Распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2013 № 516-РГ
О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГУБЕРНАТОР РАСПОРЯЖЕНИЕ от 27 декабря 2013 г. N 516-РГ О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области В целях исполнения плана основных мероприятий по внедрениюмежведомственной системы электронного документооборота Московскойобласти в деятельности центральных исполнительных органовгосударственной власти Московской области и государственных органовМосковской области, утвержденного распоряжением ГубернатораМосковской области от 12.07.2013 N 268-РГ "Об основных мероприятияхпо внедрению межведомственной системы электронного документооборотаМосковской области в деятельности центральных исполнительных органовгосударственной власти Московской области и государственных органовМосковской области": 1. Ввести межведомственную систему электронногодокументооборота Московской области в промышленную эксплуатацию с 1января 2014 года. 2. Утвердить Положение об использовании межведомственнойсистемы электронного документооборота Московской области вдеятельности центральных исполнительных органов государственнойвласти Московской области и государственных органов Московскойобласти (прилагается). 3. Возложить на Министерство государственного управления,информационных технологий и связи Московской области организациюмероприятий по сопровождению межведомственной системы электронногодокументооборота Московской области. 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить наВице-губернатора Московской области Габдрахманова И.Н. 5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня егоподписания. Губернатор Московской области А.Ю. Воробьев УТВЕРЖДЕНО распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ ПОЛОЖЕНИЕ об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области 1. Общие положения 1.1. Настоящее Положение регулирует процесс создания и обменаэлектронными документами между центральными исполнительными органамигосударственной власти Московской области, государственными органамиМосковской области (далее - ведомства) в межведомственной системеэлектронного документооборота Московской области (далее - МСЭД). 1.2. К МСЭД подключены все работники ведомств, автоматизированывсе процессы документационного обеспечения в ведомствах. 2. Термины и определения, применяемые в настоящем Положении Адресат - государственные органы, их структурные подразделения,организации, должностные или физические лица, которым адресовандокумент. Бумажная копия электронного документа - документ, полученныйпосредством распечатки электронного документа, при необходимостизаверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронныхдокументов. Ведомства - центральные исполнительные органы государственнойвласти Московской области, государственные органы Московскойобласти. Доверенное лицо - лицо, указанное в листе согласованиянепосредственно перед подписантом. Документ попадает к подписантутолько после визирования доверенным лицом. Замещающее лицо - лицо, назначенное исполняющим обязанностидругого лица в соответствии с приказом/распоряжением ведомства. МСЭД - межведомственная система электронного документооборотаМосковской области - система автоматизации делопроизводства идокументооборота, включающая системное и прикладное программноеобеспечение. МЭДО - федеральная информационная система межведомственногоэлектронного документооборота, предназначенная для организациивзаимодействия участников электронного документооборота всоответствии с Положением о системе межведомственного электронногодокументооборота, утвержденным постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 22.09.2009 N 754. Оригинал - официальный документ, созданный государственныморганом, органом местного самоуправления, юридическим или физическимлицом, оформленный в установленном порядке на бумажном носителе. Персональные данные - термин, определяемый в соответствии сФедеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных". Передача прав - предоставление любому другому сотруднику,имеющему учетную запись в МСЭД, доступа к личному кабинету лица,передающего права. Подписант - лицо, уполномоченное подписывать служебныедокументы. Подразделение - структурное подразделение ведомства. Резолюция - поручение исполнителю, которое оформляетсясоответствующим должностным лицом. Регистрационная карточка документа (РК) - экранная форма, вполях которой содержится вся информация по документу: атрибутыдокумента (метаданные), содержательная