Постановление Главы городского округа Подольск от 19.09.2011 № 1488-п
Об утверждении административного Регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок, архивных справок и копий архивных документов" в муниципальном образовании "Городской округ Подольск Московской области"
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПОДОЛЬСК ГЛАВА ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 19 сентября 2011 г. N 1488-п Утратил силу - Постановление Главы городского округа Подольск от 09.04.2014 г. N 510-п Об утверждении административного Регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных выписок, архивных справок и копий архивных документов" в муниципальном образовании "Городской округ Подольск Московской области" (В редакции Постановления Главы городского округа Подольск от 26.12.2013 г. N 2598-п) В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Оборганизации предоставления государственных и муниципальных услуг",распоряжением Правительства Российской Федерации от 17.12.2009 N1993-р "Об утверждении сводного перечня первоочередныхгосударственных и муниципальных услуг, предоставляемых в электронномвиде", постановлением Правительства Московской области от 06.09.2010N 733/40 "О мерах по переходу на предоставление государственныхуслуг в электронном виде в Московской области", в целях переходаотраслевых (функциональных) органов и структурных подразделенийадминистрации города Подольска, а также муниципальных учреждениймуниципального образования "Городской округ Подольск Московскойобласти" на предоставление муниципальных услуг в электронном виде постановляю: 1. Утвердить административный регламент предоставлениямуниципальной услуги "Выдача архивных выписок, архивных справок икопий архивных документов" в муниципальном образовании "Городскойокруг Подольск Московской области" (прилагается). 2. Управлению делами администрации города Подольска (ШестаковН.И.), отделу по делам печати и информации администрации городаПодольска обеспечить опубликование настоящего постановления всредствах массовой информации и размещение его в сети Интернет наофициальном сайте администрации города Подольска. 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна заместителя главы администрации Горелова С.В. Глава города Н.И. Пестов Утвержден постановлением главы городского округа Подольск Московской области от 19 сентября 2011 г. N 1488-п АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА АРХИВНЫХ ВЫПИСОК, АРХИВНЫХ СПРАВОК И КОПИЙ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ" В МУНИЦИПАЛЬНОМ ОБРАЗОВАНИИ "ГОРОДСКОЙ ОКРУГ ПОДОЛЬСК МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ" (В редакции Постановления Главы городского округа Подольск от 26.12.2013 г. N 2598-п) 1. Общие положения 1.1. Административный регламент предоставления муниципальнойуслуги "Выдача архивных выписок, архивных справок и копий архивныхдокументов" в муниципальном образовании "Городской округ ПодольскМосковской области" (далее - Регламент) разработан в соответствии сФедеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организациипредоставления государственных и муниципальных услуг",постановлением главы города Подольска от 01.10.2010 N 1799-П "Обутверждении порядка разработки и утверждения административныхрегламентов предоставления муниципальных услуг в муниципальномобразовании "Городской округ Подольск Московской области". 1.2. Цель разработки Регламента - предоставление муниципальнойуслуги "Выдача архивных выписок, архивных справок и копий архивныхдокументов" в муниципальном образовании "Городской округ ПодольскМосковской области". 1.3. Муниципальная услуга предоставляется физическим июридическим лицам либо их уполномоченным представителям,обратившимся с запросом о предоставлении муниципальной услуги (далее- Заявитель, Заявители). 1.4. Регламент определяет сроки и последовательность действий(административных процедур) при осуществлении полномочий попредоставлению муниципальной услуги. 2. Стандарт предоставления муниципальной услуги 2.1. Наименование муниципальной услуги - "Выдача архивныхвыписок, архивных справок и копий архивных документов вмуниципальном образовании "Городской округ Подольск Московскойобласти" (далее - муниципальная услуга). 2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальнуюуслугу, - Управление делами администрации (далее - Управление).Полномочия по предоставлению муниципальной услуги осуществляетархивный отдел Управления делами администрации (далее - Архив). Сведения о месте нахождения, почтовом и электронном адресах,контактных телефонах, графике работы Архива указаны в приложении N 1к настоящему Регламенту. 2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги являетсявыдача Заявителю архивной копии (архивной выписки, архивной справки,отрицательного ответа) либо отказ в предоставлении муниципальнойуслуги. 