Постановление от 12.05.2014 г № 548
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в архивный отдел администрации городского округа Орехово-Зуево"
1.Утвердить административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в архивный отдел администрации городского округа Орехово-Зуево" (прилагается).
2.Архивному отделу администрации городского округа Орехово-Зуево обеспечить соблюдение настоящего административного регламента.
3.Управлению делами администрации городского округа Орехово-Зуево обнародовать настоящее постановление и разместить на официальном сайте администрации городского округа Орехово-Зуево.
4.Постановления администрации городского округа Орехово-Зуево N 1053, 1054, 1055 от 21.07.2011 считать утратившими силу.
5.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации А.Е. Мазнева.
Глава городского
округа Орехово-Зуево
О.В. Апарин
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ХРАНЕНИЕ,
КОМПЛЕКТОВАНИЕ, УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПИВШИХ В АРХИВНЫЙ ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ОРЕХОВО-ЗУЕВО"
Раздел I.Общие положения
1.Предмет регулирования
1.1.Настоящий административный регламент предоставления муниципальной услуги "Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в архивный отдел администрации городского округа Орехово-Зуево" (далее - муниципальная услуга) устанавливает последовательность и сроки административных процедур (действий) и (или) принятия решений по предоставлению муниципальной услуги, осуществляемых по запросу (заявлению) физического и/или юридического лица либо их уполномоченных представителей (далее - Регламент).
2.Лица, имеющие право на получение муниципальной услуги
2.1.В качестве лиц, имеющих право на получение муниципальной услуги, могут выступать юридические и физические лица (далее - заявители), обратившиеся с заявлением о предоставлении муниципальной услуги.
2.2.Интересы заявителей могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги
3.1.Информация о месте нахождения и графике работы архивного отдела администрации городского округа Орехово-Зуево (далее - архивный отдел) содержится в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.2.Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги также можно получить у должностных лиц архивного отдела:
непосредственно в архивном отделе и с использованием средств телефонной связи по телефонам: 8(496) 412-05-88, 8(496) 412-70-71;
в сети Интернет на официальном сайте администрации городского округа Орехово-Зуево: www.ozmo.ru;
на информационных стендах архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу;
на портале федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: http://gosuslugi.ru (далее - Единый портал);
на портале государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Московской области" в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресу: http://pgu.mosreg.ru (далее - Портал Московской области).
Консультирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется в устной форме бесплатно.
Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляются должностными лицами архивного отдела (далее - специалисты).
При ответах на телефонные звонки и устные обращения заявителей специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
Если суть поставленного в телефонном звонке вопроса не относится к компетенции специалиста, принявшего телефонный звонок, звонок должен быть переадресован (переведен) на специалиста с необходимой компетенцией или заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию, или предложено изложить суть обращения в письменной форме.
Специалисты, осуществляющие прием и консультирование (лично или по телефону), обязаны относиться к обратившимся заявителям корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
3.3.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов, размещается следующая информация:
извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по предоставлению муниципальной услуги;
извлечения из текста настоящего Регламента с приложениями;
блок-схема (приложение N 2 к настоящему Регламенту) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
перечень документов, необходимых для получения муниципальной услуги, а также требования, предъявляемые к этим документам;
график приема заявителей;
образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
порядок информирования о ходе предоставления муниципальной услуги;
порядок обжалования решений, действий или бездействия специалистов, ответственных за предоставление муниципальной услуги;
месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты органов и организаций, в которых заявитель может получать документы, необходимые для получения муниципальной услуги.
Раздел II.Стандарт предоставления муниципальной услуги
4.Наименование муниципальной услуги
4.1.Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов, поступивших в архивный отдел администрации городского округа Орехово-Зуево.
5.Наименование муниципального архива, непосредственно отвечающего за предоставление муниципальной услуги
5.1 Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляются архивным отделом администрации городского округа Орехово-Зуево.
6.Результат предоставления муниципальной услуги
6.1.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
акт приема-передачи документов;
информационное письмо;
архивная справка;
архивная выписка;
архивная копия;
ответ об отсутствии в архивном отделе запрашиваемых сведений;
уведомление о направлении соответствующего запроса на исполнение по принадлежности в другие органы и организации;
обслуживание пользователей в читальном зале.
7.Срок регистрации запроса (заявления) заявителя
7.1.Срок регистрации запроса (заявления) заявителя о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в течение одного рабочего дня с момента поступления запроса (заявления) в архивный отдел.
