Распоряжение Председателя Областной Думы Московской области от 20.01.2010 № 44-р

 

 

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ

 

ОБЛАСТНАЯДУМА

 

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

от 20 января 2010 г. № 44-р

 

 

Об утвержденииИнструкции по работе с документами в Московской областной Думе

 

 

В целях совершенствования документационного обеспечениядеятельности Московской областной Думы:

1. Утвердить Инструкцию по работе с документами вМосковской областной Думе (приложение).

2. Признать утратившими силу:

распоряжение Председателя Московской областной Думы от11.02.2004 № 103-р "Об утверждении Инструкции по работе с документами вМосковской областной Думе";

распоряжение Председателя Московской областной Думы от08.12.2005 № 1179-р "О внесении изменений в Инструкцию по работе сдокументами в Московской областной Думе".

 

 

Председатель

Московскойобластной Думы                                  В.Е. Аксаков

 

 

 

Приложение

краспоряжению Председателя

Московскойобластной Думы

от 20января 2010 г. № 44-р

 

Инструкция по работе с документами вМосковской областной Думе

 

I. Общие положения

 

1. Инструкция по работе с документами в Московскойобластной Думе (далее - Инструкция) разработана в соответствии с РегламентомМосковской областной Думы, положениями Государственной системыдокументационного обеспечения управления (ГСДОУ) <1>, ГОСТомР 6.30-2003 "Унифицированные системыдокументации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов", ГОСТомР 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело.Термины и определения" и устанавливает единые правила оформлениядокументов и работы с ними в Московской областной Думе (далее - Дума).

<1> Государственная системадокументационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требованияк документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

2. Инструкция подготовлена в целях дальнейшегосовершенствования документационного обеспечения деятельности Думы иэффективного использования автоматизированных систем, информационных технологийи электронных информационных ресурсов в работе с документами в Думе.

3. Знание и исполнение положений Инструкции обязательныпри работе с документами в комитетах, Контрольно-счетной палате Думы (далее -комитеты), во фракциях в Думе (далее - фракции) и структурных подразделенияхаппарата Думы (далее - структурные подразделения).

4. Ответственность за организацию работы с документамивозлагается: в комитетах - на руководителей аппаратов комитетов; во фракциях -на руководителей аппаратов фракций; в структурных подразделениях - наруководителей структурных подразделений.

5. Работа с документами в комитетах, фракциях,структурных подразделениях осуществляется соответственно работниками аппаратовкомитетов, фракций, работниками структурных подразделений в соответствии сдолжностными регламентами.

6. Делопроизводство в Думе ведется с использованиемсредств организационной и вычислительной техники, технологий Системыавтоматизированного делопроизводства и документооборота (далее - САДД),объединяющей автоматизированные рабочие места работников аппаратов комитетов,фракций, работников структурных подразделений, участвующих вделопроизводственных процессах. Применение САДД и других автоматизированныхтехнологий в делопроизводстве Думы должно соответствовать положениям итребованиям настоящей Инструкции.

7. Организация единой системы делопроизводства,унификация состава, форм документов, документационного обслуживания Думы,проведение учебы работников аппарата Думы, помощников депутатов Думы,подготовка рекомендаций и методических материалов по вопросам делопроизводства,внедрение автоматизированных систем обработки документов, контрольза соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляютсяОрганизационным управлением Думы.

8. Деятельность Думы по рассмотрению обращений гражданосуществляется в соответствии с законодательством.

9. Ведение секретного делопроизводства осуществляетсяработниками отдела защиты государственной тайны и режима Думы в соответствии сИнструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации,утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 №3-1.

10. Внесение изменений в настоящую Инструкциюосуществляется распоряжением Председателя Думы.

 

II. Виды документов, с которымиосуществляется работа в Думе

 

Настоящая Инструкция используется в Думе при работе соследующими нормативными правовыми актами Московской области, правовыми актамиДумы, иными документами и их проектами:

Уставом Московской области;

законами Московской области;

иными нормативными правовыми актами Московской области;

договорами Московской области;

постановлениями Думы;

решениями Думы;

распоряжениями Председателя Думы;

поручениями Думы в форме выписок из протоколов заседанийДумы;

решениями комитетов, фракций, рабочих групп,согласительных комиссий и иных органов, созданных Думой;

поручениями (резолюциями) Председателя Думы,первого заместителя Председателя Думы, заместителей Председателя Думы (далее -заместители Председателя Думы), председателей комитетов, руководителей фракций,руководителей структурных подразделений;

протоколами заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочихгрупп, согласительных комиссий и иных органов, созданных Думой;

стенограммами, выписками из стенограммзаседаний Думы, комитетов, фракций, рабочих групп, согласительных комиссий ииных органов, созданных Думой, депутатских слушаний, конференций, "круглыхстолов", семинаров и иных мероприятий, проводимых Думой;

служебными письмами Думы;

документами депутатов Думы;

письменными поручениями руководителей структурныхподразделений, руководителей аппаратов комитетов и фракций;

должностными регламентами;

информационными бюллетенями, буклетами, обзорами прессы;

служебными записками;

обращениями граждан;

иными документами, поступающими в Думу или создаваемыми вДуме.

 

III. Прием, регистрация и прохождениедокументов

 

В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

документ - информация, зафиксированная на материальномносителе и обладающая реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, отражающаяпроцедуры управления;

входящие документы - документы, поступающие в Думу изсторонних организаций, от граждан;

внутренние документы - документы, создаваемые вкомитетах, фракциях, структурных подразделениях и используемые внутри Думы;

исходящие документы - документы, отправляемые из Думы вдругие организации и гражданам.

 

1. Прием, регистрация и доставка документов

 

1. Доставка документов в Думу осуществляется средствамипочтовой, фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными.

2. Поступающие в Думу документы принимаются, проходятпервичную обработку и регистрацию в общем отделе Организационного управленияДумы (далее - общий отдел).

3. При приеме и первичной обработке документовпроизводится проверка оформления, целостности упаковки, наличия указанныхвложений. Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов илиотдельных листов и приложений, повреждение документов, несоответствие номеровна конверте номерам вложенных в него документов, работниками общего отделасоставляется акт в двух экземплярах. Один экземпляракта хранится в общем отделе, второй по решению руководителя Организационногоуправления Думы вместе с документом направляется отправителю документа.

Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

4. Документы подразделяются нарегистрируемые и нерегистрируемые (приложение 47).

Нерегистрируемые документы подлежат учету всоответствующих журналах.

Регистрации подлежат документы, имеющие установленныереквизиты оформления, в том числе наименование или бланк организации(должностного лица), направившей(шего)документ, номер и дату документа, адресат, подпись или подпись и оттиск печати.

5. Документы, доставленные в Думу непосредственноработниками аппарата Думы, без сопроводительного письма передаются дляпервичной регистрации в общий отдел.

6. При поступлении документов непосредственно в комитеты,фракции, структурные подразделения они должны быть переданы для регистрации вобщий отдел.

7. Документы, поступающие в общий отдел из комитетов,фракций, структурных подразделений, должны быть оформлены согласно требованиям,установленным настоящей Инструкцией. Общий отдел не регистрирует и возвращает вкомитеты, фракции, структурные подразделения документы, оформленные снарушением указанных требований.

8. Документы на иностранных языках,адресованные Председателю Думы, заместителям Председателя Думы, руководителямфракций, депутатам Думы, руководителям структурных подразделений, послерегистрации в общем отделе в соответствующем журнале учета по согласованию сСекретариатом Председателя или секретариатами первого заместителя ПредседателяДумы и заместителей Председателя Думы (далее - секретариаты заместителейПредседателя Думы) направляются в Управление внешних связей и протокола Думыдля перевода на русский язык или составления аннотации, а затемвозвращаются в общий отдел для дальнейшего направления в соответствии срезолюцией депутатам Думы, в комитеты, фракции, структурные подразделения.

9. Пакеты с пометкой "лично" не вскрываются иучитываются по реквизитам, имеющимся на конверте, после чего передаютсяадресатам под роспись.

10. Конверты, в которых поступили документы,уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установитьадрес отправителя.

Конверты от документов, поступивших из зарубежныхгосударств, сохраняются и прилагаются к документам.

11. Документы регистрируются в день их поступления вДуму, документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно.Документы, поступившие в Думу после 18 часов или в нерабочие дни,регистрируются в следующий рабочий день.

12. При регистрации документа ему присваивается регистрационныйномер (индекс структурного подразделения и порядковыйномер поступления в течение года), в правом нижнем углу первого листа документапроставляется регистрационный штамп (приложение 48). Регистрационный штамппроставляется на первом листе всех экземпляров документа. Затем заполняетсярегистрационная карточка (приложения 49, 50).

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

При получении повторных документов по одному и тому жевопросу заполняются новые регистрационные карточки за тем же номером со ссылкойна дату предыдущего документа. В первичной регистрационной карточке делаетсяотметка о повторных документах с указанием даты их поступления в Думу.

Регистрационные карточки хранятся не менее пяти лет.

13. После регистрации документы, поступившие на имяПредседателя Думы и заместителей Председателя Думы, направляются соответственнов секретариат Председателя Думы или в секретариаты его заместителей.

Документы, адресованные депутатам Думы, председателямкомитетов, руководителям фракций, руководителям структурных подразделений,направляются общим отделом по назначению.

Ошибочно направленные в комитеты, фракции и структурныеподразделения документы незамедлительно возвращаются в общий отдел ссоответствующей сопроводительной запиской.

14. Поступившие в Думу протесты,представления, письма прокурора Московской области, экспертные заключенияУправления Министерства юстиции Российской Федерации по Московской областипосле регистрации в общем отделе передаются на рассмотрение Председателю Думы ив соответствии с поручением (резолюцией) Председателя Думы в установленномпорядке направляются заместителю Председателя Думы, координирующемудеятельность комитетов в соответствии с распределением обязанностей, впрофильный комитет и Государственно-правовое управление Думы.

Обязательной рассылке в Государственно-правовоеуправление Думы подлежат акты судебных органов.

15. Документы с резолюциями (поручениями) направляютсяобщим отделом для исполнения в профильные комитеты, во фракции, всоответствующие структурные подразделения после внесения всех сведений опрохождении документа в электронную регистрационную карточку, оформляемую вСАДД "Дело" (далее - электронная регистрационная карточка).

Документы с пометкой "срочно" направляютсяисполнителям незамедлительно.

16. Направление документов из одних комитетов, фракций,структурных подразделений в другие осуществляется через общий отдел.

Прием и передача документов, поступивших в Думу, на всехэтапах их прохождения в Думе осуществляются работником общего отдела с обязательнойотметкой в регистрационной карточке (под роспись получателя).

Внесение информации о порядке работы с документом вэлектронную регистрационную карточку производится в комитете, фракции,структурном подразделении, передающих документ.

17. Передача документов из общего отдела в секретариатыПредседателя Думы и заместителей Председателя Думы осуществляется работникамиобщего отдела, а в комитеты, фракции и структурные подразделения - через ихработников, ответственных за делопроизводство.

 

2. Организация работы с документами,поступающими

на имя депутатов Думы

 

1. Организация работы с документами, поступающими на имядепутатов Думы, возлагается на помощников депутатов Думы и работников аппаратовкомитетов и фракций.

Ведение делопроизводства, связанного с деятельностьюдепутатов Думы в территориальных округах Московской области, определенных дляработы депутатов Думы, работа с письмами и другими документами, поступившими наимя депутатов Думы при осуществлении ими своих полномочий, осуществляетсяпомощниками депутатов Думы в соответствии с настоящей Инструкцией.

2. Документы служебного характера, поступившие на имядепутата Думы, по вопросам, находящимся в ведении комитета, членом которого онявляется, после их регистрации направляются в указанный комитет.