2.4. Муниципальная услуга предоставляется в течение 30 дней смомента регистрации запроса о ее предоставлении, за исключениемслучаев, установленных действующим законодательством. Висключительных случаях срок предоставления муниципальной услугиможет быть продлен не более чем на 30 дней с уведомлением Заявителяо продлении срока. 2.5. Правовые основания для предоставления муниципальнойуслуги: - Конституция Российской Федерации от 12.12.1993; - Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле вРоссийской Федерации"; - Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядкерассмотрения обращений граждан Российской Федерации"; - Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации,информационных технологиях и о защите информации"; - Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципахорганизации местного самоуправления в Российской Федерации"; - Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организациипредоставления государственных и муниципальных услуг"; - Закон Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Обархивном деле в Московской области"; - приказ Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук"; - постановление главы города Подольска от 26.08.2011 N 1359-п"Об утверждении Положения о Реестре муниципальных услугмуниципального образования "Городской округ Подольск Московскойобласти"; - Положение об Управлении делами, утвержденное распоряжениемглавы города Подольска. 2.6. Перечень документов, необходимых для предоставлениямуниципальной услуги: 2.6.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется наосновании письменного запроса Заявителя (приложения N 2, 3 кнастоящему Регламенту) с указанием следующих сведений: - сведения о Заявителе, в том числе: фамилия, имя, отчествофизического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес,по которому должны быть направлены ответы или уведомление опереадресации запроса; - изложение существа запроса (сведения, необходимые дляисполнения запроса); - личная подпись и дата. 2.6.2. Для исполнения запроса могут быть запрошеныдополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов,необходимых для исполнения запроса (номера и датыорганизационно-распорядительных документов, изменения паспортныхданных и т.п.). В случае необходимости заявитель прилагает кписьменному запросу соответствующие документы и материалы либо ихкопии. 2.6.3. При предоставлении муниципальной услуги Заявитель,являющийся физическим лицом, обязан предъявить сотруднику Архивапаспорт или иной документ, удостоверяющий личность. 2.6.4. В случае обращения за предоставлением муниципальнойуслуги уполномоченного представителя Заявителя основанием дляпредоставления муниципальной услуги является доверенность,оформленная в установленном законом порядке. 2.7. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых дляпредоставления муниципальной услуги, является отсутствие уЗаявителей или их уполномоченных представителей необходимыхдокументов. 2.8. Основаниями для приостановления либо отказа впредоставлении муниципальной услуги являются: - недостаточная информация от Заявителя; недостающие документы.В этом случае сотрудник, ответственный за исполнение запроса,направляет за подписью руководителя Архива просьбу о предоставлениитребуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запросапринимается руководителем Архива в течение 5 рабочих дней с моментаего регистрации до момента получения дополнительных сведений, еслиэто требуется для исполнения запроса; - отсутствие права у Заявителя на запрашиваемый документ; - отсутствие в заявлении информации, указанной в пункте 2.6.1настоящего Регламента, в т.ч. необходимых сведений для проведенияпоисковой работы по документам Архива; - запрос содержит ненормативную лексику и оскорбительныевыражения; - текст письменного запроса не поддается прочтению; - в запросе содержится вопрос, на который гражданинумногократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы посуществу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводыили обстоятельства. Руководитель Архива вправе принять решение обезосновательности очередного запроса и прекращении переписки сЗаявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляетсяЗаявитель, направивший запрос; - от Заявителя поступило заявление о прекращении исполнениязапроса; - если ответ по существу поставленного в запросе вопроса неможет быть дан без разглашения сведений, составляющихконфиденциальную информацию, Заявителю, направившему запрос,сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного внем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанныхсведений. 2.9. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе. 2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса опредоставлении муниципальной услуги и при получении результатапредоставления муниципальной услуги составляет не более 15 минут. (Вредакции Постановления Главы городского округа Подольскот 26.12.2013 г. N 2598-п) 2.11. Запрос Заявителя о предоставлении муниципальной услугирегистрируется в Архиве в день поступления запроса. 2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляетсямуниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнениязапросов о предоставлении муниципальной услуги, информационнымстендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимыхдля предоставления муниципальной услуги: 2.12.1. Входная дверь в помещение должна быть снабженасоответствующей табличкой с указанием номера кабинета, фамилий,имен, отчеств, должности сотрудников Архива, ответственных запредоставление муниципальной услуги. 2.12.2. Помещение, в котором предоставляется муниципальнаяуслуга, должно быть оснащено стульями, столами, телефоном,компьютерной системой с возможностью доступа сотрудника кнеобходимым информационным базам данных, печатающим устройством. 2.12.3. Информационные стенды должны располагаться в местах,доступных для Заявителей, и содержать следующие обязательные данные: - место нахождения и график работы Архива; - номера телефонов для справок; - адрес официального сайта администрации города Подольска; - сведения о внутреннем трудовом распорядке по учреждению; - порядок получения информации Заявителями по вопросампредоставления муниципальной услуги; - описание процедуры предоставления муниципальной услуги. 2.13. Основными показателями доступности и качествамуниципальной услуги являются: - своевременность предоставления муниципальной услуги; - достоверность предоставляемой информации; - надлежащее оформление копий запрашиваемых документов; - оперативность предоставления муниципальной услуги. 2.14. Иные требования, в том числе учитывающие особенностипредоставления муниципальной услуги в электронной форме: предоставление муниципальной услуги в электронной форме будетосуществляться в соответствии с этапами перехода на предоставлениеуслуг в электронном виде, утвержденными распоряжением ПравительстваРоссийской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р. 3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числеособенности выполнения административных процедур в электронной форме 3.1. Прием Заявителей сотрудниками Архива осуществляется всоответствии с графиком приема (приложение N 1 к данномуРегламенту), размещенным на официальном сайте администрации городаПодольска Московской области, без предварительной записи. 3.2. Информирование по процедуре предоставления муниципальнойуслуги производится: - по телефону; - по письменным обращениям; - посредством личного обращения в Архив. 3.2.1. При ответах на телефонные звонки должностное лицоподробно, со ссылками на соответствующие нормативно-правовые актыинформирует Заявителей по интересующим их вопросам. Ответ нателефонный звонок должен содержать информацию о должностисотрудника, фамилии, имени, отчестве принявшего телефонный звонок.Время разговора не должно превышать десяти минут. 3.2.2. В случае если для подготовки ответа требуетсяпродолжительное время, должностное лицо, осуществляющее устноеинформирование, может предложить заинтересованным лицам обратитьсяза необходимой информацией в письменном виде либо назначить другоеудобное для заинтересованного лица время для устного информирования(с учетом графика работы Архива). 3.2.3. При информировании посредством личного обращениядолжностное лицо обязано принять заинтересованное лицо всоответствии с графиком работы Архива. 3.2.4. При информировании по письменным запросам ответ впростой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени,отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтовогоотправления в адрес заинтересованного лица или в электронном виде наадрес электронной почты. 3.3. Предоставление муниципальной услуги в электронном виде всоответствии с этапами перехода на предоставление услуг вэлектронном виде согласно приложению N 2 к распоряжениюПравительства Российской Федерации от 17.12.2009 N 1993-р включаетследующие административные процедуры: - регистрация запроса; - поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапроса; - оформление архивных выписок (архивных копий), ответов назапрос; - отправка (выдача) архивных выписок (архивных копий), ответовна запрос. 3.4. Регистрация запроса является основанием для предоставлениямуниципальной услуги. При поступлении Интернет-обращения (запроса)Заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтовогоадреса ему направляется уведомление о приеме Интернет-обращения(запроса) к рассмотрению в день поступления запроса.Интернет-обращение (запрос) Заявителя распечатывается и в дальнейшемработа с ним ведется в установленном порядке. 