Распоряжение Губернатора Московской области от 01.04.2015 № 79-РГ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

ГУБЕРНАТОРА

 

МОСКОВСКОЙОБЛАСТИ

 

 

от01 апреля 2015 г. № 79-РГ

 

 

О внесенииизменений в распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2013 №  516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатациюмежведомственной системы электронного документооборота Московской области»

 

 

1. Внести в  распоряжение Губернатора Московской области

от27.12.2013 № 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственнойсистемы электронного документооборота Московской области» (далее –распоряжение) следующие изменения:

дополнитьпунктом 2¹  следующегосодержания:

«2¹.Утвердить прилагаемый Порядок взаимодействия информационных систем электронногодокументооборота Правительства Московской области, федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетныхфондов с использованием федеральной информационной системы межведомственногоэлектронного документооборота.».

2. Внести вПоложение об использовании межведомственной системы электронногодокументооборота Московской области в деятельности центральных исполнительныхорганов государственной власти Московской области, государственных органовМосковской области, утвержденное распоряжением, следующие изменения:

пункт 4.8изложить в следующей редакции:

«4.8. Документы,поступающие в МСЭД по системе МЭДО, регистрируются и передаются на рассмотрениев соответствии с Порядком взаимодействия информационных систем электронногодокументооборота Правительства Московской области, федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетныхфондов с использованием федеральной информационной системы межведомственногоэлектронного документооборота»;

дополнить раздел8 «Регистрация исходящих и внутренних документов» пунктом 8.4 следующегосодержания:

«8.4. Еслидокумент после подписания должен быть направлен адресату в организацию,подключенную к системе МЭДО, то подготовка и отправка документа осуществляетсяв соответствии с Порядком взаимодействия информационных систем электронногодокументооборота Правительства Московской области, федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетныхфондов с использованием федеральной информационной системы межведомственногоэлектронного документооборота».

3. Настоящее распоряжение вступает всилу со дня его подписания.

 

 

Губернатор

Московскойобласти А.Ю. Воробьёв

 

 

 

УТВЕРЖДЕН

распоряжениемГубернатора

Московскойобласти

от27.12.2013   № 516-РГ

(в   редакции  распоряжения

ГубернатораМосковской области

от01.04.2015  № 79-РГ)

 

 

ПОРЯДОК

взаимодействия информационных систем электронногодокументооборота Правительства Московской области, федеральных органовисполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации и иных государственных органов, а также государственных внебюджетныхфондов с использованием федеральной информационной системы межведомственногоэлектронного документооборота

 

1.            Общие положения

 

1.1. НастоящийПорядок определяет правила взаимодействия информационных систем электронногодокументооборота Правительства Московской области,  федеральных органов исполнительной власти,органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иныхгосударственных органов, а также государственных внебюджетных фондов  (далее – участники межведомственногоэлектронного документооборота) с использованием федеральной информационнойсистемы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО).

1.2.Межведомственный электронный документооборот представляет собой взаимодействиеинформационных систем электронного документооборота участников межведомственного документооборота (далее – участники МЭДО)с использованием системы МЭДО.

 1.3. Межведомственный электронныйдокументооборот организуется в целях сокращения сроков обмена служебнымидокументами между участниками МЭДО. В системе МЭДО предусмотрено два способаобмена документами:

обмендокументами, представляющими собой электронный образ (скан) документа,подписанного собственноручной подписью;

обменэлектронными документами, подписанными электронной подписью.

1.4. Межведомственныйэлектронный документооборот осуществляется посредством обмена электроннымисообщениями, содержащими электронные образы документов, подготовленныхучастниками МЭДО на бумажном носителе, а также передачи уведомлений орегистрации и ходе рассмотрения (исполнения) документов, полученных вэлектронной форме.

1.5. Межведомственный электронный документооборот не отменяет документооборота сиспользованием документов на бумажном носителе.

Решениеоб отказе от направления адресатам документов на бумажном носителе принимаетсяпо согласованию между участниками МЭДО индивидуально с учетом требованийИнструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной властиМосковской области, государственных органах Московской области, утвержденнойраспоряжением Губернатора Московской области от05.08.2008 № 314-РГ«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органахгосударственной власти Московской области, государственных органах Московскойобласти», а также с учетом требований ведомственных инструкций поделопроизводству участников МЭДО.

Решениео необходимости получения документа на бумажном носителе принимается адресатом.Запрос направляется в адрес участника МЭДО в электронной форме с использованиемсистемы МЭДО или в виде документа на бумажном носителе.

1.6. Сучастниками МЭДО допускается только обмен электронными сообщениями, содержащимиобщедоступную информацию.

