Постановление Администрации городского округа Краснознаменск от 17.08.2012 № 445-ПА
Об утверждении административного Регламента исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов" в администрации городского округа Краснознаменск Московской области
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГОРОДСКОЙ ОКРУГ КРАСНОЗНАМЕНСК АДМИНИСТРАЦИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 17 августа 2012 г. N 445-ПАОб утверждении административного Регламента исполнения муниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учет ииспользование архивных документов и архивных фондов" в администрации городского округа Краснознаменск Московской области В соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ"Об общих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации", от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставлениягосударственных и муниципальных услуг"; Уставом городского округаКраснознаменск Московской области; Порядком разработки и утвержденияадминистративных регламентов исполнения муниципальных услуг(функций), утвержденным распоряжением администрации городскогоокруга Краснознаменск от 08.11.2010 N 243-РА "О мерах по переходу напредоставление муниципальных услуг в электронном виде в городскомокруге Краснознаменск Московской области" (в редакции от 13.12.2010N 285-РА), Порядком проведения экспертизы проектов административныхрегламентов предоставления муниципальных услуг, разработанныхподразделениями администрации городского округа КраснознаменскМосковской области, утвержденным постановлением администрациигородского округа Краснознаменск Московской области от 21.01.2011 N6-ПА, постановляю: 1. Утвердить административный регламент исполнениямуниципальной функции "Хранение, комплектование (формирование), учети использование архивных документов и архивных фондов" вадминистрации городского округа Краснознаменск Московской области(прилагается). 2. Отделу по работе со СМИ и обращениями граждан администрации(Осипенко Ю.В.) настоящее постановление опубликовать вобщественно-политической газете администрации "ОфициальныйКраснознаменск" и разместить на официальном информационном сайтеорганов местного самоуправления городского округа КраснознаменскМосковской области (адрес сайта: www.krasnoznamensk.com). 3. Настоящее постановление вступает в силу с моментаподписания. 4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложитьна начальника управления делами администрации Кондраштина А.И. Руководитель администрации М.В. Сапунов Утвержден постановлением администрации городского округа Краснознаменск Московской области от 17 августа 2012 г. N 445-ПА АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ" В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА КРАСНОЗНАМЕНСК МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Наименование муниципальной функции Административный регламент администрации городского округаКраснознаменск Московской области по исполнению муниципальнойфункции "Хранение, комплектование (формирование), учет ииспользование архивных документов и архивных фондов" (далее -административный регламент) разработан в целях повышения качестваисполнения муниципальной функции и определяет сроки ипоследовательность действий (административных процедур) приосуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции натерритории городского округа Краснознаменск Московской области. 1.2. Наименование структурного подразделения органа местного самоуправления, исполняющего муниципальную функцию Муниципальную функцию "Хранение, комплектование (формирование),учет и использование архивных документов и архивных фондов"исполняет сектор городского архива общего отдела администрациигородского округа Краснознаменск Московской области (далее - секторгородского архива). 1.3. Перечень нормативно-правовых актов, регулирующих исполнение муниципальной функции Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствиисо следующими нормативными правовыми актами: - Конституцией Российской Федерации; - Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Обархивном деле в Российской Федерации"; - Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общихпринципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации"; - постановлением Правительства Российской Федерации от11.11.2005 N 679 "О порядке разработки и утвержденияадминистративных регламентов исполнения государственных функций(предоставления государственных услуг)"; - приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правилорганизации хранения, комплектования, учета и использованиядокументов Архивного фонда Российской Федерации и других архивныхдокументов в государственных и муниципальных архивах, музеях ибиблиотеках, организациях Российской академии наук"; - приказом Министерства культуры и массовых коммуникацийРоссийской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении формучетных и иных документов по организации хранения, комплектования,учета и использования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в государственных имуниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российскойакадемии наук"; - Законом Московской области от 25.05.2007 N 65/2007-ОЗ "Обархивном деле в Московской области"; - Положением о секторе городского архива общего отделаадминистрации городского округа Краснознаменск Московской области. 1.4. Описание результатов исполнения муниципальной функции Результатом исполнения муниципальной услуги являются: - реализация установленных в Российской Федерации единыхнормативно-правовых, организационных и методических принциповорганизации комплектования, учета хранения и использования архивныхдокументов и архивных фондов в муниципальном архиве; - комплектование (формирование) муниципального архивадокументами организаций - источников комплектования, ликвидированныхорганизаций и граждан; - полный комплект учетных документов архива; - обеспечение эффективного хранения, формирования, учета ииспользования документов Архивного фонда Российской Федерации иархивных документов в интересах личности, общества и государства; - создание учетных баз данных автоматизированногонаучно-справочного аппарата, в том числе ведение автоматизированнойсистемы государственного учета документов Архивного фонда РоссийскойФедерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата; - предоставление информационных услуг и использованиедокументов; - создание научно-справочного аппарата к архивным фондам; - отказ в информационном обеспечении. 