3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнениязапроса: 3.5.1. Сотрудник Архива при помощи имеющегосянаучно-справочного аппарата, базы данных "Архивный фонд" определяетархивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов. 3.5.2. Сотрудник Архива в соответствии с архивными шифрамивыбирает из архивохранилища необходимые для исполнения запросов делаи приступает к исполнению запроса. По окончании исполнения запросавсе полученные дела сдаются в архивохранилище. 3.6. Оформление архивных копий и архивных выписок: 3.6.1. Машинописные архивные копии (выписки, справки)изготавливаются на бланке Управления делами администрации собозначением названия документа "Архивная выписка", "Архивнаякопия", "Архивная справка" (приложение N 4). 3.6.2. Текст архивной копии (выписки, справки) дается в полномсоответствии с оригиналом документа. Идентичность подлинникувыдаваемых архивных копий (выписок, справок) подтверждается подписьюначальника Управления делами администрации, работником Архива,исполнившим документ, и малой гербовой печатью администрации городаПодольска. 3.6.3. Архивная выписка производится только из документа, вкотором содержится несколько отдельных, не связанных между собойвопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст частидокумента, относящегося к запросу. В архивной выписке названиеархивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпанывсе имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения,а также пропуски в тексте архивного документа отдельных словобозначаются многоточием. 3.6.4. В примечаниях к тексту архивной копии (выписки, справки)делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала,неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихсяпрочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова ивыражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности,оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". 3.6.5. После текста архивной копии (выписки, справки)указывается основание: архивный шифр документа (номера листов,единиц хранения архивных документов, номера архивных фондов,печатные издания, использовавшиеся для составления архивной копии,выписки, справки). 3.6.6. При изготовлении архивной копии с помощьюкопировально-множительной техники на обратной стороне документаставится архивный штамп "Копия верна" с указанием N фонда, N описи,N дела, N листа. Если текст архивной копии (справки, выписки)занимает более одного листа, все листы архивной копии (справки,выписки) должны быть прошиты и заверены подписью начальникаУправления делами администрации, работником Архива, исполнившимдокумент, малой гербовой печатью администрации города Подольска иархивным штампом. 3.6.7. при отсутствии в Архиве документов, необходимых дляисполнения запроса, на бланке Управления делами администрациисоставляется ответ Заявителю о невозможности предоставлениясоответствующих документов с указанием причин отказа. 3.6.8. Архивные выписки, архивные копии, архивные справкиоформляются на государственном языке Российской Федерации (русском). 3.7. Выдача (отправка) архивных копий (архивных выписок,архивных справок), ответов на запрос: 3.7.1. Архивная выписка, архивная справка и архивная копия,предназначенные для направления Заявителям, включая ответы оботсутствии запрашиваемых сведений, высылаются Архивом на следующийдень после их оформления по почте простыми письмами непосредственнов адреса Заявителей либо выдаются Заявителям лично. 3.7.2. Ответы на письменные запросы Заявителей, направленные поэлектронной почте, с использованием средств факсимильной связи,направляются Заявителям в письменном виде по почте. В случаепоступления коллективного письменного запроса Заявителей ответ наобращение направляется в адрес Заявителя, указанного в запросепервым, если в запросе не указан иной адресат для ответа. 3.7.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьихлицах, предоставляются уполномоченному лицу на основаниидоверенности, заверенной в установленном порядке. 3.7.4. Запрос считается исполненным, если по нему принятынеобходимые меры и автор запроса проинформирован о результатахрассмотрения. 3.7.5. Результатом административной процедуры является подписьЗаявителя (или его доверенного лица) о получении архивной выписки,архивной справки и архивной копии с указанием даты получения илисоставление реестра на отправку корреспонденции. 4. Формы контроля за исполнением Регламента 4.1. Текущий контроль за исполнением настоящего Регламентаосуществляется начальником Архива путем проведения провероксоблюдения и исполнения работниками Архива требований действующегозаконодательства и настоящего Регламента. 4.2. Начальник Управления делами администрации осуществляетруководство и координацию деятельности Архива по предоставлениюмуниципальной услуги. 