часть документа, данные одвижении и исполнении документа (направления и резолюции). Служба ДОУ - структурное подразделение ведомства, на котороевозложены функции по ведению делопроизводства, а также лица,ответственные за ведение делопроизводства в других структурныхподразделениях ведомства. УДО - подразделение, к ведению которого относятся вопросыдокументационного обеспечения, входящее в состав АдминистрацииГубернатора Московской области. Электронная подпись - термин, определяемый в соответствии сФедеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Электронный документ - информация в электронной форме,оформляемая в соответствии с Инструкцией по делопроизводству висполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области, утвержденнойраспоряжением Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительныхорганах государственной власти Московской области, государственныхорганах Московской области". Электронный документооборот - процесс создания электронныхдокументов, обмена ими между исполнительными органамигосударственной власти Московской области, государственными органамиМосковской области в рамках МСЭД. Электронная копия документа - электронный документ, полученныйпутем сканирования оригинала (подлинника) документа. Электронный текстовый образ - создаваемая в МСЭД копиядокумента c приложениями в формате WORD, EXCEL, TIF, PDF, JPG,который существует в совокупности с регистрационной карточкойдокумента. "корреспондент", "лист согласования", "замечания","направление", "резолюция" - функции и атрибуты, используемые приобработке документов в МСЭД. 3. Общие правила подготовки и передачи документов 3.1. В процессе подготовки документов должны соблюдатьсяправила, определенные в нормативных и распорядительных документах поделопроизводству в ведомствах. 3.2. В ведомство могут поступать документы в электронном виде ина бумажных носителях (оригиналы), создаваться бумажные копииэлектронных документов. Подлежат хранению документы на бумажномносителе, поступающие и создающиеся в ведомстве. 3.3. В МСЭД создаются, обрабатываются, хранятся данные одокументах, составляющих бумажный и электронный документооборот. 3.4. Для документов, имеющих гриф "Для служебного пользования"(далее - ДСП), содержащих персональные данные или иную информацию,предполагающую ограниченный доступ, в МСЭД заполняется РК документас регистрационными данными и ставится пометка "ДСП", при этомэлектронный графический или текстовый образ документа к РК неприкрепляется. Информация о движении и исполнении документа вноситсяв РК документа в соответствии с резолюциями. К РК может быть прикреплен электронный образ документа, приэтом приложение, содержащее персональные данные, передается набумажном носителе. 3.5. При обмене электронными документами участникамэлектронного документооборота поступает на рассмотрение,согласование, подписание электронный документ, состоящий из РК,электронного образа, заверенного электронной подписью, илиотсканированного образа документа, а также данных о движении иисполнении документа. 3.6. Использование электронных подписей при осуществленииэлектронного документооборота производится в соответствии спостановлением Правительства Российской Федерации от 09.02.2012 N111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительнойвласти и органами местного самоуправления при организацииэлектронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования,а также об установлении требований к обеспечению совместимостисредств электронной подписи". 3.7. При получении электронных документов, подписанныхэлектронной подписью, работники службы ДОУ ведомства выполняютпроверку подлинности электронной подписи. 3.8. Если документ, подписанный электронной подписью, долженбыть оформлен на бумажном носителе, то документ распечатывается ипередается на подпись. Лицо, передающее документ на подпись,проверяет идентичность электронного образа и аналога на бумажномносителе и, при необходимости, распечатывает лист согласования, вкотором указывается использование электронной подписи. 3.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии сноменклатурой дел и индексируются в порядке, установленном вотношении дел, составленных из документов на бумажном носителе. Приформировании номенклатуры дел указывается, что дело ведется вэлектронном виде. 3.10. Электронные документы после их исполнения подлежатхранению в ведомстве в течение сроков, предусмотренных вноменклатуре дел. Хранение электронных документов должносопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключейэлектронных подписей и программного обеспечения, обеспечивающеговозможность проверки электронных подписей хранимых электронныхдокументов. 