Приложение к Постановлению от 28.06.2013 г № 475-П Административный регламент
Административный регламент предоставления муниципальной услуги «Исполнение запросов граждан и организаций по документам фондов архивного отдела администрации города Лыткарино» I. общие положения
1.1.Административный регламент "Исполнение запросов граждан и организаций по документам фондов архивного отдела администрации города Лыткарино" (далее - административный регламент) разработан с целью повышения качества предоставления муниципальной услуги, упорядочения административных процедур и действий.
1.2.В качестве заявителей выступают государственные органы, органы местного самоуправления, юридические и физические лица, обращающиеся на законных основаниях для получения муниципальной услуги (далее - заявитель).
1.3.Официальные сайты в сети Интернет, на которых размещена информация о предоставлении муниципальной услуги:
www.gosuslugi.ru;
www.pgu.mosreg.ru;
www.lytkarino.com.
II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов граждан и организаций по документам фондов архивного отдела администрации города Лыткарино" (далее - муниципальная услуга).
2.2.Муниципальная услуга предоставляется:
- архивным отделом администрации города Лыткарино (далее - Отдел);
- муниципальным бюджетным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Лыткарино" (далее - МФЦ Лыткарино).
2.2.1.Местонахождение Отдела и его почтовый адрес: ул. Первомайская, дом 7/7, 1 этаж, каб. 10, г. Лыткарино, Московская область, 140080.
График работы и приема заявителей:
- понедельник - четверг с 9.00 до 18.15;
- пятница с 9.00 до 17.00;
- обеденный перерыв с 13.00 до 14.00.
Выходные дни - суббота, воскресенье.
2.2.2.Местонахождение МФЦ Лыткарино и его почтовый адрес:
квартал 3а, д. 9, г. Лыткарино, Московская область, 140083.
График работы и приема заявителей:
- понедельник - пятница с 9.00 до 18.00;
- выходные дни - суббота, воскресенье.
2.2.3.Информацию о предоставлении муниципальной услуги заявитель может получить:
- по телефонам:
8(495) 552-87-22 (Отдел);
8(495) 775-48-38 (МФЦ Лыткарино);
- при личном обращении.
2.2.4.Муниципальная услуга предоставляется по письменному запросу заявителя, направленному:
- по почте;
- по факсу: 8(495) 552-86-18;
- по электронной почте:
- администрации города Лыткарино: lytkarino@mosreg.ru;
- Отдела: arhive.lyt@mail.ru;
- при личном обращении;
- через МФЦ Лыткарино, адрес электронной почты: mfc.lytkarino@mail.ru.
2.3.Результатом предоставления муниципальной услуги является получение заявителем архивной справки, архивной выписки, архивной копии с сопроводительным письмом, письменного ответа об отсутствии или необнаружении запрашиваемых документов.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Сотрудники Отдела обязаны предоставить заявителю исчерпывающую информацию о предоставлении муниципальной услуги.
2.4.2.Запрос о предоставлении муниципальной услуги государственных органов и органов местного самоуправления для исполнения ими своих функций Отдел рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки.
2.4.3.Ответ на запрос заявителя готовится в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня его регистрации.
2.4.4.В случае непредоставления муниципальной услуги в установленный срок из-за необходимости проведения дополнительной поисковой работы срок продлевается по согласованию с заместителем главы администрации города, курирующим работу Отдела.
2.4.5.Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его запроса с указанием причин продления срока.
2.4.6.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Отделе архивных документов, не позднее 5 рабочих дней со дня регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомление об этом заявителя.
2.5.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);
- Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним";
- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";
- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет";
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
- Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";
- Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области";
- Уставом города Лыткарино Московской области.
2.6.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя, поступивший согласно п. 2.2.4 и оформленный в произвольной форме или в соответствии с приложением N 1 к настоящему административному регламенту.
2.7.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.7.1.Заявитель должен представить самостоятельно:
- письменный запрос (заявление) в адрес администрации города, Отдела или МФЦ Лыткарино о предоставлении муниципальной услуги;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, в том числе военнослужащих, документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца);
- копию трудовой книжки для исполнения социально-правового запроса о подтверждении права на пенсионное обеспечение;
- доверенность, оформленную в установленном порядке.
2.7.2.Заявитель вправе представить по собственной инициативе документы, имеющие отношение к теме запроса и необходимые для поиска запрашиваемой информации.
2.7.3.Для получения сведений, содержащих данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.8.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
2.8.1.В запросе заявителя не указаны:
- для юридических лиц: наименование и справочные данные юридического лица, наименование должности лица, подписавшего запрос, расшифровка подписи;
- для физических лиц: фамилия, имя и отчество, почтовый адрес, дата, подпись.
2.8.2.Отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
2.9.Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
- в запросе отсутствуют необходимые сведения для его исполнения;
- по вопросам, содержащимся в запросе, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- текст письменного запроса не поддается прочтению;
- отсутствие у заявителя, истребующего сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, документов, подтверждающих его полномочия;
- поступившее обращение заявителя о прекращении предоставления муниципальной услуги.
Отказ в предоставлении муниципальной услуги заявителю оформляется в письменном виде.
2.10.Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.
2.11.Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.
2.11.1.Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Отдела.
2.11.2.При консультировании заявителя по телефону и на личном приеме сотрудники Отдела подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившегося по интересующему вопросу.
2.11.3.В случае если сотрудник не может самостоятельно ответить на вопрос, поставленный заявителем, он должен направить его к начальнику Отдела.
2.12.Запрос о предоставлении муниципальной услуги, поступивший в Отдел, регистрируется сотрудником в журнале, где запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер, что является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
2.13.Прием заявителей проводится сотрудниками Отдела без предварительной записи в рабочей комнате Отдела в соответствии с подпунктом 2.2.2 раздела II настоящего административного регламента.