1.5. Взаимодействие с государственными, муниципальными органами власти и организациями при исполнении муниципальной функции При исполнении муниципальной функции осуществляетсявзаимодействие с: - Главным архивным управлением Московской области; - организациями - источниками комплектования муниципальногоархива (далее - источники комплектования). 1.6. Описание заявителей Получателями муниципальной функции являются организации -источники комплектования сектора городского архива общего отделаадминистрации городского округа Краснознаменск Московской области,государственные, федеральные учреждения, иные организации,находящиеся на территории города Краснознаменск, а также физическиелица. 2. Требования к порядку исполнения муниципальной функции 2.1. Требования к исполнению муниципальной функции Сектор городского архива осуществляет исполнение муниципальнойфункции на безвозмездной основе. 2.2. Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции Информирование о порядке и процедуре исполнения муниципальнойфункции осуществляется сектором городского архива, а такжепосредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетяхобщего пользования, на официальном Интернет-сайте администрациигородского округа Краснознаменск Московской областиwww.krasnoznamensk.com. Местонахождение сектора городского архива общего отделаадминистрации городского округа Краснознаменск Московской области:143090, Московская область, г. Краснознаменск, ул. Краснознаменная,д. 1 и ул. Победы, д. 26. График работы: - по адресу: ул. Краснознаменная, д. 1, кабинет 26а: понедельник, среда - 8.30-18.00; пятница - 8.30-16.45; - по адресу: ул. Победы, д. 26, кабинет 65: вторник, четверг - 8.30-18.00; обеденный перерыв - 12.45-14.00; выходные дни - суббота, воскресенье и праздничные дни. Телефоны: 8(495) 590-01-70, 8(498) 676-07-80. Адрес электронной почты общего отдела администрации:power@g2.ru.2.3. Информирование заинтересованных лиц об исполнении муниципальной функции Для получения информации о процедуре исполнения муниципальнойфункции (далее - информация о процедуре) заинтересованные лицавправе обратиться: - посредством личного общения; - по телефону; - в письменном виде; - по электронной почте. Основными требованиями к информированию заинтересованных лицявляются: - достоверность предоставляемой информации о процедуре; - четкость в изложении информации о процедуре; - полнота информирования о процедуре; - оперативность предоставления информации о процедуре. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалистыподробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся поинтересующим вопросам. Ответ на телефонный звонок долженсопровождаться информацией о наименовании структурногоподразделения, в которое позвонил обратившийся, фамилии, имени,отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. При невозможности специалиста, принявшего звонок,самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонокдолжен быть переадресован на другое должностное лицо или жеобратившемуся должен быть сообщен телефонный номер, по которомуможно получить необходимую информацию. Письменное информирование или консультация осуществляется путемнаправления ответов почтовым отправлением, электронной почтой илипосредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения заинформацией или способа доставки ответа, указанного в письменномобращении. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкойформе и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, фамилию иномер телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом инаправляется в срок, не превышающий 10 рабочих дней со днярегистрации обращения. 2.4. Сроки исполнения муниципальной функции 2.4.1. Сектор городского архива ежегодно в срок до 1 декабрясоставляет план работы на следующий год, до 1 января последующего заотчетным годом составляет отчет о работе, паспорт муниципальногоархива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов. 2.4.2. Прием документов на постоянное хранение от организаций -источников комплектования сектора городского архива осуществляется втечение одного дня согласно графику передачи дел постоянногохранения. 2.4.3. Прием документов по личному составу от организаций,ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами,осуществляется в течение одного дня. 2.4.4. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий,соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации храненияархивных документов, исключающих их хищение и утрату иобеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии,осуществляется систематически. 2.4.5. Проверка наличия и состояния архивных документовпроводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случаестихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, врезультате которых могут быть утрачены и повреждены архивныедокументы, а также при смене начальника сектора городского архивапроводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояниявсех документов архива. 