Постановление Главы администрации Ступинского муниципального района от 05.05.2003 № 1098-п
Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Ступинского района
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
СТУПИНСКИЙ РАЙОН
ГЛАВА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 05 мая 2003 г. № 1098-п
Утратил силу - Распоряжение Главы
Ступинского муниципального района
Об утверждении порядка рассмотрения обращений граждан в
администрации Ступинского района
В соответствии с Законом Московской области № 76/99-03 “Об
обращениях граждан (с изменениями, внесенными законом Московской
области №15/2002-03) и постановлением Губернатора Московской области
от 10.02.2003г. №32-ПГ
Постановляю:
1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан в
администрации Ступинского района (прилагается).
2. Должностным лицам администрации Ступинского района принять
утвержденный Порядок к руководству и обеспечить его исполнение.
3. Признать утратившими силу:
3.1. распоряжение главы Ступинского района от 16.03.1998г.
№83-р “Об утверждении положения по работе с письменными обращениями
граждан в структурных подразделениях администрации района”;
3.2. постановление главы Ступинского района от 11.01.2001г.
№77-п “О порядке рассмотрения обращений граждан в администрации
района.
4. Поместить настоящее постановление в электронную базу
документов администрации района.
5. Настоящее постановление вступает в силу с момента
подписания.
6. Контроль за выполнением данного постановления возложить на
общий отдел администрации района (А.В.Александров).
Глава
Ступинского района П.И.Челпан
Утверждено
постановлением Главы района
от 05 мая 2003 г. № 1098-п
Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Ступинского
района
1. Общие положения
1.1. Настоящий Порядок в соответствии с Законом Московской
области "Об обращениях граждан" устанавливает основные требования к
организации рассмотрения обращений граждан в администрации
Ступинского района и правила ведения делопроизводства по обращениям
граждан в аппарате администрации района и администрациях поселков и
сельских округов.
1.2. В администрациях района, поселков и сельских округов
рассматриваются обращения граждан по вопросам, находящимся в ведении
Ступинского района в соответствии с Уставом Ступинского района,
законами Российской Федерации и Московской области.
1.3. Обращения граждан в администрацию района рассматривают
глава района, а в период временного его отсутствия - заместители
главы администрации района.
1.4. Делопроизводство по обращениям граждан осуществляет общий
отдел администрации района.
1.5. Справочную работу по обращениям граждан ведут: по
письменным обращениям - сектор контроля общего отдела, по обращениям
на "Прямую линию" - начальник общего отдела, по обращениям на личном
приеме у Главы района - помощник Главы района.
1.6. Общий отдел администрации регулярно готовит статистическую
и аналитическую информацию о характере обращений граждан и
представляет ее не реже одного раза в год Совету администрации,
ежемесячно - Главе района и заместителям.
1.7. Сотрудники администрации, работающие с обращениями
граждан, несут персональную ответственность за сохранность
находящихся у них документов и обращений и использование сведений,
содержащихся в них, только в служебных целях. Запрещается
разглашение содержащейся в обращениях информации о частной жизни
заявителей без их согласия.
1.8. При утрате исполнителем письменного обращения гражданина,
общий отдел совместно с руководителем соответствующего подразделения
администрации проводит служебное расследование, о результатах
которого информируется управляющий делами администрации.
1.9. При уходе в отпуск, исполнитель обязан передать все
имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан
должностному лицу, временно замещающему исполнителя.
При переходе на другую работу или освобождении от занимаемой
должности в администрации района, исполнитель обязан сдать все
числящиеся за ним обращения граждан руководителю структурного
подразделения.
1.10. В администрации района периодически проводится учеба
работников, занимающихся делопроизводством, связанным с обращениями
граждан.
2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
2.1. Документы, адресованные Главе района, получает общий отдел
администрации района.
2.2. Полученные документы проверяются на правильность
адресования, оформления и доставки, целостность упаковки, наличие
указанных вложений и конверта. Ошибочно (не по адресу) поступившие
документы возвращаются на почту.