1.7. Приорганизации служебной переписки в электронном виде с использованием системыМЭДО необходимо учитывать имеющиеся в настоящее время общие ограничения напередачу отдельных видов документов.

Неподлежат направлению по системе МЭДО:

документыс пометкой «Для служебного пользования»;

документы,к которым прилагаются проекты нормативных правовых актов;

документы,имеющие в своем составе: брошюры, книги, газеты, журналы, фотографии, карты,текстовые и иные материалы формата, превышающего А4, не подлежащиесканированию;

документыобъемом более 600 листов;

документы,приложения к которым рассылаются дифференцированно (различные приложения всоответствующие адреса).

 

2.            Обеспечениетехнической инфраструктуры
межведомственного электронного документооборота

 

2.1. Техническая инфраструктура межведомственногоэлектронного документооборота включает в себя систему МЭДО, сопряженную с  межведомственной системой электронногодокументооборота Московской области (далее – МСЭД) черезспециальный программно-аппаратный комплекс.

2.2. Каждый участник МЭДО использует программныйкомплекс сопряжения  (адаптер) своейсистемы электронного документооборота (далее – СЭД) с МЭДО, обеспечивающий:

для поступающих по МЭДО сообщений – их прием ипреобразование из единого формата обмена в формат СЭД для реализации дальнейшейобработки;

для исходящих по МЭДО сообщения – их подготовку кпередаче, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и передачу.

2.3. Функционирование системы МЭДО осуществляетсяна основе использования технических средств и информационных технологийФедеральной службы охраны Российской Федерации и участников МЭДО, включающих всебя серверное и коммуникационное оборудование, средства защиты информации,автоматизированные рабочие места и соответствующее программное обеспечение.Поддержание технической инфраструктуры МЭДО, организация каналов связи междуучастниками МЭДО осуществляются Федеральной службой охраны РоссийскойФедерации.

2.4. Структура электронного сообщения итребования к форматам файлов, используемых при осуществлении межведомственногоэлектронного документооборота, регламентируются Федеральной службой охраныРоссийской Федерации. Целостность передаваемой информации обеспечиваетсяприменением участниками МЭДО совместимых технологий, форматов, протоколовинформационного взаимодействия и унифицированных программно - технических средств. Электронноесообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительнаячасть представляет собой автоматически формируемый файл специального формата ипредназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собойтекст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащимиэлектронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и ихреквизиты, описанные с помощью языка XML. Исполнение требований к структуреэлектронных сообщений и форматам файлов обеспечивается адаптером системы МСЭД.

2.5. Поддержание технико - технологической инфраструктурымежведомственного документооборота в работоспособном состоянии осуществляетсяорганизатором межведомственного электронного документооборота Федеральнойслужбой охраны Российской Федерации посредством выполнения комплекса работвключающих:

обеспечение работоспособности программно - технических средств;

анализ и устранение выявляемых в ходе эксплуатациисбоев и ошибок программно - техническихсредств;

ремонт или замену вышедших из строя программно - технических средств;

обеспечение соответствующего уровня информационнойбезопасности.          2.6. Поддержаниев работоспособном состоянии адаптера системы МСЭД винформационно-коммуникационной системе Правительства Московской области, атакже обеспечение технического взаимодействия с Федеральной службой охраныРоссийской Федерации осуществляется Министерством государственного управления,информационных технологий и связи Московской области.

 

3.            Прием, регистрацияи распределение электронных документов, полученных по МЭДО

                                                          

3.1.Администрация Губернатора Московской области в соответствии с постановлениемГубернатора Московской области от23.11.2012 № 349-ПГ«Об Администрации Губернатора Московской области» в целях организацииделопроизводства и централизованного документооборота для обеспечениядеятельности Губернатора Московской области и Правительства Московской областисогласовывает переход на безбумажный документооборот с тем или иным участникомМЭДО после проведения процедуры тестирования. Список федеральных органовисполнительной власти (далее – ФОИВ), подключенных к системе МЭДО, с которымиможно осуществлять обмен электронными документами по системе МЭДО, своевременноразмещается Службой технической поддержки в системе МСЭД в разделе«Взаимодействие с другими сервисами» на закладке «Документация и программы» настранице технической поддержки системы МСЭД.

3.2. УзелМЭДО «Правительство Московской области Сопряжение» (адрес PRAVMO_S~MEDOGU)является единым для обмена корреспонденцией с пользователями МЭДО дляисполнительных органов государственной власти Московской области, поэтому всевходящие документы от государственных органов поступают по системе МЭДО в адресПравительства Московской области.

          3.3. Прием, регистрация ираспределение поступивших в Правительство Московской области по системе МЭДОэлектронных документов осуществляются Управлением обеспечения документооборотаАдминистрации Губернатора Московской области (далее – Управление), а в частипоступающих по МЭДО обращений граждан – Управлением по работе с обращениямиграждан и организаций Администрации Губернатора Московской области.

