Приложение к Инструкции от 14.08.2006 г № Б/Н

Приложение в 3 экз.
или
Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ________ л.
8.3.19.Подпись документа.
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

    Начальник Управления
    здравоохранения                      (подпись)             П.В. Сергеев

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

    Начальник управления                (подпись)              А.Т. Бычков
    Главный бухгалтер                   (подпись)              Е.Д. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности.
Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

    Председатель комиссии            (подпись)                Н.В. Куликов
    Члены комиссии                   (подпись)                М. Артемьев
                                     (подпись)                С.П. Матвеев
                                     (подпись)                В.А. Филатов

8.3.20.Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
8.3.21.Копия документа - документ, полностью воспроизводящий подлинный документ и все его внешние признаки или часть их.
Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.
Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения, например:

    Подпись                                  (инициалы, фамилия)
    Верно:
    Управляющий делами                       (подпись)         И.О. Фамилия
    11.05.2006

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.
8.3.22.Отметка об исполнителе.
Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Лебедев
975-41-51
8.3.23.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например:
Материалы отправлены
факсом 26.02.2006
N 03-15/131

    В дело (подпись)                                    (инициалы, фамилия)
    22.02.2006

или
Издан приказ от 11.04.2006 N 120
"О создании экспертной комиссии".
В дело N 01-46

    Подпись                                             (инициалы, фамилия)
    11.04.2006

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована руководителем подразделения, в котором исполнен документ.
IX.Организация приема и передача документов с использованием средств факсимильной связи.
Электронная почта
9.1.Факсимильная связь
9.1.1.Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.
9.1.2.В администрации факс установлен в отделе регистрации документов.
9.1.3.При приеме и передаче по телефаксам служебной информации работники, назначенные ответственными за этот участок работы в администрации, руководствуются следующим порядком:
- запрещается передавать секретные сведения и тексты документов с грифом "Для служебного пользования";
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения;
- объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы без проставления штампа регистрации;
- подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям под роспись с отметкой о времени отправки или подшиваются в дело;
- поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, вручаются по назначению под роспись в журнале в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
9.2.Электронная почта
9.2.1.Электронная почта (далее именуется "ЭП") используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри одной организации, так и между различными государственными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
9.2.2.Электронными сообщениями (письмами) называются документы и данные, передаваемые по каналам ЭП.
9.2.3.Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальная область памяти на сервере ЭП "почтовый ящик", в который помещаются электронные сообщения для этого абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.
9.2.4.При получении электронных сообщений абонент средствами электронно-вычислительной техники производит доступ к своему почтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронных сообщений на свой компьютер.
9.2.5.Функционирование и развитие системы ЭП в администрации обеспечивает работник отдела программирования и технического обеспечения компьютерной техники Управления делами.
9.2.6.Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющими электронного адреса, используется официальный контактный адрес электронной почты.
X.Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению печатей и штампов
10.1.Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, а также удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
10.2.Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп, определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм.
10.3.В администрации используются круглые гербовые и негербовые печати.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других отметок справочного характера используются мастичные (резиновые) штампы.
10.4.Порядок воспроизведения герба муниципального образования "Пушкинский муниципального район" регламентируется Положением о гербе муниципального образования "Пушкинский муниципальный район", утвержденным решением Совета депутатов Пушкинского муниципального района (решение от 25.01.2002 N 292/34).
10.5.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится после утверждения эскизов печатей и штампов главой муниципального района.
10.6.В администрации и ее структурных подразделениях (с правом юридического лица) имеются гербовые мастичные печати.
10.7.Примерный перечень документов, на которые ставится гербовая печать, приведен в приложении N 11.
10.8.В Управлении делами администрации имеется одна простая круглая мастичная печать (без изображения герба Пушкинского муниципального района).
10.9.Оказание методической помощи, согласование образцов печатей и штампов структурных подразделений администрации осуществляется Управлением делами.
10.10.Все печати и штампы регистрируются в отделе мобилизационной работы и региональной безопасности и выдаются структурным подразделениям под расписку в журнале.
10.11.Контроль за правильностью использования, хранения и учета печатей и штампов в администрации муниципального района осуществляет управляющий делами, в структурных подразделениях - руководители.
10.12.Об утере печати или штампа в структурных подразделениях ставится в известность управляющий делами.
10.13.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел мобилизационной работы и региональной безопасности, где они уничтожаются по акту в установленном порядке.
XI.Составление номенклатуры дел, оформление дел, порядок передачи дел в архив
11.1.Составление номенклатуры дел
11.1.1.Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в администрации муниципального района, с указанием сроков их хранения по установленной форме.
Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов, учета дел и определения сроков их хранения (приложение N 12). Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (до 10 лет) сроков хранения; в архивном отделе администрации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срока хранения.
Номенклатура дел администрации составляется архивным отделом и отделом регистрации документов на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности подразделений администрации, руководствуясь Уставом Пушкинского муниципального района, положениями о структурных подразделениях, штатными расписаниями, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архивном отделе администрации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел администрации подписывается заместителем главы администрации и после одобрения экспертной комиссией администрации направляется на согласование в Управление по делам архивов Московской области, после чего утверждается главой Пушкинского муниципального района.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.
Согласованная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается главой Пушкинского муниципального района и вводится в действие с 1 января следующего года.
Номенклатура дел согласовывается с Управлением по делам архивов Московской области не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры администрации разрабатывается новая.
В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности администрации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: Управление делами, отдел по работе с кадрами и т.д.).
11.1.2.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела в номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.
В графу 2 включаются заголовки дел. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащие законодательные и нормативно-правовые акты федеральных органов власти, затем - Московской области, распорядительные документы главы муниципального района, заместителей главы администрации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.
Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В графе 3 указывается количество дел. Она заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).
В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
11.1.3.По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о категории и количестве дел, заведенных за год. Сведения, содержащиеся в итоговой записи, передаются в районный архивный отдел.
11.1.4.Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится в действие с 1-го января следующего года. Номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области не реже чем раз в 5 лет.
11.2.Порядок формирования дел
11.2.1.Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дело черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.
Дела в администрации формируются централизованно, т.е. в подразделениях. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях.
Контроль за формированием дел осуществляется Управлением делами администрации Пушкинского муниципального района.
11.2.2.При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
- группировать в дело документы одного календарного года;
- исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп;
- дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.