2.3. В случае получения обращений вместе с денежными купюрами
(кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями
и т.д.), ценными подарками, общим отделом составляется акт в двух
экземплярах, один экземпляр которого хранится в общем отделе, второй
приобщается к поступившему обращению.
2.4. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые
книжки и т.д.) подкалываются впереди текста обращения. В случае
отсутствия текста обращения, сотрудником общего отдела, принимающим
почту, составляется справка с текстом "обращение на имя Главы района
отсутствует", датой и личной подписью, которая приобщается к
поступившим документам.
2.5. Непосредственно от граждан письменные обращения
принимаются в секторе контроля общего отдела. В приемной Главы
района документы не принимаются. Не принимаются обращения, не
содержащие подписи заявителя и адреса для ответа. Обращения,
присланные не по принадлежности из государственных органов,
возвращаются в трехдневный срок в организацию-отправитель.
По просьбе заявителя ему выдается расписка о получении
обращения с указанием даты, количества полученных листов, телефоном
для справок по обращениям граждан и фамилией сотрудника, получившего
документы. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых
обращений не делается.
2.6. Обращения, поступившие на имя Главы района или членов
Совета администрации с пометкой "лично", не вскрываются и передаются
адресату.
2.7. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений,
поступившие по факсу или электронной почте через отдел
информационного обеспечения, принимаются и регистрируются в общем
отделе в установленном порядке.
В случае, если обращение, поступившее с пометкой “лично”, не
является письмом личного характера, получатель должен передать его
для регистрации в общий отдел.
При получении обращения нестандартного по весу, размеру, форме,
имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее
странный запах, цвет, в котором прощупываются вложения нехарактерные
для почтовых отправлений (порошок, провода и т.п.), работник должен,
не вскрывая отправления, сообщить об этом начальнику общего отдела
или управляющему делами, а в их отсутствие - помощнику главы района
по региональной безопасности и действовать в соответствии с
Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации
корреспонденции, поступающей в администрацию Ступинского района.
3. Регистрация поступивших обращений
3.1. Поступившее в общий отдел обращение регистрируется с
использованием информационной системы "Письма граждан" и контрольной
карточки. В правом нижнем углу первой страницы обращения
проставляется регистрационный штамп "Администрация Ступинского
района" с указанием даты регистрации и регистрационного номера. Если
место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть
проставлен в ином месте первого листа обращения, обеспечивающим его
прочтение.
3.2. При регистрации обращения в контрольную карточку учета
заносятся фамилия и инициалы заявителя в именительном падеже и его
адрес. Если обращение подписано двумя и более авторами, то оно
регистрируется с обозначением коллективного авторства и одного из
заявителей, в адрес которого просят направить ответ.
Коллективными являются также бесфамильные обращения,
поступившие от имени коллективов организаций, жителей населенных
пунктов, содержащиеся в резолюциях собраний и митингов. В
регистрационной карточке указывается тип обращения /письмо,
телеграмма, доставлено лично/, вид /просьба помощи, жалоба/, откуда
переслано в случае переадресовки, дата и исходящий номер
сопроводительного документа. На поручениях о рассмотрении, в которых
изложена просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп
"контроль".
Поступившие обращения проверяются на повторность. Повторным
считается обращение, поступившее от одного и того же автора по
одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения
истек установленный срок рассмотрения, или заявитель не удовлетворен
полученным ответом. Если обращение установлено повторным, в
регистрационной карточке делается соответствующая отметка.
При регистрации обращения в соответствии с изложенной темой в
контрольной карточке проставляется соответствующий действующему
классификатору тем обращений шифр. Если в обращении ставится
несколько вопросов, то шифр присваивается каждому из них.
От обращения отделяются поступившие деньги, ценные бумаги,
документы, удостоверяющие личность и иные подлинные документы (при
необходимости с них снимаются копии) и в трехдневный срок
возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при
этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. Полученные чистые
конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты также возвращаются
заявителю.
