Постановление от 19.01.2010 г № 3
Об утверждении Административного регламента рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Красноармейск Московской области
В соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Московской области от 05.10.2006 N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан", в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Красноармейск, руководствуясь Уставом городского округа Красноармейск Московской области, постановляю:
1.Утвердить Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Красноармейск Московской области (прилагается).
2.Отделу организационной и кадровой работы администрации города (Ликина В.В.) обеспечить опубликование настоящего постановления в местных средствах массовой информации.
3.Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на первого заместителя главы администрации А.А. Иванова.
Глава города
А.С. Жулепников
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
РАССМОТРЕНИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН В АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА КРАСНОАРМЕЙСК МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ
1.Общие положения
1.1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа Красноармейск (далее - административный регламент) разработан в целях повышения качества рассмотрения обращений граждан в администрации городского округа и определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан в администрации городского округа Красноармейск Московской области (далее - администрация города).
1.2.Рассмотрение обращений граждан в администрации города осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ от 02.05.2006, Законом Московской области "О рассмотрении обращений граждан" N 164/2006-ОЗ от 05.10.2006, Уставом городского округа Красноармейск Московской области.
1.3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется главой города Красноармейск, первым заместителем главы администрации, заместителями главы администрации, руководителями и работниками структурных подразделений администрации города.
1.4.В администрации города рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении администрации города в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Московской области и Уставом городского округа Красноармейск.
1.5.Рассмотрение обращений граждан включает рассмотрение письменных обращений граждан и устных обращений граждан, поступивших в ходе личного приема (приложение N 1).
2.Требования к порядку исполнения функции по рассмотрению обращений граждан
2.1.Порядок информирования об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.
2.1.1.Информация о порядке исполнения функции по рассмотрению обращений граждан предоставляется:
- непосредственно в структурных подразделениях администрации города;
- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования и электронной техники;
- посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации.
2.1.2.Сведения о местонахождении администрации города, полный почтовый адрес администрации города, контактные телефоны, телефоны для справок, требования к письменному обращению граждан и обращению, направляемому по электронной почте (приложение N 2), размещаются:
- на официальном сайте администрации и Совета депутатов города Красноармейск (http:// www.krasn.mosreg.ru);
- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан.
2.1.3.Информация об установленных для личного приема граждан днях и часах, контактных телефонах, телефонах для справок размещается:
- в местных средствах массовой информации (газете "Городок");
- на официальном сайте администрации и Совета депутатов города Красноармейск (http:// www.krasn.mosreg.ru);
- на информационном стенде в месте приема письменных обращений граждан.
2.1.4.При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчества и должности работника, принявшего телефонный звонок.
Если работник, принявший звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.2.Срок исполнения функции по рассмотрению письменных обращений граждан.
2.2.1.Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан осуществляется в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если не установлен более короткий контрольный срок исполнения указанной функции.
В исключительных случаях срок исполнения функции по рассмотрению обращений граждан может быть продлен главой города Красноармейск, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением гражданина о продлении срока рассмотрения обращения.
2.2.2.Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.
2.2.3.Глава города Красноармейска при рассмотрении обращений граждан вправе устанавливать сокращенные сроки рассмотрения отдельных обращений граждан.
2.3.Требования к письменному обращению граждан.
2.3.1.Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа местного самоуправления - администрация городского округа Красноармейск, либо фамилию, имя, отчество должностного лица, либо должность соответствующего лица, которому направляется обращение, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения; изложение сути предложения, заявления или жалобы; личную подпись заявителя и дату; по желанию может быть указан контактный телефон.
К обращению могут быть приложены необходимые для рассмотрения документы или их копии.
2.3.2.Обращение, направленное по электронной почте, должно содержать наименование органа местного самоуправления - администрация городского округа Красноармейск или фамилию, имя, отчество должностного лица, которому оно адресовано, изложение существа обращения, фамилию, имя, отчество обращающегося, почтовый адрес заявителя (местожительство), контактный телефон.
2.4.Условия, сроки и время личного приема граждан в администрации города.