3.11. На бумажном носителе оформляются и удостоверяютсясобственноручной подписью и/или печатью установленного образцадокументы, адресованные лицам, не являющимся участниками МСЭД. 3.12. При поступлении в ведомство резолюции к документу,который ранее был направлен в это ведомство в бумажном виде,повторно этот документ в бумажном виде не представляется. 3.13. Каждый участник электронного документооборота несетответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД: за содержание электронного документа при отправке его насогласование и подписание; за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использованиеэлектронной подписи при отправке исходящего документа; за невнесение или несвоевременное внесение сведений о ходедвижения и исполнения документа в МСЭД; за ошибки, допущенные при регистрации, сканировании инеправильном направлении документов. 4. Прием и регистрация поступающей корреспонденции 4.1. Прием документов и регистрация документов в МСЭДпроизводится работниками службы ДОУ, ответственными за регистрациюдокументов в ведомстве. 4.2. Обращения, поступающие в адрес Губернатора Московскойобласти, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, заместителейПредседателя Правительства Московской области, руководителяАдминистрации Губернатора Московской области, а также на электроннуюпочту Правительства Московской области регистрируются в УДО инаправляются с использованием функции МСЭД "направление" нарассмотрение в соответствующие службы ДОУ. 4.3. Обращения граждан, доставленные почтой, фельдъегерскойслужбой, поступающие на электронную почту Правительства Московскойобласти, на контрольно-пропускной пункт Дома ПравительстваМосковской области (далее - КПП), а также поступившие на КПП в адресведомств, передаются по реестру в Управление по работе с обращениямиграждан и организаций Администрации Губернатора Московской области ив соответствующие ведомства. 4.4. Обращения, поступающие в ведомства, проходят регистрацию вслужбах ДОУ этих ведомств. 4.5. При получении бумажного оригинала документа работникслужбы ДОУ формирует РК входящего документа, указывая реквизитыдокумента, ссылки на связанные документы и выполняя регистрациюдокумента в МСЭД. Регистрация бумажных оригиналов включает в себясоздание электронных копий документов и прикрепление их к РКдокумента. В случае неправильного заполнения РК документа работникслужбы ДОУ оформляет отказ в регистрации этого документа. 4.6. В случае поступления ошибочно направленного документа вструктурное подразделение или ведомство работник службы ДОУструктурного подразделения производит возврат документа с указаниемпричин отказа в рассмотрении через "направление", а служба ДОУ,направившая документ, создает новое "направление" другому адресату.В случае двух возвратов сотрудники службы ДОУ направляют документруководителю для определения исполнителя. 4.7. Если документ получен по электронной почте, электронныйобраз документа из электронного письма распечатывается иобрабатывается как обращение, поступившее на бумажном носителе. Приналичии файла в электронном сообщении этот файл также прикрепляетсяк РК. 4.8. Документы, поступающие в МСЭД с использованием системыМЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрение в порядке,установленном Положением о системе межведомственного электронногодокументооборота, утвержденным постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 22.09.2009 N 754. 5. Передача документа на рассмотрение, рассмотрение документов 5.1. Подготовка проектов резолюций руководителя ведомств 5.1.1. Подготовку резолюций к документам, направленным по МСЭДв адрес Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московскойобласти, первого заместителя Председателя Правительства Московскойобласти, заместителей Председателя Правительства Московской области,руководителя Администрации Губернатора Московской области, ведомстви руководителей подразделений, осуществляют подразделения идолжностные лица к ведению которых относится данная функция. 5.1.2. Документы, не подлежащие сканированию согласно пункту3.4 настоящего Положения, проходят рассмотрение в бумажном виде.Информация о движении и исполнении документа вносится в РК согласнорезолюциям. 5.1.3. Сотрудник, ответственный за подготовку проектоврезолюций (в секретариатах руководителей и т.