4. Направление обращений на рассмотрение
4.1. Полученные и зарегистрированные в установленном порядке
письменные обращения граждан направляются для рассмотрения Главе
района или лицу, его замещающему в случае временного отсутствия. В
соответствии с резолюцией Главы района обращение направляется для
рассмотрения и исполнения соответствующему должностному лицу,
которое обязано в установленные сроки дать ответ заявителю и
проинформировать Главу района или общий отдел.
4.2. Ответы заявителям из администрации района даются на общих
бланках администрации или на специальных бланках.
4.3. Сопроводительные письма о возврате неверно присланных
обращений подписываются начальником общего отдела.
4.4. В структурные подразделения администрации района для
исполнения обращения граждан передаются под роспись. В администрации
поселков и сельских округов обращения могут направляться по почте.
5. Рассмотрение обращений в структурных подразделениях администрации
района
5.1. Направленные Главой района для рассмотрения письменные
обращения граждан регистрируются в структурном подразделении в
установленном порядке, рассматриваются в срок не более месяца со дня
их регистрации в общем отделе. Обращения, на которых Главой района
указан иной /более короткий/ срок исполнения - рассматриваются к
указанному сроку.
5.2. Обращения должны рассматриваться тем структурным
подразделением, которому это поручено. Сотрудники могут рассмотреть
обращение непосредственно в подразделении или с выездом на место.
В особых случаях допускается перепоручение другому органу или
структурному подразделению о рассмотрении обращения. Исполнение
поручений из аппаратов Президента РФ, правительств РФ и Московской
области, Госдумы, а также Губернатора Московской области о
рассмотрении обращений граждан должно осуществляться как правило в
15-дневный срок с выездом на место.
Письма граждан, поступившие в администрацию района из редакций
средств массовой информации, органов политических партий и
общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о
результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.
5.3. Контроль за сроками исполнения, а также централизованную
подготовку обобщающего ответа /в случае рассмотрения обращения
несколькими должностными лицами/ осуществляет исполнитель, указанный
в поручении Главы района первым. Соисполнители не позднее 7 дней до
истечения срока исполнения обращения должны представить
ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и
подготовки ответа.
5.4. В случае, если обращение по мнению исполнителя направлено
не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в общий
отдел с указанием подразделения, в которое по его мнению следует
направить обращение.
5.5. Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и
достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель
уведомляется общим отделом. В необходимых случаях общий отдел
направляет такие обращения в правоохранительные органы.
5.6. Обращения с просьбами о личном приеме у Главы района
передаются помощнику Главы района и рассматриваются как обычные
обращения. В случае необходимости авторам таких обращений может быть
направлено сообщение о порядке работы администрации района, личного
приема населения ее должностными лицами, а само заявление
оформляется “В дело” как исполненное.
5.7. Письменные обращения без подписи, содержащие конкретные
важные вопросы, направляются для сведения по ведомственной
принадлежности и списываются в дело руководителем соответствующего
структурного подразделения или заместителем главы администрации
района. В необходимых случаях такие обращения доводятся до сведения
Главы района.
Обращения, бессмысленные по содержанию, списываются в дело
начальником общего отдела.
Обращения, в которых содержится информация о совершенном или
готовящемся преступлении, направляются для проверки в
правоохранительные органы.
5.8. На обращения, не содержащие жалоб, предложений, ходатайств
/в том числе стандартные поздравления, соболезнования, информация
для сведения и т.п./ ответы, как правило, не даются.
5.9. В случае, если обращение заявителя и по тем же основаниям
ранее рассматривалось, а во вновь поступившем обращении отсутствуют
основания для пересмотра ранее данного ответа, должностное лицо,
которому направлено для рассмотрения обращение, вправе принять
решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу,
уведомив об этом заявителя.
5.10. В случае, если обращение заявителя и по тем же
основаниям, находится в производстве суда, или материалы,
необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются
в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в
законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.
5.11. В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении,
имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное
лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об
оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом
заявителя.
5.12. Не рассматриваются обращения, поданные в интересах
третьих лиц, возражающих против его рассмотрения.