3. Документы служебного характера, поступившие на имядепутата Думы по вопросам, не относящимся к ведению комитета, членом которогоон является, после их регистрации направляются в аппарат фракции, в составкоторой он входит.

4. Работники аппаратов комитетов и фракций, ответственныеза делопроизводство в комитете, фракции, обеспечивают:

учет и своевременное предоставление депутату Думыпоступающих на его имя документов;

исполнение по поручению депутата Думы поступающих документов;

правильное и своевременное составление и оформлениедокументов за подписью депутата Думы, их учет, подготовку к отправке,формирование документов в дела комитета, фракции;

оформление заказов (за подписью депутата Думы) на работыпо печатанию документов и копировально-множительные работы.

5. Исходящие документы депутатов Думы, связанные с ихслужебной деятельностью в Думе, оформляются работниками аппаратов комитетов ифракций в соответствии с настоящей Инструкцией.

6. При оформлении депутатских запросов и писем депутатаДумы используется бланк депутата Думы с воспроизведением рисунка многоцветногоили одноцветного гербового щита Московской области (приложения 10-15).Документы должны оформляться в соответствии с правилами, установленными настоящейИнструкцией.

7. Все виды почтовых отправлений депутатов Думы в связи сосуществлением ими депутатских полномочий передаются в общий отдел дляотправки.

 

3. Организация работы с документами вкомитетах,

фракциях и структурных подразделениях

 

1. Поступившие в комитеты, фракции и структурныеподразделения документы, включая копии нормативных правовых актов, их проектови других документов, фиксируются в электронном виде на регистрационныхкарточках установленной формы работником, ответственным за делопроизводство(приложения 49-52).

2. Документы, поступившие в комитеты, фракции,структурные подразделения, передаются председателям комитетов, руководителямфракций, руководителям структурных подразделений и в соответствии с ихпоручениями (резолюциями) направляются на исполнение или для ознакомления (подроспись).

Поручения (резолюции) Председателя Думы (приложение 46),его заместителей, председателей комитетов, руководителей фракций, руководителейструктурных подразделений оформляются на специальных бланках или могут бытьнаписаны на документе в верхнем левом углу.

Резолюция включает фамилии, инициалы исполнителей,содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, дающего поручение, дату ирегистрационный номер документа, например:

 

                                      Фамилия И.О.

                                        Для          рассмотрения        в

                                        установленном порядке.

 

                                      ФамилияИ.О.

                                        Для  направления   в соответствии

                                         с  Регламентом Думы  в  комитеты,

                                        Контрольно-счетную   палату  Думы,

                                         фракции         в            Думе,

                                        Государственно-правовое управление

                                         Думыдля рассмотрения  и  внесения

                                         в   повестку дня  заседания  Думы

                                         вустановленные сроки.

                                        _____________________ И.О. Фамилия

                                          (личная подпись)

                                         "__" ________________ г.

                                                 (дата)

                                         к №_________________

 

3. Если в поручении указано несколько исполнителей,ответственным за выполнение поручения считается тот исполнитель, чья фамилияпервой указана в поручении (если отсутствует прямое указание на конкретноелицо). Соисполнителям передаются копии документа и поручения.

4. Исходящие документы печатаются в двух экземплярах идолжны содержать четкие ответы на поставленные вопросы. Ответы, составленные наосновании нормативных документов, обязательно должны содержать точные ссылки наних (вид документа, дата, номер и наименование; при ссылке на закон Московскойобласти: его регистрационный номер, наименование).

Первый экземпляр (подлинник) ответа, напечатанного насоответствующем бланке, подписывает Председатель Думы, председатель комитета,руководитель фракции, руководитель структурного подразделения. Допускаетсяподписание ответов по поручениям Председателя Думы его заместителями (всоответствии с распределением обязанностей).

Копию ответа соответственно визируют председателькомитета, руководитель фракции, депутаты Думы, участвовавшие в его подготовке,руководитель структурного подразделения, в котором(ой)готовился ответ, непосредственные исполнители. Личные подписи исполнителейдолжны быть расшифрованы.

Подписанный Председателем Думы ответ передается наотправку в общий отдел.

Копия ответа вместе с письмом и другие материалы,относящиеся к рассмотрению документа, сдаются также в общий отдел дляформирования архивного дела.

На ответе должен быть проставлен исходящий номер,состоящий из индекса подготовившего(шей) ответкомитета, фракции или структурного подразделения согласно Номенклатуре дел Думыи входящего номера документа (через тире) со ссылкой на исходящий номерисполненного документа.

В случаях, не требующих письменного ответа, документыснимаются с контроля следующим образом. Исполнитель, подготовивший справку орезультатах выполнения поручения Председателя Думы или его заместителей,визирует ее и затем подписывает у председателя комитета, руководителя фракции,руководителя структурного подразделения, в котором рассматривался документ.Подготовленная справка направляется должностному лицу, давшему поручение, котороев левом нижнем углу ставит надпись "В дело", личную подпись и дату.

Документы, адресованные непосредственно депутатам Думы,председателям комитетов, руководителям фракций, руководителям структурныхподразделений, снимаются с контроля аналогичным образом.

Документы рассматриваются в срок до одного месяца со днярегистрации, если в резолюции руководителя не указан конкретный срок.

Срок исполнения документа может быть изменен тольколицом, давшим поручение.

Если в процессе исполнения выясняется, что для выполненияпоручения требуется более длительный срок, чем установленный первоначально,исполнитель документа не позднее чем за три дня доистечения срока исполнения должен обратиться к руководителю, давшему поручение,с обоснованной просьбой о продлении срока.

5. Регистрация и учет документов, подготовленных иоформленных в комитетах, фракциях и структурных подразделениях, осуществляютсяв соответствии с правилами, установленными разделом VI настоящей Инструкции.

6. Формирование и ведение дел в комитетах, фракциях,структурных подразделениях осуществляются в соответствии с Номенклатурой делДумы и с учетом требований подразделов 1 и 2 раздела XI настоящей Инструкции.

Исполненные документы, подлежащие сдаче в общий отдел наархивное хранение, передаются в порядке, определяемом подразделом 6 раздела XIнастоящей Инструкции. Остальные документы хранятся в комитетах, фракциях,структурных подразделениях до истечения срока хранения, указанного вНоменклатуре дел Думы.

7. В случае реорганизации или ликвидации комитета,структурного подразделения законченные дела и исполненные документы передаютсяв общий отдел по акту, подписанному председателем комитета, руководителемструктурного подразделения. Незаконченные дела и документы передаются вкомитет, структурное подразделение, на который(ое) возложены функции реорганизованного илиликвидированного комитета, структурного подразделения.

В случае прекращения деятельности фракции законченныедела и исполненные документы, а также незаконченные дела и документы передаютсяв общий отдел по акту, подписанному руководителем фракции.

8. Для оперативной передачи и приема текстов документов вДуме может использоваться факсимильная связь.

Полученные (или отправленные) факсограммыучитываются в соответствующих журналах учета (приложение 55) с добавлением кномеру буквы "Ф".

При необходимости включения факсограммыв дело длительного срока хранения с нее снимается ксерокопия, котораяпомещается в дело.

9. Контроль за использованиемфаксимильных аппаратов, установленных в комитетах, фракциях, структурныхподразделениях, осуществляется: в комитетах - руководителями аппаратовкомитетов, во фракциях - руководителями аппаратов фракций, в структурныхподразделениях - руководителями структурных подразделений.

 

IV. Подготовка и оформление документов

 

1. Общие требования

 

1. Документы Думы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы (приложения 1-42) спродольным расположением реквизитов, а также на стандартных листах бумагиформатов А4 и А5. Для бланков поручений используется формат А6(105 x 148 мм).

Проекты нормативных правовых актов, постановлений,решений Думы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 посредством компьютерной техники (приложения 43-45).

Принятые Думой нормативные правовые акты, правовые акты,распоряжения Председателя Думы, протоколы заседаний Думы оформляются нагербовых бланках.

Внутренняя переписка по вопросамматериально-технического, правового, информационного и иного обеспеченияведется на бланках комитетов, фракций и структурных подразделений. Допускаетсяне использовать бланки при подготовке первоначальных вариантов указанныхдокументов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кромексерокопий).

Содержание служебных документов должно быть кратким,ясным и аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятиесодержащейся в них информации.

2. Должностные лица подписывают документы по вопросам,входящим в их компетенцию.

Документы на бланках Думы подписываются ПредседателемДумы, заместителями Председателя Думы; документы на бланках комитетов -председателями комитетов или их заместителями; документы на бланках фракций -руководителями фракций или их заместителями; документы на бланках структурныхподразделений - руководителями этих структурных подразделений или ихзаместителями.

Совместные документы, подписанные председателями двух илиболее комитетов, а также руководителями фракций или структурных подразделений,оформляются на стандартном листе бумаги.

Подписание документа предусматривает: указание полногонаименования должности подписывающего, личную подпись и ее расшифровку синициалами, фамилией.

Не допускается подписание документа, на которомобозначены должность и фамилия должностного лица, другим должностным лицом (путемпроставления предлога "за" или косой черты перед наименованиемдолжности).

Внесение в подписанные документы исправлений и добавленийне разрешается. В исключительных случаях внесенные поправки должны бытьзаверены лицом, подписавшим документ.

3. Представляемые на подпись документы должны бытьзавизированы. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой подписи) идату визирования. Виза проставляется: на нормативных правовых актах, правовыхактах, распорядительных документах - на лицевой стороне последнего листапервого экземпляра (подлинника) в нижней его части; на служебных письмах - наих копиях, остающихся в деле, на лицевой стороне под реквизитом"подпись". В случае разногласий при согласовании документа к немуприлагаются подписанные замечания или особое мнение лиц, несогласных с текстомдокумента.

Если в процессе согласования в документ вносятся(внесены) изменения, то он подлежит повторному визированию.

Документы, представляемые на подпись Председателю Думы,заместителям Председателя Думы, подготовленные в комитетах, визируютсяпредседателями комитетов, подготовленные во фракциях, в структурныхподразделениях, визируются их руководителями.

Визы о согласии с текстом документа могут оформлятьсяследующими способами:

первый - проставление подписи визирующего и расшифровкаподписи, даты согласования;

второй - проставление слова СОГЛАСОВАНО (прописнымибуквами), полное наименование должности визирующего, подпись, расшифровкаподписи, даты согласования.

В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследнего листа документа должны указываться фамилия, инициалы исполнителя иномер его телефона.

4. На документе должна быть указана дата. Датой документаявляется дата его подписания. Для документов, принимаемых коллегиально, - датапринятия. Датой утверждаемых документов служит дата их утверждения.

Датой стенограммы, протокола является дата события,которое зафиксировано в документе.

Дата проставляется цифровым способом впоследовательности: число, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумяпарами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами,например: 01.01.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты,например: 1 января 2010 г.

5. Документы на двух и более листах должны бытьпронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего полядокумента без слова "страница" ("стр.") и знаковпрепинания.

6. Если документ имеет приложение, названное в тексте, тоотметка о его наличии оформляется ниже текстадокумента по форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если наименование приложения не приведено в текстедокумента, то отметка о его наличии оформляется по той же форме, но с указаниемего наименования, например:

Приложение: копия постановления Московской областной Думыот ______ № _____ "Наименование" на 2 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов неуказывается, например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

7. Документы Думы, направляемые в комитеты, фракции иструктурные подразделения, должны иметь сопроводительные письма.

Сопроводительное письмо должно иметь обязательныереквизиты: дату, исходящий номер, подпись уполномоченного лица. При отсутствииодного из обязательных реквизитов документ без рассмотрения подлежит возвратудля устранения выявленных нарушений и для повторного направления в комитеты,фракции и структурные подразделения.