7.2.При поступлении в архивный отдел Интернет-обращения (запроса) с указанием адреса электронной почты и (или) почтового адреса) заявителю направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении не позднее 2 рабочих дней с момента поступления обращения (запроса).
В случае поступления обращения, в том числе в форме электронного документа, с использованием сайтов, электронных почтовых адресов, принадлежащих другим лицам, - через опосредованные лица в уведомлении гражданину дается разъяснение, что выбранная им форма общения через опосредованных лиц не гарантирует защиту его персональных данных и неразглашение сведений, содержащихся в обращении и касающихся его частной жизни, и предложение гражданину обратиться с интересующим его вопросом непосредственно в архивный отдел в письменной форме или в форме электронного документа на официальный сайт органа местного самоуправления Московской области.
Принятое к рассмотрению Интернет-обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном настоящим Регламентом порядке.
8.Срок предоставления муниципальной услуги
8.1.Общий срок предоставления муниципальной услуги включает срок межведомственного взаимодействия органов власти и организаций в процессе предоставления муниципальной услуги и не может превышать установленные законодательством сроки для каждой процедуры:
8.1.1.Хранение и учет архивных документов, поступивших в архивный отдел:
проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже чем 1 раз в 10 лет; в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архивного отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп);
архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:
до одного месяца - пользователям в читальный зал и работникам муниципального архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);
до трех месяцев - фондообразователям;
до шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам. Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архивного отдела;
описи дел, документов выдаются на срок, не превышающий пяти дней.
8.1.2.Комплектование архивными документами, поступившими в архивный отдел:
внеплановый прием документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется на основании договора;
прием архивных документов осуществляется по норме 300 дел в течение одного рабочего дня и оформляется актом приема-передачи документов на хранение.
8.1.3.Использование архивных документов, поступивших в архивный отдел:
30 календарных дней со дня регистрации запроса, если иной срок не установлен законодательством.
Срок исполнения запроса социально-правового характера не должен превышать 30 календарных дней с момента регистрации запроса. Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 календарных дней с момента его регистрации. При необходимости срок может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней, с одновременным информированием об этом заявителя и с указанием причин продления.
Для выдачи сведений об объектах недвижимости срок исполнения запроса - до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
8.2.Срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня, следующего за днем регистрации запроса (заявления).
В общий срок предоставления муниципальной услуги не включается срок, на который приостанавливается предоставление муниципальной услуги.
9.Срок приостановления предоставления муниципальной услуги
9.1.Предоставление муниципальной услуги прекращается на основании волеизъявления заявителя, выраженного в письменной форме, в том числе в форме электронного документа, об отзыве заявления о предоставлении муниципальной услуги (приложение N 3 к Административному регламенту). В этом случае предоставление муниципальной услуги прекращается.
10.Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги
10.1.Срок выдачи (направления) документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, составляет один рабочий день со дня регистрации ответа:
заявителю направляются по почте или по электронной почте документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги;
заявитель уведомляется о возможности получения ответа на запрос на руки (в случае, если в запросе содержалось требование выдать ответ на руки).
Документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, или письменный ответ с указанием причин отказа в предоставлении муниципальной услуги выдаются заявителю при личном обращении после регистрации ответа в соответствии с графиком работы архивного отдела.
10.2.Гражданину, направившему обращение по сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, сообщается в десятидневный срок со дня регистрации о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
10.3.В случае если в обращении обжалуется судебное решение, обращение в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, его направившему, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения
11.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
11.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169);
Законом Российской Федерации от 27.04.1993 N 4866-1 "Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст. 4970; 2009, N 7, ст. 772, "Российская газета", 1993, N 89);
Федеральным законом от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594, "Российская газета", N 145, 30.07.1997);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410, N 31, ст. 4196);
Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" ("Российская газета", N 168, 30.07.2010, Собрание законодательства Российской Федерации, 02.08.2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038);
Основами законодательства Российской Федерации о культуре, утвержденными Верховным Советом Российской Федерации от 09.10.1992 N 3612-1 ("Российская газета", 1992, N 248);
Законом Московской области N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006 "О рассмотрении обращений граждан" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 11.10.2006, N 189);
Законом Московской области N 65/2007-ОЗ от 25.05.2007 "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье", 02.06.2007, N 97);
приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344);
приказом Росархива от 23.10.2000 N 64 "Об утверждении Временного порядка автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах";
Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263 (М., 1985);
Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
приказом Министерства культуры Российской Федерации от 3 июня 2013 года N 635 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах" (зарегистрировано в Минюсте Российской Федерации 14 ноября 2013 года, регистрационный номер N 30386).