2.4.6. Предоставление архивных документов производитсяисследователям в течение рабочего дня. Архивные документы выдаютсяиз архивохранилища на срок: - до одного месяца - пользователям и работникам архива; - до трех месяцев - фондообразователям; - до шести месяцев - судебным, правоохранительным и инымуполномоченным органам. Продление сроков выдачи архивных документов допускается сразрешения должностного лица. 2.4.7. Ведение основных (обязательных) и вспомогательныхучетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел,документов, каталог) осуществляется систематически.2.5. Перечень оснований для приостановления исполнения муниципальной функции либо отказа в исполнении муниципальной функции Основаниями для приостановления исполнения муниципальнойфункции либо отказа в исполнении муниципальной функции являютсяотсутствие полного пакета документов, необходимых для осуществлениямуниципальной функции, ненадлежащее оформление представленныхдокументов, отсутствие соответствующих условий для дальнейшегоприема и хранения документов, температурно-влажностных исанитарно-гигиенических норм. 2.6. Требования к месту для исполнения муниципальной функции Исполнение муниципальной функции осуществляется ежедневно втечение всего рабочего времени в соответствии с графиком работысектора городского архива, приведенным в подпункте 2.2административного регламента. Помещения для исполнения муниципальной функции оснащеныстульями, столами, телефонной связью, компьютерами с возможностьюпечати и выхода в Интернет и соответствуютсанитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам. Каждое рабочее место специалистов оборудовано персональнымкомпьютером с возможностью доступа к необходимым информационнымбазам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскимитоварами и иными расходными материалами в количестве, достаточномдля исполнения муниципальной функции. Центральный вход в помещения сектора городского архиваоборудован информационной табличкой с указанием полногонаименования, режима работы. В помещении, где проводится прием заявителей, предусмотренавозможность для копирования документальных материалов. В целяхобеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременноведется прием только одного заявителя, за исключением случаевколлективного обращения. 3. Административные процедуры 3.1. Описание последовательности действий при исполнении муниципальной функции Исполнение муниципальной функции включает в себя следующиеадминистративные процедуры: - формирование плановых показателей по организации хранения,комплектования, учета и использования архивных документов и архивныхфондов сектора городского архива; - определение организаций - источников комплектования секторагородского архива, составление и утверждение списка N 1 организаций- источников комплектования сектора городского архива; - прием документов; - организация хранения документов; - организация использования документов архивного фонда; - составление полугодового, годового отчета о выполненииплановых показателей по организации хранения, комплектования, учетаи использования архивных документов и архивных фондов секторагородского архива и представления в Главное архивное управлениеМосковской области. 3.1.1. Организация работ по комплектованию 3.1.1.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается: - принятием решения о включении организации в список источниковкомплектования архивных фондов сектора городского архива (далее -списки источников); - принятием решения о включении документов граждан в списокисточников; - ведением списков источников; - взаимодействием с негосударственными, территориальнымиорганами федеральных органов государственной власти и федеральнымиорганизациями, ликвидируемыми организациями, гражданами по вопросампередачи их документов на хранение на основании договоров; - составлением номенклатуры дел; - утверждением описей дел постоянного хранения и согласованиемописей дел по личному составу на экспертно-проверочной комиссииГлавного архивного управления Московской области и соответственновключением дел в состав документов Архивного фонда Московскойобласти; - приемом на постоянное хранение документов Архивного фондаМосковской области и иных архивных документов и составлением актовприема-передачи в двух экземплярах; - оказанием организационно-методической помощи и ведениемделопроизводства и архивного хранения документов в организациях -источниках комплектования архивных фондов сектора городского архива(далее - источники комплектования). 3.2.2. Организация работ по приему и учету 3.2.2.1. Данный раздел муниципальной функции обеспечивается: - учетом поступления архивных документов постоянного храненияот источников комплектования сектора городского архива; - учетом поступления документов по личному составу отликвидированных государственных и негосударственных организаций; - учетом поступления архивных документов личного происхождения; - учетом выбытия архивных документов; - ведением паспорта муниципального архива. 3.2.2.2. Для учета архивных документов в секторе городскогоархива в интересах пользователя ведутся: - книга учета поступлений документов; - списки фондов; - описи дел и документов или их разновидности; - реестр описей; - листы фондов или замещающие их документы, а также другиеучетные документы, на основании которых составляетсяцентрализованный государственный учет. 3.2.2.3. Ежегодно в срок до 1 декабря формируется план работысектора городского архива на следующий год, приложением к которомуявляется график согласования описей дел, упорядочения и передачи ихна хранение в сектор городского архива. 3.2.2.4. Один раз в три года составляются списки источниковкомплектования, направляются в Главное архивное управлениеМосковской области и вносятся изменения по мере необходимости. 3.2.2.5. Перечень дел, подлежащих приему на хранение в секторгородского архива, определяется номенклатурой дел организации нагод, утвержденной руководителем организации и один раз в пять летсогласованной в установленном порядке ЭПК Главного архивногоуправления Московской области. 3.2.2.6. Документы, включенные в состав Архивного фондаМосковской области, по истечении установленных законодательствомсроков временного хранения в источниках комплектования передаются нахранение в сектор городского архива в упорядоченном состоянии ссоответствующим научно-справочным аппаратом. Документы территориальных федеральных органов государственнойвласти и федеральных организаций передаются на хранение в секторгородского архива на основании заключенных договоров. 