8. Ответное письмо (в том числе сопроводительное письмо)на инициативный документ должно иметь реквизиты: номер и дату документа, накоторый дается ответ.

 

2. Проекты нормативных правовых актов,правовых актов

и распорядительных документов Думы

 

1. Порядок подготовки и внесения на рассмотрение Думыпроектов нормативных правовых актов, правовых актов регулируется РегламентомДумы, постановлениями Думы, распоряжениями Председателя Думы.

2. Документы, представляемые на рассмотрение Думы, должныиметь сопроводительные письма, оформленные на официальном бланке, с указаниемсоответствующих приложений и количества листов в каждом из них.

Проекты нормативных правовых актов, правовых актов,распоряжений Председателя Думы, подготовленные комитетами, фракциями,структурными подразделениями, должны иметь следующие реквизиты: наименованиевида документа, наименование документа, текст документа, наименование должностиПредседателя Думы или должностного лица, исполняющего его обязанности.

3. Наименование проекта постановления, решения Думы,распоряжения Председателя Думы должно быть максимально кратким и отвечать навопрос: "О чем?".

4. Текст постановления, решения Думы, распоряженияПредседателя Думы должен быть четким, не допускающим различных толкований.

В тексте нормативных правовых актов, правовых актов,распоряжений Председателя Думы не допускается печатать слова, предложения ит.п. разными шрифтами, выделять их шрифтом другой насыщенности (за исключениемнаименования документов, структурных единиц, подписи должностного лица),подчеркивать.

5. Текстовая часть постановлений, решений Думы,распоряжений Председателя Думы может подразделяться на: преамбулу(вступительную часть) и постановляющую (распорядительную) часть.

Преамбула содержит обоснование необходимости принятияправового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы,послужившие причиной для издания акта, а также могут содержаться ссылки назаконы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ.

Преамбула в правовых актах Думы заканчивается словами:"Московская областная Дума постановила (решила):".

При ссылке в тексте документа на другой документнеобходимо указывать его реквизиты в следующей последовательности: виддокумента, наименование органа или должностного лица, издавшего документ, дата,номер, наименование документа, например: "В соответствии с распоряжениемПредседателя Московской областной Думы от _______ № __ "Наименование".". Или без указания наименования документа, например:"Рассмотрев проект закона Московской области "____________",внесенный рабочей группой, созданной решением Московской областной Думы от ______ № __".

При ссылке в тексте документа:

на Федеральный закон указываются вид нормативногоправового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование.Например: "В соответствии с Федеральным законом от "___"_________ года № _____ "Наименование".".

на Закон Московской области указываются вид нормативногоправового акта, его регистрационный номер и наименование. Например: "Всоответствии с Законом Московской области № _____ "Наименование".".

Проекты и принятые Думой нормативные правовые акты,правовые акты оформляются в соответствии со Сборником образцов документов,принимаемых Московской областной Думой, утвержденным решением Думы.

6. В тексте постановления, решения Думы в качествеисполнителей указываются комитеты, фракции, структурные подразделения, а такжеорганы, организации, в компетенции которых находится решение рассматриваемыхвопросов.

Должностное лицо может быть указано в качествеисполнителя только в том случае, если исполнение действия возлагается наконкретное лицо.

7. В последнем пункте распорядительной части документа указываютсядолжностные лица, на которых возлагается контроль за исполнением постановлений,решений Думы, распоряжений Председателя Думы, если в них содержится поручение либо предполагается их исполнение в течениедлительного срока.

8. При упоминании в тексте постановления, решения Думы,распоряжения Председателя Думы о наличии документов, оформленных в видеприложений к ним, указывается: "(Прилагается.)", или"(Приложение.)", или "согласно приложению".

Если имеется одно приложение, то оно не нумеруется.

9. Наименования упоминаемых в документе органов(организаций) приводятся в полном соответствии с их официальныминаименованиями, закрепленными положениями (уставами) об этих органах(организациях).

Если в документе неоднократно употребляется то или иноепонятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводится его полноеи в скобках сокращенное наименование по форме: Московская областная Дума (далее- Дума), после чего употребляется только сокращенное наименование.

10. Все документы, включенные в пакет вносимых нарассмотрение Думы материалов, должны быть завизированы, а листы пронумерованы.Тексты вносимых документов должны быть ясно и четко напечатаны. В проектахнормативных правовых актов, постановлений, решений Думы в правом верхнем углупервого листа указывается, кем они внесены, например:

 

                                               Проект

                                               внесен Комитетом по труду и

                                               социальной политике

 

                                               Проект

                                               внесен Губернатором

                                               Московской области

 

Проекты указанных документов Думы должны иметь на первомэкземпляре визы в соответствии со статьей 28 Регламента Думы:

Государственно-правового управления Думы;

Организационного управления Думы;

автора проекта, постановления, решения.

11. Документы, принятые Думой, визируются в следующейпоследовательности:

председателем комитета или его заместителем, еслидокумент был внесен на заседание Думы комитетом;

руководителем фракции или его заместителем, если документбыл внесен на заседание Думы фракцией;

депутатом Думы, если документ был внесен на заседаниеДумы депутатом;

руководителем Организационного управления Думы;

руководителем Государственно-правового управления Думыили уполномоченным им работником.

При передаче на визирование принятых Думой нормативныхправовых актов Московской области, постановлений, решений Думы организационныйотдел Организационного управления Думы представляет стенограмму о ходерассмотрения на заседании Думы конкретного вопроса, а также при необходимостипроект правового акта, рассмотренного на заседании Думы.

12. Проекты распоряжений Председателя Думы могутподготавливаться депутатами Думы, комитетами, фракциями, структурнымиподразделениями по вопросам их ведения.

Распоряжениями Председателя Думы в пределах егополномочий утверждаются положения, инструкции, планы визитов делегаций взарубежные государства и приема зарубежных парламентских делегаций с визитами вМосковскую область и иные документы. Указанные документы оформляются в видеприложений к распоряжениям Председателя Думы.

Распоряжения Председателя Думы о проводимых Думойсеминарах, депутатских слушаниях, конференциях, "круглых столах",публичных слушаниях и т.п. должны иметь в качестве приложений планыорганизационно-технического обеспечения подготовки и проведения мероприятий исметы расходов на проведение указанных мероприятий.

В планах организационно-техническогообеспечения подготовки и проведения мероприятий должны быть указаны должностныелица, ответственные за общее руководство по подготовке и проведениюмероприятий; разработку программы и регламента мероприятий; подготовку информационно-справочныхматериалов; подготовку тематических выставок о деятельности Думы ифотовыставок; обеспечение мультимедийногосопровождения мероприятий; подготовку официальных приглашений участникаммероприятий; обеспечение приглашения участников мероприятий; регистрацию участников мероприятий; стенографическуюзапись мероприятий; организационное оформление мест проведения мероприятий.

Распоряжения Председателя Думы по организации проведениядепутатских слушаний, конференций, заседаний "круглых столов" и т.п.подготавливаются Организационным управлением Думы и визируются управляющимделами Думы, руководителем Организационного управления Думы, руководителемФинансово-экономического управления Думы, руководителемГосударственно-правового управления Думы или уполномоченным им работником.

Постановления Думы по награждению знаками Думы и Почетнойграмотой Думы визируются руководителем Управления кадров Думы илиуполномоченным им работником, руководителем Организационного управления Думы,руководителем Государственно-правового управления Думы или уполномоченным имработником.

Распоряжения Председателя Думы по награждениюБлагодарственным письмом и Дипломом Думы подготавливаются Комиссией Думы понаграждению, отделом по работе с депутатами, их помощниками, персоналом инаградам Управления кадров Думы и визируются председателем Комиссии Думы понаграждению, руководителем Управления кадров Думы или уполномоченным имработником.

Распоряжения Председателя Думы по вопросам кадров и покомандировкам в пределах Российской Федерации подготавливаются Управлениемкадров и визируются управляющим делами Думы, руководителями Управления кадровДумы и Финансово-экономического управления Думы, руководителемГосударственно-правового управления Думы или уполномоченным им работником.

Распоряжения Председателя Думы по вопросам зарубежныхкомандировок, приемов зарубежных парламентских делегаций подготавливаютсяУправлением внешних связей и протокола Думы и визируются руководителемУправления внешних связей и протокола, управляющим делами Думы, руководителемФинансово-экономического управления Думы, руководителемГосударственно-правового управления Думы или уполномоченным им работником.

Распоряжения Председателя Думы по финансовым вопросам ивопросам материально-технического обеспечения, осуществляемого за счет средств,предусмотренных в бюджетной смете Думы на соответствующий финансовый год,подготавливаются Финансово-экономическим управлением Думы и визируютсяуправляющим делами Думы, руководителем Финансово-экономического управленияДумы, руководителем Государственно-правового управления Думы или уполномоченнымим работником.

13. Регистрация, учет, рассылка и хранение подлинниковзаконов, иных нормативных правовых актов Московской области, постановлений,решений Думы, распоряжений Председателя Думы, в том числе подписанныхисполняющим обязанности Председателя Думы в период его отсутствия,осуществляются общим отделом с использованием сквозной нумерации в пределахкалендарного года.

14. Копии всех постановлений, решений Думы и распоряженийПредседателя Думы направляются в Секретариат Председателя Думы, иным адресатамсогласно указателю рассылки.

15. Рассылаемые копии законов и иных нормативных правовыхактов Московской области, решений, постановлений Думы и распоряженийПредседателя Думы заверяются соответствующей печатью.

16. Подготовка, учет и рассылка законов, иных нормативныхправовых актов Московской области, постановлений, решений Думы осуществляютсяобщим отделом по постоянным адресатам, а также по указателям рассылки,подписанной руководителем Организационного управления Думы.

 

3. Документы заседаний, совещаний идепутатских слушаний

 

1. Протоколы заседаний Думы оформляются на бланкахустановленной формы (приложение 30).

2. В протоколе указываются наименование заседания, датаего проведения, повестка дня, число и состав присутствовавших, фамилиивыступавших, темы выступлений, их тексты или краткое изложение содержания,принятые решения.

3. Каждый из включенных в повестку дня вопросовизлагается в протоколе по следующей схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ(ПОСТАНОВИЛИ).

4. В тех случаях, когда ход заседания стенографировалсяили велась запись на цифровых или магнитных носителях, текстстенограммы или фонограммы расшифровывается, печатается и прикладываетсяк протоколу.

5. Если тексты докладов (выступлений) имелись заранее, тоони прилагаются к протоколу, а в соответствующих местах протокола делаютсяссылки: "Текст доклада (выступления) прилагается".

Протоколы заседания Думы подписываютсяпредседательствовавшим на заседании и руководителем секретариата заседанияДумы, имеют сквозную нумерацию в пределах срока созыва Думы.

6. Протоколы заседаний Думы оформляются общим отделом наосновании стенограмм заседаний и принятых Думой документов.

7. Стенограммы заседаний Думы оформляются на стандартныхлистах бумаги (приложение 31). Подлинники стенограмм заседаний Думы, прошедшиередакторскую обработку, хранятся в общем отделе.

8. Оформление и выдача выписки из стенограммы заседанияДумы осуществляется общим отделом по указанию Председателя Думы.

9. Протоколы заседаний комитетов, фракций, выписки изпротоколов и принятые решения оформляются работниками аппаратов комитетов ифракций на стандартных листах бумаги.

10. Протоколы заседаний согласительных комиссий, рабочихгрупп, депутатских слушаний оформляются организационным отделомОрганизационного управления Думы.

 

4. Служебные письма

 

1. Наименования учреждений и организаций, которымадресуются служебные письма, направляемые из Думы, пишутся в именительномпадеже; должность, инициалы и фамилия должностного лица - в дательном падеже,например:

 

                                           Аппарат Правительства

                                           Московской области

                                           Начальнику Правового управления

                                           И.О. Фамилия

 

Наименование адресата печатается в правом верхнем углуписьма.