12.Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
12.1.При обращении за получением муниципальной услуги заявитель предоставляет:
12.1.1.Письмо организации в адрес архивного отдела о приеме архивных документов на хранение, оформленное на бланке организации, за подписью руководителя организации;
заявление физического лица на имя руководителя архивного отдела о приеме архивных документов личного происхождения;
обращение организации в адрес архивного отдела о приеме на временное хранение архивных документов, оформленное на бланке организации, за подписью руководителя организации;
личное заявление (письмо организации) о допуске к работе в читальный зал архивного отдела, составленное в произвольной форме, с указанием фамилии, имени, отчества пользователя, должности, ученого звания, ученой степени, темы и хронологических рамок исследования;
запрос организации или физического лица для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам муниципального архива (приложение N 4);
письменное заявление гражданина на получение сохранившегося в архивном отделе подлинника собственной трудовой книжки и подлинников других личных документов.
12.1.2.В запросе организации или физического лица для оформления архивной справки, архивной выписки, архивной копии по документам архивного отдела указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя, год и место его рождения, место жительства, а также в зависимости от содержания запроса предоставляются иные сведения, необходимые для его исполнения:
о рождении, браке, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти - сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилии, имена, отчества (последнее - при наличии) родителей (для справки о рождении);
об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебы;
о стаже работы (службы) - название, ведомственная подчиненность и адрес органа, организации, номер воинской части, время работы (службы), в качестве кого работали (служили);
о заработной плате - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы, должность;
о пенсии, социальных льготах - сведения об органе, который назначил пенсию, социальные льготы, даты их назначения;
о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено награждение, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность.
По желанию заявителя к запросу могут быть приложены копии трудовой книжки, других документов, связанных с темой запроса.
Вместе с заявлением для получения сведений об объектах недвижимости должны быть представлены копии следующих документов: свидетельство о государственной регистрации, договор купли-продажи, дарения, свидетельство о смерти собственника, завещание, определение суда и другие документы, подтверждающие право собственности на имущество.
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.
12.2.По желанию заявителя могут быть представлены иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса.
12.3.В случае обращения за оказанием муниципальной услуги представителем заявителя дополнительно предоставляется документ, подтверждающий его полномочия, а также паспорт или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
12.4.В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действия от имени заявителя, может быть представлена:
12.4.1.Оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц).
12.4.2.Оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц).
12.4.3.Копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.
12.5.Положения пункта 2 части 1 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 05.04.2013) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" о запрете требовать предоставления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, иных органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, не распространяются на документы, представляемые в форме документа на бумажном носителе или в форме электронного документа, Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы.
12.6.Заявитель может подать запрос (заявление) о предоставлении муниципальной услуги в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) только в случае, если между архивным отделом (или администрацией городского округа Орехово-Зуево) и многофункциональным центром заключено соглашение о взаимодействии в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг.
13.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
13.1.Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, являются:
представленные заявителем документы не соответствуют требованиям, установленным настоящим Регламентом;
заявителем представлен неполный комплект документов, необходимых для получения муниципальной услуги, предусмотренный Регламентом;
в представленных заявителем документах содержатся противоречивые сведения.
Перечень оснований отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, является исчерпывающим.
13.2.Письменное решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов, необходимых для получения муниципальной услуги, подписывается руководителем архивного отдела и выдается заявителю с указанием причин отказа.
13.3.Решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов, представленных в электронной форме, подписывается руководителем архивного отдела или иным уполномоченным должностным лицом администрации городского округа Орехово-Зуево с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал или Портал Московской области (в случае поступления запроса через указанные порталы) не позднее следующего рабочего дня с даты регистрации запроса (заявления).
13.4.По требованию заявителя решение об отказе в приеме запроса (заявления) и документов предоставляется в электронной форме или может выдаваться лично или направляться по почте в письменной форме либо выдается через МФЦ.