2.4.1.Личный прием граждан в администрации города ведут глава города, первый заместитель главы администрации, заместители главы администрации, председатель комитета имущественных отношений, начальники отделов образования, градостроительства и архитектуры, культуры, спорта и молодежной политики, городского хозяйства, жилищной политики, начальник архивного сектора и начальник сектора жилищных субсидий в соответствии с графиком.
2.4.2.Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан через средства массовой информации (газету "Городок" и официальный сайт администрации и Совета депутатов города) и на информационном стенде.
2.4.3.Предварительную запись на прием и организацию приема граждан осуществляют сотрудники отделов по направлениям, на которых возложены обязанности в соответствии с должностной инструкцией.
2.4.4.Запись на прием к главе города, первому заместителю главы администрации и заместителям главы администрации осуществляется сотрудниками отдела организационной и кадровой работы по понедельникам с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00.
2.4.5.Руководитель, ведущий прием, может принять решение о временном приостановлении предварительной записи.
2.4.6.Личный прием граждан производится с учетом числа записавшихся на прием с расчетом, чтобы время ожидания в очереди на прием, как правило, не превышало 30 минут.
2.4.7.Специалисты по направлениям в ходе личного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.
2.4.8.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
2.5.Требования к помещениям и местам, предназначенным для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан.
2.5.1.Помещения, выделенные для осуществления функции по рассмотрению обращений граждан, должны соответствовать Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительной машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 ".
2.5.2.Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение обращений граждан, оборудуются средствами вычислительной техники (как правило, один компьютер с установленными справочно-информационными системами на каждого работника) и оргтехникой, позволяющими организовать исполнение функции в полном объеме.
Структурным подразделениям, ответственным за исполнение функции по рассмотрению обращений граждан, обеспечивается доступ в Интернет, присваивается электронный адрес (e-mail), выделяются бумага, расходные материалы, канцелярские товары в количестве, достаточном для исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.
2.5.3.Места для проведения личного приема граждан оборудуются:
- противопожарной системой и средствами пожаротушения;
- системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;
- системой охраны.
2.5.4.Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, оборудуются стульями, столами, информационными стендами, обеспечиваются при необходимости канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений.
2.6.Результат исполнения функции по рассмотрению обращений граждан.
2.6.1.Результатом исполнения функции по рассмотрению письменного обращения гражданина является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление заявителю письменного ответа.
2.6.2.Результатом исполнения функции по рассмотрению устного обращения гражданина в ходе личного приема является разрешение по существу всех поставленных в обращении вопросов или получение гражданином необходимых разъяснений.
2.7.Перечень оснований для отказа в исполнении функций по рассмотрению обращений граждан.
2.7.1.Обращение не рассматривается по существу, если:
- в письменном обращении гражданина содержится вопрос, по которому ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в администрацию города или одному и тому же должностному лицу;
- по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;
- в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, а также содержащие угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- в обращении не указаны фамилия обратившегося и почтовый адрес для ответа;
- от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения обращения;
- текст письменного обращения не поддается прочтению;
- ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.7.2.Об отказе в рассмотрении обращения по существу письменно сообщается обратившемуся гражданину.
2.7.3.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
2.8.Ответственность работников при исполнении функции по рассмотрению обращений граждан.
2.8.1.Все работники, занимающиеся обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
2.8.2.При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется глава города.
2.8.3.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.
3.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных действий (процедур).
Исполнение функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и первичную обработку письменных обращений граждан;
- регистрацию и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации города;
- личный прием граждан;
- постановку обращений граждан на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений граждан;
- оформление ответа на обращение граждан;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.
3.2.Прием и первичная обработка письменных обращений граждан.
3.2.1.Основанием для начала исполнения функции по рассмотрению обращений граждан является личное обращение гражданина в администрацию города или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом из других государственных и муниципальных органов для рассмотрения по поручению.
3.2.2.Все поступившие по почте либо по информационным системам общего пользования письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел организационной и кадровой работы администрации города.
3.2.3.Работник, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
- прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации городского округа Красноармейск нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты передаются в отдел организационной и кадровой работы: один экземпляр хранится в делопроизводстве, второй приобщается к поступившему обращению.