3.2.2.7. Все работы, связанные с отбором, подготовкой ипередачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе сих упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средствисточников комплектования, передающих архивные документы. 3.2.2.8. В определенные графиком сроки сектор городского архиваорганизует прием документов на хранение в установленном порядке. Сектор городского архива за месяц до установленного срока вписьменной форме информирует источники комплектования о предстоящихсроках и объемах передачи на хранение документов. В исключительных случаях по просьбе источника комплектования,изложенной в письменной форме, и по согласованию с Главным архивнымуправлением Московской области возможна корректировка сроков приемадокументов в пределах календарного года. 3.2.2.9. В случае ликвидации организации, являющейся источникомкомплектования сектора городского архива, архивные документы,включенные в состав Архивного фонда Московской области, документы поличному составу и архивные документы, сроки временного хранениякоторых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются в секторгородского архива. 3.2.2.10. В случае ликвидации организации, не являющейсяисточником комплектования сектора городского архива, документы поличному составу в упорядоченном состоянии передаются в секторгородского архива на основе договора. Сектор городского архива определяет сроки и условия передачидокументов на хранение в установленном порядке. 3.2.2.11. По истечении временного срока хранения и всоответствии с планом-графиком документы постоянного срока храненияот источников комплектования поступают на хранение в секторгородского архива. 3.2.2.12. Проводится сверка от поступивших от организацийархивных документов с описью дел, хранящихся в наблюдательном делеорганизации. На делах проставляется архивный шифр. К описи послекаждого поступления архивных документов составляется итоговаязапись. В секторе городского архива формируется 3 экземпляра описейдел, первый из которых является страховым. 3.2.2.13. По итогам сверки поступивших на хранение документов сописью дел составляется акт приема-передачи документов на хранение в2 экземплярах. Один экземпляр акта подшивается в дело фонда. 3.2.2.14. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, накоторый оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку,листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись.Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов. 3.2.2.15. Поединичный и суммарный учет описей дел секторагородского архива ведется по реестру описей. Каждой новой описи дел,документов присваивается очередной порядковый номер по реестру,который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнемлевом углу. 3.2.2.16. Все первичные и повторные поступления архивныхдокументов последовательно вносятся в книгу поступления документов.Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковыйномер в валовой последовательности. 3.2.2.17. В список фондов архивный фонд записывается толькоодин раз при первом поступлении в сектор городского архива. Номер,присвоенный архивному фонду, является его учетным номером,сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивныйфонд составляется карточка фонда. Листы фондов хранятся в порядкеномеров архивных фондов в папке. 3.2.2.18. Прием документов, сроки временного хранения которыхне истекли, от ликвидированных государственных организацийосуществляется в соответствии с действующим законодательствомРоссийской Федерации. 3.2.2.19. При ликвидации негосударственных организаций,образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личномусоставу, а также архивные документы, сроки временного хранениякоторых не истекли, могут поступить в сектор городского архива всоответствии с законодательством Российской Федерации и на основаниидоговора между ликвидационной комиссией и администрацией. При этомликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемыхдокументов в установленном порядке. 3.2.2.20. Архивные документы с неистекшими сроками временногохранения, принятые сектором городского архива от ликвидированнойорганизации, выделяются к уничтожению по истечении установленныхсроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии стиповыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК",выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы ихценности и отбора на постоянное хранение. 3.2.2.21. Учет поступлений архивных документов личногопроисхождения ведется на основании договора о передаче на хранениедокументов личного происхождения и акта приема на хранениедокументов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная описьархивных документов. 3.2.2.25. Учет архивных документов личного происхождения,находящихся в частной собственности, переданных по договору нахранение в сектор городского архива, осуществляется в основныхучетных документах архива. 3.2.2.26. Акт, на основании которого произошло выбытие архивныхдокументов из сектора городского архива, утверждается начальникомсектора, подписывается его составителем и подшивается в дело фонда. 3.2.2.27. К описи после каждого выбытия архивных документовсоставляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем,и проставляется дата составления. 3.2.2.28. В карточке фонда в графе "Выбытие" указываетсяколичество выбывших дел и основание их выбытия. 3.2.2.29. В случае выбытия всех архивных документов из описидел номер этой описи другим описям дел, документов не присваиваетсяи остается свободным. В реестр описей делается соответствующаяотметка. 3.2.2.30. В случае выбытия архивного фонда в списке фондов вграфе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд иакт, на основании которого он выбыл. При передаче архивного фонда изодного архива в другой передается 3 экземпляра описи дел и делофонда. Копия описи дел остается в секторе городского архива и вкачестве приложения к акту приема-передачи документов на хранениевключается в архивный фонд архива-сдатчика. 