5.13. Обращения граждан, поступившие в администрацию района по
“Прямой линии” телефонной связи, лично к главе района или
заместителям главы администрации, начальникам структурных
подразделений на сходах и собраниях граждан, по прямым радио- или
телеэфирам должны поступать для обобщения и регистрации в общий
отдел.
Все такие обращения в соответствии с поручением главы района
рассматриваются в установленном порядке, а их заявителям должен
даваться письменный ответ в установленные сроки.
6. Продление срока рассмотрения обращений граждан
6.1. Рассмотрение обращения граждан может быть продлено на срок
не более месяца, если для разрешения поставленных в обращениях
вопросов требуются специальные проверки, экспертизы, истребование
дополнительных материалов и т.п.
6.2. Решение о продлении срока рассмотрения обращения принимает
Глава района или один из заместителей Главы администрации по
служебной записке ответственного исполнителя с сообщением об этом
заявителю.
6.3. Если контроль за рассмотрением обращения установлен
вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно
согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
7. Требования к оформлению ответа
7.1. Ответы на обращения граждан подписывают Глава района, по
поручению Главы района заместители главы администрации или
начальники комитетов, управлений и отделов.
Ответы в вышестоящие организации об исполнении поручений о
рассмотрении обращений граждан подписывает глава района или
заместители главы администрации.
В случае, если поручение об исполнении было адресовано
конкретному должностному лицу администрации района, ответ
подписывается этим должностным лицом.
7.2. В ответе четко, кратко, последовательно и обоснованно
должны быть даны ответы на все поставленные вопросы. При
подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе должно быть
указано на меры, принятые к виновным должностным лицам.
7.3. В ответе в вышестоящую организацию обязательно должно быть
указание на то, что заявитель в той или иной форме проинформирован о
результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным
обращениям указывается кому именно из заявителей дан ответ.
7.4. Если по результатам рассмотрения обращения принимается
правовой акт /например о выделении земельного участка, разрешении
проектирования и т.п./ и экземпляр его направляется заявителю,
специального ответа не требуется.
7.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющие
большое общественное значение, может быть вынесено на заседание
Совета администрации Ступинского района в порядке, установленном
Регламентом администрации района.
7.6. Приложенные к обращению подлинники документов, присланные
заявителем, остаются в деле, если в обращении не содержится просьба
о их возврате.
7.7. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются
на бланках установленной формы и в соответствии с Инструкцией по
делопроизводству в администрации района.
7.8. В левом нижнем углу последнего листа ответа обязательно
указывается фамилия, инициалы и номер служебного телефона
исполнителя.
7.9. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации
возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату"
или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.10. Если по обращению дается промежуточный ответ, то в тексте
указывается срок окончательного разрешения вопроса.
7.11. После завершения рассмотрения обращения и оформления
ответа, его подлинник и все материалы, относящиеся к рассмотрению,
передаются в общий отдел, где проверяется правильность оформления
ответа и делаются отметки в информационной системе "Письма граждан"
и учетной картотеке. Руководство отдела вправе обращать внимание
исполнителей на несоответствия ответов требованиям, предусмотренным
настоящим Порядком и предложить переоформить ответ.
7.12. Отправление ответов без регистрации не допускается.
7.13. Копия ответа, представляемая исполнителем в общий отдел,
в правом нижнем углу должна иметь указание "В дело", результат
рассмотрения /удовлетворено, разъяснено, отказано и т.п./, дату,
фамилию, инициалы и служебный телефон, личную подпись исполнителя.
Контроль за правильностью списания письма в дело осуществляет
начальник общего отдела.
7.14. При необходимости исполнитель может составить справку о
результатах рассмотрения обращения /если ответ был дан устно или
возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для
рассмотрения дела/.
7.15. Итоговое оформление дел для архивного хранения
осуществляется в соответствии с требованиями "Инструкции по
делопроизводству в администрации района" общим отделом.
8. Контроль за рассмотрением обращений граждан
8.1. На контроль исполнения берутся все рассмотренные Главой
района обращения граждан, по которым даны поручения должностным
лицам.