3.2.4.Работник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю (начальнику отдела организационной и кадровой работы), первому заместителю главы администрации и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в администрацию.
3.2.5.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится отделом организационной и кадровой работы. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы (приложение N 3 - не приводится) с указанием даты приема обращения, номера регистрации, телефона для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
3.2.6.Обращения от граждан, поступившие по факсу, принимаются и регистрируются с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело" (далее - САДД "Дело") сотрудниками отдела организационной и кадровой работы.
3.2.7.Обращения, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации и Совета депутатов города Красноармейска по сети Интернет, принимаются и распечатываются сотрудниками отдела безопасности, затем регистрируются в САДД "Дело" сотрудниками отдела организационной и кадровой работы.
3.2.8.Обращения, поступившие на имя должностных лиц администрации города с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации.
3.3.Регистрация и аннотирование поступивших обращений.
3.3.1.Письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в системе САДД "Дело".
3.3.2.Сотрудник отдела организационной и кадровой работы, ответственный за регистрацию обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация г. Красноармейска Московской области" с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке САДД "Дело" указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются первые два или три, в том числе автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;
- передает письма для рассмотрения и наложения резолюции.
3.3.3.Сотрудники отдела организационной и кадровой работы, осуществляющие работу с обращениями граждан:
- прочитывают обращение, определяют его тематику и тип, выявляют поставленные заявителем вопросы;
- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- заполняют рубрикатор в САДД "Дело", составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- проставляют шифр темы; если в обращении ставится несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них;
- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы исполнителя рассмотрения обращения.
3.3.4.Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений является регистрация обращения в информационной системе САДД "Дело" и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение.
3.4.Направление обращения на рассмотрение.
3.4.1.После регистрации обращения сотрудник отдела организационной и кадровой работы, ответственный за регистрацию обращений, передает его на рассмотрение главе города, первому заместителю главы администрации, заместителям главы администрации. В случае если вопрос находится в ведении заместителя главы администрации, обращение направляется на рассмотрение соответствующему заместителю.
3.4.2.Должностные лица, указанные в п. 3.4.1, вправе рассмотреть обращение лично либо в порядке ведомственной подчиненности поручить рассмотрение обращения руководителям, специалистам структурных подразделений.
3.4.3.Письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), а также с просьбами о личном приеме должностными лицами рассматриваются как обычные обращения.
3.4.4.В случае если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции администрации города, обращение в течение семи дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос, с уведомлением об этом обратившегося гражданина. Обращения, присланные не по принадлежности из государственных органов и других организаций, возвращаются в направившую организацию.
3.4.5.Результатом выполнения действий по направлению обращений на рассмотрение является передача копий зарегистрированных писем под расписку в структурные подразделения администрации города и другие организации.
3.5.Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации города.
3.5.1.Поступившие в структурные подразделения администрации города (далее - подразделения) письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации в отделе организационной и кадровой работы, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения.
3.5.2.Документы, направляемые на исполнение нескольким соисполнителям, направляются на исполнение в копиях. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
3.5.3.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в случае необходимости в установленном законодательством порядке дополнительные материалы и получить объяснения у заявителя и иных юридических и физических лиц;
- в необходимых случаях привлекает к рассмотрению обращения переводчиков и экспертов (оплата их услуг осуществляется в установленном порядке);
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
3.5.4.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, для решения поставленных в обращении вопросов вправе направить запрос в соответствующие службы (организации). Должностное лицо на основании направленного в установленном порядке запроса обязано в течение 15 дней предоставить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
3.5.5.В случае если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает это обращение в отдел организационной и кадровой работы, указывая при этом структурное подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
3.5.6.На обращения, не являющиеся заявлениями, жалобами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.
3.5.7.Должностное лицо, которому направлено обращение, вправе не рассматривать его по существу по основаниям, указанным в п. 2.7.1 административного регламента.
3.5.8.Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение направляется в правоохранительные органы.
3.5.9.Результатом рассмотрения обращений в структурных подразделениях администрации города являются разрешение поставленных в обращениях вопросов, подготовка ответов заявителям.