3.2.2.31. Ежегодно составляются сведения об изменениях всоставе и объеме фондов на 1 января последующего за отчетнымпериодом года. Один раз в год на 1 января последующего за отчетнымсоставляется паспорт архива в базе "Архивный фонд". Сведения о поступлении документов на хранение заносятся вучетную БД "Архивный фонд", которая обеспечивает государственныйучет документов в автоматизированном режиме и оперативноепредставление сведений о наличии в секторе городского архивадокументов того или иного фондообразователя. 3.3.3. Организация работ по хранению 3.3.3.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивается: - соблюдением температурно-влажностного режима исанитарно-гигиенических норм; - созданием систем пожарной и охранной сигнализации; - рациональным размещением архивных документов; - контролем за движением и физическим состоянием архивныхдокументов; - восстановлением архивных документов, подвергающихсяповреждению или разрушению. 3.3.3.2. Архивные документы в архивохранилище располагаются впорядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а такжеоперативный поиск. Порядок расположения архивных фондов в архиве определяетсяпланом (схемой) их размещения. План (схема) предусматриваетраспределение архивных фондов по архивохранилищам с указанием принеобходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План(схема) находится непосредственно в архивохранилище. 3.3.3.3. Основные (обязательные) и вспомогательные учетныедокументы архива размещаются в архивохранилище или рабочихкабинетах. Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочемкабинете специалистов в сейфе с обязательным соблюдением режимовхранения, установленных для подлинных архивных документов набумажной основе. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются визолированной зоне архивохранилища на стеллажах. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочейкомнате в шкафах. 3.3.3.4. Все помещения архива (архивохранилища, комнаты), атакже стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи, сейфы, шкафы и полкинумеруются самостоятельно слева направо от входа. 3.3.3.5. В целях закрепления места хранения и поиска архивныхдокументов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажныетопографические указатели. Топографические указатели составляются вкарточной или листовой форме в необходимом количестве экземпляров. 3.3.3.6. Карточка пофондового топографического указателясоставляется отдельно на каждый архивный фонд, эти карточкирасполагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточкапостеллажного топографического указателя составляется на каждыйстеллаж, эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей впределах отдельного помещения. Один экземпляр топографическихуказателей хранится у специалистов, второй - в архивохранилище. Ведение топографических указателей может осуществляться набумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии сустановленными реквизитами. Изменения в размещении архивных документов своевременноотражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также вплане (схеме) размещения архивных фондов. 3.3.3.7. Проверка наличия и состояния архивных документовпроводится в целях установления фактического наличия находящихся нахранении архивных документов и выявления отсутствующих архивныхдокументов для организации их розыска, выявления и устранениянедостатков в учете архивных документов, выявления и учета архивныхдокументов, требующих реставрационной,консервационно-профилактической и технической обработки. 3.3.3.8. Проверка наличия и состояния архивных документовпроводится в плановом порядке, а также одновременно (внеочередная). В секторе городского архива плановая цикличная проверка наличияархивных документов проводится 1 раз в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и другихобстоятельств, в результате которых могут быть утрачены илиповреждены архивные документы, а также при смене заведующихархивохранилищами проводится внеочередная единовременная проверканаличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей(групп). В начале проверки наличия и состояния архивных документовпроводится выверка учетных документов, которая включает установлениеполноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивныедокументы, сверху их сопоставимых показателей, уточнение порядканумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета иописания) и проверку правильности составления их итоговых записей.Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводитьсяи как самостоятельный вид работы. Проверку наличия и состояния архивных документов в секторегородского архива проводят, как правило, два работника. При проверке наличия единиц хранения, архивные документыкоторых учтены по внутренним описям, проводится сверка наличияархивных документов с внутренней описью, а также сверка наличиялистов в единицах хранения, подлежащих хранению в несброшюрованном(без подшивки) виде. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочиепомещения архива, проверяются на общих основаниях, их шифрыустанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивныхдокументов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные вовременное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи исчитаются имеющимися в наличии. 3.3.3.9. При проверке наличия и состояния архивных документовнеобходимо: сохранять порядок расположения архивных документов на стеллажахи в первичных средствах хранения; подкладывать на свои места обнаруженные во время проверкинеправильно подложенные единицы хранения данного архивного фонда; изымать из проверяемого архивного фонда (комплекса архивныхдокументов) и передавать хранителю неправильно подложенные единицыхранения других архивных фондов; изымать единицы хранения, зараженные плесенью или другимибиологическими вредителями, для немедленной их изоляции; изымать единицы хранения, не внесенные в опись дел, документов(книгу учета описания), и помещать их в конец архивного фонда(комплекса архивных документов) для последующей обработки и описанияв срок, установленный руководством архива. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов недопускается: вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания)неучтенные единицы хранения; делать какие-либо пометы, исправления или записи в описях дел,документов и других учтенных документах. 3.3.3.10. Результаты проверки наличия и состояния архивныхдокументов и обнаруженные в ходе недостатки фиксируются в актепроверки наличия и состояния архивных документов и в листе проверкиналичия и состояния архивных документов. Лист проверки наличия и состояния архивных документовсоставляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждуюопись дел, документов отдельно. При проверке небольших по объемуархивных фондов допускается составление одного листа проверки на всеописи дел, документов. В случае обнаружения в ходе проверки наличияи состояния архивных документов недостатков, не предусмотренныхграфиком листа проверки, а также при полистной проверке дел в листвводятся уточнения и дополнительные реквизиты. Листы проверкинумеруются в валовом порядке в пределах архивного фонда по каждойпроверке и подписываются исполнителями. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверкиналичия и состояния архивных документов. Одновременно с актомпроверки наличия и состояния архивных фондов документов принеобходимости составляются акт о технических ошибках в учетныхдокументах; акт об обнаружении архивных документов; акт онеисправимых повреждениях документов и другие акты. 3.3.3.11. По окончании проверки наличия и состояния архивныхдокументов в конце описи дел, документов (книги учета и описания)проставляются штамп "проверено", дата, должность и подпись лица,производившего проверку. В случае итоговой записи описи дел, документов (книги учета иописания) неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров,выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения,итоговая запись пересоставляется. 3.3.3.12. На все отсутствующие в ходе проверки наличия исостояния архивных документов единиц хранения составляются карточкиучета необнаруженных архивных документов. Ведение картотекинеобнаруженных архивных документов осуществляется централизованно набумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии среквизитами карточки учета необнаруженных архивных документов. Проверка наличия и состояния архивных документов считаетсязавершенной после внесения изменений во все учетные документы. 3.3.3.13. Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходепроверки наличия и состояния, организуется с момента выявления ихотсутствия и проводится в течение одного года как непосредственно вархиве, так и в других организациях. Срок розыска может бытьпродлен. 3.3.3.14. Архивные документы, обнаруженные в ходе розыска,подкладываются на место. Архивные документы, причины отсутствия которых подтвержденыдокументально, снимаются с учета в установленном порядке. 3.3.3.15. На архивные документы, не обнаруженные в ходерозыска, составляются акт о необнаружении документов, пути розыскакоторых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска, которыевместе с актом проверки наличия и состояния архивных документовпредставляются на ЭПК Главного архивного управления Московскойобласти для принятия окончательного решения о снятии с учета такихархивных документов. На основании выписки ЭПК Главного архивного управленияМосковской области архивные документы снимаются с учета. 3.4.4. Организация работ по использованию 3.4.4.1. Данный раздел муниципальной услуги обеспечивается: - предоставлением пользователям информационных услуг иинформационных продуктов для удовлетворения их информационныхпотребностей; - исполнением запросов социально-правового характера итематических запросов граждан и организаций; - проведением анализа и учета состояния системынаучно-справочного аппарата сектора городского архива на бумажномносителе или в автоматизированном режиме. 3.4.4.2. Для обеспечения доступа к архивным документам секторагородского архива пользователю предоставляются справочно-поисковыесредства к ним (описи дел, документов, архивные справочники,тематические обзоры). 3.4.4.3. Видами путеводителя являются путеводитель по фондамсектора городского архива; краткий справочник по фондам секторагородского архива. Краткий архивный справочник, содержащий сведения об архивныхфондах сектора городского архива в систематизированном виде ипредназначенный для ознакомления пользователя с их составом исодержанием, состоит из описательных статей на уровне архивногофонда и справочного аппарата. Краткий справочник является неаннотированным. Описательнаястатья в кратком справочнике состоит из названия архивного фонда совсеми переименованиями фондообразователя, справочных данных обархивном фонде и справочных данных о нем. 3.4.4.4. В секторе городского архива ведутся архивныесправочники в автоматизированном режиме, обеспечивающем возможностиоперативного и многоаспектного поиска и представления документнойинформации. Информационное направление автоматизированногонаучно-справочного аппарата (далее - НСА) составляет содержаниеописательных статей архивных справочников на уровне архивного фонда,единицы хранения/единицы учета, архивного документа. 4. Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной функции 4.1.1. Текущий контроль за соблюдением последовательностидействий, определенных административными процедурами по исполнениюмуниципальной функции, осуществляется начальником общего отдела. 4.1.2. Текущий контроль осуществляется путем проведенияначальником общего отдела проверок соблюдения и исполненияспециалистами, ответственными за исполнение муниципальной функции,положений административного регламента. Персональная ответственность специалистов закрепляется в ихдолжностных инструкциях в соответствии с требованиямизаконодательства. 4.1.3. Контроль за исполнением муниципальной функции секторомгородского архива осуществляется администрацией городского округаКраснознаменск Московской области в лице начальника Управленияделами. 