В письмах, направляемых конкретному должностному лицу,указываются его должность с наименованием учреждения или организации, инициалыи фамилия в дательном падеже, например:

 

                                            Председателю Совета депутатов

                                            городского округа Балашиха

                                            И.О. Фамилия

 

Полный почтовый адрес указывается составителем письма вслучае его направления корреспонденту, не включенному в указатель рассылки,например:

 

                                            Руководителю Управления

                                            Федерального казначейства

                                             поМосковской области

                                            И.О. Фамилия

                                            ул. Дербеневская, д. 5,

                                             г.Москва, 115114

 

Если письмо адресуется физическому лицу, сначалауказываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

                                    ФамилияИ.О.

                                    ул.Школьная, д. 12, кв. 51, г. Шатура,

                                    Московскаяобласть, 140700

 

Если документ отправляется в несколько однородныхорганизаций, их наименования указываются обобщенно, например:

 

                                          Главам муниципальных образований

                                          Московской области

 

Если письмо адресуется физическому лицу, сначалауказываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

                                    ФамилияИ.О.

                                    ул.Школьная, д. 12, кв. 51, г. Шатура,

                                    Московскаяобласть, 140700

 

2. В адресной части письма может быть указано не болеечетырех адресов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен иподписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр,подчеркивается.

В случае направления письма большему числу адресатовисполнитель оформляет соответствующее количество экземпляров, на каждом изкоторых указывается один адрес. К письму прилагается указатель рассылки,который подготавливается и подписывается исполнителем.

3. При оформлении ответных писем приводится ссылка наномер и дату входящего письма.

4. Если служебное письмо имеет приложения, не названные втексте, то их необходимо перечислить с указанием количества листов каждогоприложения.

Наличие в приложении ценных документов оговариваетсяособо.

5. В левом нижнем углу лицевой или оборотной стороныпоследнего листа служебного письма указываются фамилия, инициалы исполнителя иномер его служебного телефона шрифтом № 12.

Допускается указывать фамилию, имя, отчество полностью.

 

5. Служебные телеграммы

 

1. Служебные телеграммы, направляемые из Думы,оформляются за подписью Председателя Думы, его заместителей, председателейкомитетов, руководителей фракций.

Право подписи телеграммы категории"Правительственная" принадлежит только Председателю Думы. Такаятелеграмма передается в приоритетном порядке.

К отправке принимаются только телеграммы, связанные сослужебной деятельностью в Думе. Отправка поздравительных и других телеграмм, несвязанных со служебной деятельностью в Думе, не производится.

2. Служебные телеграммы оформляются на бланкахустановленной формы (приложения 56-58).

3. Объем текста служебной телеграммы не должен, какправило, превышать 90 слов (одна машинописная страница, включая бланк). Тексттелеграммы излагается кратко без предлогов и союзов (если при этом неискажается смысл) с сокращенным написанием знаков препинания (ЗПТ - запятая,ТЧК - точка, КВЧ - кавычки, ДВТ - двоеточие, СКБ - скобки, НР - номер).

Телеграммы должны быть написаны буквами русского илилатинского алфавита.

Текст печатается прописными буквами без переноса слов,абзацев и исправлений. Вставки в тексте не допускаются.

Цифры пишутся словами.

4. В телеграмме указывается телеграфный адрес, при егоотсутствии - почтовый адрес.

Телеграммы печатаются в двух экземплярах, которые послеподписания передаются на телеграф. Второй экземпляр с отметкой телеграфа оботправке (штамп) возвращается в общий отдел.

При направлении телеграмм с одним и тем же текстом болеечем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двухэкземплярах) с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение 57).

При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем безисключения главам муниципальных образований Московской области указательрассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схемасто девять" (приложение 58).

 

V. Использование гербовых бланков, печатей иштампов

 

1. Использование гербовых бланков

 

1. В соответствии с Законом Московской области №183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" в Думе используются гербовыебланки документов установленной формы (приложения 1-26, 30, 34-42).

2. В целях единообразия воспроизведенияизображения герба Московской области на различных бланкахустанавливается единый размер для каждой версии герба:

полный герб - высота 4 см, ширина - 3 см;

коронованный гербовый щит - высота 4 см, ширина 2,2 см;

гербовый щит - высота 3,3 см, ширина 2,6 см.

Гербовые бланки изготавливаются на белой бумаге илибумаге светлых тонов.

3. Гербовые бланки должны использоваться строго поназначению. Руководители аппаратов комитетов, аппаратов фракций, руководителиструктурных подразделений несут личную ответственность за обеспечениесохранности гербовых бланков документов и правильность их использования.

4. Гербовые бланки законов Московской области,постановлений, решений Думы, распоряжений Председателя Думы, писем Думы,Председателя Думы, заместителей Председателя Думы, протоколов заседаний Думыхранятся в общем отделе.

Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланковв регистрационно-учетном журнале, при этом учитываются:

при поступлении бланков:

наименование вида бланка;

дата поступления;

количество экземпляров, серия, номера бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида бланка;

количество экземпляров;

номера бланков;

наименование комитета, фракции, структурногоподразделения - получателя бланков;

расписка в получении, дата;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.Испорченные бланки должны быть возвращены в общий отдел для уничтожения.Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту.

5. Контроль за использованиемгербовых бланков осуществляется общим отделом.

 

2. Использование печатей и штампов

 

1. Гербовые и другие печати Думы используются дляудостоверения подлинности подписи на документах или соответствия копийдокументов подлинникам.

2. На рассылаемых копиях законов, нормативно-правовых,правовых актов, принятых Думой, выписках из протоколов заседаний Думы и нараспоряжениях Председателя Думы проставляется круглая (негербовая) печать снадписью "Московская областная Дума * Общий отдел".

На финансовых документах, служебных контрактах,государственных контрактах, договорах, трудовых соглашениях, доверенностяхпроставляется гербовая печать с надписью "Московская областная Дума".

На документах по личному составу (анкеты, трудовыекнижки, справки с места работы, копии документов, связанных с трудовойдеятельностью, доверенности на получение заработной платы) проставляетсякруглая (негербовая) печать с надписью "Московская областная Дума *Управление кадров".

На удостоверениях депутатов Думы, работников аппаратаДумы, удостоверениях помощников депутатов Думы, удостоверениях к знакам Думыпроставляется малая гербовая печать с надписью "Московская областнаяДума".

На Почетной грамоте Думы, Благодарственном письме иДипломе Думы проставляется гербовая печать с надписью "Московскаяобластная Дума".

На командировочных удостоверениях, доверенностях, путевыхлистах, накладных проставляется круглая (негербовая) печать с надписью"Московская областная Дума * Управление делами".

На пакетах при отправке корреспонденции проставляетсяпечать с надписью "Для пакетов".

3. Оттиск печати проставляется на документах вопределенных местах, при этом оттиск должен захватывать часть наименованиядолжности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности неуказывается, оттиск должен захватывать часть фамилии подписавшего.

4. Штампы используются для проставления отметок ополучении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также другихотметок справочного характера.

5. Изготовление печатей и штампов, контрольза их использованием производятся Управлением делами Думы в соответствиис порядком, установленным распоряжением Председателя Думы.

 

VI. Регистрация и отправка исходящихдокументов

 

1. Исходящие служебные документы направляются от имениПредседателя Думы, его заместителей, председателей комитетов, руководителейфракций, депутатов Думы, руководителей структурных подразделений (ихзаместителей) в соответствии с их компетенцией.

2. Работа с исходящими служебными документами включаетпроверку правильности их оформления, регистрацию, учет и отправку.

3. Регистрация исходящих документов ведется сиспользованием САДД "Дело" на карточках (приложение 54) и в журналах(приложение 53) установленной формы.

Исходящий регистрационный номер состоит из индексакомитета, фракции, структурного подразделения Думы, номера дела в соответствиис Номенклатурой дел Думы и порядкового номера в пределах календарного года.Допускается не указывать номер дела по Номенклатуре дел.

Документу, направляемому в несколько адресов, присваиваетсяодин регистрационный номер.

Копии отправляемых документов со всеми необходимымивизами и приложениями хранятся в общем отделе.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы,не связанные с деятельностью Думы, к отправке не принимаются.

Документы и материалы принимаются к отправке только ссопроводительными письмами (за исключением копий законов и иных нормативныхправовых актов Московской области, решений, постановлений Думы и другихдокументов, направляемых постоянным корреспондентам в соответствии сутвержденными указателями рассылки).

4. В общем отделе проверяются оформление исходящегодокумента, наличие указанных приложений. Неправильно оформленные документы котправке не принимаются и возвращаются исполнителям на дооформление.

Подготовленные к отправке служебные документы конвертуются, на конверте указываются адресат, исходящийномер отправляемого документа (или нескольких документов) и количествовложений.

5. Документы и материалы, предназначенные для отправки запределы Российской Федерации (за исключением государств СНГ), должны бытьпереданы на отправку с указанием на отдельном листе бумаги адреса насоответствующем языке.

6. В зависимости от содержания и срочности документыдоставляются адресатам почтой, электронной почтой, фельдъегерской связью (далее- фельдсвязь), передаются по телеграфу или по факсимильной связи.

Исходящие документы, подписанные Председателем Думы изаместителями Председателя Думы, направляемые в федеральные органыгосударственной власти, отправляются фельдсвязью.

7. Учет исходящей корреспонденции осуществляется в общемотделе по регистрационным номерам.

8. Документы на отправку передаются в общий отдел до 18часов. Отправка корреспонденции, принятой общим отделом до 12 часов,осуществляется в этот же день. Корреспонденция, принятая после 12 часов (кромесрочной корреспонденции), отправляется в течение следующего рабочего дня.

 

VII. Контроль заисполнением документов и поручений

 

1. Контроль за исполнениемдокументов и поручений (далее - контроль за исполнением) включает в себя:постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование ходаисполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, поручений,информирование руководителей о результатах их выполнения.

2. Отметка о контроле заисполнением документа и поручения обозначается штампом "КОНТРОЛЬ".

3. Поручение должно быть исполнено в соответствии ссодержанием резолюции руководителя и в установленные сроки.

4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарныхднях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

в срок не более одного месяца с даты их регистрации вобщем отделе, если в тексте поручения (резолюции) не указана конкретная датаисполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующеммесяце нет такого числа, то до последнего дня месяца). Если последний деньсрока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежитисполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения (резолюции)имеется пометка "срочно", "незамедлительно","безотлагательно";

в 10-дневный срок, если в тексте поручения (резолюции)имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения (резолюции)установлена конкретная дата либо конкретный срокисполнения.

5. Решение о снятии поручения с контроля или о продлениисрока исполнения принимается только руководителем или органом, давшимпоручение, на основании письменной информации об исполнении или о ходеисполнения поручения.

6. Документы снимаются с контроля, если:

вопрос решен и об этом сообщено автору;

документ автором отозван;

принято решение должностным лицом о нецелесообразностидальнейшего рассмотрения вопроса.

7. Контроль за исполнениемпоручений Думы, протокольных поручений Думы и поступлением ответов надепутатские запросы, за сроками исполнения постановлений, решений Думыосуществляется организационным отделом Организационного управления Думы.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, содержащихся врезолюциях председателей комитетов, руководителей фракций, ведется работникамиаппаратов комитетов, фракций, ответственными за делопроизводство.

Контроль за исполнением распоряжений Председателя Думы по кадровымвопросам ведется Управлением кадров Думы.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений, содержащихся врезолюциях руководителей структурных подразделений, ведется работниками этихподразделений, ответственными за делопроизводство.

