Постановление Главы городского округа Фрязино от 24.11.2003 № 665
Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации города Фрязино
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ "ГОРОД ФРЯЗИНО"
ГЛАВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 ноября 2003 г. N 665
Утратилсилу - Постановление
Главы городского округа Фрязино
Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в
администрации города Фрязино
В соответствии с Законом Московской области от 02.11.1999 N
76/99-ОЗ
"Об обращениях граждан" (с изменениями, внесенными Законом
Московской области от 01.04.2002 N 15/2002-ОЗ)
постановляю:
1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в
администрации города Фрязино (прилагается).
2. Опубликовать настоящее постановление в газете "Ключъ".
3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить
на первого заместителя главы администрации Тихонова К.Р.
Глава
города В.В. Ухалкин
Приложение
к постановлению главы
муниципального образования
"Город Фрязино"
Московской области
от 24 ноября 2003 г. N 665
ПОРЯДОК
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ФРЯЗИНО
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в
администрации города Фрязино (далее - Порядок) в соответствии с
Законом Московской области "Об обращениях граждан" устанавливает
основные требования к организации рассмотрения обращений граждан в
администрации города Фрязино и правила ведения делопроизводства по
обращениям граждан в аппарате администрации города Фрязино.
1.2. В администрации города Фрязино рассматриваются обращения
граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении
города Фрязино в соответствии с Конституцией Российской Федерации,
федеральными законами и законами Московской области, вступившими в
силу договорами и соглашениями между органами местного
самоуправления и органами государственной власти Московской области.
1.3. Рассмотрение обращений производится главой города Фрязино,
первым заместителем и заместителями главы администрации города
Фрязино, руководителями и работниками структурных подразделений
администрации города Фрязино.
1.4. Общий отдел администрации регулярно готовит
информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих
обращениях.
1.5. Все работники администрации города Фрязино, работающие с
обращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у них
на рассмотрении обращений и документов, связанных с их
рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут
использоваться только в служебных целях и в соответствии с
полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение
содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся
граждан без их согласия.
1.6. При утрате исполнителем обращений назначается служебное
расследование, о результатах которого информируется первый
заместитель главы администрации города.
1.7. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все
имеющиеся у него на исполнении обращения временно замещающему его
работнику. При переводе на другую работу или освобождении от
занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним
обращения работнику, ответственному за делопроизводство в
структурном подразделении.
1.8. В администрации г. Фрязино периодически проводится учеба
работников, занимающихся рассмотрением обращений.
2. Прием письменных обращений граждан
2.1. Прием письменных обращений, присланных по почте.
2.1.1. Все присланные по почте обращения (в том числе
телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в
общий отдел администрации города.
2.1.2. При приеме и первичной обработке документов в общем
отделе администрации города:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и
целостность упаковки;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов
(разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагается
почтовый конверт;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые
книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные
приложения к письму) также прилагаются к тексту письма. В случае
отсутствия в конверте самого текста письма работником общего отдела,
принимающим почту, составляется акт об отсутствии письма с указанием
даты и подписью трех работников администрации. Акт прилагается к
поступившим документам;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на
почту невскрытыми.
2.1.3. На письма, поступившие с денежными знаками (кроме
изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и
т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при
вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях,
когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых
авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух
экземплярах по форме, утвержденной первым заместителем главы города.
Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к
поступившему обращению.
2.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан.
2.2.1. Прием письменных обращений непосредственно от граждан
производится в общем отделе.
2.2.2. Не принимаются и не подлежат рассмотрению обращения:
- не содержащие фамилии, подписи обратившегося гражданина и
адреса для ответа, подобные обращения признаются анонимными;
- содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других
лиц.
В необходимых случаях общий отдел направляет такие письма в
правоохранительные органы.
2.2.3. Анонимное обращение, содержащее сведения о готовящемся
или совершенном преступлении, направляется для проверки в
правоохранительные органы.
2.2.4. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы,
направляются для сведения по ведомственной принадлежности и
списываются в дело сотрудниками соответствующих структурных
подразделений. Письма, бессмысленные по содержанию, списываются в
дело сотрудниками общего отдела.