8.2. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных
обращений граждан осуществляет общий отдел администрации, который
еженедельно информирует Главу района на оперативных совещаниях о
состоянии работы с обращениями в администрации района, направляет в
структурные подразделения напоминания об обращениях, срок
рассмотрения которых истек и заканчивается на предстоящей неделе.
8.3. Ответственность за сроки и качество рассмотрения
письменных обращений граждан в структурных подразделениях несут их
руководители.
8.4. Если в ответе, полученном от должностного лица или
организации, рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос,
поставленный заявителем, будет решен в течение определенного срока,
такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, о
чем направляется уведомление заявителю с указанием контрольного
срока для ответа об окончательном решении вопроса.
8.5. Обращение может быть возвращено должностному лицу или
организации для повторного рассмотрения, если из полученного ответа
следует, что рассмотрены не в полном объеме и не все вопросы,
поставленные в обращении, или если ответ не соответствует
требованиям, изложенным в разделе 7.
9. Организация личного приема граждан
9.1. Глава района и заместители главы администрации ведут
личный прием граждан в соответствии с типовым планом работы
администрации района на месяц.
Личный прием ведется в соответствии с графиком, утверждаемым
главой района на календарный год. Ответственность за его подготовку
несет управление делами администрации.
График личного приема вывешивается на информационном стенде в
фойе здания администрации района на первом этаже.
9.2. Запись на прием к Главе района осуществляет помощник Главы
района с привлечением должностных лиц администрации района.
Заявителю даются необходимые консультации, разъясняется порядок
разрешения его вопроса, составляется краткая аннотация обращения и
результат приема (Разъяснено; Направлен в структурное подразделение
или к конкретному должностному лицу; Записан на прием к главе
района).
9.3. Прием граждан осуществляется в порядке очередности.
Граждане, имеющие установленным действующим законодательством
Российской Федерации право внеочередного приема, а также беременные
женщины и женщины с малолетними детьми, принимаются вне очереди.
9.4. По каждому обращению на личном приеме Главы района
заполняется карточка учета с указанием даты приема, фамилии, имени,
отчества и адреса жительства заявителя. При повторных обращениях
ведущий запись делает подборку материалов, имеющихся по предыдущим
обращениям и подкалывает их к карточке.
9.5. Во время личного приема каждый обратившийся имеет
возможность сделать устное заявление либо оставить письменное
обращение по существу поднимаемых им вопросов.
9.6. Запись на повторный прием к Главе района осуществляется не
ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
Необходимость в записи на повторный прием определяет помощник Главы
района исходя из содержания ответа с предыдущего приема.
9.6. О заявителях, обратившихся к должностным лицам
администрации за разъяснением или консультацией и не требующих
приема у Главы района, делается отметка в журнале учета посетителей.
9.7. В ходе личного приема заявителю может быть сообщено кому
будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.
9.8. После завершения личного приема и согласно поручениям
Главы района или должностных лиц осуществляется рассылка документов
с приема через общий отдел либо непосредственно исполнителям.
Сопроводительные письма и поручения оформляются на специальных
бланках.
9.9. На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка
"Контроль" и все направленные документы подлежат возврату в общий
отдел либо к соответствующему должностному лицу.
9.10. Ответы, поступившие от исполнителей по рассмотрению
поручений по обращениям граждан на личном приеме, направляются на
ознакомление должностному лицу, осуществлявшему личный прием. Если
по обращению рассмотрены все вопросы, приняты необходимые меры и
заявителю дан полный и аргументированный ответ, рассмотрение
обращения считается завершенным, а материалы по нему списываются "В
дело".
9.11. Материалы с личного приема хранятся в общем отделе в
соответствии с номенклатурой дел, после чего уничтожаются в
установленном порядке.
9.12. При записи на личный прием к главе района могут не
рассматриваться:
обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основанием,
которые ранее были уже рассмотрены, и в новом обращении отсутствуют
основания для пересмотра ранее принятых решений;
обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочия не
удостоверены в установленном законом порядке;
обращения, по которым имеются вступившие в законную силу
судебные решения;
обращения лиц, признанных судом недееспособными;
Начальник
общего отдела А.В.Александров