Распоряжение Администрацю Губернатора Московской области от 31.05.2016 № 208-РАГ

 

 

АДМИНИСТРАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

от 31 мая 2016 г. № 208-РАГ

 

 

Обутверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации ГубернатораМосковской области

 

 

В соответствии с частью 2 статьи 11Федерального закона от20.01.2016 № 11-ПГ «Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительныхорганах государственной власти Московской области, государственных органахМосковской области»:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию поделопроизводству в Администрации Губернатора Московской области (далее -Инструкция по делопроизводству).

2. Руководителям самостоятельныхподразделений Администрации Губернатора Московской области обеспечитьсоблюдение Инструкции по делопроизводству.

3. Управлению кадров Губернатора иПравительства Московской области Администрации Губернатора Московской областиобеспечить размещение (опубликование) настоящего распоряжения на сайтеАдминистрации Губернатора Московской области.

4. Настоящее распоряжение вступает всилу с 1 июня 2016 года.

5. Контроль за выполнением настоящегораспоряжения оставляю за собой.

 

 

Заместитель Председателя

Правительства Московской области -

руководитель Администрации

Губернатора Московской области

М.М. Кузнецов

 

 

 

Утверждена

распоряжением Администрации

Губернатора Московской области

от 31 мая 2016 г. № 208-РАГ

 

ИНСТРУКЦИЯ

ПОДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА

МОСКОВСКОЙОБЛАСТИ

 

I.Общие положения

 

1. Инструкция по делопроизводству вАдминистрации Губернатора Московской области (далее - Инструкция) являетсясовокупностью единых правил документирования при централизованном осуществлениидокументооборота в Администрации Губернатора Московской области (далее -Администрация), в том числе с использованием межведомственной системыэлектронного документооборота Московской области (далее - МСЭД) и федеральнойинформационной системы межведомственного электронного документооборота,предназначенной для организации взаимодействия систем участниковмежведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), для обеспечениядеятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области иАдминистрации.

2. Инструкция направлена наконкретизацию документооборота как между самостоятельными подразделениямиАдминистрации, так и при взаимодействии Администрации с АдминистрациейПрезидента Российской Федерации, аппаратами палат Федерального СобранияРоссийской Федерации, иными федеральными органами государственной власти,органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Московской областнойДумой, центральными исполнительными органами государственной власти Московскойобласти, государственными органами Московской области и государственнымиучреждениями Московской области, образованными для реализации отдельных функцийгосударственного управления, органами местного самоуправления муниципальныхобразований Московской области.

3. Положения Инструкции распространяютсяна организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе сэлектронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение,хранение и использование документов, осуществляемые с помощью МСЭД и МЭДО.

4. Особенности работы с документами,содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональныеданные), регулируются специальными нормативными правовыми актами РоссийскойФедерации и Московской области.

5. Работа с документами по организациизакупок осуществляется с учетом Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ «Оконтрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечениягосударственных и муниципальных нужд», иными нормативными правовыми актамиРоссийской Федерации и Московской области. Особенности организациидокументооборота, относящегося к организации закупок, правила подготовки иоформления таких документов, а также порядок работы с ними могут дополнительноустанавливаться правовыми актами Администрации.

6. Настоящая Инструкция разработана всоответствии с требованиями:

Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федерального закона от 02.05.2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»;

постановления Правительства РоссийскойФедерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства вфедеральных органах исполнительной власти»;

приказа Министерства культуры РоссийскойФедерации от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения,комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РоссийскойФедерации и других архивных документов в органах государственной власти,органах местного самоуправления и организациях»;

Устава Московской области;

Закона Московской области № 183/2005-ОЗ «Огербе Московской области»;

Закона Московской области № 164/2006-ОЗ «Орассмотрении обращений граждан»;

постановления Правительства Московскойобласти от 27.11.2002 № 573/46 «Об утверждении Положения о порядке обращения синформацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственнойвласти Московской области, государственных органах и государственныхучреждениях Московской области»;