14.Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
14.1.Основанием для приостановления муниципальной услуги являются:
необеспечение в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19, подготовки к передаче в упорядоченном состоянии документов на хранение в архивный отдел;
в представленных заявителем документах содержится недостаточно сведений для проведения поиска информации;
неполный состав представленных документов;
невозможность рассмотрения обращений без получения необходимых документов и личной подписи автора (в соответствии с требованиями настоящего Регламента);
отсутствие у заявителя документов, подтверждающих его полномочия выступать от имени третьих лиц.
Перечень оснований для приостановления предоставления муниципальной услуги является исчерпывающим.
14.2.Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги подписывается руководителем архивного отдела и выдается заявителю с указанием причин и срока приостановления.
14.3.Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги по запросу (заявлению), поданному в электронной форме, подписывается руководителем архивного отдела или иным уполномоченным должностным лицом администрации городского округа Орехово-Зуево с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал либо Портал Московской области (в случае поступления запроса через указанные порталы), если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
14.4.Решение о приостановлении предоставления муниципальной услуги выдается (направляется) заявителю не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения о приостановлении предоставления муниципальной услуги.
14.5.Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
в обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, его почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ, либо реквизиты заявителя или указанный адрес не поддаются прочтению;
ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
в обращении обжалуется судебное решение;
в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; текст обращения не поддается прочтению.
Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги является исчерпывающим.
14.6.Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги подписывается руководителем архивного отдела и с указанием причин отказа выдается заявителю лично, либо направляется по почте, либо выдается через МФЦ не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
14.7.Решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги по запросу (заявлению), поданному в электронной форме, подписывается руководителем архивного отдела или иным уполномоченным должностным лицом администрации городского округа Орехово-Зуево с использованием электронной цифровой подписи (электронной подписи) и направляется заявителю по электронной почте и (или) через Единый портал либо Портал Московской области (в случае поступления запроса через указанные порталы) не позднее следующего рабочего дня с даты принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги (если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации).
15.Перечень услуг, необходимых и обязательных для предоставления муниципальной услуги
15.1.Услуги, необходимые и обязательные для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.
16.Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление муниципальной услуги
16.1.Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
17.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления такой услуги
17.1.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления (запроса) о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
18.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления муниципальной услуги
18.1.Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, размещаются на нижних этажах зданий и должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
18.2.Входы в помещения оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить беспрепятственный доступ инвалидов, включая инвалидов, использующих кресла-коляски.
Вход и выход из помещений оборудуются указателями.
18.3.Места для информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются информационными стендами.
18.4.Места ожидания на подачу или получение документов оборудуются стульями, скамьями.
18.5.Места для заполнения заявления оборудуются стульями, столами (стойками) и обеспечиваются образцами заявлений, писчей бумагой и канцелярскими принадлежностями (шариковыми ручками).
18.6.Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
номера кабинета;
фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.
18.7.Рабочие места муниципальных служащих, предоставляющих муниципальную услугу, оборудуются компьютерами и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме получать справочную информацию по вопросам предоставления услуги и организовать предоставление муниципальной услуги в полном объеме.
18.8.В помещении архивного отдела, который предоставляет муниципальную услугу, соблюдаются режимы хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, установленные Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
19.Показатели доступности и качества муниципальной услуги
19.1.Основным показателем качества и доступности муниципальной услуги является оказание муниципальной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и Московской области.
19.2.Показателями доступности предоставления муниципальной услуги являются:
предоставление возможности получения муниципальной услуги в электронной форме или в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг;
предоставление возможности получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;
транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
обеспечение беспрепятственного доступа лицам с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги на официальном сайте администрации городского округа Орехово-Зуево, информационных стендах, Едином портале, Портале Московской области;
возможность знакомиться с документами и материалами, касающимися предоставления муниципальной услуги, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
открытый доступ для заявителей к информации о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц архивного отдела, предоставляющих муниципальную услугу.
19.3.Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
соблюдение установленного времени ожидания в очереди при подаче запроса (заявления) и при получении результата предоставления муниципальной услуги;
своевременное направление уведомлений заявителям о предоставлении или прекращении предоставления муниципальной услуги;
степень соответствия информации, содержащейся в выданной архивной справке, архивной выписке или архивной копии, сведениям, изложенным в запросе;
отсутствие жалоб на принятое решение или на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
Раздел III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
20.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги
20.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
20.1.1.Прием (получение) запроса (заявления) и документов (информации), необходимых для предоставления муниципальной услуги.