4.1.4. Контроль за полнотой и качеством исполнениямуниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявлениеи устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятиерешений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы нарешения, действия (бездействие) начальника и специалистов секторагородского архива, ответственных за исполнение муниципальной услуги. По результатам проведенных проверок в случае выявлениянарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применениемер ответственности в порядке, установленном законодательствомРоссийской Федерации. 5. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции 5.1.1. Заявитель имеет право на обжалование действий(бездействия) и решений начальника и специалистов сектора городскогоархива, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальнойфункции, в досудебном и судебном порядке. Заявитель имеет право обратиться с жалобой лично или направитьписьменное обращение (жалобу). 5.1.2. При обращении заявителя в письменном виде срокрассмотрения обращения (жалобы) составляет не более 30 дней со днярегистрации в администрации городского округа КраснознаменскМосковской области. В исключительных случаях руководитель администрации,управляющий делами администрации городского округа КраснознаменскМосковской области, курирующие исполнение муниципальной функции,вправе продлить срок рассмотрения обращения (жалобы) не более чем на30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя,направившего обращение (жалобу). 5.1.3. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательномпорядке указывает: - для юридического лица - наименование юридического лица; - для физического лица - фамилию, имя, отчество; - наименование органа, должность, фамилию, имя, отчество (приналичии информации), решение, действие (бездействие) которогонарушает права и законные интересы заявителя; - суть нарушения прав и законных интересов, противоправногорешения, действия (бездействия); - почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ наобращение (жалобу); - личную подпись и дату. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявительприлагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающиеизложенные обстоятельства, либо их копии. 5.1. Руководитель администрации городского округаКраснознаменск Московской области: - обеспечивает объективное, всестороннее и своевременноерассмотрение обращения (жалобы), в случае необходимости - с участиемзаявителя, направившего обращение (жалобу), или его законногопредставителя; - запрашивает необходимые для рассмотрения обращения (жалобы)документы и материалы; - принимает меры, направленные на восстановление или защитунарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, даетписьменный ответ по существу поставленных в обращении (жалобе)вопросов. 5.1.5. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба)признано обоснованным, то принимается решение об осуществлениидействий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мерответственности к специалисту, допустившему нарушения в ходеисполнения государственной функции. Заявителю, направившему обращение (жалобу), в письменной формесообщается о принятом решении и действиях, осуществленных всоответствии с принятым решением. Обращение (жалоба) считается разрешенной, если рассмотрены всепоставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и данписьменный ответ (в пределах компетенции) по существу поставленныхвопросов. 5.1.6. Обращение (жалоба) остается без рассмотрения в следующихслучаях: - если в обращении (жалобе) не указаны необходимые всоответствии с административным регламентом данные о заявителе; - в случае, если текст обращения (жалобы) не поддаетсяпрочтению; - в случае, если в обращении (жалобе) отсутствуют сведения обобжалуемом решении, действии (бездействии); - в случае, если обращение (жалоба) содержит оскорбительныевыражения, угрозы имуществу, жизни, здоровью начальника испециалистов сектора городского архива, а также членов их семей. 5.1.7. Письменный ответ с указанием причин отказа врассмотрении обращения (жалобы) направляется заявителю не позднее 30дней с момента его регистрации в администрации города. 5.1.8. Заявитель вправе обжаловать действия (бездействие) ирешения начальника и специалистов сектора городского архива,осуществляемые (принятые) в ходе исполнения муниципальной функции, всудебном порядке, обратившись с соответствующим заявлением в судобщей юрисдикции в сроки, установленные законодательством РоссийскойФедерации. Приложение N 1 к административному регламенту БЛОК-СХЕМА ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ "ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ (ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ И АРХИВНЫХ ФОНДОВ" -------------------------------------¬ ¦Комплектование муниципального архива¦ L----------------T-------------------- ¦ \/ --------------------------------------¬ ¦Определение источников комплектования¦ L----------------T--------------------- ¦ \/ -----------------------------------------¬ ¦Определение состава архивных документов,¦ ¦подлежащих приему ¦ L-------------------T--------------------- ¦ \/ -----------------------------------¬ -------------+Прием-передача архивных документов+--------¬ ¦ L------T---------------------T------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ \/ \/ \/---------------¬ ----------------------¬ -------------¬ ------------¬¦Документы ¦ ¦Документы по личному ¦ ¦Документы, ¦ ¦Документы, ¦¦постоянного ¦ ¦составу ликвидируемых¦ ¦принимаемые ¦ ¦принимаемы妦хранения, ¦ ¦организаций ¦ ¦на временное¦ ¦по договору¦¦образовавшиеся¦ L--------T------------- ¦хранение ¦ L------T---T-¦в деятельности¦ ¦ L------T------ ¦ ¦¦организаций- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦источников ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L-T---T--------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦ L---------->¦Подписание акта приема-передачи архивных¦<--- ¦ ¦ ¦документов на хранение ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------- ¦ ¦ --------------------------------------------------¬ ¦ L----------+Упорядочение документов в организациях-источниках+---+-----¬ L-T------------------T----------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ \/ \/ ¦-------------------¬-----------------------¬ -----------------------¬ ¦¦Анализ архивных ¦¦Определение качества ¦ ¦Согласование ¦ ¦¦документов, ¦¦составления описей дел+-->¦или возвращение описей¦<-+¦включенных в описи¦L----------------------- ¦дел на доработку ¦ ¦L-T----------------- L----------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -----------------------------------------------------¬ ¦ L---->¦Направление описей дел на утверждение (согласование)¦<----------- ¦ЭПК Главного архивного управления Московской области¦ L----------------------------------------------------- -----------------------------------------¬ -------------+Отбор архивных документов на уничтожение+----------------¬ ¦ ¦по истечении временного срока хранения ¦ ¦ ¦ L--------------------T-------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ---------------------------------------------------¬ ¦ ¦ ¦Составление акта о выделении дел к уничтожению ¦ ¦ ¦ ¦организациями - источниками комплектования сектора¦ ¦ ¦ ¦городского архива ¦ ¦ ¦ L------------------------T-------------------------- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ---------------------------------------------------------------¬ ¦ L----+Направление акта о выделении дел к уничтожению на согласование+--- ¦ЭПК Главного архивного управления Московской области ¦ L--------------------------------------------------------------- --------------------------------------¬--------------+Организация учета архивных документов+--------------------¬¦ L-----------------T-------------------- ¦¦ ¦ ¦¦ \/ ¦¦ --------------------------¬ ¦¦ ¦Прием архивных документов¦ ¦¦ L------------T------------- ¦¦ ¦ ¦¦ \/ ¦¦ -----------------------------------------------¬ ¦¦ ¦Отражение количества и состава единиц хранения¦ ¦¦ ¦в учетных документах ¦ ¦¦ L--T------------------T------------------T------ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ \/ ¦¦ -----------------¬ -----------------¬ ------------------------------¬¦¦ ¦Занесение данных¦ ¦Занесение данных¦ ¦Занесение данных в список ¦¦¦ ¦в базу данных ¦ ¦в книгу учета ¦ ¦фондов при первом поступлени覦¦ ¦"Архивный фонд" ¦ L----------------- L------------------------------¦¦ L----------------- ¦¦ -----------------------------------------------------------¬ ¦¦ ¦Составление сводных документов учета муниципального архива¦ ¦¦ L---T---------------------T-------------------------T------- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ \/ ¦¦---------------¬ --------------------------¬ --------------------------¬¦¦¦Паспорт ¦ ¦Сведения о состоянии ¦ ¦Сведения об изменениях ¦¦¦¦муниципального¦ ¦хранения документов ¦ ¦в составе и объеме фондо⦦¦¦архива ¦ ¦в организациях-источниках¦ L-------T------------------¦¦L---------T----- L-------------T------------ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ \/ ¦¦ ---------------------------------------------------¬ ¦¦ ¦Направление сведений в Главное архивное управление¦ ¦+-------+Московской области +-------------+¦ L--------------------------------------------------- ¦¦ --------------------------------------------¬ ¦¦ ¦Обеспечение сохранности архивных документов¦ ¦¦ L--------------------T----------------------- ¦¦ \/ ¦¦ ----------------------------------------------¬ ¦¦ ¦Проверка физического и технического состояния¦ ¦¦ ¦архивных документов ¦ ¦¦ L---T-----------------------------------T------ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ ¦¦ -------------------------¬ -----------------------------¬ ¦¦ ¦Выявление недостатков ¦ ¦Проверка наличия и состояния¦ ¦¦ ¦их физического ¦ ¦архивных документов ¦ ¦¦ ¦и технического состояния¦ L----------T------------------ ¦¦ L------------T------------ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ ¦¦ ----------------------------¬ --------------------------------¬ ¦¦ ¦Восстановление свойств ¦ ¦Оформление результатов проверки+----L-+и технических характеристик¦ L-------------------------------- L---------------------------- -------------------------¬----------------------+Использование документов+--------------------------¬¦ L------------T------------ ¦¦ ¦ ¦¦ \/ ¦¦ --------------------¬ ¦¦ ¦Запрос пользователя¦ ¦¦ L---------T---------- ¦¦ ¦ ¦¦ \/ ¦¦ ----------------------------¬ ¦¦ ¦Прием и регистрация запроса¦ ¦¦ L-------------T-------------- ¦¦ ¦ ¦¦ \/ ¦¦ -----------------------------¬ ¦¦ ¦Анализ содержания и тематики¦ ¦¦ ¦поступившего запроса ¦ ¦¦ L--T-----------------------T-- ¦¦ ¦ ¦ ¦¦ \/ \/ ¦¦ ---------------------------------¬ --------------------------------¬ ¦+---+Принятие решения о невозможности¦ ¦Принятие решения о возможности +--+¦ ¦исполнения запроса пользователя ¦ ¦исполнения запроса пользователя¦ ¦¦ L--------------------------------- L-------------------------------- ¦¦ ¦¦ ¦¦ --------------------------------¬ ------------------------¬ ¦¦ ¦Уведомление пользователя ¦ ¦Выдача дел во временное¦ ¦+-->¦о предоставлении дополнительных¦ ¦пользование ¦<--------+¦ ¦сведений для исполнения запроса¦ L------------------------ ¦¦ L-------------------------------- ¦¦ ¦¦ ----------------------------¬ --------------------------------¬ ¦¦ ¦Уведомление пользователя ¦ ¦Выдача архивных справок ¦ ¦+-->¦об отсутствии запрашиваемых¦ ¦по документам архива, ¦<---+¦ ¦сведений ¦ ¦выписок из архивных документов,¦ ¦¦ L---------------------------- ¦копий архивных документов ¦ ¦¦ L-------------------------------- ¦¦ ¦¦ ---------------------------------¬ ¦¦ ¦Уведомление пользователя ¦ ¦+-->¦об отказе в получении информации¦ ¦¦ L--------------------------------- ¦¦ ¦¦ -------------------------------------------¬ ¦L---------------+Исполнение муниципальной функции завершено+--------------- L-------------------------------------------