Приложение к Инструкции от 14.08.2006 г № Б/Н
Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.
11.2.3.Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями:
- уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
- поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности;
- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, штатные расписания и другие документы группируются отдельно от их проектов;
- документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
- лицевые счета рабочих и служащих по зарплате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
- предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
- переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.3.Экспертиза ценности документов
11.3.1.Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов в администрации проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел к последующему хранению.
Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче в архив создается постоянно действующая экспертная комиссия администрации.
Функции и права экспертной комиссии, а также организация ее работы определяются Положением, разработанным на основании Типового положения, утвержденного Росархивом и утвержденным главой Пушкинского муниципального района.
Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации работниками, ответственными за делопроизводство, с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.
11.3.2.Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистовому просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Выделенные документы постоянного хранения присоединяются к однородным документам и оформляются в самостоятельные дела.
11.3.3.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению (приложения N 13, 14, 15). Акт о выделении к уничтожению дел составляется на дела всей администрации. Только после утверждения ЭПК Управления по делам архивов Московской области описей дел постоянного хранения можно уничтожить дела, включенные в акт.
11.4.Формирование дел
11.4.1.Формирование дел - подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Дела оформляются при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.
При заведении дел оформляются обложки дел по установленной форме с указанием наименования подразделения, индекса дел, заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденной номенклатуре дел.
11.4.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16);
- составление заверительной надписи дела (приложение N 17);
- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома, количества листов и др.). На обложке предусмотрены места для проставления архивных шифров: номера фонда описи, дела. По согласованию с архивом на обложке карандашом проставляется номер описи и дела.
11.4.3.Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению; дело допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме заверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом.
По окончании года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся сведения (проставляются номера распорядительных документов и протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).
Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам, постановлениям, распоряжениям) указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко черными светостойкими чернилами или тушью.
11.5.Составление описей дел
11.5.1.На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения описи не составляются. Описи дел составляются работником, ответственным за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архивного отдела.
Описи составляются не мене чем в трех экземплярах отдельно на дела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела по личному составу. По этим описям документы сдаются в архивный отдел.
11.5.2.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливается ведомственным архивом;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только первое дело, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- графа описи (примечание) используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел в другие подразделения со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п.
11.5.3.Перед внесением заголовков дел в описи проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. В случае несоответствия количества дел принимают меры к розыску. Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения и передается в архив.
При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дел содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела.
В конце описи делается итоговая запись о количестве дел.
11.6.Хранение и использование документов в подразделениях
С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.
Руководители подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для хранения документов помещениях, располагаются в запирающих шкафах, обеспечивающихся полную сохранность документов, предохраняющих их от пыли и солнечного света.
В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.
Основными формами использования документов являются:
- информирование руководств и структурных подразделений организаций, а также других организаций о наличии в архиве тех или иных документов;
- исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера;
- использование документов в средствах массовой информации.
Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя главы администрации с предоставлением заверенной копии и акта об изъятии подлинника.
Архивный отдел администрации может выдавать заверенные копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрации выданных документов.
11.7.Передача дел в архив
11.7.1.Для хранения документов постоянного, временного сроков хранения и по личному составу их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение в администрации образуется ведомственный архив. Деятельность архива регламентирована Законом Московской области "Об архивном фонде Московской области и архивах" и Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) от _____ N _____.
Передача дел на государственное хранение производится только по описям.
11.7.2.Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив не подлежат, т.к. хранятся в подразделениях.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивным отделом и утвержденным главой муниципального района.
11.7.3.Прием дел производится в присутствии работника подразделения, сдающего дела в архив. При этом на описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела, а также указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.
В случае ликвидации (реорганизации) администрации при отсутствии правопреемника документы передаются на государственное хранение в архивный отдел администрации Пушкинского муниципального района.