20.1.2.Обработка документов (информации), необходимых для предоставления муниципальной услуги:
заявления физического лица на имя руководителя архивного отдела;
запроса организации или физического лица на имя руководителя архивного отдела (приложение N 4);
письма организации, личного заявления физического лица об оформлении в читальный зал архивного отдела с указанием фамилии, имени, отчества пользователя, должности, ученого звания, ученой степени, темы и хронологических рамок исследования;
письма гражданина на имя руководителя архивного отдела о получении сохранившегося в архиве подлинника, сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера, подлинников собственных трудовых книжек и подлинников других личных документов.
20.1.3.Формирование результата предоставления муниципальной услуги:
хранение архивных документов;
прием архивных документов;
подготовка акта приема-передачи архивных документов на хранение;
проверка наличия и состояния архивных документов;
регистрация запроса;
подготовка разрешения на работу в читальном зале;
оформление анкеты пользователя;
заполнение пользователями заказа (требования) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов;
заполнение пользователем по результатам работы листа использования архивных документов;
оформление акта об изъятии из архивного дела подлинника документа.
20.1.4.Выдача (направление) заявителю документов и (или) информации, подтверждающих предоставление муниципальной услуги (отказ в предоставлении муниципальной услуги):
уведомление заявителя о направлении запроса на исполнение по принадлежности (приложение N 5);
уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений (приложение N 6);
подготовка и направление заявителю архивной справки, выписки, копии (приложения N 7, 8);
возвращение заявителю подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки и подлинников других личных документов.
20.2.Последовательность процедур хранения, комплектования, учета и использования архивных документов установлены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 (далее - Правила) (блок-схема предоставления муниципальной услуги - приложение N 2).
20.3.Хранение архивных документов, поступивших в архивный отдел администрации городского округа Орехово-Зуево.
20.3.1.Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление на хранение архивных документов, оформленное актом приема-передачи документов на хранение.
Реализация процедуры обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, проверкой наличия и состояния архивных документов перед выдачей дел из архивохранилища и при их возврате, соблюдением сроков выдачи дел, контролем за сохранностью выданных дел.
20.3.2.Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:
строительством, реконструкцией и ремонтом зданий (помещений), занимаемых архивным отделом;
созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архивного отдела;
применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и др.).
20.3.3.Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в архивном отделе в плановом порядке 1 раз в 10 лет (цикличная проверка наличия и состояния архивных документов); уникальных документов - ежегодно.
Внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех архивных документов или их отдельных частей (групп) проводится в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене руководителя архивного отдела.
20.3.4.Проверку наличия проводят два работника архивного отдела.
В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится сверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных данных на проверяемые фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов и проверку правильности составления их итоговых записей.
20.3.5.Результатом выполнения процедуры проверки наличия и состояния архивных документов является составление листа проверки наличия и состояния архивных документов и акта поверки наличия и состояния архивных документов.
По окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов проставляется штамп "Проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку.
20.3.6.На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета и необнаруженных архивных документов.
20.3.7.Результаты проверки физического и технического состояния архивных документов заносятся в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов.
20.3.8.Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
20.3.9.Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, организуется с момента выявления их отсутствия и проводится в течение одного года как непосредственного в архивном отделе, так и в других организациях.
Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска, передаются лицу, ответственному за учет, который подкладывает их на место. В листе проверки в графе "Примечание", в картотеке необнаруженных архивных документов делается отметка об обнаружении архивных документов, которая заверяется подписью руководителя архивного отдела.
Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
20.3.10.Выдача архивных документов осуществляется с письменного разрешения руководителя архивного отдела.
20.3.11.Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно, в том числе полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате, производит работник архивного отдела. Полистную проверку наличия и состояния архивных документов, возвращаемых пользователями в читальном зале, осуществляет работник архивного отдела, ответственный за работу читального зала.
20.3.12.Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:
уникальные документы и особо ценные документы;
несброшюрованные архивные документы;
дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;
дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами, марками и другие архивные документы, потенциально представляющие интерес для коллекционеров.
20.3.13.Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:
выемку архивных документов;
сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;
полистную проверку архивных дел - в установленных случаях;
проставление отметки о проведенной полистной проверке в листе-заверителе;
подкладку на место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел карты-заместителя.
Срок проверки наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища не должен превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
20.3.14.Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов.
Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.
Выдача архивных документов работнику архива для использования в служебных целях оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов. Заказ (требование) находится в архивохранилище до срока его хранения.
Выдача архивных документов во временное пользование оформляется актом о выдаче архивных документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов во временное пользование.