3.6.Личный прием граждан.
3.6.1.Прием граждан осуществляется в порядке очередности по предъявлении документа, удостоверяющего их личность. Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, инвалиды и участники Великой Отечественной войны, а также беременные женщины принимаются вне очереди.
3.6.2.Работник, на которого в соответствии с должностной инструкцией возложена обязанность по ведению личного приема, приглашает прибывшего в Приемную гражданина, регистрирует заявителя с использованием САДД "Дело", вносит в базу данных сведения о нем - фамилию, имя, отчество, место регистрации, социальное положение и количество его обращений в администрацию города, содержание устного обращения гражданина.
В случае повторного обращения работник осуществляет подборку всех имеющихся в администрации города материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются руководителю, ведущему личный прием.
3.6.3.Работник консультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса, составляет краткую аннотацию обращения и результат приема. Указанные реквизиты вводит в базу данных САДД "Дело".
На граждан, записанных на прием к руководителям, дополнительно оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе.
3.6.4.Во время личного приема руководителем каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.
3.6.5.По окончании приема руководитель доводит до сведения заявителя свое решение или информирует о том, кому будет поручено рассмотрение и принятие мер по его обращению, а также откуда он получит ответ, либо разъясняет: где, кем и в каком порядке может быть рассмотрено его обращение по существу.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
3.6.6.Руководитель, ведущий прием, по результатам рассмотрения обращений граждан принимает решение о постановке на контроль исполнения поручений.
3.6.7.После завершения личного приема руководителями и согласно их поручениям, зафиксированным в карточке личного приема, работник оформляет рассылку документов исполнителям.
3.6.8.Информация о принятых мерах по обращениям граждан, рассмотренным руководителями во время личного приема, направляется руководителю, осуществлявшему прием. Руководитель на ответе исполнителя указывает результат рассмотрения поручения ("Решено положительно", "Разъяснено", "Отказано", "Проверено с выездом на место"), проставляет дату, указывает свою фамилию, инициалы и расписывается.
3.6.9.Материалы с личного приема хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
3.6.10.Результатом приема граждан является разъяснение по существу вопроса, с которым обратился гражданин, либо принятие руководителем, осуществляющим прием, решения по разрешению поставленного вопроса, либо направление поручения для рассмотрения заявления гражданина в уполномоченный орган.
3.7.Постановка обращений граждан на контроль.
3.7.1.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов местного самоуправления, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей.
3.7.2.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Московской области и Вице-губернатора Московской области, председателя Московской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.
3.7.3.Решение о постановке обращения на контроль вправе принять руководитель структурного подразделения. На обращениях, взятых на контроль, перед направлением их на рассмотрение проставляется штамп "Контроль".
3.7.4.Обращение может быть возвращено в структурное подразделение для повторного рассмотрения, если из полученного ответа следует, что рассмотрены не все вопросы, поставленные в обращении, или ответ не соответствует предъявляемым к нему требованиям.
3.7.5.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет отдел организационной и кадровой работы.
3.7.6.Результатом осуществления процедуры является постановка на контроль особо значимых обращений граждан и поручений вышестоящих органов по рассмотрению обращений граждан.
3.8.Продление срока рассмотрения обращений граждан.
3.8.1.В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.
3.8.2.Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения ответственный исполнитель готовит служебную записку с обоснованием необходимости продления срока и представляет ее главе города.
3.8.3.Глава города на основании служебной записки ответственного исполнителя принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения.
Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения готовится в структурном подразделении, ответственном за рассмотрение заявления, и в обязательном порядке направляется ответственным исполнителем в адрес заявителя.
Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящим органом, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать продление срока рассмотрения обращения.
3.9.Оформление ответа на обращение граждан.
3.9.1.Ответы на обращения граждан подписывает глава города, а в его отсутствие - уполномоченные им лица.
Ответы на поручения Президента Российской Федерации, председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы, ответы на поручения Губернатора Московской области о рассмотрении обращений граждан подписывает глава города.
В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу администрации города, ответ подписывается этим должностным лицом.