постановления Губернатора Московскойобласти от 02.07.2003 № 150-ПГ «О Регламенте Правительства Московской области»(далее - Регламент Правительства Московской области);

постановления Губернатора Московскойобласти от 18.12.2014 № 287-ПГ «Об утверждении Регламента рассмотренияобращений граждан в Правительстве Московской области» (далее - Регламентрассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области);

постановления Губернатора Московскойобласти от 20.01.2016 № 11-ПГ «Об утверждении Правил делопроизводства висполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области» (далее - Правила делопроизводства);

распоряжения Губернатора Московскойобласти от 27.12.2013 № 516-РГ «О вводе в промышленную эксплуатациюмежведомственной системы электронного документооборота Московской области»(далее - распоряжение Губернатора № 516-РГ);

распоряжения руководителя АдминистрацииГубернатора Московской области от 05.07.2013 № 359-РА «Об утвержденииРегламента рассмотрения обращений граждан в Администрации ГубернатораМосковской области» (далее - Регламент рассмотрения обращений граждан вАдминистрации);

ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированныесистемы документации. Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов»;

ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Национальныйстандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечномуи издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

7. Контроль за соблюдением установленныхИнструкцией правил делопроизводства, а также обеспечением сохранности служебныхдокументов в самостоятельных подразделениях Администрации возлагается на ихруководителей.

8. Государственные гражданские служащиеМосковской области, а также работники, занимающие должности, не относящиеся кдолжностям государственной гражданской службы Московской области,государственным должностям Московской области (далее - работники), вАдминистрации несут дисциплинарную и иную ответственность, установленнуюзаконодательством Российской Федерации и законодательством Московской области,за несоблюдение требований Инструкции, за утрату, порчу находящихся у нихдокументов и разглашение содержащихся в них сведений.

9. Непосредственное ведениеделопроизводства в самостоятельных подразделениях Администрации осуществляетсяработниками, ответственными за выполнение данной функции в соответствии с ихдолжностными регламентами (инструкциями) (далее - делопроизводители).

10. В случае ухода в отпуск,командировки, болезни исполнителя документов руководитель самостоятельного подразделенияАдминистрации передает неисполненные документы другому исполнителю. Приувольнении или переходе в другое самостоятельное подразделение Администрацииработник передает дела и документы, находящиеся у него на исполнении,руководителю самостоятельного подразделения Администрации для назначения новогоисполнителя по документам.

11. Информация, содержащаяся вдокументах Администрации, может использоваться только в служебных целях всоответствии с полномочиями работников самостоятельных подразделений Администрации.

12. Граждане, поступившие нагосударственную гражданскую службу Московской области в Администрацию, должныбыть ознакомлены делопроизводителями в самостоятельных подразделенияхАдминистрации с Положением об Администрации, структурой Администрации,Положением о самостоятельном подразделении Администрации и Инструкцией.

13. Разработку единых правилделопроизводства в Администрации с учетом использования МСЭД и МЭДО иприменения в работе современных информационных технологий подготовки и обработкидокументов, методическое руководство организацией делопроизводства всамостоятельных подразделениях Администрации и контроль за соблюдениемтребований Инструкции осуществляет Управление документооборота АдминистрацииГубернатора Московской области (далее - Управление документооборота).

 

II.Общие требования к оформлению документов

 

1.Бланки документов

 

14. В Администрации используются бланкис воспроизведением герба Московской области, утвержденные распоряжениемГубернатора Московской области от 01.10.2015 № 313-РГ «Об образцах бланковГубернатора Московской области, Правительства Московской области, членовПравительства Московской области и Администрации Губернатора Московской области»,распоряжением Губернатора Московской области от 04.12.2015 № 398-РГ «Обутверждении образца бланка распоряжения Правительства Московской области»(далее - гербовые бланки), а также иные бланки, утвержденные законодательствомРоссийской Федерации, ведомственными приказами и инструкциями федеральныхорганов исполнительной власти, а также иными нормативными правовыми актамиМосковской области.

15. Гербовые бланки являются документамистрогой отчетности и изготавливаются типографским способом с проставлениемпорядкового номера.

