской области и членов Правительства Московской области;
г) поручения начальника Госадмтехнадзора Московской области по подготовке заключений по проектам законодательных актов Московской области, нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Московской области, Правительства Московской области, Московской областной Думы;
д) обращения (запросы) депутатов Государственной Думы Российской Федерации, Московской областной Думы;
е) нормативные правовые акты и распорядительные документы Госадмтехнадзора Московской области (распоряжения Госадмтехнадзора Московской области, приказы начальника Госадмтехнадзора Московской области);
ж) поступившие письма, требующие направления ответа или осуществления каких-либо действий в установленные в письме сроки;
з) поручения, содержащиеся в протоколах совещаний, решениях Коллегии Госадмтехнадзора Московской области и Коллегий центральных исполнительных органов государственной власти Московской области;
и) поручения начальника, поставленные по его указанию на контроль общим отделом.
10.Контроль за рассмотрением обращений граждан осуществляется в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Главном управлении государственного административно-технического надзора Московской области.
11.Постановка документа на контроль является управленческим действием, связанным с письменным оформлением принятого руководством решения или поручения в виде резолюции, проставленной на документе. Постановка документа на контроль предшествует направлению документа на исполнение. Направление движения документа и сроки его исполнения определяются резолюцией руководства.
12.Поручение может быть индивидуальным (указана одна фамилия) или коллективным (несколько фамилий). Если в поручении указано несколько исполнителей, ответственным исполнителем считается тот, чья фамилия указана первой. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.
13.Ответственный исполнитель отвечает за организацию исполнения, подготовку ответа, взаимодействует с общим отделом по снятию с контроля или переносу срока исполнения. Соисполнители обязаны участвовать в проработке вопроса и представлять ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.
14.При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или увольнения ответственный исполнитель обязан передать другому сотруднику по согласованию с непосредственным руководителем контролируемые документы, сообщив об этом в общий отдел.
15.Постановка документа на контроль осуществляется в общем отделе путем отметки в регистрационной карточке срока исполнения документа (поручения) в соответствии с резолюцией.
При отсутствии в резолюции конкретного срока исполнения он устанавливается в соответствии с настоящим Порядком должностным лицом общего отдела, на которого возлагается осуществление срокового контроля.
16.Для постановки документа на контроль в верхней части лицевой стороны его первого листа (у левого поля или на свободном месте) проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" или буква "К".
17.Документы с указанием "срочно" или "оперативно" передаются на исполнение незамедлительно.
18.В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.
Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых и распорядительных актах, указываются в тексте документа.
19.Срок исполнения документов и поручений, поставленных на контроль, исчисляется:
а) для поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа или поручения;
б) для поступивших из других центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, организаций - с даты их поступления в делопроизводство (регистрации в Госадмтехнадзоре Московской области);
в) для поручений руководства Госадмтехнадзора Московской области - с даты вынесения резолюции.
20.Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:
а) содержащие конкретную дату исполнения - в указанный срок;
б) не содержащие конкретной даты исполнения, но с пометкой "срочно" - в 3-дневный срок, "оперативно" - в 10-дневный срок (считая от даты подписания поручения);
в) прочие документы, не содержащие конкретной даты исполнения, - в срок не более одного месяца;
г) протокольные поручения - в сроки, определенные в протоколе, считая от даты проведения заседания (совещания);
д) обращения депутатов Государственной Думы Российской Федерации - в 30-дневный срок от даты получения обращения;
е) обращения депутатов Московской областной Думы - в 20-дневный срок от даты получения обращения;
ж) депутатские запросы от Государственной Думы Российской Федерации, Московской областной Думы - в 15-дневный срок от даты получения обращения;
з) рассмотрение обращений, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
21.Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа (поручения), то ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя начальника Госадмтехнадзора Московской области или должностного лица, давшего поручение, мотивированную просьбу (служебную записку) о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.
Сроки исполнения "срочных" и "оперативных" поручений не продлеваются.
При получении согласия должностного лица об изменении срока исполнения поручения ответственный исполнитель обязан своевременно информировать общий отдел (для внесения нового срока исполнения в регистрационную карточку).