4.3. Контроль за исполнением настоящего Регламента включает:выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение,принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан,содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) работниковАрхива. 5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий(бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих 5.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия(бездействие) сотрудника Архива при предоставлении муниципальнойуслуги устно или письменно непосредственно к главе города Подольска,заместителю главы администрации, начальнику Управления деламиадминистрации, начальнику архивного отдела Управления деламиадминистрации. 5.2. Жалоба, поступившая в администрацию города Подольска,подлежит рассмотрению в течение 15 рабочих дней со дня еерегистрации, а в случае обжалования отказа администрации городаПодольска в приеме документов заявителя либо в исправлениидопущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования заявителемнарушения установленного срока таких исправлений - в течение 5рабочих дней со дня ее регистрации. (В редакции Постановления Главыгородского округа Подольск от 26.12.2013 г. N 2598-п) 5.3. Жалоба не может рассматриваться должностным лицом,действия которого обжалуются. 5.4. По результатам рассмотрения жалобы Заявителю направляетсясообщение о принятом решении и действиях, осуществленных всоответствии с принятым решением. Жалоба считается разрешенной, еслирассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые мерыи дан письменный ответ (в пределах компетенции) по существупоставленных вопросов. 5.5. (Исключен - Постановление Главы городского округа Подольскот 26.12.2013 г. N 2598-п) Приложение N 1 к Регламенту СВЕДЕНИЯ О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ И ГРАФИКЕ РАБОТЫ АРХИВА, ПОЧТОВОМ И ЭЛЕКТРОННОМ АДРЕСАХ, КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ|————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|| Архивный отдел Управления делами администрации: | || ул. Кирова, д. 4, г. Подольск, 142100; | || ул. Чистова, д. 11/8, г. Подольск, 142100 (архив по | || личному составу). Официальный сайт администрации города | || Подольска: http://admpodolsk.ru. | || E-mail: podolsk@adm.podolsk.ru; | || факс (8-4967) 55-57-28; | || тел. (8-4967) 57-27-71 (архив по личному составу). | || Приемные дни: | || - понедельник, четверг с 9.00 до 18.00; | || - вторник, среда с 9.00 до 18.00 (архив по личному | || составу); | || перерыв на обед с 13.00 до 13.48 | ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|| Начальник архивного отдела Управления делами | || администрации: | ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————|| Митичкина Татьяна Федоровна | 8(4967) 63-42-94 ||————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————|———————————————————————————| Приложение N 2 к Регламенту В архивный отдел Управления делами администрации г. Подольска От _________________________________________ ____________________________________________ Паспорт: ___________ Дата выдачи ___________ Проживающего по адресу: ____________________ ____________________________________________ тел. N _____________________________________ 1-6-15/_______ от "___" ___________ 20___ г.Краткое содержание запроса:Прошу выдать копии _________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Подпись _____________________________ ____________________________ (расшифровка подписи)Ф. N _______, оп. 1, д. N ________, л. N_______Копии в _________ экз. получил ________________ "_____" __________ 20___ г.Исполнитель запроса:___________________ ______________________ ___________________ (должность) (подпись) (ФИО) Приложение N 3 к Регламенту В городской архив по личному составу ____________________________________ ____________________________________ год рождения _______________________ Адрес: _____________________________ ____________________________________ тел. N _____________________________ ЗАЯВЛЕНИЕКраткое содержание запроса:Прошу сделать выписку из: _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________За период: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Справка необходима для предоставления в УПФ РФ для начисления пенсии. Подпись _____________________ Дата ________________________ Приложение N 4 к Регламенту АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ПОДОЛЬСКА УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА Кирова ул., д. 4, г. Подольск, Московская область, 142100 тел./факс: 8(4967) 55-57-13, e-mail: podolsk@adm.podolsk.ru___________________________________________________________________________N _______ от _________ ФИО Заявителя (наименование юридического лица), адресАРХИВНАЯ ВЫПИСКА (СПРАВКА, КОПИЯ)ОСНОВАНИЕ:Начальник Управления подпись расшифровка подписиНачальник архивного отдела подпись расшифровка подписиПечатьИсп. ФИО, тел.