п.), исполнителямикоторых являются не подключенные к МСЭД должностные лица,обеспечивает распечатку документа с резолюцией на бумажном носителев необходимом количестве и направление на отправку. 5.2. Рассмотрение поступающих документов руководителями ведомств и структурных подразделений 5.2.1. Если руководитель ведомства или структурногоподразделения указан в РК документа в качестве адресата илиисполнителя утвержденной резолюции, документ поступает по МСЭДнепосредственно ему и должностным лицам, замещающим его в МСЭД всоответствии с передачей прав. 5.2.2. Руководитель при работе с документом выполняет в МСЭДследующие действия: знакомится с документом и вышестоящей резолюцией, если документпоступил по резолюции; создает новую резолюцию или, если для руководителя былподготовлен проект резолюции, редактирует, утверждает подготовленныйпроект или возвращает его на доработку; согласовывает или подписывает подготовленный проект документа; проставляет отметку об ознакомлении с документом, если документпоступил для ознакомления. 5.3. Простановка отметок об исполнении документов 5.3.1. Электронный документ с утвержденной резолюцией поступаетна исполнение указанным в ней должностным лицам. 5.3.2. Сотрудник, являющийся исполнителем резолюции, приполучении резолюции вносит информацию о дальнейших действиях поисполнению поручения (отчет об исполнении, тип отчета "промежуточныйрезультат"). После исполнения поручения сотрудник отчитывается обисполнении через отчет об исполнении и выборе типа отчета"исполнение завершено": после визирования документа непосредственным руководителем,если поручение предполагало подготовку документа; после выполнения поручения по существу, если поручение непредполагало подготовку документа; после выполнения поручения частично, если поручениепредполагало наличие промежуточных результатов исполнения. 5.3.3. Ответственному исполнителю по поручению или резолюцииавтоматически предоставляется доступ к отчетам соисполнителей обисполнении поручения (резолюции). 6. Осуществление контрольных функций 6.1. Постановка на контроль и снятие с контроля обращенийграждан осуществляется в соответствии с требованиями Регламентарассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области,утвержденного постановлением Губернатора Московской области от23.04.2007 N 44-ПГ. 6.2. Контрольные функции во всех ведомствах и подразделенияхосуществляют службы, на которые возложен контроль исполнениядокументов и поручений, или сотрудники, ответственные за контроль. 6.3. Контроль исполнения поручений в МСЭД включает в себя: подготовку проекта резолюции: ввод автора резолюции,исполнителей, при необходимости текста и плановой даты исполнениярезолюции; проверку своевременности доведения документов до конкретныхисполнителей;проверку хода исполнения;внесение данных о выполнении документа;просмотр документов, срок исполнения которых истек;снятие резолюций с контроля;подготовку отчетов об исполнительской дисциплине;учет и обобщение результатов контроля исполнения поручений. 6.4. Исполнение документа контролируется с момента постановкина контроль. 6.5. В течение срока исполнения документа сотрудники службыконтроля или ответственные за контроль осуществляют предварительныйконтроль направлением исполнителю напоминаний. 6.6. Плановая дата исполнения резолюции устанавливается впроекте резолюции или после утверждения резолюции руководителем. 6.7. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель,являющийся автором контроля резолюции, или по его поручению службаконтроля или ответственный за контроль. Снятие поручения с контроляоформляется отметкой об исполнении с указанием даты исполнения. 6.8. Для осуществления предупредительного контроля, а также дляанализа исполнительской дисциплины производится мониторингконтрольных документов и печать их списков по исполнителям, плановымсрокам и другим параметрам. 6.9. После снятия документа с контроля оригинал документасписывается в дело в соответствии с номенклатурой дел ведомств, РКдокумента распечатывается и списывается в дело в соответствии сноменклатурой дел соответствующего подразделения (ведомства). 6.10. К зарегистрированным договорам и соглашениям,постановлениям и распоряжениям Губернатора Московской области,постановлениям Правительства Московской области, распоряжениямВице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, заместителейПредседателя Правительства Московской области, руководителяАдминистрации Губернатора Московской области, содержащим поручения,оформляются резолюции по каждому поручению или сводные поручения, вкоторых автором резолюции указывается подписант документа, в текстепоручения - ссылка на соответствующий пункт документа. 