3.9.2.Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе давать пояснения на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.
3.9.3.В ответе в вышестоящие органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
3.9.4.Подготовки специального ответа не требуется, если по результатам рассмотрения обращения принят правовой акт (например, о выделении земельного участка, об оказании материальной помощи). Экземпляр данного правового акта под роспись передается заявителю.
3.9.5.К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму. Если в письме не содержится просьбы об их возврате, они остаются в деле.
3.9.6.В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.
3.9.7.Подлинники обращений граждан в вышестоящие органы возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
3.9.8.Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.
3.9.9.После завершения рассмотрения письменного обращения и оформления ответа все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел организационной и кадровой работы, где проверяется правильность оформления ответа, и краткое содержание ответа заносится в САДД "Дело". Ответы, не соответствующие требованиям, предусмотренным настоящим административным регламентом, возвращаются исполнителю для доработки.
3.9.10.Отправление ответов без регистрации в отделе организационной и кадровой работы не допускается.
3.9.11.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
3.9.12.Сотрудник отдела организационной и кадровой работы, осуществляющий работу с обращениями граждан, проверяет ответ на соответствие установленным требованиям, вносит его краткое содержание в графу "Отчет исполнителя" САДД "Дело", в графе "Основание для снятия с контроля" указывает результаты рассмотрения обращения ("Решено положительно", "Разъяснено", "Отказано", "Проверено с выездом на место"). Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет начальник отдела организационной и кадровой работы.
3.9.13.Итоговое оформление дел для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
3.10.Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращения.
3.10.1.В любое время с момента регистрации обращения заявитель имеет право знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
3.10.2.Справочную работу по рассмотрению обращений граждан ведет отдел организационной и кадровой работы.
3.10.3.Справки предоставляются по следующим вопросам:
- о получении обращения и направлении его на рассмотрение в уполномоченный орган;
- об отказе в рассмотрении обращения;
- о продлении срока рассмотрения обращения;
- о результатах рассмотрения обращения.
3.10.4.Телефонные звонки от заявителей по вопросу получения справки об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан принимаются ежедневно с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00, кроме выходных и праздничных дней (приложение N 2).
3.10.5.При получении запроса по телефону сотрудник отдела организационной и кадровой работы:
- называет наименование органа, в который позвонил гражданин;
- представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество;
- предлагает абоненту представиться;
- выслушивает и уточняет при необходимости суть вопроса;
- вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса;
- при невозможности в момент обращения ответить на поставленный вопрос предлагает обратившемуся с вопросом гражданину перезвонить в конкретный день и в определенное время;
- к назначенному сроку работник подготавливает ответ.
3.10.6.Во время разговора сотрудник отдела организационной и кадровой работы должен произносить слова четко, избегать "параллельных разговоров" с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
3.10.7.Отдел организационной и кадровой работы регулярно готовит информационно-аналитические и статистические материалы об исполнении функции по рассмотрению обращений граждан и представляет их начальнику Управления по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Московской области.
3.10.8.Аналитические материалы о характере и результатах рассмотрения обращений граждан периодически (1 раз в год) публикуются в средствах массовой информации (газете "Городок") и размещаются на официальном сайте администрации и Совета депутатов города Красноармейск.
3.10.9.Результатом предоставления справочной информации при личном обращении гражданина или по справочному телефону является информирование гражданина по существу обращения в устной форме.
3.11.Порядок и формы контроля за исполнением функции по рассмотрению обращений граждан.
3.11.1.Контроль за полнотой и качеством исполнения функции по рассмотрению обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
3.11.2.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан, и принятием решений работниками осуществляется руководителями структурных подразделений администрации города.
3.11.3.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения работниками положений административного регламента, иных нормативных актов Российской Федерации и Московской области.
3.12.Порядок обжалования действий по рассмотрению обращений граждан и решений, принятых по обращениям.
Гражданин вправе обжаловать действия по рассмотрению обращения и решение, принятое по результатам его рассмотрения, в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
Приложения
2010-01-19 Приложение к Постановлению от 19 января 2010 года № 3 Блок-схема