Акт от 28.05.2007 г № 19/2007-НА
Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации Каширского муниципального района
1.Общие положения
1.1.Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Каширского муниципального района (далее - Порядок) в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ от 02.05.2006 и Законом Московской области "О рассмотрении обращений граждан" N 164/-2006-ОЗ от 05.10.2006, устанавливает основные требования к организации рассмотрения обращений граждан и правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации Каширского муниципального района.
1.2.В администрации Каширского муниципального района рассматриваются обращения граждан (далее - обращения) по вопросам, находящимся в ведении Каширского муниципального района в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области.
1.3.Рассмотрение обращений производится главой Каширского муниципального района, его заместителями, другими должностными лицами по указанию главы Каширского муниципального района.
1.4.Справочную, аналитическую работу, контроль за сроками исполнения обращений граждан ведет общий отдел администрации Каширского муниципального района.
1.5.Общий отдел регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы о поступающих обращениях и представляет их главе Каширского муниципального района, его заместителям.
1.6.Все работники администрации Каширского муниципального района несут ответственность за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.7.При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан.
1.8.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в подразделении исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения работнику, ответственному за делопроизводство в данном подразделении.
2.Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
2.1.Все присланные по почте письменные обращения (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел администрации Каширского муниципального района.
2.2.При приеме и первичной обработке документов:
- проверяется правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки;
- вскрываются конверты, проверяется наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма подкалывается конверт;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самого текста письма работником общего отдела, принимающим почту, составляется справка с датой и личной подписью, которая прилагается к поступившим документам;
- ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.
2.3.На письма, поступившие с денежными знаками (в том числе изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в общем отделе, второй приобщается к поступившему обращению.
2.4.Корреспонденция, указанная в п. 2.3, подлежит возврату его автору ценным письмом с уведомлением с приложением копии акта. При отсутствии сведений об адресате корреспонденция направляется в органы внутренних дел с приложением подлинного акта о вскрытии.
2.5.Не принимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. На копиях или вторых экземплярах принятых обращений проставляется отметка о принятии с указанием входящего номера, даты принятия, подписи и расшифровки фамилии лица, принявшего это обращение.
2.6.Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам невскрытыми. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в общий отдел.
Получив обращение нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), работник должен, не вскрывая конверт, сообщить об этом своему руководителю.
2.7.Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале работниками организационного отдела администрации Каширского муниципального района и передаются в общий отдел для дальнейшего учета.
2.8.Обращения граждан, поступившие по электронной почте, принимаются и учитываются в журнале работниками организационного отдела администрации Каширского муниципального района и передаются в общий отдел для дальнейшего учета.
3.Регистрация поступивших обращений
3.1.Письменное обращение подлежит регистрации в течение трех дней с момента поступления в органы местного самоуправления. На поступившие письменные обращения в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Администрация Каширского муниципального района". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.2.Работники общего отдела производят регистрацию обращения с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Полный контроль" (далее - "Полный контроль")
3.3.При регистрации:
- письму присваивается регистрационный номер;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Московской области, Московской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". В случае если в поручении указан срок рассмотрения обращения, проставляется штамп "Контроль".
- отмечаются социальное положение и льготная категория авторов обращений;
- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляется шифр темы обращения согласно действующему классификатору. Если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;
- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
4.Направление обращения на рассмотрение
4.1.После регистрации обращения оно передается главе Каширского муниципального района для рассмотрения и определения исполнителя.
4.2.Главой Каширского муниципального района на обращении накладывается резолюция, в которой указываются:
- фамилии и инициалы лиц, на исполнение которым передается обращение;
- лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
4.3 Обращения с поручениями от главы администрации Каширского муниципального района, возвращаются в общий отдел, где информация заносится в компьютер, а затем передается исполнителям (заместителям главы, в структурные подразделения, комитеты и организации)
4.4.В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции органов управления, то обращение списывается в дело с уведомлением об этом обратившегося гражданина или в течение семи дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, также с уведомлением об этом обратившегося лица. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
4.5.Сопроводительные письма к обращениям, направляемым на рассмотрение в другие организации, подписываются работником общего отдела.
4.6.Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в федеральные органы подписываются должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан.
4.7.В структурные подразделения зарегистрированные обращения граждан передаются под расписку.
5.Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации Каширского муниципального района
5.1.Письменное обращение, поступившее в орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их полномочиями, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения в органах местного самоуправления.
5.2.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, руководитель органа местного самоуправления, должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан вправе продлить срок рассмотрения обращения граждан не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
5.3.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
5.4.Обращения в подразделениях (в том числе с выездом на место) рассматриваются непосредственно исполнителями, указанными в резолюции, или их рассмотрение может быть поручено иному органу, подразделению или должностному лицу. Исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области о рассмотрении обращений граждан осуществляется в 15-дневный срок с выездом на место.
5.5.Контроль за сроками исполнения, а также подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
Общий контроль за сроками исполнения, осуществляет общий отдел. Еженедельно структурные подразделения администрации, комитеты и другие организации получают напоминания о сроках исполнения по поручениям и отчитываются о них. Должностное лицо, ответственное за работу с обращениями граждан доводит информацию о выполнении поручений на оперативном совещании администрации Каширского муниципального района.