2.13.1.На информационном стенде Отдела размещается обязательная информация:
- график работы и приема пользователей;
- перечень представляемых заявителями документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образец заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.
2.13.2.Для ожидания приема пользователям отводятся места, оборудованные стульями, столами для написания заявлений, а также противопожарной системой, средствами пожаротушения и системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.
Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
2.14.Качество муниципальной услуги - удобство и доступность, оперативность и достоверность, полнота и наглядность информации, соблюдение срока исполнения запроса и отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
III.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных действий при предоставлении муниципальной услуги:
3.1.1.Прием и регистрация запроса.
3.1.2.Анализ тематики поступившего запроса.
3.1.3.Поиск необходимой информации и документов, подготовка ответа.
3.1.4.Направление заявителю архивной справки, архивной выписки, архивной копии, ответа об отсутствии или необнаружении запрашиваемых документов, рекомендации о возможном местонахождении запрашиваемых архивных документов.
3.1.5.Направление запроса в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
Блок-схема последовательности административных процедур при предоставлении муниципальной услуги заявителю в приложении N 2 к административному регламенту.
3.2.Прием и регистрация запроса.
3.2.1.Запрос о предоставлении муниципальной услуги может быть направлен заявителем лично, по почте, по факсу в администрацию города Лыткарино, в МФЦ Лыткарино, в Отдел. Поступивший запрос регистрируется в общем отделе администрации города и направляется в Отдел, где в журнале регистрации запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер в день поступления. Запрос о предоставлении муниципальной услуги, поступивший в Отдел, регистрируется в журнале с присвоением индивидуального регистрационного номера в день поступления.
Регистрация заявления является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.Анализ тематики поступившего запроса.
3.3.1.Начальник Отдела осуществляет анализ тематики поступившего запроса с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в Отделе научно-справочного аппарата и информационного материала.
3.3.2.В результате анализа тематики определяются:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- возможное место нахождения архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
3.3.3.При поступлении запроса, который не может быть исполнен без предоставления дополнительных сведений или уточнений, сотрудники Отдела в течение 5 дней с момента регистрации в журнале запрашивают у заявителя информацию, уточняющую или дополняющую запрос необходимыми для его исполнения сведениями.
3.4.Поиск необходимой информации и документов, подготовку ответа осуществляют сотрудники Отдела.
3.4.1.Ответ может быть подготовлен в виде:
- архивной справки, архивной выписки, архивной копии с сопроводительным письмом;
- ответа об отсутствии или необнаружении запрашиваемых документов и сведений;
- направления запроса на исполнение в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы (переадресация);
- направления письма заявителю о переадресации запроса по принадлежности;
- рекомендации о возможном местонахождении запрашиваемых архивных документов.
3.4.2.Архивная справка оформляется на бланке администрации города Лыткарино, подписывается и заверяется в установленном порядке.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").
В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или архивные выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью общего отдела администрации.
3.4.3.Архивная выписка оформляется на бланке администрации города Лыткарино, подписывается и заверяется в установленном порядке.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
В конце архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.4.4.Архивная копия заверяется в установленном порядке. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются.
3.5.При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке администрации города составляется ответ, подтверждающий неполноту состава документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
3.6.Направление запроса на исполнение в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
3.6.1.По итогам анализа тематики поступившего запроса начальник Отдела направляет запрос или его копию с сопроводительным письмом на исполнение в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
3.6.2.Заявителю направляется письменное уведомление о направлении запроса на исполнение в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы.
3.7.Направление заявителю ответа.
3.7.1.Ответ на запрос, поступивший по почте, факсу и электронной почте, включая ответ об отсутствии запрашиваемых сведений, а также архивная справка, архивная выписка, архивная копия с сопроводительным письмом регистрируются в общем отделе и высылаются по почте простым письмом непосредственно в адрес заявителя.
Ответ на запрос заявителя дается на государственном языке Российской Федерации.
3.7.2.Ответ на запрос выдается в Отделе под расписку заявителю (доверенному лицу) при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности; в МФЦ Лыткарино - под роспись курьеру при предъявлении паспорта.
Получатель расписывается в журнале регистрации и указывает дату.
IV.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Контроль за предоставлением муниципальной услуги осуществляет заместитель главы администрации города, курирующий работу Отдела.
Контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения сотрудниками Отдела положений административного регламента, а также действующего законодательства.
4.2.Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников Отдела.
4.3.Оперативный контроль последовательности действий, определенных административными процедурами, осуществляется начальником Отдела.
4.4.При предоставлении муниципальной услуги сотрудники Отдела несут персональную ответственность за несоблюдение требований административного регламента.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) администрации города Лыткарино, а также должностных лиц и муниципальных служащих
5.1.Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, в досудебном (внесудебном) и судебном порядке.
5.2.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования действий (бездействия) должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, включает в себя подачу жалобы на действия (бездействие) должностных лиц вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу (далее - жалоба). В жалобе, подающейся заявителем в порядке досудебного (внесудебного) обжалования, должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество (при наличии) заявителя;
- почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- копии документов, подтверждающих полномочия представителя;
- суть жалобы;
- в случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе документы и материалы либо их копии.
5.3.О результатах рассмотрения жалобы, поданной заявителем в досудебном (внесудебном) порядке, заявитель уведомляется в течение 30 дней со дня ее регистрации. В исключительных случаях данный срок может быть продлен не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.
5.4.Сроки обжалования и юрисдикция суда, в который подается соответствующее заявление при обжаловании заявителем действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги, определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации.