Распоряжение ГАУМО от 11.06.2014 г № 96-Р
Об утверждении Административного регламента исполнения государственной функции «Ведение Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области»
В соответствии с пунктом 2 постановления Правительства Московской области от 25.04.2011 N 365/15 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области":
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент исполнения государственной функции "Ведение Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области".
2.Отделу организационно-правовой работы (Носова Д.В.) разместить указанный в пункте 1 настоящего распоряжения административный регламент на официальном сайте Главного архивного управления Московской области в сети Интернет.
Начальник
Главного управления
П.М. Петров
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ФУНКЦИИ "ВЕДЕНИЕ РЕЕСТРА АРХИВНЫХ
ФОНДОВ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, СОДЕРЖАЩЕГО СВЕДЕНИЯ ОБ АРХИВНЫХ
ФОНДАХ И ДОКУМЕНТАХ, НАХОДЯЩИХСЯ В СОБСТВЕННОСТИ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ"
I.Общие положения
1.1.Настоящий административный регламент исполнения государственной функции по ведению Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области (далее - государственная функция), устанавливает сроки и последовательность административных процедур (действий) по исполнению государственной функции, а также порядок взаимодействия с органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными учреждениями при исполнении государственной функции (далее - Административный регламент).
1.2.Исполнение государственной функции осуществляется Главным архивным управлением Московской области (далее - Главархив Московской области) на основании Положения о Главном архивном управлении Московской области, утвержденного постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 N 694/28 "О Положении о Главном архивном управлении Московской области". В Главархиве Московской области государственную функцию исполняет отдел государственного и внутреннего финансового контроля.
1.3.В целях, связанных с исполнением государственной функции, не используются документы и информация, обрабатываемые, в том числе посредством межведомственного запроса, с использованием межведомственного информационного взаимодействия.
1.4.Исполнение государственной функции осуществляется в соответствии с:
Законом Московской области N 4/2007-ОЗ "О собственности Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье" от 24.01.2007 N 12);
Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" ("Ежедневные новости. Подмосковье" от 02.06.2007 N 97);
постановлением Правительства Московской области от 18.09.2007 N 694/28 "О Положении о Главном архивном управлении Московской области" ("Информационный вестник Правительства Московской области" от 29.10.2007 N 10);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти" от 14.05.2007 N 20) (далее - Правила);
приказом Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" ("Курьер" от 19.08.1997 N 25, еженедельник, приложение к газете "Российские вести"; "Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", 1997, N 17).
1.5.Предметом государственной функции является учет архивных фондов и документов, являющихся собственностью Московской области, формирование полной и достоверной информации, необходимой органам государственной власти Московской области при осуществлении ими полномочий по управлению и распоряжению областной собственностью.
1.6.Объекты, в отношении которых проводятся мероприятия, связанные с исполнением государственной функции в случае, если исполнение государственной функции осуществляется путем систематического наблюдения, не требующего взаимодействия с юридическими лицами, физическими лицами, индивидуальными предпринимателями, отсутствуют.
1.7.Государственная функция осуществляется уполномоченными должностными лицами Главархива Московской области в форме сбора сведений об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области, внесения этих сведений в Реестр архивных фондов Московской области (далее - Реестр), обновления этих сведений и исключения их из Реестра.
1.8.Уполномоченные должностные лица Главархива Московской области при исполнении государственной функции имеют право:
запрашивать у государственных и муниципальных архивов Московской области, в которых находятся на хранении документы, отнесенные к собственности Московской области, сведения об архивных фондах и архивных документах;
вносить в Реестр сведения об архивных фондах и архивных документах, находящихся в собственности Московской области, вносить изменения в эти сведения, исключать эти сведения из Реестра.
1.9.Уполномоченные должностные лица Главархива Московской области при исполнении государственной функции обязаны:
осуществлять ведение Реестра на основании основных (обязательных) учетных документов (далее - учетные документы), установленных Правилами;
передавать на электронном носителе резервную копию созданного массива данных в Министерство имущественных отношений Московской области.
1.10.Государственные и муниципальные архивы Московской области при исполнении государственной функции по ведению Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области, имеют право:
получать информацию о порядке исполнения государственной функции;
требовать соблюдения установленных настоящим Административным регламентом сроков и порядка исполнения административных процедур;
обжаловать действия (бездействие) должностных лиц Главархива Московской области, уполномоченных на исполнение государственной функции.
1.11.Государственные и муниципальные архивы Московской области при исполнении государственной функции по ведению Реестра архивных фондов Московской области, содержащего сведения об архивных фондах и документах, находящихся в собственности Московской области, обязаны своевременно представлять документы и информацию, необходимые для исполнения государственной функции.
1.12.Результатом исполнения государственной функции является формирование Реестра в электронном виде.
II.Требования к порядку исполнения государственной функции
2.1.Информация по вопросам исполнения государственной функции предоставляется посредством:
размещения на информационных стендах в помещениях Главархива Московской области;
размещения на официальном сайте Главархива Московской области в сети Интернет по адресу: www.gau.mosreg.ru;
размещения в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - Единый портал государственных и муниципальных услуг);
размещения в государственной информационной системе Московской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Московской области" (далее - Портал государственных и муниципальных услуг Московской области);
по телефону, почте и электронной почте archive@mosreg.ru по обращению заявителя;
а также непосредственно в структурном подразделении Главархива Московской области, осуществляющем исполнение государственной функции.
2.2.Местонахождение Главархива Московской области: 117452, г. Москва, ул. Азовская, д. 17.
2.3.График работы Главархива Московской области: понедельник - четверг с 09.00 до 18.00, пятница с 09.00 до 17.45 (перерыв на обед 12.30-13.15).
2.4.Телефон приемной и номер факса Главархива Московской области: 8 (495) 318-03-64. Телефон отдела государственного и внутреннего финансового контроля: 8 (499) 610-59-75.
Сайт Главархива Московской области в сети Интернет: http://gau.mosreg.ru/.
Электронный адрес Главархива Московской области для направления электронной почты: archive@mosreg.ru.
2.5.Другие организации в исполнении государственной функции не участвуют. Плата за исполнение государственной функции не взимается.
2.6.Срок исполнения государственной функции составляет не более 30 календарных дней со дня получения необходимых документов.
2.7.Срок исполнения государственной функции не может быть продлен.
2.8.Срок исполнения государственной функции не может быть приостановлен.
III.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их исполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:
сбор сведений об архивных фондах и архивных документах, находящихся в собственности Московской области (далее - сведения);
внесение сведений в Реестр, обновление сведений и исключение их из Реестра;
передача резервной копии созданного массива данных Реестра в Министерство имущественных отношений Московской области.
3.2.Блок-схема исполнения государственной функции приведена в приложении к Регламенту.
3.3.Сбор сведений об архивных фондах и архивных документах, находящихся в собственности Московской области.
3.3.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является направление в государственные и муниципальные архивы Московской области письма с рекомендациями о планировании работы архивных учреждений Московской области на следующий календарный год и отчетности за текущий год (далее - рекомендации).
3.3.2.Должностными лицами, ответственными за выполнение административной процедуры, являются специалисты отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области.
3.3.3.Специалисты отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области обеспечивают своевременное (в соответствии со сроком, указанным в рекомендациях) представление государственными и муниципальными архивами Московской области вместе с годовым отчетом следующих учетных документов:
- сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным;
- сведений о наличии дел, хранящихся в учреждениях, организациях и на предприятиях - источниках комплектования государственного (муниципального) архива на 1 января года, следующего за отчетным, составленных по установленной Главархивом Московской области форме.
Документы представляются на электронных и бумажных носителях.
3.3.4.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 календарных дней со дня истечения срока представления документов.
3.3.5.Оснований для приостановления исполнения государственной функции не имеется.
3.3.6.Результатом выполнения административной процедуры является наличие документов, указанных в подпункте 3.3.3 Регламента.
3.3.7.Результат выполнения административной процедуры регистрируется (фиксируется) в базе данных регистрации поступивших документов.
3.4.Внесение сведений в Реестр.
3.4.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является представление государственными и муниципальными архивами Московской области документов, указанных в подпункте 3.3.3 Административного регламента.
3.4.2.Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области.
3.4.3.Специалист отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области на основании представленных документов вносит в Реестр следующие сведения:
полное и краткое наименование учреждения, осуществляющего постоянное и временное хранение архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области;
название фонда;
справочные данные об архивном фонде: номер фонда, объем архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайние даты архивных документов.
В Реестр могут вноситься дополнительные сведения об объектах учета:
краткая аннотация состава документов архивного фонда;
основание внесения изменений в сведения об объекте учета.
Сведения об объектах учета приводятся в единицах измерения, установленных законодательством Российской Федерации для ведения государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В случае отсутствия информации в соответствии с перечнем сведений, подлежащих внесению в Реестр, в данных пунктах ставится прочерк. При поступлении информации данный пункт заполняется.
Реестр ведется на магнитных дисках. При этом должна обеспечиваться возможность вывода сведений, содержащихся в Реестре, на бумажные носители информации.
Внесение изменений в сведения, имеющиеся в Реестре, или исключение сведений из Реестра осуществляются в порядке, установленном для внесения сведений в Реестр.
Исправление ошибок в Реестре должно быть обосновано и производиться с письменного разрешения начальника Главархива Московской области или лица, исполняющего его обязанности.
Документы, на основании которых осуществляется ведение Реестра, являются неотъемлемой частью Реестра и хранятся в Главархиве Московской области.
3.4.4.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 30 календарных дней со дня получения учетных документов.
3.4.5.Оснований для приостановления исполнения государственной функции не имеется.
3.4.6.Результатом выполнения административной процедуры является формирование Реестра.
3.4.7.Результат выполнения административной процедуры регистрируется (фиксируется) в виде базе данных Реестра на магнитных дисках.
3.5.Передача резервной копии созданного массива данных Реестра в Министерство имущественных отношений Московской области.
3.5.1.Основанием начала выполнения административной процедуры является формирование Реестра на основании документов, представленных государственными и муниципальными архивами Московской области.