          3.4. Электронные документы,поступившие по системе МЭДО, независимо от адресата регистрируются инаправляются по системе МСЭД в соответствующие центральные исполнительныеорганы государственной власти Московской области, государственные органыМосковской области без оформления на бумажном носителе.

 

4.                 Подготовка иотправка исходящих документов
по системе МЭДО

 

4.1. Приподготовке исходящего документа, адресованного Президенту Российской Федерации,в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю Правительства РоссийскойФедерации или его заместителям, в Аппарат Правительства Российской Федерации, вГосударственную Думу или Совет Федерации Федерального собрания РоссийскойФедерации, в ФОИВ, в высшие органы исполнительной власти субъектов РоссийскойФедерации, в иные государственные органы, а также в государственныевнебюджетные фонды, необходимо учитывать, что существуют два способавзаимодействия по системе МЭДО:

 «направлять документы только по МЭДО»;

 «направлять документы по МЭДО и на бумажномносителе» (в этом случае помимо отправки документа в электронном виде посистеме МЭДО  необходимо параллельноотправить адресату документ на бумажном носителе).

Документы посистеме МЭДО направляются одним из следующих способов:

в видеэлектронного образа (скана) документа, подписанного собственноручной подписью;

в видеэлектронного документа, подписанного электронной подписью.

4.2. Порядокпрохождения документа при отправке по системе МЭДО:

4.2.1. Необходимосоздать в МСЭД проект документа для согласования в блоке «Исходящие документы»,используя соответствующий электронный шаблон бланка в формате MS Word.

4.2.2. Заполнить всенеобходимые поля карточки регистрации (далее – РК) документа.

4.2.3. Призаполнении поля «Кому» РК необходимо выбирать адресата только с синим индикатором(подключенного к системе МЭДО).

4.2.4. Прикрепить кРК файл(ы) с текстом основного документа, сопроводительного письма или докладаоб исполнении поручения, приложений к основному документу (если этонеобходимо).

4.2.5. Внаименовании адресата (в скобках) содержится подсказка о способе отправки(«направлять документы только на бумажном носителе (С.П.)», «направлятьдокументы по МЭДО (С.П.) и на бумажном носителе», «направлять документы толькопо МЭДО (С.П.)», «направлять документы только по МЭДО (ЭП)») корреспонденции вданную организацию.

4.2.6. Если вподсказке содержится фраза «направлять документы только на бумажном носителе(С.П.)», то необходимо следовать правилам подготовки и отправки документов набумажном носителе.

4.2.7. Если документне может быть отправлен по системе МЭДО в силу общих ограничений МЭДО (п. 1.7 настоящего Порядка), то необходимо следовать правиламподготовки и отправки документов на бумажном носителе.

4.2.8. Если документне может быть отправлен по системе МЭДО в силу дополнительных ограничений,установленных участником МЭДО[1][1], то необходимо следоватьправилам подготовки и отправки обычных документов на бумажном носителе.

4.2.9. Необходимосоздать лист согласования, включить в него согласующих лиц.

4.2.10. Если вподсказке в наименовании адресата содержится фраза «направлять документы толькопо МЭДО (С.П.)», то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронногообраза (скана) документа, подписанного собственноручной подписью. В этом случаенеобходимо:

установить для подписантав листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

 установить вполе «Вид доставки» значение «МЭДО».

4.2.11. Если вподсказке в наименовании адресата содержится фраза «направлять документы поМЭДО (С.П.) и на бумажном носителе», то документ должен быть направлен по МЭДОв виде электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручнойподписью, и одновременно на бумажном носителе. В этом случае необходимо:

установить дляподписанта в листе согласования флажок С.П. (собственноручная подпись);

установить вполе «Вид доставки» значение «МЭДО»;

сделать отметкув поле «Примечание»: «Оригинал документа на бумажном носителе направлен  фельдсвязью (почтой, нарочным)».

4.2.12. Если в подсказке внаименовании адресата содержится фраза «направлять документы только по МЭДО(ЭП)», то документ должен быть направлен по МЭДО в виде электронного документа,подписанного электронной подписью (далее – ЭП). В этом случае необходимоустановить в поле «Вид доставки» значение «МЭДО с ЭП».

4.2.13.Необходимо отправить документ на согласование.

4.2.14. Поокончании согласования и подписания документ поступит в раздел«Без номеров» блока «Исходящие документы».

4.3. Процедурырегистрации и отправки по МЭДО документов с С.П. и ЭП приводятся в разделах 5и 6 настоящего Порядка, соответственно.