8. Работниками аппаратов комитетов, фракций, структурныхподразделений в процессе делопроизводства осуществляются следующие функции:

организация приема, регистрации, учета документов,поступающих из общего отдела, внесение в электронную регистрационную карточкуинформации о ходе работы с документами, контроль запрохождением документов;

организация оформления, регистрации и учетаподготовленных документов, передача на отправку исходящих документов;

своевременная передача документов непосредственномуисполнителю;

ознакомление депутатов Думы, работников аппаратовкомитетов, фракций, работников структурных подразделений с распорядительными иинформационными документами;

организация хранения документов и дел, выдача документови дел депутатам Думы и работникам аппаратов комитетов, фракций, работникамструктурных подразделений для работы, контроль за ихвозвращением и сохранностью;

организация справочной работы по вопросам прохождения иисполнения документов, инструктаж работников аппаратов комитетов, фракций,работников структурных подразделений и помощников депутатов Думы по вопросамделопроизводства;

организация ведения и формирования дел в соответствии сНоменклатурой дел Думы;

подготовка и сдача дел на архивное хранение в общийотдел;

передача работниками аппаратов комитетов, фракций,депутатам Думы или их помощникам документов, поступивших на имя депутатов Думы;

организация получения во временное пользование архивныхдел, возвращение их по истечении сроков пользования;

хранение и учет бланков документов, изготовленныхтипографским способом;

ознакомление работников аппаратов комитетов, фракций,работников структурных подразделений с настоящей Инструкцией и другиминормативными и методическими документами по вопросам работы с документами иделопроизводства.

9. При работе с документами в комитетах, фракциях,структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующимитребованиями:

лица, работающие с документами, несут ответственность заих сохранность и конфиденциальность содержащейся в документах информации;

при утрате документов работник, ответственный за делопроизводствов комитете, фракции, структурном подразделении, и лицо, за которым числитсяутраченный документ, составляют акт, который подписывает руководитель аппаратакомитета, фракции, руководитель структурного подразделения;

сведения, содержащиеся в документах, могут использоватьсятолько в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся у работника;

не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированныедокументы какие-либо правки, делать пометки, кроме предусмотренныхнастоящей Инструкцией;

передача документов или их копий лицам, не являющимсядепутатами Думы, представителям сторонних организаций может производитьсятолько с разрешения руководителя аппарата комитета, аппарата фракции,руководителя структурного подразделения;

передача документов представителям средств массовойинформации осуществляется через Пресс-службу Думы;

при уходе в отпуск или выезде в командировкулицо, получившее для исполнения документы, должно отчитаться передруководителем аппарата комитета, аппарата фракции, руководителем структурногоподразделения по всем находящимся у него документам, а при переводе на другуюработу или освобождении от занимаемой должности обязано сдать все числящиеся заним документы руководителю аппарата комитета, аппарата фракции, руководителю структурногоподразделения.

 

VIII. Обеспечение документами депутатов Думы,фракций

и структурных подразделений

 

1. Обеспечение документами и материалами кзаседанию Думы

 

1. Порядок выдачи депутатам Думы документов и материалов,подготовленных к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляется в соответствиис Регламентом Думы.

2. Обеспечение депутатов Думы документами и материалами,подготовленными к рассмотрению на заседаниях Думы, осуществляет Организационноеуправление Думы в сроки, установленные Регламентом Думы.

В общем отделе проекты указанных документов тиражируются,комплектуются и выдаются депутатам Думы непосредственно либо передаются имчерез работников аппаратов комитетов и фракций.

3. В ходе заседания Думы распространению (непосредственнов зале заседаний) подлежат проекты документов только по вопросам, включеннымдополнительно в повестку дня заседания Думы.

Раздача проектов документов в зале заседаний Думыосуществляется только с разрешения председательствующего на заседании Думы.

4. Материалы и проекты документов по вопросам, невключенным в повестку дня заседания Думы, тиражируются и раздаются депутатамДумы с резолюцией председательствующего на заседании Думы "Размножить ираздать депутатам".

5. Документы, распространяемые в зале заседаний Думы,должны обязательно иметь соответствующие визы.

Документы, носящие характер заявлений от имени комитетовили фракций, должны иметь визы председателя соответствующего комитета илируководителя соответствующей фракции.

 

2. Обеспечение типографскими изданиями

 

Изданные типографским способом сборники законов и иныхнормативных правовых актов Московской области, принятых Думой, и другиеиздания, подготовленные в Думе, в соответствии с указателем рассылки по мере ихпоступления выдаются депутатам Думы в Организационном управлении Думы черезработников аппаратов комитетов Думы и фракций, ответственных заделопроизводство.

В Организационном управлении осуществляется учетпоступлений и выдачи типографских изданий.

 

3. Обеспечение нормативными материалами

 

Нормативные правовые акты РоссийскойФедерации и ее субъектов, нормативные правовые акты Московской области,принятые Думой, документы комитетов, фракций, структурных подразделенийвыдаются на бумажных и электронных носителях депутатам Думы, их помощникам,работникам аппаратов комитетов, фракций, работникам структурных подразделений вОрганизационном управлении Думы при предоставлении письменной заявки на поискдокументов либо о предоставлении какой-либо информации о них.

 

IX. Техническое обеспечение подготовки документов

 

1. Работы по печатанию документов иматериалов

 

1. Подготовка (печатание) документов и материаловпроизводится в комитетах, фракциях и структурных подразделениях.

При печатании документов и материалов должны соблюдатьсяследующие правила: размеры полей устанавливаются: левое - 30 мм, правое - 15мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Документы и материалы печатаются на персональномкомпьютере (используется текстовой редактор Word for Wi№dows).

При печатании в текстовом редакторе Wordfor Wi№dows используютсяшрифты типа "Times №ewRoma№", "Courier №ew" размером № 12 (для оформления табличныхматериалов), № 14 через 1-2 интервала.

2. Печатание документов и материалов производится набланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.

3. При печатании документов и материалов особое вниманиеследует обращать на правильное написание названий документов, фамилий,специальных терминов, иностранных слов и географических наименований объектов.Применяются только общепринятые сокращения слов.

 

2. Копировально-множительные работы

 

1. Копировально-множительные работы (снятие копий сдокументов, тиражирование и др.) осуществляются Организационным управлениемДумы.

2. Снятию копий и тиражированию подлежат документы иматериалы только служебного характера, непосредственно связанные сдеятельностью Думы. Документы и материалы личного характера или не относящиесяк деятельности Думы копированию и тиражированию не подлежат.

Ограниченно допускается снятие копий с документов,изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы).

На каждый документ или материал, сдаваемый наксерокопирование, должен быть оформлен бланк заказа (приложение 59).

В первоочередном порядке тиражируются принятые Думойдокументы, подлежащие рассылке, документы и материалы, связанные с подготовкойочередного заседания Думы, депутатских слушаний.

Тиражирование документов и материалов в количестве свыше50 экземпляров, кроме законов и иных нормативных правовых актов Московскойобласти, принятых Думой, документов и материалов к заседаниям Думы, депутатскимслушаниям, производится с разрешения руководителя Организационного управленияДумы.

3. Документы и материалы передаются на тиражирование оформленными в несброшюрованном виде, качественнонапечатанными, как правило, первые экземпляры. Размеры полей на документахдолжны быть соблюдены со всех четырех сторон (не менее 1 см). Документы иматериалы загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан) натиражирование не принимаются.

Заказчик обязан обеспечить бумагой тиражирование всегозаказа.

Тираж копируемых материалов должен соответствоватьзаказу. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.На бланке заказа делается соответствующая отметка о выполнении работы и выдачетиража заказчику под роспись.

4. Копирование небольших по объему служебных документов(до 10 страниц копий) может производиться в комитетах, фракциях, структурныхподразделениях, где установлены копировальные аппараты.

Ответственность за соблюдение правил копирования намножительных аппаратах, установленных в комитетах, фракциях, структурныхподразделениях, несут должностные лица, в ведении которых они находятся.

 

3. Ведение звукозаписи и подготовка стенограмм

 

1. Звукозапись и подготовка стенограмм заседаний Думы,депутатских слушаний, заседаний рабочих групп, согласительных комиссий,совещаний у Председателя Думы и его заместителей, а также при необходимостизаседаний комитетов, фракций, совместных совещаний структурных подразделенийпроизводится Организационным управлением Думы в установленном порядке.

Заявки на стенографирование с точным указанием даты,места и времени проведения мероприятия направляются в форме письма-заказа наимя руководителя Организационного управления Думы не позднеечем за пять дней до дня проведения мероприятия (приложение 66). Заявкиподписываются председателями комитетов, руководителями фракций, руководителемсекретариата Председателя Думы, руководителями секретариатов заместителейПредседателя Думы, руководителями структурных подразделений.

Для обеспечения качественной подготовки стенограммподразделение, отвечающее за проведение мероприятия, передает в Организационноеуправление Думы список присутствующих на заседании, включая приглашенных, суказанием их фамилий, имен и отчеств, занимаемых должностей.

Расшифровка и распечатка стенограмм заседаний проводитсянепосредственно в процессе проведения мероприятий или после их завершения всроки, согласованные с Организационным управлением Думы.

2. Во время заседаний Думы стенографирование другихзаседаний не производится.

3. Стенографическая запись расшифровывается, печатается иоформляется в общем отделе в соответствии с установленными правилами.

4. Магнитные и иные носители после проведения расшифровкихранятся в общем отделе в течение двух недель со дня проведения мероприятия ипри необходимости могут быть выданы в комитет, фракцию, структурноеподразделение для уточнения текста стенограммы, после чего вновь возвращаются вобщий отдел для размагничивания и последующего использования.

 

X. Организация работы с документами

ограниченного распространения

 

1. К документам ограниченного распространения относятсяпоступающие в Думу, а также подготовленные в ней несекретные документы ииздания, ограничения на распространение которых иособые требования к обращению с которыми обусловлены служебной необходимостью.

2. Ответственность за организацию правильного обращения сдокументами ограниченного распространения, обеспечения их учета, сохранности,санкционированного использования возлагается на общий отдел, председателейкомитетов, руководителей фракций, руководителей структурных подразделений.

Передача документов (их копий или проектов) ограниченногораспространения работникам сторонних организаций, а также распространение этихдокументов допускаются только с разрешения Председателя Думы.

3. На документах ограниченного распространения, в томчисле на их проектах, проставляется пометка "Для служебногопользования". Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правомверхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, атакже на первой странице сопроводительного письма к таким документам илиизданиям.

Необходимость проставления пометки "Для служебногопользования" на документах и изданиях определяется должностным лицом,подписывающим или утверждающим документ.

4. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также за нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, должностное лицо может быть привлечено кответственности, установленной законодательством.

5. Прием, регистрация, учет поступающих в Думу документовограниченного распространения и имеющих гриф "Для служебногопользования" осуществляются общим отделом.

При этом к регистрационному индексу документа добавляетсяпометка "ДСП" и указывается номер (номера) поступивших экземпляровдокумента, количество страниц (если документ не сброшюрован). Указание номеровэкземпляров обязательно при учете всех последующих перемещений и передачидокументов с грифом "Для служебного пользования".

Документы ограниченного распространения передаютсяработникам аппаратов комитетов, фракций, работникам структурных подразделенийпод роспись по указанию соответствующих руководителей.

6. Документы ограниченного распространения печатаются вобщем отделе либо в комитетах, фракциях, структурных подразделениях. При этомна обороте последнего листа каждого экземпляра документа работник аппаратакомитета, фракции, работник структурного подразделения должен указатьколичество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и датупечатания документа. Отпечатанные документы вместе с черновиками передаютсяответственному исполнителю, который после подписания документов передает их длярегистрации либо в общий отдел, либо работнику аппарата комитета, фракции,работнику структурного подразделения, ответственному за делопроизводство.

Черновики и варианты уничтожаются указанным работником сотражением факта уничтожения в соответствующей учетной форме (журнале, накарточках или в персональном компьютере).