2.2.5. Получив обращение, нестандартное по весу, размеру,
форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой,
имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются
вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.),
работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему
руководителю и действовать в соответствии с Инструкцией о мерах
безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, утвержденной
главой города.
3. Регистрация поступивших обращений
3.1. Работа с письменными обращениями граждан ведется в общем
отделе администрации отдельно от других видов делопроизводства и
возлагается на специально назначенное должностное лицо, которое
обязано обеспечить своевременное, правильное и полное рассмотрение
писем и исполнение решений, принятых по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан.
3.2. Поступающие в администрацию обращения, адресованные главе
города и его заместителям, регистрируются в журнале регистрации в
день их поступления.
3.3. При регистрации:
- на обращении проставляется штамп с указанием даты
поступления, письму присваивается регистрационный номер, состоящий
из буквы (первой буквы фамилии заявителя) и цифры (порядкового
номера поступления в течение календарного года, например, N Л-256);
- в дальнейшем все документы, поступающие в общий отдел в связи
с исполнением данного обращения, а также письменный ответ заявителю
регистрируются под тем же номером с изменением лишь даты
регистрации;
- в алфавитной книге вместе с фамилией и инициалами заявителя
(в именительном падеже) указывается номер заявления. Если письмо
подписано двумя и более авторами, то такое обращение считается
коллективным и регистрируется на имя автора, в адрес которого просят
направить ответ. Коллективными являются также обращения, поступившие
от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и
митингов;
- по просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка
установленной формы с указанием даты приема обращения, количества
принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям.
Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений
не делается;
- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов
обращений;
- обращение проверяется на повторность, при необходимости из
архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается
обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому
же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек
установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не
удовлетворен полученным ответом;
- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные
бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются
копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым
переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В
случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками
почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть
использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными
знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
4. Направление обращения на рассмотрение
4.1. Работник общего отдела направляет зарегистрированные
обращения главе города или его заместителям (в зависимости от
адресации) для рассмотрения и подготовки поручений.
4.2. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой
информации, органов политических партий и общественных организаций
(в том числе с просьбой проинформировать о результатах
рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
4.3. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицами
рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам
направляются сообщения о порядке работы отдела по связям с
населением города, а заявления оформляются "В дело" как исполненные.
4.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, не
находится в компетенции органов управления г. Фрязино, то обращение
списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина
или в течение пяти дней пересылается по принадлежности в орган,
компетентный решать данный вопрос. Обращения, присланные не по
принадлежности из государственных органов и других организаций,
возвращаются в направившую организацию.
5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации
г. Фрязино
5.1. Поступившие в структурные подразделения администрации
города обращения рассматриваются в срок до одного месяца со дня их
регистрации в общем отделе, а письма, не требующие дополнительного
изучения и проверки, - в срок до пятнадцати дней.
5.2. Обращения могут рассматриваться непосредственно в
структурных подразделениях администрации города (в том числе с
выездом на место), либо их рассмотрение может быть поручено другим
организациям или службам города и их должностным лицам.
5.3. Копии поручений главы города и его заместителей вместе с
копиями обращений направляются исполнителям. Оригиналы обращений
формируются "В дело".
Поручение должно содержать:
- наименование подразделения администрации города;
- фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение;
- лаконично сформулированный текст, предписывающий действие,
порядок и срок исполнения;
- подпись руководителя с расшифровкой и датой.
Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих
каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок
исполнения поручения. В случаях когда поручение дается нескольким
исполнителям, в общем отделе готовится необходимое количество копий
для направления соисполнителям.
5.4. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную
подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в
поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения
срока исполнения письма обязаны представить ответственному
исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки
ответа.
5.5. В случае если поручение о рассмотрении обращения дается
другим организациям или службам г. Фрязино и их должностным лицам,
соответствующее подразделение уведомляет заявителя о том, куда
направлено его обращение на рассмотрение и откуда он получит ответ.
5.6. На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами или
ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в
том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма,
присланные для сведения и т.д.), ответы, как правило, не даются.