3.5.2.Должностным лицом, ответственным за выполнение административной процедуры, является специалист отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области.
3.5.3.Специалист отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главархива Московской области:
ежегодно не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, делает резервное копирование созданного массива данных;
готовит проект сопроводительного письма в Министерство имущественных отношений Московской области и представляет его на подписание начальнику Главархива Московской области;
передает массив данных на электронном носителе вместе с сопроводительным письмом в Министерство имущественных отношений Московской области.
3.5.4.Максимальный срок выполнения административной процедуры составляет 10 календарных дней.
3.5.5.Оснований для приостановления исполнения государственной функции не имеется.
3.5.6.Результатом выполнения административной процедуры является письмо в Министерство имущественных отношений Московской области с приложением массива данных из Реестра на электронном диске.
3.5.7.Результат выполнения административной процедуры регистрируется (фиксируется) в Межведомственной системе электронного документооборота или другой действующей в Главархиве Московской области системе регистрации документов.
IV.Порядок и формы контроля за исполнением государственной функции
4.1.Текущий контроль за соблюдением и исполнением должностными лицами Главархива Московской области положений Регламента и иных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции, а также принятием ими решений осуществляется начальником Главархива Московской области и уполномоченными им должностными лицами.
4.2.Текущий контроль за исполнением государственной функции осуществляется путем проведения плановых и внеплановых проверок действий и решений, принимаемых должностными лицами Главархива Московской области. Периодичность и сроки проведения плановых проверок устанавливаются начальником Главархива Московской области.
Внеплановые проверки проводятся при рассмотрении поступивших в Главархив Московской области обращений, содержащих жалобу на действие (бездействие) должностных лиц Главархива Московской области.
4.3.По результатам контроля привлечение к ответственности виновных должностных лиц осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
V.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) главархива Московской области, а также должностных лиц, государственных служащих
5.1.Действия (бездействие) должностных лиц, государственных гражданских служащих Главархива Московской области и их решения, принятые при исполнении государственной функции, могут быть обжалованы заинтересованным лицом в досудебном порядке путем направления жалобы в письменной форме или в форме электронного документа, а также в устной форме (при личном приеме).
5.2.Жалоба, направленная в письменной форме, должна содержать:
наименование органа, исполняющего государственную функцию, должностного лица органа, исполняющего государственную функцию, либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
фамилию, имя и отчество (при наличии), адрес места жительства для заявителя - физического лица, наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ;
сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Главархива Московской области, должностного лица Главархива Московской области либо государственного служащего;
доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Главархива Московской области, должностного лица Главархива Московской области либо государственного служащего, и обстоятельства, на основании которых заявитель считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность;
иные сведения, которые заявитель считает необходимым сообщить.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к жалобе (претензии) документы и материалы либо их копии.
5.3.Исчерпывающий перечень случаев, в которых ответ на жалобу не дается:
если в жалобе не указаны наименование органа либо должностного лица, исполняющего государственную функцию, если в жалобе не указаны наименование (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) юридического (физического) лица, направившего жалобу, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
если предметом жалобы является вступившее в законную силу судебное решение. В этом случае в течение 7 дней со дня регистрации жалоба возвращается заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи. Лицу, направившему данное обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом;
если текст жалобы не поддается прочтению, о чем в течение 7 дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, направившему жалобу, если его наименование и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.4.Законодательством Российской Федерации оснований для приостановления рассмотрения жалобы при исполнении государственной функции не установлено.
5.5.Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является подача заявителем жалобы в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме или при личном обращении.
Жалоба может быть направлена по почте, с использованием сети Интернет, официального сайта Главархива Московской области, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций), Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Московской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя должностными лицами Главархива Московской области.
5.6.Жалобы на решения, принятые государственными служащими Главархива Московской области, их действия (бездействие) при исполнении государственной функции рассматриваются начальником Главархива Московской области.
5.7.Заинтересованное лицо имеет право на получение информации по следующим вопросам:
о входящем номере, под которым зарегистрирована жалоба в системе делопроизводства;
о требованиях, предъявляемых к содержанию жалобы (претензии);
о месте размещения информации по вопросам исполнения государственной функции.
5.8.Заинтересованное лицо имеет право отозвать жалобу до момента вынесения по ней решения.
5.9.Жалоба, поступившая в Главархива Московской области, подлежит рассмотрению в течение 30 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.10.По результатам рассмотрения жалобы начальник Главархива Московской области принимает одно из следующих решений:
удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных государственным служащим Главархива Московской области опечаток и ошибок в подготовленных документах, а также в иных формах;
отказывает в удовлетворении жалобы.
5.11.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, заинтересованному лицу в письменной форме и по желанию заинтересованного лица в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.12.В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления соответственно начальник Главархива Московской области незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.13.Заинтересованные лица вправе обжаловать решения, принятые в ходе исполнения государственной функции, действия или бездействие Главархива Московской области, его работников, исполняющих государственную функцию, в порядке и сроки, установленные законодательством Российской Федерации.