7. Отправка документов ограниченного распространенияосуществляется общим отделом.

При необходимости направления документов с грифом"Для служебного пользования" в несколько адресов составляетсяуказатель рассылки, в котором поадресно проставляютсяномера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписываетсяисполнителем и председателем комитета, руководителем фракции, руководителемструктурного подразделения, подготовившего документ.

Документы ограниченного распространения пересылаютсясторонним организациям фельдсвязью, заказными или ценными почтовымиотправлениями.

Тексты документов с грифом "Для служебногопользования" запрещается передавать факсимильной связью.

8. Исполненные документы с грифом "Для служебногопользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой делнесекретного делопроизводства. При этом документы с грифом "Для служебногопользования" могут быть помещены в дела отдельно или вместе с документамипо тому же вопросу, но не имеющими указанную пометку. И в том, и в другомслучае на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф"Для служебного пользования".

9. В делах с документами с грифом "Для служебногопользования" постоянного и долговременного (свыше 10 лет) срока хранениядолжны оформляться внутренние описи.

10. Не реже одного раза в год комиссией, назначаемойраспоряжением Председателя Думы, проводится проверка наличия документов иизданий с грифом "Для служебного пользования".

11. Документы ограниченного распространения должныхраниться в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах.

О фактах утраты документов, изданий, содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставитсяв известность Председатель Думы и назначается комиссия для расследованияобстоятельств утраты или разглашения.

На утраченные документы, издания с грифом "Дляслужебного пользования" составляется акт, на основании которого делаютсясоответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянногосрока хранения после их утверждения включаются общим отделом в дело всоответствии с Номенклатурой дел.

12. Уничтожение документов, изданий с грифом "Дляслужебного пользования", утративших свое практическое значение и неимеющих исторической и научной ценности, производится с составлением актаустановленной формы (приложение 60). В учетных формах (журналах, на карточках,в персональном компьютере, в описях дел и т.п.) об уничтожении делается отметкасо ссылкой на соответствующий акт.

13. Ознакомление работников аппаратов комитетов, фракций,работников структурных подразделений с документами и изданиями, имеющими гриф"Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении вобщем отделе, производится с разрешения руководителя Организационногоуправления Думы и по согласованию с председателями комитетов, руководителямифракций, руководителями структурных подразделений, подготовивших указанныедокументы. При этом документы с грифом "Для служебного пользования"могут быть выданы работникам аппаратов комитетов, фракций, работникамструктурных подразделений во временное пользование под роспись на срок не более10 дней.

 

XI. Формирование дел и хранение документов

 

1. Составление номенклатуры дел

 

1. В целях правильного формирования и учета дел вделопроизводстве, обеспечения поиска документов на срок полномочийсоответствующего созыва Думы составляется Номенклатура дел Думы поустановленной форме (приложение 61).

2. В Номенклатуру дел Думы включаются наименования дел,отражающие все документированные участки деятельности Думы, ее комитетов,фракций и структурных подразделений.

Переходящие дела, которые исполняются в течениенескольких лет, а также дела временно действующих органов Думы подлежат включениюв Номенклатуру дел.

3. Номенклатура дел Думы согласовывается сэкспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московскойобласти, утверждается распоряжением Председателя Думы и вводится в действие с 1января следующего года.

4. Номенклатура дел Думы составляется на основанииноменклатур дел комитетов, фракций, структурных подразделений Думы.

Ответственность за правильность составления номенклатурыдел комитета, фракции, структурного подразделения несет руководитель аппаратакомитета, аппарата фракции, руководитель структурного подразделения,подписывающий номенклатуру дел.

В номенклатуру дел комитета, фракции, структурногоподразделения могут вноситься изменения, дополнения, уточнения послесогласования с общим отделом.

В случае значительных изменений номенклатура делкомитета, фракции, структурного подразделения подлежит утверждению заново вустановленном порядке.

5. Включение в утвержденную Номенклатуру дел Думыноменклатур дел вновь образованных комитетов, структурных подразделений, новыхдел, формируемых в течение года, внесение других изменений оформляется общимотделом дополнением к утвержденной Номенклатуре дел Думы, которая в концетекущего года утверждается распоряжением Председателя Думы.

6. Индекс каждого дела, включенного в Номенклатуру делДумы, состоит из индекса комитета, фракции, структурного подразделения ипорядкового номера дела в пределах конкретного подразделения.

7. Заголовок дела в Номенклатуре дел Думы должен отражатьсодержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие формулировки.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования иоформления дел.

8. Срок хранения дела и номер статьи по перечнюуказываются в Номенклатуре дел Думы со ссылкой на Перечень типовыхуправленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указаниемсроков хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченныхделопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

Правильность проставления сроков хранения контролируетсяобщим отделом и постоянно действующей экспертной комиссией Думы.

9. После окончания полномочий Думы соответствующегосозыва комитетами, фракциями, структурными подразделениями составляетсяитоговая запись о категориях и количестве заведенных дел (томов, частей),которая передается в общий отдел.

 

2. Формирование дел

 

1. Формирование документов в дела в комитетах, фракциях,структурных подразделениях осуществляется в соответствии с номенклатурами делкомитетов, фракций, структурных подразделений.

2. При формировании дела проверяются:правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнотадокументов, наличие на документах подписей, виз, дат, учетных (регистрационных)номеров, справок или отметок об исполнении, о списании "в дело" идругих. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

3. При оформлении дел соблюдаются следующиетребования:

в дело помещаются только исполненные, правильнооформленные документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;

раздельно группируются в дела документы постоянного ивременного сроков хранения;

подлинные (первые) экземпляры документов формируютсяотдельно от их копий;

в дело помещается один экземпляр документа (заисключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки,дополняющие первый экземпляр), черновики документов в дело не помещаются;

в дело помещаются, как правило, документы одногокалендарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

при необходимости включения в дело факсограммыс нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Прибольшем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

4. В случае необходимости документы различных сроковхранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершенияработы над вопросом, а затем должны переформировываться в дела постоянного ивременного сроков хранения.

5. Законы и иные нормативные правовые акты Московскойобласти, постановления, решения и другие документы Думы группируются в дела поих видам в хронологическом порядке вместе с относящимися к ним приложениями.

6. Протоколы заседаний Думы, комитетов, фракций, рабочихгрупп, согласительных комиссий располагаются в деле в хронологическом порядке.Документы к заседаниям помещаются после соответствующего протокола.

7. Дела с подлинниками протоколов заседаний Думы, а такжепринятыми Думой актами формируются общим отделом вместе с необходимымиматериалами.

8. Распоряжения Председателя Думы по основнойдеятельности группируются в дела отдельно от распоряжений по личному составу.

9. Документы внутри дела располагаются в логическойпоследовательности решения вопроса и с учетом степени важности документов или вхронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документовпостоянного срока хранения более ранние документы помещаются в начале дела. Вделах временного срока хранения последовательность расположения документовможет быть обратной.

10. В дела с перепиской документы подшиваются по датеисполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего(инициативного) документа.

 

3. Экспертиза ценности документов

 

1. Экспертиза ценности документов проводится дляопределения научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихсяв процессе деятельности Думы, с целью отбора их для дальнейшего хранения илиуничтожения.

2. Для организации и проведения экспертизы ценностидокументов в Думе создается постоянно действующая экспертная комиссия, в составкоторой входят руководитель Организационного управления, руководитель общегоотдела, специалист по архивному делу Думы, представители комитетов, фракций иструктурных подразделений. Состав экспертной комиссии и Положение об экспертнойкомиссии Думы утверждаются распоряжением Председателя Думы.

3. При проведении экспертизы осуществляется отбордокументов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих передаче наархивное хранение в общий отдел и дальнейшему хранению в комитетах, фракциях иструктурных подразделениях, в том числе со сроком хранения "До минованиянадобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы, сроки хранения которых истекли, а также проверяются качествои полнота Номенклатуры дел Думы, порядок формирования дел.

В процессе проведения экспертизы из дел постоянного срокахранения изымаются дублетные экземпляры и варианты документов (кроме случаев,указанных в пункте 3 подраздела 2 раздела XI настоящей Инструкции), документы свременным сроком хранения.

Выделенные из дел с отметкой "экспертная комиссия"документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам илиоформляются в самостоятельные дела.

4. По результатам экспертизы ценности документов вкомитетах, фракциях, структурных подразделениях составляются описи делпостоянного и временного сроков хранения (приложение 62) и акты о выделении дели документов, подлежащих уничтожению (приложение 60).

Документы, подлежащие уничтожению, должны быть измельченына машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещены в специальныеметаллические бачки, матерчатые или крафт-мешки.

Документы и материалы со сроком хранения"До минования надобности", расписки в получении документов, заказы накопировально-множительные работы, корешки квитанций и т.п. по истечении сроковхранения уничтожаются с составлением акта, который подписывается не менее чемдвумя работниками аппарата комитета, фракции, работниками структурногоподразделения и утверждается председателем комитета, руководителем фракции,руководителем структурного подразделения.

 

4. Оформление дел при передаче на архивноехранение

 

1. Оформление дела предусматривает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описидокументов;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних датдела, заголовка дела).

2. Обложка дела оформляется по установленной форме(приложение 63).

3. В начале дела постоянного срока хранения для учета ипоиска документов помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения одокументе или группе документов по одному вопросу (приложение 64).

4. В конце дела подшивается лист-заверитель дела, вкотором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, атакже оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела(приложение 65).

Лист-заверитель составляется работником аппаратакомитета, фракции, работником структурного подразделения, сформировавшим иоформившим дело.

5. Дела постоянного срока хранения, подлежащие передачена архивное хранение в общий отдел, подшиваются или переплетаются послепроведения экспертизы ценности документов и проверки правильности формированияи оформления дел.

6. Дела временного срока хранения (до 10 лет) подлежатчастичному оформлению (не подшиваются, листы в них не нумеруются).

Документы временного срока хранения могут храниться впапках (скоросшивателях).

 

5. Составление и оформление описей дел

 

1. На все завершенные и полностью оформленные делапостоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу ценности,ежегодно составляются описи.

2. Опись дела составляется по установленной форме (в двухэкземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела временного храненияи дела по личному составу.

3. В опись дел комитетов, фракций и структурныхподразделений включаются заголовки всех дел, заведенных в процессе ихдеятельности.

Систематизация дел в описи должна соответствовать ихсистематизации в Номенклатуре дел Думы.

В конце описи составляется итоговая запись о количестведел, включенных в опись.

 

6. Передача дел на архивное хранение в общийотдел

 

1. Комитеты, фракции, структурные подразделения Думы поокончании срока соответствующего созыва Думы передают дела постоянного ивременного сроков хранения и дела по личному составу на архивное хранение вобщий отдел в соответствии с распоряжением Председателя Думы.

2. Выявленные недостатки в оформлении документов и дел,передаваемых на архивное хранение в общий отдел, должны быть устраненыкомитетом, фракцией, структурным подразделением, сдающим документы.

3. Дела архивного хранения в общем отделе по заявкедепутата Думы, руководителя аппарата комитета, аппарата фракции, руководителяструктурного подразделения могут быть выданы для работы в помещении общегоотдела. При этом в делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания,проводить изъятие документов.

4. Копии, архивные справки и выписки из документов,хранящихся в общем отделе, выдаются по письменным запросам организаций играждан с разрешения руководителя Организационного управления Думы илируководителя общего отдела.