5.7. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и по тем
же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем
обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых
решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе
принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по
существу, уведомив об этом заявителя. В случае если заявитель
продолжает обращаться в администрацию города с вопросом, по которому
он неоднократно получал ответы, начальником общего отдела может быть
принято решение о прекращении с этим заявителем переписки по данному
вопросу.
5.8. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении,
возбуждено судебное производство с участием того же лица (группы
лиц) или материалы, необходимые для принятия решения и ответа
заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть
отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем
уведомляется заявитель.
5.9. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении,
имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное
лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об
оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом
заявителя.
5.10. В случае если при рассмотрении обращения, поданного в
интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают
против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается, о чем
уведомляется заявитель.
5.11. Запрещается направлять жалобы для рассмотрения тем
органам и должностным лицам, решения и действия (бездействие)
которых обжалуются.
5.12. В случае если обращение, по мнению исполнителя,
направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает
это обращение в общий отдел, указывая при этом подразделение, в
которое, по его мнению, следует направить обращение.
5.13. В случае если проблема, поставленная в обращении, по
объективным причинам не может быть разрешена, должностное лицо,
которому поручено исполнение, в срок до 10 дней представляет на имя
главы города (или его заместителей) служебную записку, в которой
дает мотивированное обоснование своего отказа от дальнейшего
исполнения, после чего исполнение поручается другому должностному
лицу. Во избежание нарушения сроков исполнения обращения не позднее
чем за три дня до истечения срока должностное лицо, которому вновь
поручено исполнение, составляет промежуточный ответ заявителю с
указанием срока исполнения его обращения. Промежуточный ответ
подписывается давшим поручение руководителем.
5.14. Не разрешается передавать обращения из одного
структурного подразделения в другое, минуя общий отдел.
5.15. Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если
рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые
меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме.
6. Продление срока рассмотрения обращений
6.1. Если по объективным причинам возникает необходимость
изменения срока исполнения обращения, руководитель или должностное
лицо, на которое возложено его исполнение, не позднее чем за три дня
до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение
руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.
В противном случае исполнитель несет ответственность за
нарушение сроков исполнения.
6.2. В порядке исключения срок исполнения обращения может быть
продлен руководством администрации, но не более чем на один месяц с
уведомлением об этом заявителя в форме промежуточного ответа.
Промежуточный ответ не является основанием для признания обращения
выполненным.
7. Требования к оформлению ответа
7.1. Ответы на обращения граждан подписывают глава города и его
заместители:
- ответы на обращения, поступающие в администрацию г. Фрязино
из Правительства Московской области, Администрации Президента РФ и
Правительства РФ, Федерального Собрания - Парламента РФ, Московской
областной Думы, органов центральной печати и др. (далее -
вышестоящие организации), подписывает глава города;
- ответы на обращения, адресованные администрации г. Фрязино,
подписывает глава города либо его заместители в соответствии с
распределением обязанностей и конкретным содержанием обращения;
- сопроводительные письма к материалам проверок по обращениям и
к ответам на ходатайства по обращениям в некоторых случаях
подписывает начальник организационно-правового управления.
7.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,
кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме
вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе
следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
7.3. В ответе в вышестоящие организации должно быть указано о
том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его
обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям
указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4. В случае устного разъяснения делается соответствующая
запись в деле и вопросы, поставленные в письменном обращении,
считаются решенными на основании подписи заявителя на заявлении.
7.5. По результатам рассмотрения обращения может быть принят
правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании
материальной помощи). В случае если экземпляр принятого правового
акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не
требуется.
7.6. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие
большое общественное значение, может быть вынесено на заседание
Совета депутатов г. Фрязино в порядке, установленном Регламентом
администрации г. Фрязино.
7.7. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные
заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об
их возврате.
7.8. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются
на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству администрации города Фрязино. В левом нижнем углу
ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его
служебного телефона. На копии ответа рядом с фамилией исполнитель
ставит свою подпись.
7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации
возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату"
или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.10. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте
указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления
ответа все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий
отдел, где проверяется правильность оформления ответа. Ответы, не
соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Порядком,
возвращаются исполнителю для доработки.