5.6.Должностные лица, при рассмотрении обращений граждан в пределах их полномочий вправе пригласить обратившихся граждан для личной беседы, в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивать дополнительные материалы и получать объяснения у обратившихся граждан и иных юридических и физических лиц.
5.7.В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
5.8.Обращения, содержащие оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, не рассматриваются. Гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
5.9.В случае если в письменном обращении не указаны фамилии гражданина, почтовый адрес для ответа, ответ на обращение не дается. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются в правоохранительные органы.
5.10.На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения), ответы, как правило, не даются.
5.11.В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись одному и тому же должностному лицу, должностное лицо вправе его не рассматривать по существу, уведомив об этом гражданина.
5.12.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
5.13.В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.14.В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается гражданину, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
5.15.В случае если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения, должностное лицо вправе его не рассматривать его по существу.
6.Продление срока рассмотрения обращений граждан
6.1.Продление сроков производится по служебной записке ответственного исполнителя главой Каширского муниципального района или должностным лицом, отвечающим за работу с обращениями граждан. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен федеральным либо областным органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ним продление срока рассмотрения обращения.
7.Требования к оформлению ответа
7.1.Ответы на обращения граждан подписывают руководители и должностные лица Каширского муниципального района в пределах своей компетенции. Ответы в федеральные органы, Правительство Московской области об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан, Губернатора Московской области, депутатские запросы о рассмотрении обращений подписывает глава Каширского муниципального района и его заместители.
7.2.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
7.3.В ответе в федеральные и областные органы государственной власти должно быть указано о том, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения и в какой форме. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4.По результатам рассмотрения обращения может быть принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). В случае если экземпляр принятого правового акта направляется заявителю, подготовки специального ответа не требуется.
7.5.Приложенные к обращению подлинники документов, присланные заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
7.6.Ответы печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
7.7.Подлинники обращений граждан в федеральные и областные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.8.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.9.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильность оформления ответа и делается отметка "В дело" с указанием краткого содержания ответа. Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим Административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
7.10.В правом нижнем углу на копии ответа исполнитель делает надпись "В дело", проставляет подпись, дату.
7.11.После регистрации ответа он направляется заявителю. Отправление ответов без регистрации не допускается.
7.12.Исключен
7.12.Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
8.Организация личного приема граждан
8.1.Прием граждан в администрации Каширского муниципального района ведут глава Каширского муниципального района и его заместители.
8.2.График приема граждан руководителями (далее - график) составляется на год должностным лицом, ответственным за работу с обращениями граждан и утверждается главой Каширского муниципального района.
График вывешивается на информационном стенде в здании администрации Каширского муниципального района и печатается в средствах массовой информации.
8.3.Организацию личного приема граждан главой Каширского муниципального района и его заместителями осуществляет помощник главы Каширского муниципального района.
8.4.Запись на личный прием к заместителям главы администрации Каширского муниципального района осуществляет помощник главы Каширского муниципального района, а при его отсутствии работники приемной администрации Каширского муниципального района в день приема.
8.5.Карточку устного приема граждан главой Каширского муниципального района заполняет помощник главы Каширского муниципального района.
Помощник главы Каширского муниципального района присутствует на приеме граждан у главы Каширского муниципального района и регистрирует его поручения на карточках устного приема установленной формы.
Карточку устного приема граждан заместителями главы администрации Каширского муниципального района, заполняет либо сам руководитель, либо работник курируемого им отдела, которого привлекает руководитель себе в помощь.
После приема карточки устного приема поступают в общий отдел, где они регистрируются, учитываются и контролируются также как и письменные обращения в программе "Полный контроль".
8.6.В случае повторного обращения осуществляется подборка всех имеющихся в общем отделе материалов, касающихся этого заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
8.6.Запись на повторный прием к руководителю по одному и тому же вопросу осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение (или если истек установленный срок рассмотрения обращения).
8.7.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме. По просьбе заявителя, оставившего свое обращение, ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. На копиях или вторых экземплярах принятых обращений проставляется отметка о принятии с указанием входящего номера, даты принятия, подписи и расшифровки фамилии лица, принявшего это обращение.
8.8.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8.9.Решение о постановке на контроль исполнения поручений по результатам рассмотрения обращений граждан принимает руководитель, ведущий прием.
8.10.После завершения приема главой Каширского муниципального района, его заместителями согласно их поручениям должностное лицо, отвечающее за организацию личного приема, оформляет рассылку документов.
8.11.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
8.12.Материалы с личного приема хранятся в течение 6 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
9.Контроль за рассмотрением обращений граждан
9.1.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе структурных подразделений администрации Каширского муниципального района, а также муниципальных предприятий и учреждений, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.
9.2.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Московской областной Думы и его заместителей, Губернатора Московской области и его заместителей, Правительства Московской области о рассмотрении обращений граждан.
9.3.Решение о постановке обращения на контроль вправе принять глава Каширского муниципального района, его заместители.
9.4.В случае если в ответе, полученном от организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.
9.5.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет первый заместитель главы администрации Каширского муниципального района.
9.6.Материалы о характере и результатах рассмотрения обращений граждан ежегодно публикуются в средствах массовой информации.
10.Вступление в силу настоящего
Административного регламента
Настоящий Административный регламент о рассмотрении обращений граждан в администрации Каширского муниципального района вступает в силу со дня его официального опубликования в средствах массовой информации.
Глава Каширского
муниципального района
Е.Ф. Пузряков