 

 

 

 

 

Приложение 1

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                        ЗАКОН МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

                                                                   000001*

 

 

 

 

 

Приложение 2

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

 

                            _____________ № ___

 

                                                                   000001*

 

 

 

 

 

Приложение 3

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                                  РЕШЕНИЕ

 

                               ______ № ___

 

                                                                   000001*

 

 

 

 

 

Приложение 4

к Инструкции

 

                               

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                               ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                               РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

                               ______ № ___

 

                                                                   000001*

 

 

 

 

 

Приложение 5

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

______________№ ___

на№ ________ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 6

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                               ПРЕДСЕДАТЕЛЬ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 988-69-69

___________________________________________________________________________

 

________________№ ___

на№ __________ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 7

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                      ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬПРЕДСЕДАТЕЛЯ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 988-65-00

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 8

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         ЗАМЕСТИТЕЛЬПРЕДСЕДАТЕЛЯ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 9

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         ЗАМЕСТИТЕЛЬПРЕДСЕДАТЕЛЯ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 10

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                          ФРАКЦИЯ "ЕДИНАЯРОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 11

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                      ФРАКЦИЯ КОММУНИСТИЧЕСКОЙПАРТИИ

                           РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 12

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                       ФРАКЦИЯ"СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 13

к Инструкции

 

                               

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                          ФРАКЦИЯ "ЕДИНАЯРОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 14

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                      ФРАКЦИЯ КОММУНИСТИЧЕСКОЙПАРТИИ

                           РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 15

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                                  ДЕПУТАТ

                         МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ

 

                       ФРАКЦИЯ"СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 16

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                                Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                       КОМИТЕТ ПО ВОПРОСАМБЮДЖЕТА,

                      ФИНАНСОВОЙ И НАЛОГОВОЙПОЛИТИКИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-21, (495) 988-69-31

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 17

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

 

                         КОМИТЕТ ПО ЭКОНОМИЧЕСКОЙ

                         И ИННОВАЦИОННОЙПОЛИТИКЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-22, (495) 988-69-84

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 18

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                                Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                       КОМИТЕТ ПО АГРАРНОЙПОЛИТИКЕ,

              ЗЕМЛЕПОЛЬЗОВАНИЮ, ПРИРОДНЫМРЕСУРСАМ И ЭКОЛОГИИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-23, (495) 988-65-80

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 19

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

 

                        КОМИТЕТ ПОПРОМЫШЛЕННОСТИ,

              ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОМУ ХОЗЯЙСТВУ,СТРОИТЕЛЬСТВУ,

                        ТРАНСПОРТУ ИИНФОРМАТИЗАЦИИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-24, (495) 988-69-15

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 20

к Инструкции

 

                              

                                 Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                    КОМИТЕТ ПО МЕСТНОМУСАМОУПРАВЛЕНИЮ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-25, (495) 988-65-60

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 21

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

              КОМИТЕТ ПО ЗАКОННОСТИ, ВОПРОСАМГОСУДАРСТВЕННОЙ

                       ВЛАСТИ И ОБЩЕСТВЕННЫХСВЯЗЕЙ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-26, (495) 988-69-02

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 22

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                               

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                    КОМИТЕТ ПО ВОПРОСАМ ОХРАНЫЗДОРОВЬЯ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-27, (495) 988-69-13

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 23

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                  КОМИТЕТ ПО ТРУДУ И СОЦИАЛЬНОЙПОЛИТИКЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-28, (495) 988-69-91

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 24

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                      КОМИТЕТ ПО СТАТУСУ,РЕГЛАМЕНТУ

                            И ДЕПУТАТСКОЙ ЭТИКЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-29, (495) 988-66-31

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 25

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                КОМИТЕТ ПО ВОПРОСАМОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ,

                     СПОРТА, ДЕЛАМ МОЛОДЕЖИ ИТУРИЗМА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-34, (495) 988-69-23

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 26

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                         КОНТРОЛЬНО-СЧЕТНАЯПАЛАТА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 984-56-53

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 27

к Инструкции

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                          ФРАКЦИЯ "ЕДИНАЯРОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-67-47, (495) 988-65-13

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 28

к Инструкции

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                      ФРАКЦИЯ КОММУНИСТИЧЕСКОЙПАРТИИ

                           РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-53, (495) 988-69-63

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 29

к Инструкции

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                       ФРАКЦИЯ"СПРАВЕДЛИВАЯ РОССИЯ"

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-52, (495) 988-65-97

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 30

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                            ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ

 

                               ______ № ___

 

 

 

 

 

Приложение 31

к Инструкции

 

СТЕНОГРАММА

 

ЗАСЕДАНИЯ

 

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ

 

___________ № ___

 

 

 

 

 

Приложение 32

к Инструкции

 

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

 

КОМИТЕТ ПО ЗАКОННОСТИ, ВОПРОСАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

ВЛАСТИ И ОБЩЕСТВЕННЫХ СВЯЗЕЙ

 

ПРОТОКОЛ

 

______ № ___

 

 

 

 

 

Приложение 33

к Инструкции

 

МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

 

КОМИТЕТ ПО ЗАКОННОСТИ, ВОПРОСАМ ГОСУДАРСТВЕННОЙ

ВЛАСТИ И ОБЩЕСТВЕННЫХ СВЯЗЕЙ

 

РЕШЕНИЕ

 

______ № ___

 

 

 

 

 

Приложение 34

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                             УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 988-67-00

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 35

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                                области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                    ГОСУДАРСТВЕННО-ПРАВОВОЕУПРАВЛЕНИЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-39, (495) 988-65-99

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 36

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                                Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                        ОРГАНИЗАЦИОННОЕУПРАВЛЕНИЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-67-66, (495) 988-67-46

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 37

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                   УПРАВЛЕНИЕ ВНЕШНИХ СВЯЗЕЙ ИПРОТОКОЛА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 988-65-45

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 38

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

 

                             УПРАВЛЕНИЕ КАДРОВ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-43, (495) 988-67-16

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 39

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                               

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                    ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКОЕУПРАВЛЕНИЕ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-44, (495) 988-67-72

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 40

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                               ПРЕСС-СЛУЖБА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063                  Тел. (495) 988-65-35

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 41

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                ОТДЕЛ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИРУКОВОДСТВА

                               АППАРАТА ДУМЫ

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-65-46, (495) 988-65-91

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 42

к Инструкции

 

                              

                                  Герб  

                               Московской

                               области 

                              

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

                ОТДЕЛ ЗАЩИТЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙТАЙНЫ И РЕЖИМА

 

ПроспектМира, д. 72, Москва, 129063  Тел. (495)988-38-68, (495) 988-66-28

___________________________________________________________________________

 

___________№ ___

на№ _____ от ___

 

 

 

 

 

Приложение 43

к Инструкции

 

                                               Проект

                                                внесен (субъект права

                                               законодательной инициативы)

 

                         ЗАКОН МОСКОВСКОЙОБЛАСТИ

 

                       (Наименование проектазакона)

 

                           Текстпроекта закона

 

 

 

 

 

Приложение 44

к Инструкции

 

                                               Проект

                                                 внесен (субъект права

                                               законодательной инициативы)

 

                  ПОСТАНОВЛЕНИЕ МОСКОВСКОЙОБЛАСТНОЙ ДУМЫ

 

                   (Наименование проектапостановления)

 

                        Текстпроекта постановления

 

 

 

 

 

Приложение 45

к Инструкции

 

                                               Проект

                                                внесен (субъект права

                                                законодательной инициативы)

 

                     РЕШЕНИЕ МОСКОВСКОЙОБЛАСТНОЙ ДУМЫ

 

                      (Наименование проектарешения)

 

                           Текстпроекта решения

 

 

 

 

 

Приложение 46

к Инструкции

 

                                                            

                                   Герб                               

                                 Московской                             

                                области                             

                                                            

                                                                         

                               ПРЕДСЕДАТЕЛЬ                            

                          МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТНОЙДУМЫ                     

                                                                        

                                                            В.Е.Аксаков

                                                                        

"___" ____________ г.                                                  

к № _________________                                                   

 

 

 

 

 

Приложение 47

к Инструкции

 

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ

 

1. Извещения, повестки дня, программы заседаний,совещаний, конференций, семинаров.

2. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги,проспекты и другие издания.

3. Документы на иностранных языках без перевода.

4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени,сборники и обзоры.

5. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственнаятехническая литература, информационные сводки, тематические и специальныесборники.

6. Пригласительные билеты, поздравительные письма,поздравительные телеграммы и открытки.

7. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции,накладные, сметы и др.).

8. Документы без подписи.

9. Ответы на письма депутатов.

 

 

 

 

 

Приложение 48

к Инструкции

 

                        

                                Московская     

                             областная Дума    

                             "__" ____________ 

                             Индекс __________ 

                        

 

 

 

 

 

Приложение 49

к Инструкции

 

СЛУЖЕБНАЯ

 

Корреспондент

,,

               0000                                                   

                                                                      

Дата поступления и индекс                                             

документа                   Датаи индекс документа   Срокисполнения  

44

 

Краткое содержание

Дата        передачи на исполнение	Кому        направлено  письмо	Резолюция	Расписка    в получении, дата	Срок      исполнения	№ дела или   отметка об   уничтожении  письма

 

                                           Отметка об исполнении документа

 

Лицеваясторона

---------------------------------------------------------------------------

 

Исполнитель

 

,,

Дата поступления    Откуда поступилответ          Датапередачи ответа

ответа                                                                 

<<$

                                                                      

                                                                      

                                                                       

                                                                      

                                                                      

                                Контрольные отметки                   

4,,4

Фонд№                   Опись№                Дело№

 

 

 

 

 

Приложение 50

к Инструкции

 

ФЕДЕРАЛЬНАЯ

 

Корреспондент

,,

               0000                                                   

                                                                      

Дата поступления и индекс                                             

документа                   Датаи индекс документа   Срокисполнения  

44

 

                                         Виддокумента и краткое содержание

___________________________________________________________________________

                                        Комунаправлен документ и резолюция

___________________________________________________________________________

                                            Отметка обисполнении документа

 

Лицеваясторона

---------------------------------------------------------------------------

 

Исполнитель

 

,,

Дата поступления    Откуда поступилответ          Датапередачи ответа

ответа                                                                 

<<$

                                                                       

                                                                      

                                                                      

                                                                       

                                                                      

                                Контрольные отметки                   

4,,4

Фонд№                   Опись№                Дело№

 

 

 

 

 

Приложение 51

к Инструкции

 

ОБРАЩЕНИЕ

 

Корреспондент:                                       Льготы:

 

Адрес,телефон:

 

Кодписьма:                    Повтор. обращ.:

___________________________________________________________________________

 

                                     Кодвопроса:       Тип обращ.:

 

    Индекс поступления            Дата пост.                К-во писем:

___________________________________________________________________________

 

Автор,индекс, дата сопроводительного письма:

 

Ответ:              Отв. испол.:

___________________________________________________________________________

 

Дата:        Кому направлен документ:      Доп. конт.       Срок исп.