20.3.15.Описи дел, документов выдаются на срок не превышающий пяти рабочих дней. Выдача описей дел оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов и регистрируется в книге выдачи архивных документов.
20.3.16.Выверка книг выдачи архивных документов проводится не реже одного раза в квартал или в полугодие. Если в результате выверки книг выдачи установлен факт нарушения срока возвращения архивных документов, выясняются его причины и принимаются меры к возврату архивных документов.
20.3.17.При возвращении архивных документов в архивохранилище осуществляется полистная проверка их физического состояния в установленном порядке. В книге выдачи архивных документов делается отметка о возвращении архивных документов в присутствии возвративших их работников архивного отдела или фондообразователя. Если выявлены повреждения возвращаемых архивных документов, составляется акт в произвольной форме.
20.3.18.В случаях хищения или повреждения архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений (если это может быть квалифицированно как повреждение архивного документа), руководитель архивного отдела обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архивного отдела, в трехдневный срок информирует Главное архивное управление Московской области, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
20.3.19.Конечным результатом процедуры является обеспечение хранения архивных документов в соответствии с нормативными режимами их хранения.
20.4.Комплектование архивными документами.
20.4.1.Основанием для начала выполнения административной процедуры является поступление письма гражданина о включении в список граждан - источников комплектования архивного отдела или исключении из указанного списка, письма организации о включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Московской области.
20.4.2.Сотрудник архивного отдела в течение 30 календарных дней готовит справку, экспертное заключение о включении гражданина в список источников комплектования архивного отдела или исключении его из указанного списка (далее - справка, экспертное заключение).
20.4.3.Руководитель архивного отдела представляет справку, экспертное заключение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области.
20.4.4.По итогам рассмотрения справки, экспертного заключения на заседании экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области принимается решение о включении (невключении) или исключении гражданина в список источников комплектования архивного отдела.
20.4.5.Подготовка и заключение договора дарения осуществляются юридической службой администрации городского округа Орехово-Зуево при участии сотрудника архивного отдела.
20.4.6.Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.
При отрицательном решении вопроса о приеме архивным отделом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. После подписания актов один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
20.4.7.Результатом выполнения административной процедуры является оформление акта приема-передачи документов на хранение.
20.5.Учету архивных документов, поступивших в муниципальный архив.
20.5.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является поступление на хранение архивных документов, оформленное актом приема-передачи документов на хранение и (или) актом приема-передачи на хранение документов личного происхождения.
20.5.2.Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения.
К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области о приеме этих документов на хранение в архивный отдел.
Необходимые изменения вносятся руководителем архивного отдела и (или) специально выделенным работником, ответственным за ведение учета документов, в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. При этом в случае:
выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел делается соответствующая отметка;
выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд и акт, на основании которого он выбыл.
При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архивного отдела.
20.5.3.Учет архивных документов, принятых по договору на хранение в архивный отдел на основании акта приема-передачи архивных документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:
в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец архивных документов, номер и дата акта приема-передачи, дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
при включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс "Д" ("договор"), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах, единицах учета; в графе "Примечания" списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.
Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архивный отдел, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.
Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.
При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением его хранения в соответствии с договором его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.
Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Московской области, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архивный отдел, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Московской области. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.
20.5.4.Результатом выполнения административной процедуры является внесение записей о поступлениях архивных документов в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы.
20.6.Организация работы по использованию архивных документов.
20.6.1.Исполнение запросов пользователей.
20.6.1.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является регистрация запроса.
Запрос пользователя рассматривается и исполняется при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
20.6.1.2.Сотрудниками архивного отдела на основании проведенной поисковой работы осуществляется подготовка ответов заявителям. Ответ может быть подготовлен в виде:
письменного уведомления о направлении запроса на исполнение в соответствующий архив, орган или организацию;
письменного уведомления заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
архивной справки, архивной выписки или архивной копии.
20.6.1.3.При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, сотрудником архивного отдела составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемый документ.
20.6.1.4.На основании проведенной работы по выявлению запрашиваемых документов исполнитель готовит архивные справки, архивные выписки или архивные копии.
Аутентичность выданных по запросам архивных справок, архивных выписок удостоверяется подписью руководителя архивного отдела, заместителя главы администрации городского округа Орехово-Зуево, курирующего работу архивного отдела, и гербовой печатью администрации городского округа Орехово-Зуево.