Изготовление гербовых бланков иным,кроме типографского, способом запрещается.

16. Гербовые бланки выдаются Управлениемделами Губернатора Московской области и Правительства Московской области (далее- Управление делами) по заявкам самостоятельных подразделений Администрации.

Самостоятельное изготовление ииспользование не учтенных в установленном порядке гербовых бланков запрещается.

17. Гербовые бланки должныиспользоваться строго по назначению и подлежат учету в Управлении делами и всамостоятельных подразделениях Администрации.

18.Ответственность за учет и хранение гербовых бланков в самостоятельныхподразделениях Администрации возлагается на делопроизводителей.

Делопроизводители, ответственные за учети хранение гербовых бланков:

получают под расписку гербовые бланки вУправлении делами;

ведут журнал учета гербовых бланковсогласно приложению 1 к Инструкции;

выдают работникам в своемсамостоятельном подразделении Администрации гербовые бланки под расписку вжурнале учета гербовых бланков (с указанием номера каждого бланка);

получают от работников своихсамостоятельных подразделений Администрации испорченные гербовые бланки,заверяют своей подписью факт возврата в журнале учета гербовых бланков;

хранят испорченные гербовые бланки;

перед получением в Управлении деламигербовых бланков оформляют акт об уничтожении гербовых бланков (при наличии) в2 экземплярах согласно приложению 2 к Инструкции, один из которых остается всамостоятельном подразделении Администрации, а второй передается в Управлениеделами вместе с письмом-заявкой на выдачу гербовых бланков.

19. Работники обязаны возвращатьиспорченные бланки делопроизводителю своего самостоятельного подразделенияАдминистрации, ответственному за учет и хранение гербовых бланков.

20. Номерные гербовые бланки должныхраниться в сейфах или надежно запираемых шкафах.

21. Ответственность за соблюдениепорядка хранения и использования гербовых бланков несут руководителисамостоятельных подразделений Администрации.

22. При подготовке проектов документов вАдминистрации используются электронные шаблоны бланков документов.

Электронные шаблоны бланков документовразмещены в МСЭД.

 

2. Оформление реквизитов документов

 

23. Документы, создаваемые вАдминистрации, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которыхустанавливаются Правилами делопроизводства.

24. При создании документов вАдминистрации используются следующие реквизиты:

герб Московской области;

наименование государственного органаМосковской области;

справочные данные о государственноморгане Московской области;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

исходящий номер документа;

ссылка на исходящий номер и датудокумента адресата;

адресат;

вид документа;

наименование либо аннотация документа(заголовок к тексту);

текст документа;

отметка о наличии приложений;

гриф согласования;

виза;

подпись должностного лица;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле за исполнениемдокумента;

отметка об исполнении документа;

отметка о поступлении документа.

25. Состав реквизитов конкретногодокумента определяется его видом и назначением.

 

3.Нормативные правовые акты Губернатора Московской

области,Правительства Московской области

 

26. Самостоятельные подразделенияАдминистрации в целях реализации своих функций могут разрабатывать проектынормативных правовых актов Губернатора Московской области и ПравительстваМосковской области:

1) постановления Губернатора Московскойобласти, имеющие нормативный характер;

2) постановления ПравительстваМосковской области, имеющие нормативный характер.

27. Порядок подготовки, оформления исогласования указанных проектов нормативных правовых актов ГубернатораМосковской области и Правительства Московской области установлен РегламентомПравительства Московской области и Правилами делопроизводства.