22.При исполнении поручений Губернатора Московской области необходимо соблюдать следующие сроки:
а) поручения, по которым ответственным исполнителем является Госадмтехнадзор Московской области и не указан конкретный срок их исполнения (т.е. он составляет месяц), подлежат исполнению за 5 дней до окончания срока;
б) поручения, в которых указан конкретный (укороченный) срок исполнения, подлежат исполнению за 3 дня до указанного срока;
в) по поручениям, в которых Госадмтехнадзор Московской области является соисполнителем (при направлении поручения двум и более должностным лицам), информация об исполнении направляется ответственному исполнителю (чья фамилия в поручении указана первой) за 10 дней до срока исполнения или в другие сроки, указанные ответственным исполнителем;
г) в случае невозможности подготовки доклада о результатах исполнения поручения в установленный срок письмо с просьбой продления срока исполнения направляется Губернатору Московской области за 10 дней до наступления установленного срока.
23.В соответствии с поручением Вице-губернатора Московской области от 29.10.2012 N 2-3354исх информацию о ходе исполнения поручений Губернатора Московской области представлять в Отдел контроля Администрации Губернатора Московской области еженедельно по средам к 12.00 по установленной форме в электронном виде.
В графе "Поручения Губернатора Московской области" указывать номер документа, дату, краткое содержание документа и поручения, срок исполнения. В графе "Ответственный исполнитель" - фамилию, имя, отчество, должность, контактный телефон. В графе "Состояние исполнения" отражать сведения о проделанной работе, сроки представления докладов.
24.Ответственными за осуществление контроля исполнения поручений Губернатора Московской области назначить:
- первого заместителя начальника Госадмтехнадзора Московской области - заместителя главного государственного административно-технического инспектора Московской области Чечкина Геннадия Анатольевича;
- начальника общего отдела организационно-правового управления Госадмтехнадзора Московской области - старшего государственного административно-технического инспектора Московской области Гораевского Владимира Леонидовича.
Снятие поручений с контроля исполнения производится:
- в случае завершения его исполнения - на основании положительной визы руководителя, давшего данное поручение;
- при отмене, утрате силы или изменении содержания поручения - с согласия руководителя, давшего данное поручение, или изданием документа, который его отменяет или изменяет содержание поручения;
- на основании оперативной информации об устном докладе исполнителя о выполнении поручения руководителю, давшему поручение.
Снятие с контроля поручения Губернатора Московской области производится на основании представленной Руководителю Администрации Губернатора Московской области исполнителем информации о его исполнении.
25.Предупредительный контроль исполнения.
В целях осуществления предупредительного контроля за 5 дней до истечения срока исполнения документа должностное лицо, осуществляющее контроль, направляет руководителю структурного подразделения, в котором исполняется документ, письменную справку-напоминание о неисполненном документе.
26.Снятие документа с контроля осуществляет начальник или ответственный исполнитель после его фактического исполнения. Документ считается исполненным после того, как:
а) его исполнитель фактически и по существу выполнил соответствующее поручение (резолюцию);
б) получено документированное подтверждение исполнения;
в) в необходимых случаях результаты исполнения поручения доведены до сведения заинтересованных органов.
27.Документы (справки, информация, ответы) о выполнении контрольных поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, других вышестоящих лиц, Губернатора Московской области и членов Правительства Московской области вместе с подлинниками документов, поступивших в Госадмтехнадзор Московской области (при необходимости их возврата), направляются на имя должностного лица, давшего поручение.
28.Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Госадмтехнадзора Московской области, в котором исполнен документ. Отметка оформляется в нижней части лицевой стороны первого листа исполненного документа.
29.В регистрационной карточке САДД "Дело" также делается отметка о снятии документа с контроля. Исполненный документ подшивается в соответствующее дело вместе со всеми материалами по его исполнению. Контрольная карточка закрывается, хранится в общем отделе и используется для анализа исполнительской дисциплины.
30.Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов ежемесячно анализируются должностным лицом, ответственным за его организацию, и докладываются начальнику.
31.На основании сведений, полученных в процессе учета, обобщения и анализа исполнения документов и поручений, разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и документооборота в целом.
32.Должностные лица, виновные в нарушении сроков подготовки документов или неисполнении поручения, поставленного на контроль, несут за это предусмотренную законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области ответственность.