 

Резолюция:

 

Авторрезолюции:                                           Продлено:

 

Когда,кем дан ответ:                                       Номер,дата:

 

Содержаниеответа:

 

Датаотправки в вышест. орг.:                 адресат:

___________________________________________________________________________

 

Ходисполнения:

 

 

 

 

 

Приложение 52

к Инструкции

 

ВНУТРЕННЯЯ РЕГИСТРАЦИЯ

 

Корреспондент

,,

               0000                                                   

                                                                      

Дата поступления и индекс                                             

документа                   Датаи индекс документа   Срокисполнения  

44

 

                                         Виддокумента и краткое содержание

___________________________________________________________________________

                                        Комунаправлен документ и резолюция

___________________________________________________________________________

 

                                           Отметка об исполнении документа

 

Лицеваясторона

---------------------------------------------------------------------------

 

Исполнитель

 

,,

Дата поступления    Откуда поступилответ          Датапередачи ответа

ответа                                                                 

<<$

                                                                      

                                                                      

                                                                       

                                                                      

                                                                      

                                Контрольные отметки                   

4,,4

Фонд№                   Опись№                Дело№

 

 

 

 

 

Приложение 53

к Инструкции

 

ЖУРНАЛ

учета отправляемой служебной информации

 

№  п/п	Наименование  структурного  подразделения, Ф.И.О. и      телефон       исполнителя	Адрес     получателя	Кол-во листов	Дата и     время      поступления материала	Отправка		Отметка о возврате  материала
					Дата и время	Ф.И.О.
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

 

 

Приложение 54

к Инструкции

 

ИСХОДЯЩАЯ

 

Корреспондент

,,

               0000                                                   

                                                                      

Дата поступления и индекс                                             

документа                   Датаи индекс документа   Срокисполнения  

44

 

                                         Виддокумента и краткое содержание

___________________________________________________________________________

                                        Комунаправлен документ и резолюция

___________________________________________________________________________

 

                                           Отметка об исполнении документа

 

Лицеваясторона

---------------------------------------------------------------------------

 

Исполнитель

 

,,

Дата поступления    Откуда поступилответ          Датапередачи ответа

ответа                                                                 

<<$

                                                                      

                                                                       

                                                                      

                                                                      

                                                                       

                                Контрольные отметки                   

4,,4

Фонд№                   Опись№                Дело№

 

 

 

 

 

Приложение 55

к Инструкции

 

ЖУРНАЛ

регистрации факсограмм ителеграмм

 

№  п/п	Адрес          корреспондента, его фамилия, № телефона	Принято			Направлено	Дата и  время   отправки
		Дата и  время	Кол-во листов	Ф.И.О.	Наименование  структурного  подразделения, Ф.И.О.        получателя
1	2	3	4	5	6	7

 

 

 

 

 

Приложение 56

к Инструкции

 

                                                           Место

                                                            для

                                                           штампа

 

                                        Адрес

 

                                        Кому

                                        (должность, фамилия, имя, отчество)

 

                      ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА

 

    Текст телеграммы

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Председатель

Московскойобластной Думы                                      В.Е.Аксаков

___________________________________________________________________________

 

129063,г. Москва, проспект Мира, д. 72

Московскаяобластная Дума

"__"_____________ года

 

№_____________________

 

 

 

 

 

Приложение 57

к Инструкции

 

                                                                  Место

                                                                   для

                                                                  штампа

 

                                ТЕЛЕГРАММА

 

    Текст телеграммы

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Председатель

Московскойобластной Думы                                     В.Е. Аксаков

___________________________________________________________________________

 

129063,г. Москва, проспект Мира, д. 72

Московскаяобластная Дума

"___"__________ года

 

№___________________

 

РАСЧЕТРАССЫЛКИ К ИСХ. _________ ОТ ______________

 

№   п/п	Кому	Адрес
1.	Президенту Республики Бурятия       (Фамилия, имя, отчество)	670001, г. Улан-Удэ,           ул. Сухэ-Батора, д. 9
2.	Губернатору Кемеровской области     (Фамилия, имя, отчество)	650099, г. Кемерово,           проспект Советский, д. 62
3.	Главе администрации Алтайского края (Фамилия, имя, отчество)	656035, г. Барнаул,            проспект Ленина, д. 69
4.	Председателю Белгородской областной Думы                                (Фамилия, имя, отчество)	308000, г. Белгород,           Соборная площадь, д. 4
5.	Председателю Законодательного       Собрания Владимирской области       (Фамилия, имя, отчество)	600000, г. Владимир,           Октябрьский проспект, д. 21

 

Наименованиедолжности

исполнителя                                     _____________ И.О. Фамилия

                                                   подпись

"__"____________ г.

 

 

 

 

 

Приложение 58

к Инструкции

 

                                                                  Место

                                                                   для

                                                                  штампа

 

                                ТЕЛЕГРАММА

 

                             СХЕМА СТО ДЕВЯТЬ

 

                                                    Главе муниципального

                                                     образованияМосковской

                                                    области

 

    Текст телеграммы

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

 

Председатель

Московскойобластной Думы                                      В.Е.Аксаков

___________________________________________________________________________

 

129063,г. Москва, проспект Мира, д. 72

Московскаяобластная Дума

"___"_____________ года

 

№______________________

 

 

 

 

 

Приложение 59

к Инструкции

 

                         МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТНАЯДУМА

 

Масштаб:1:1, 1:2                           Грифсекретности ______________

      _____________________

      /ненужное зачеркнуть/

 

                                 ЗАКАЗ №

 

Просьбаизготовить __________________________________________________ копий

                                   /кол-вопрописью/

Сприлагаемого материала /полное название/ ________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Технологическиеуказания __________________________________________________

                         /с оборотом,подборкой, сшивкой, склейкой и т.д./

___________________________________________________________________________

Количестволистов оригинала: ___________________       "__" ___________ г.

______________________________________________

/наименованиеотдела, фамилия и.о. заказчика/          телефон: __________

 

"СНЯТИЕКОПИЙ РАЗРЕШАЕТСЯ" ________________________________________________

                              /фамилия/         /должность/      /подпись/

 

___________________________________________________________________________

Выполненныйзаказ получил: ___________________         "__" ___________ г.

                           /фамилия, подпись/

 

 

 

 

 

Приложение 60

к Инструкции

 

     Московская областная Дума              УТВЕРЖДАЮ

 

              АКТ                         Наименование должности

                                           руководителя комитета, фракции,

_____________№ ____                       структурного подразделения

       г. Москва                            Московскойобластной Думы

овыделении к уничтожению

документов,не подлежащих                  Подпись   Расшифровка подписи

хранению

                                           Дата

 

Наосновании ______________________________________________________________

                      (название и выходныеданные перечня документов)

отобраны  к  уничтожению как  не  имеющие научно-исторической  ценности и

утратившиепрактическое значение документы ________________________________

                                              (название подразделения)

 

№  п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата    дела или крайние даты дел	Номера  описей (номенклатур), год(ы)	Индекс дела    (тома, части)  по номенклатуре или № дела по  описи	Кол-во дел    (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома,   части) и      номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

 

Итого____________________________________ дел за ____________________ годы

              (цифрами и прописью)

Описидел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному

составусогласованы с Экспертно-проверочной комиссией_____________________

                                                          (наименование

                                                           архивного

                                                           учреждения)

(протоколот _________ № _______)

 

Наименованиедолжности                  Подпись         Расшифровка подписи

работникааппарата комитета,

фракции,работника структурного

подразделения

 

Дата

 

ОДОБРЕНО

Протоколэкспертной комиссии

Московскойобластной Думы

от____________ № _______

 

Документыв количестве ___________________________ дел сданы в переработку.

 

Наименованиедолжности              Подпись            Расшифровка подписи

работника,сдавшего

документы

 

Дата

 

Измененияв учетные документы внесены.

 

Наименованиедолжности работника,

ответственного заархивное хранение

(за делопроизводство в комитетах, фракциях,

структурныхподразделениях),

внесшегоизменения                       Подпись      Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 61

к Инструкции

 

                                                        Приложение

                                               к распоряжению Председателя

                                               Московской областной Думы

                                               от __________ № _____

 

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                         Московской областнойДумы

                             на ________ годы

 

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хранения	Срок хранения и №     статей по перечню <1>	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименованиедолжности

руководителяслужбы ДОУ

организации                       Подпись             Расшифровка подписи

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

 

Протоколэкспертной комиссии            ПротоколЭкспертно-проверочной

Московскойобластной Думы               комиссииархивного учреждения

от________ № _______                   от ________ № _______

 

--------------------------------

<1> Название перечня и его выходные данные.

 

Итоговая запись о категориях и количестведел,

заведенных в ____________ году в организации

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет)
Итого:

 

Наименованиедолжности руководителя

службыДОУ                            подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

 

Итоговыесведения переданы в архив

 

Наименованиедолжности                 подпись        Расшифровка подписи

работника,передавшего сведения

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 62

к Инструкции

 

___________________________________________________________________________

                        (наименованиеорганизации)

___________________________________________________________________________

                 (наименование структурногоподразделения)

 

                                           УТВЕРЖДАЮ

                                           Наименование должности

                                           руководителя комитета, фракции,

                                           структурного подразделения

                                           Московской областной Думы

 

                                           Подпись          Расшифровка

                                                            подписи

 

                                           Дата

 

                                  ОПИСЬ №

___________________________________________________________________________

 

№   п/п	Индекс  дела    (тома,  части)	Заголовок    дела (тома,  части)	Дата дела (тома,   части)	Кол-во      листов в    деле (томе, части)	Срок       хранения   дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6 <2>	7
Название раздела

 

Вданную опись внесено _________________________ дел с №__________________

                          (цифрами и прописью)

по №_____________________, в том числе:

литерныеномера: __________________________________________________________

пропущенныеномера: _______________________________________________________

 

Наименованиедолжности

работника,составившего опись           подпись        Расшифровка подписи

 

Дата

 

    --------------------------------

    <2> Графа6 опускается в описях дел постоянного хранения.

 

                                                 ОДОБРЕНО

                                                 Протокол экспертной

                                                 комиссии

                                                 Московской областной Думы

                                                 от ___________ № ________

 

Передал_______________________________________________ дел

                     (цифрами и прописью)

и_______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.

   (цифрами и прописью)

 

Наименованиедолжности               Подпись           Расшифровка подписи

работникааппарата комитета,

фракции,работника структурного

подразделения

 

Дата

 

Принял_______________________________________________ дел

                    (цифрами и прописью)

и_______________________ регистрационно-контрольных карточек к документам.

   (цифрами и прописью)

 

Наименованиедолжности               Подпись           Расшифровка подписи

работника,ответственного за

архивноеделопроизводство

организации

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 63

к Инструкции

 

                            ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА

 

___________________________________________________________________________

                                      ____________________________________

                                      ____________________________________

___________________________________________________________________________

                                        Д. №  _____________________________

                                        Оп. №_____________________________

                                        Ф. №  _____________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

             _____________________________________________________________

___________________________________________________________________________

  (наименование органагосударственной власти (Московская областная Дума),

            комитета, фракции, структурногоподразделения Думы)

 

                        ДЕЛО № ________ том № ______

___________________________________________________________________________

 

                 ______________________________________

                 ______________________________________

                  ______________________________________

                             (заголовок дела)

 

                  ______________________                 крайние даты

                                                     на _________ листах

 

                                                      Хранить ___________

 

Ф.№  ______

Оп.№ ______

Д.№ _______

 

 

 

 

 

Приложение 64

к Инструкции

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № ______

 

№   п/п	Индекс   документа	Дата     документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

 

Итого__________________________________________________________ документов

                        (цифрами и прописью)

 

Количестволистов внутренней описи ___________________________

                                      (цифрамии прописью)

 

Наименованиедолжности работника,

составившеговнутреннюю

описьдокументов дела                 Подпись         Расшифровкаподписи

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 65

к Инструкции

 

                       ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ____

 

Вделе подшито и пронумеровано ____________________________________________

________________________________________________________________листа(ов).

                     (цифрами и прописью)

втом числе:

литерныеномера листов ____________________________________________________

пропущенныеномера листов _________________________________________________

+листов внутренней описи _________________________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

Наименованиедолжности

работника,составившего

лист-заверитель                       Подпись         Расшифровка подписи

 

Дата

 

 

 

 

 

Приложение 66

к Инструкции

 

                                           Руководителю Организационного

                                           управления Московской областной

                                           Думы

 

                                   ЗАКАЗ

                         на подготовкустенограммы

 

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                        (наименованиемероприятия)

 

Состоится______________________

          ______________________

              (число, месяц)                        (время начала)

 

впомещении _______________________________________________________________

___________________________________________________________________________

Ориентировочнаяпродолжительность _________________________________________

 

Заказчик____________________________

                 Фамилия И.О.

 

Дата_______________                              Телефон ________________