7.12. В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает
надпись "В дело", указывает результат рассмотрения ("Удовлетворено",
"Разъяснено", "Отказано"), проставляет дату, указывает свои фамилию,
инициалы и телефон, заверяет их личной подписью. Контроль за
правильностью списания письма в дело осуществляет начальник общего
отдела администрации города.
7.13. После регистрации ответа общий отдел администрации
направляет ответ заявителю. Отправление ответов без регистрации в
общем отделе не допускается.
7.14. При необходимости исполнитель может составить справку о
результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ
заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при
рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в
ответе, но существенные для рассмотрения дела).
7.15. Пресс-служба главы города периодически публикует в
средствах массовой информации аналитические материалы о характере и
результатах рассмотрения обращений.
7.16. Итоговое оформление дел для архивного хранения
осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по
делопроизводству в администрации г. Фрязино.
8. Организация личного приема граждан
8.1. Организацию личного приема граждан в администрации города
осуществляет отдел по связям с населением города. Отдел по связям с
населением города осуществляет работу в общественной приемной главы
города.
8.2. Прием граждан в администрации города ведут глава города и
заместители главы администрации города.
Заместители главы администрации города ведут прием в
соответствии с установленным графиком.
График вывешивается на информационном стенде в здании
администрации города, публикуется в городской газете "Ключъ".
8.3. Прием граждан главой города проводится по записи, которую
осуществляет отдел по связям с населением города. Граждане, имеющие
установленное действующим законодательством Российской Федерации
право внеочередного приема, а также беременные женщины принимаются
вне очереди.
8.4. Прибывшие в общественную приемную граждане приглашаются на
беседу к работнику отдела по связям с населением города. Работник
регистрирует заявителя, внося сведения о заявителе (фамилия, имя,
отчество, адрес места жительства) в журнал учета.
Работник составляет краткую аннотацию обращения, сообщает
заявителю место и время личного приема главы города.
8.5. В случае повторного обращения осуществляется подборка всех
имеющихся в администрации города материалов, касающихся этого
заявителя.
Подобранные материалы представляются главе города во время
проведения личного приема.
8.6. Запись на повторный прием к главе города осуществляется не
ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если
истек установленный срок рассмотрения обращения).
8.7. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность
изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе
заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с
указанием даты приема обращения, количества принятых листов и
сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на
копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
8.8. По окончании приема глава города доводит до сведения
заявителя свое решение, информирует о том, кому будет поручено
рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он
получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может
быть рассмотрено его обращение по существу.
8.9. Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а
затем уничтожаются в установленном порядке.
9. Контроль за рассмотрением обращений граждан
9.1. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о
конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также
обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение.
Постановка обращений на контроль также производится с целью
устранения недостатков в работе органов местного самоуправления,
получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и
выявления принимавшихся ранее мер по вопросу, с которым автор
обращается неоднократно.
9.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за
исполнением поручений вышестоящих организаций о рассмотрении
обращений.
9.3. На особый контроль ставятся поручения о рассмотрении
обращений, поступившие из вышестоящих организаций с указанием срока
исполнения:
- в случае, когда не требуется дополнительного изучения и
проверки, такие поручения разрешаются безотлагательно в срок до 15
дней со дня регистрации письма в вышестоящей организации;
- в случае, когда необходима специальная проверка, истребование
дополнительных материалов или принятие других мер, такие поручения
разрешаются не позднее чем за 2 дня до указанного в сопроводительном
письме из вышестоящей организации срока ответа.
9.4. Решение о постановке на контроль исполнения поручений по
письменным обращениям и обращениям на личном приеме вправе принять
глава города или его заместители.
9.5. В случае если в ответе, полученном от организации,
рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный
заявителем, будет решен в течение определенного периода времени,
такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о
чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для
ответа об окончательном решении вопроса.
9.6. Обращение может быть возвращено в организацию для
повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что
рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не
соответствует требованиям, изложенным в разделе 7.
9.7. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных
обращений осуществляет работник общего отдела, отвечающий за работу
с письменными обращениями граждан.
9.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений
граждан на личном приеме в администрации города осуществляет
начальник отдела по связям с населением города.
Первый заместитель
главы администрации К.Р. Тихонов