7. Работа с проектами документов в ведомствах 7.1. Подготовка и согласование проектов документов 7.1.1. Исполнитель создает проект документа с помощью программыMS Word, заполняет поля РК документа и прикрепляет подготовленныйпроект документа. 7.1.2. Для проектов документов к РК создается "листсогласования". 7.1.3. Проекты документов, которые создаются, обрабатываются ихранятся в МСЭД, проходят согласование в электронном виде, заисключением документов, указанных в пункте 3.4 настоящего Положения. 7.1.4. В случае необходимости допускается согласованиепроектов договоров и соглашений, постановлений и распоряженийГубернатора Московской области, постановлений ПравительстваМосковской области, распоряжений Вице-губернаторов Московскойобласти, первого заместителя Председателя Правительства Московскойобласти, заместителей Председателя Правительства Московской области,руководителя Администрации Губернатора Московской области путемэлектронного согласования с последующим оформлением (визированием)документов на бумажном носителе. 7.1.5. При заполнении "листа согласования" указывается переченьсогласующих лиц, срок согласования, режим согласования:параллельный, последовательный, комбинированный. При необходимостиизложения оснований, причин и целей разработки документа,исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно вРК документа в виде пояснительной записки, которая прикрепляетсяотдельным файлом к той же РК документа. Документ автоматически направляется участникам согласования всоответствии с выбранным в МСЭД режимом согласования: при параллельном согласовании проект документа направляетсяодновременно всем участникам согласования; процесс согласованиязавершается после того, как все участники согласования поставят нанем свою визу, либо может быть завершено досрочно исполнителем; при последовательном согласовании проект направляетсяучастникам согласования по очереди; после того как участник ставитна проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, вэтом случае срок указывается не для согласования в целом, а длякаждого участника согласования; при комбинированном согласовании применим тот же порядок, что ипри последовательном согласовании, но при этом подразумевается, чтона каждой стадии согласования может быть один или группа участников. 7.1.6. Если для согласующего в МСЭД указаны замещающиелица, параллельно документ поступает замещающему лицу. Согласующийпринимает решение по документу ("Согласен" или "Не согласен"). 7.1.7. Если согласующим выбрано решение "Не согласен",согласующий в обязательном порядке должен внести к своему решениюкомментарий, который будет отражен в листе согласования в МСЭД. 7.1.8. Если замечания по документу предполагают внесениеизменений непосредственно в текст документа, согласующий создаетновую редакцию документа, выполняя следующие действия: создает его копию; вносит изменения в документ в режиме редактирования; прикрепляет измененный документ к "листу согласования"; указывает в "листе согласования" пункт "замечания". Функция редактирования документа не доступна для пользователей,работающих в приложении "Мобильный офис". В данном случаепользователи имеют возможность проставить графические отметки надокументе (выделение маркером, рисование). Пункт "замечания"доступен исполнителю или работнику службы ДОУ, инициировавшемусогласование, а также всем согласующим лицам. 7.1.9. Согласующий (замещающее его лицо в МСЭД илидоверенное лицо) имеет возможность до вынесения решения об окончаниисогласования направить проект документа на дополнительноесогласование. Лист дополнительного согласования может включать однои более согласующих лиц. 7.1.10. Если по проекту документа была поставлена, хотя быодна виза "Не согласен", по окончании согласования документвозвращается исполнителю или работнику службы ДОУ, инициировавшемусогласование в МСЭД, на доработку. Исполнитель документа готовитновую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа иотправляет на согласование по тому же "листу согласования". 7.2. Подписание проектов документов 7.2.1. Если в МСЭД для подписывающего лица настроен режимработы с замещающими лицами, документ поступает параллельнозамещающему лицу. Руководитель получает проект документа,подписывает проект либо отклоняет (возвращает на доработку).