4.4. Мониторинг отправки иполучения документа адресатом:

4.4.1. Послеотправки документа по системе МЭДО необходимо проводить мониторинг отправки иполучения документа адресатом.

4.4.2. Вседокументы, отправленные по МЭДО, независимо от способа отправки (какэлектронные документы, подписанные с помощью ЭП, так электронные текстовыеобразы документов, подписанные собственноручной подписью) будут находиться вразделе «Отправленные по МЭДО» в блоке «Исходящие документы».

4.4.3. СистемаМСЭД обменивается документами с системой МЭДО каждые 30 минут. После отправкидокументов МСЭД получает от адресата автоматические уведомления о доставкедокумента, о его регистрации (или отказе в регистрации), о факте назначенияисполнителя, о факте подготовки ответа и о направлении ответа.

4.4.4. Дляотслеживания движения документа необходимо использовать таблицу «Историяуведомлений МЭДО», которая отображается при нажатии на кнопку «МЭДО» в верхнемменю РК документа.

4.4.5. Приполучении отказа в регистрации документа он попадает в блок «Отказано врегистрации». Причину отказа в регистрации документа можно посмотреть в таблице«История отказов», которая отображается при нажатии на кнопку «Ист. отказ.» вверхнем меню РК документа.

4.4.6. В случаепоступления документа в раздел «Отказано в регистрации» с указанием причиныотказа – повтор, документ поступил ранее на бумажном носителе, необходиморедактировать РК, указав в поле «Вид доставки» соответствующую информацию онаправлении документа адресату (фельдсвязь, почта, нарочным).

                   

5.                 Отправка поМЭДО электронного образа (скана) документа, подписанного собственноручнойподписью (С.П.)

 

5.1.         Необходимо распечатать документ на соответствующембумажном бланке.

5.2.         Необходимо зарегистрировать документ, присвоить емуисходящий номер в МСЭД[1][2].

5.3.         Присвоенный номер документа в МСЭД и дату документанеобходимо отобразить на бумажном бланке, после чего отсканировать документ.

5.4.         Файл, содержащий электронный текстовый образподписанного документа, необходимо прикрепить к РК документа, при этомэлектронные образы страниц проекта документа заменить на электронный образподписанного документа на бланке с С.П., выбрав вариант «Перезаписатьстраницы».

5.5.         После проведения вышеперечисленных действий документполностью готов к отправке по МЭДО. Над карточкой документа появится баннер«Документ готов к отправке по МЭДО».

5.6.         Отправить документ по МЭДО можно, нажав на кнопку«Отправить» в верхней части РК документа.

5.7.         После отправки статус документа изменится, баннер в верхнейчасти РК изменится на «Документ отправлен по МЭДО».

5.8.         Отправка документа по МЭДО может быть отложена. Готовыек отправке по МЭДО документы находятся в разделе «Для отправки по МЭДО» в блоке«Исходящие документы».

 

6.                 Отправка поМЭДО электронного документа, подписанного

электронной подписью

 

6.1.         Необходимо проверить подлинность электронной подписиавтора документа.

6.2.         Необходимо зарегистрировать документ, присвоить емуисходящий номер в МСЭД.

6.3.         После регистрации документа необходимо перейти в раздел«Для отправки по МЭДО» в блоке «Исходящие документы» для создания файлавизуализации.

6.4.         Зарегистрированные документы, подписанные ЭП и готовыек отправке по МЭДО, содержат в верхней части РК баннер «Требуется файлвизуализации».

6.5.         При создании файла визуализации необходимо нанести награфический образ страницы электронного документа изображения регистрационногономера и даты документа, а также штампа ЭП.

6.6.         Необходимо нажать на ссылку «Добавьте номер и штамп»или перейти к страницам документа. Над каждой страницей документа будут видныссылки «Добавить штамп/Удалить штамп», «Добавить номер/Удалить номер».

6.7.         Необходимо нанести штамп на страницу документа, нажавна ссылку «Добавить штамп». В левом верхнем углу страницы документа появитсяштамп, который необходимо перетащить, удерживая левую кнопку мыши, в областьподписи автора документа. Аналогичным способом нанести номер документа.

6.8.         Необходимо обновить страницу после нанесения номера иштампа (клавиша F5).

6.9.         Документ полностью готов к отправке по МЭДО. Надкарточкой документа появится баннер «Документ готов к отправке по МЭДО».

6.10.     6.10.    Отправить документ по МЭДО можно, нажав на кнопку «Отправить» в верхней частиРК документа.

6.11.    После отправки статус документа изменится, баннер вверхней части РК изменится на «Документ отправлен по МЭДО».

6.12.    Отправка документа по МЭДО может быть отложена. Готовыек отправке по МЭДО документы находятся в разделе «Для отправки по МЭДО» в блоке«Исходящие документы».