В архивной справке, архивной выписке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью администрации городского округа Орехово-Зуево.
На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью администрации городского округа Орехово-Зуево и подписью руководителя архивного отдела или иного уполномоченного лица администрации городского округа Орехово-Зуево.
20.6.1.5.Срок выполнения административной процедуры - не более 30 календарных дней.
С разрешения руководства архивного отдела этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 календарных дней с одновременным информированием об этом заявителя и с указанием причин продления.
Срок исполнения запроса по научно-справочному аппарату архивного отдела - не более 15 календарных дней с момента его регистрации.
Для выдачи сведений об объектах недвижимости срок исполнения запроса - до 5 рабочих дней со дня регистрации запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
20.6.1.6.После оформления архивные справки, архивные выписки и архивные копии, информационные письма в случае личного обращения выдаются заявителям на руки под роспись при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности или высылаются по почте простыми письмами непосредственно в адрес заявителя.
20.6.1.7.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
20.6.2.Обслуживание пользователя в читальном зале.
20.6.2.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является поступление письма организации, личного заявления физического лица об оформлении в читальный зал архивного отдела.
20.6.2.2.В заявлении указывается фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.
20.6.2.3.Разрешение на работу в читальный зал дается руководителем архивного отдела на необходимый пользователям срок, как правило, на 1 год со дня оформления. При необходимости продление срока вопрос согласовывается с руководителем архивного отдела.
20.6.2.4.На каждого пользователя сотрудником архивного отдела, ответственным за работу читального зала, оформляется анкета пользователя.
20.6.2.5.Архивные дела и другие материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов. Дела и другие материалы выдаются пользователям под расписку в бланке заказа за каждую единицу предоставленного материала.
20.6.2.6.Единовременно для пользования может быть выдано 5 описей, 10 дел. С учетом специфики состава документов руководством архивного отдела могут быть установлены другие нормы выдачи дел и документов.
Срок выдачи описей, дел, документов и других материалов устанавливается руководством муниципального архива, но не должен превышать 3 рабочих дней со дня оформления заказа.
Описи, другие архивные справочники предоставляются на срок до 5 календарных дней, особо ценные документы - до 5 календарных дней, уникальные документы - на один день, дела - на один месяц.
Отказ или отсрочка в выдаче дел и документов допускается в случаях:
их плохого физического состояния;
ограничений на использование документов, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на постоянное хранение;
необходимости выполнения служебных заданий сотрудниками архива;
выдачи дел и документов во временное пользование другим учреждениям;
экспонирования заказанных материалов на выставке;
выдачи их другому пользователю.
20.6.2.7.При получении описей дел, документов, других материалов пользователи проверяют их состояние и сохранность в присутствии сотрудника архивного отдела.
20.6.2.8.По заказам пользователей с учетом технических возможностей архивного отдела изготавливаются копии архивных документов.
20.6.2.9.После завершения работы с документом пользователь по результатам работы заполняет лист использования архивных документов.
20.6.3.Возвращение подлинников архивных документов.
20.6.3.1.Основанием начала административной процедуры является поступление письма гражданина на имя руководителя архивного отдела о получении подлинников сохранившихся в прекращенных уголовных и административных делах архивных документов творческого характера - рукописей, фотографий, писем и других личных документов (за исключением паспортов, военных билетов, служебных удостоверений и других архивных документов официального происхождения), подлинника собственной трудовой книжки и подлинников других личных документов.
20.6.3.2.Руководитель архивного отдела рассматривает письменное заявление на получение сохранившегося в архиве подлинников архивных документов, указанных в пункте 20.6.3.1, и принимает решение о возвращении архивного документа собственнику или отказе в изъятии документа.
20.6.3.3.В случае принятия положительного решения с изымаемых архивных документов сотрудником архивного отдела делается копия, которая приобщается к делу.
Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражается в листах-заверителях, в описях дел, документов.
20.6.3.4.Возвращение архивных документов оформляется актом об изъятии из дел указанных документов, подготавливаемым сотрудниками архивного отдела.
20.6.3.5.Акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и другие документы, на основании которых произведено возвращение архивных документов, и расписка лица, получивших их на руки, включаются в дело фонда.
20.6.3.6.Результатом выполнения административной процедуры является возвращение подлинников архивных документов, оформленное в установленном Правилами порядке.
Приложения
2014-05-12 Приложение к Постановлению от 12 мая 2014 года № 548 Сведение