Доверенные лица, назначенные руководителем, могут получать документдо получения его руководителем. 7.2.2. Если подписантом выбрано решение "Отклонить", подписантв обязательном порядке должен внести в МСЭД комментарий к своемурешению. 7.2.3. После подписания документа в электронном виде РКдокумента направляется на регистрацию в службу ДОУ или в УДО, еслидокумент подписывается Губернатором Московской области,Вице-губернаторами Московской области, первым заместителемПредседателя Правительства Московской области, заместителямиПредседателя Правительства Московской области, руководителемАдминистрации Губернатора Московской области и руководителямиподразделений Администрации Губернатора Московской области. 7.2.4. Если документ должен быть подписан собственноручно, топосле подписания руководителем документа в МСЭД с помощьюэлектронной подписи, работник распечатывает документ на бланке ипередаёт бумажный экземпляр документа на подпись руководителю.Работник проверяет наличие документа в МСЭД и наличие электроннойподписи на документе, сверяет бумажный экземпляр документа,передаваемого на подпись, с документом, подписанным в электронномвиде. 7.2.5. Если рабочее место исполнителя документа территориальноудалено от рабочего места подписанта, распечатку документа на бланкевыполняет работник, передающий документ на подпись руководителю(секретарь, помощник). 7.2.6. Бумажный экземпляр документа помещается в папку"Подписано в МСЭД" для рукописного подписания. 8. Регистрация исходящих и внутренних документов 8.1. Если внутренний документ после электронного согласования иподписания поступает на регистрацию, то сотрудник службы ДОУрегистрирует его и оформляет "направление" на дальнейшее егорассмотрение. 8.2. Если документ после подписания направляется адресату ворганизации, не подключенные к МСЭД, регистрация исходящегодокумента осуществляется только после поступления подписанногооригинала. После проверки идентичности бумажной и электронной версиидокумента направляемому документу присваивается номер. 8.3. Сотрудник, ответственный за регистрацию исходящихдокументов (в секретариатах руководителей, подразделениях и т.п.),адресатами которых являются не подключенные к МСЭД должностные лица,распечатывает документ, проставляет собственноручную подпись,тиражирует документ в необходимом количестве и направляет их наотправку. 9. Разграничение доступа пользователей МСЭД к электронным документам 9.1. Пользователи МСЭД разделяются на 3 группы: руководители,службы делопроизводства и контроля, сотрудники. Внутри каждой группы права пользователя могут быть ограниченыили расширены по согласованию с лицом, ответственным задокументооборот ведомства в МСЭД, назначенным руководителемведомства. 9.2. Руководители ведомства имеют следующие права: просмотр РК и электронных копий документов, направленных введомство; создание или утверждение резолюций к документам; подписание и согласование документов; направление документов; установление контрольных сроков исполнения документов; делегирование права другому пользователю МСЭД: замещающемулицу; доверенному лицу для предварительного согласования проектадокумента; лицу в соответствии с передачей прав для рассмотрениядокументов и подготовки резолюций. Факт передачи прав фиксируется в МСЭД для каждого действия,совершаемого замещающим лицом. 9.3. Службы делопроизводства и контроля ведомства имеетследующие права:просмотр документов, поступивших для регистрации в электронном виде;регистрация документа;заполнение полей РК;прикрепление электронных копий документов к РК документа;внесение текста резолюции руководителя в соответствии сполномочиями; постановка документов на контроль с возможностью изменениясроков исполнения документов;снятие документов с контроля;формирование отчетов. 9.4. Сотрудники ведомства имеют следующие права: просмотр РК и графических образов документов, адресованных либонаправленных им на исполнение/согласование, созданных ими, а такжевсех связанных с ними документов; согласование документов; направление документов; ввод резолюций/поручений исполнителям; внесение отчета об исполнении резолюций/поручений; внесение информации о выполнении действий по "направлению"; просмотр РК внутренних документов ведомства; создание проекта документа (в блоке "согласование"); выполнение функций доверенного и замещающего лица. 9.5. Пользователи МСЭД каждого ведомства могут получить доступтолько к документам, зарегистрированным в данном ведомстве, в томчисле направленным в данное ведомство.