 

4.Распорядительные акты Губернатора Московской области,

ПравительстваМосковской области, Вице-губернаторов

Московскойобласти, первого заместителя Председателя

ПравительстваМосковской области, заместителей Председателя

ПравительстваМосковской области, заместителя Председателя

ПравительстваМосковской области - руководителя

АдминистрацииГубернатора Московской области

 

28. Самостоятельные подразделенияАдминистрации в целях реализации своих задач и функций могут разрабатыватьпроекты распорядительных актов Губернатора Московской области, ПравительстваМосковской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, заместителей Председателя ПравительстваМосковской области, заместителя Председателя Правительства Московской области -руководителя Администрации Губернатора Московской области (далее - руководительАдминистрации):

1) постановления Губернатора Московскойобласти, имеющие ненормативный характер;

2) распоряжения Губернатора Московскойобласти;

3) распоряжения Правительства Московскойобласти;

4) распоряжения Вице-губернаторовМосковской области;

5) распоряжения первого заместителяПредседателя Правительства Московской области;

6) распоряжения заместителейПредседателя Правительства Московской области;

7) распоряжения заместителя ПредседателяПравительства Московской области - руководителя Администрации ГубернатораМосковской области;

8) перечни поручений ГубернатораМосковской области;

9) перечни поручений Вице-губернаторовМосковской области, первого заместителя Председателя Правительства Московскойобласти, заместителей Председателя Правительства, заместителя ПредседателяПравительства Московской области - руководителя Администрации ГубернатораМосковской области.

29. Порядок подготовки, оформления исогласования проектов распорядительных актов Губернатора Московской области,Правительства Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первогозаместителя Председателя Правительства Московской области, заместителейПредседателя Правительства Московской области, руководителя Администрацииустановлен Регламентом Правительства Московской области и Правиламиделопроизводства.

 

5.Распоряжения и приказы Администрации

 

30. Подготовку проектов распоряжений иприказов Администрации осуществляют самостоятельные подразделенияАдминистрации.

Обеспечение качественной подготовкипроектов распоряжений и приказов Администрации, их согласование сзаинтересованными лицами возлагается на руководителей самостоятельныхподразделений Администрации.

31. Проекты распоряжений и приказовАдминистрации должны соответствовать Конституции Российской Федерации,законодательству Российской Федерации, законодательству Московской области.

32. Распоряжения Администрации издаются:

1) по вопросам, относящимся кполномочиям уполномоченного органа в сфере обеспечения граждан бесплатнойюридической помощью в Московской области;

2) по вопросам, относящимся кполномочиям уполномоченного органа в сфере организации государственнойгражданской службы Московской области и муниципальной службы в Московскойобласти;

3) по кадровым вопросам;

4) по вопросам, относящимся кдеятельности Администрации.

33. Для согласования проектараспоряжения Администрации, за исключением кадровых вопросов, представляетсяпояснительная записка, которая должна содержать основания, причины и целиразработки распоряжения Администрации, в том числе нормативные правовые акты, вкоторые необходимо будет внести изменения или которые необходимо разработать дляреализации принимаемого распоряжения Администрации.

34. Правом вносить проекты распоряженийАдминистрации, за исключением кадровых вопросов, обладают первый заместительруководителя Администрации, первый заместитель руководителя АдминистрацииГубернатора Московской области - начальник Правового управления ГубернатораМосковской области, заместители руководителя Администрации (далее - первыезаместители, заместители руководителя Администрации) в соответствии сраспределением обязанностей между первыми заместителями и заместителямируководителя Администрации, руководители самостоятельных подразделенийАдминистрации в соответствии с функциями, осуществляемыми их подразделениями,либо лица, исполняющие их обязанности.

35. Проекты распоряжений и приказов Администрацииоформляются в соответствии с требованиями Правил делопроизводства.

36. Проекты распоряжений Администрации,за исключением кадровых вопросов, направляются для согласования путемвизирования:

1) руководителю самостоятельногоподразделения Администрации (при необходимости);

2) Правовому управлению ГубернатораМосковской области (далее - Правовое управление);

3) Финансовому управлению АдминистрацииГубернатора Московской области (далее - Финансовое управление) (по вопросам,требующим затрат денежных средств);

4) первому заместителю и (или)заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределениемобязанностей между первыми заместителями и заместителями руководителяАдминистрации;

5) Вице-губернатору Московской области,координирующему данное направление деятельности в соответствии с распределениемобязанностей между Вице-губернаторами Московской области, первым заместителемПредседателя Правительства Московской области, заместителем ПредседателяПравительства Московской области - руководителем Администрации ГубернатораМосковской области и заместителями Председателя Правительства Московскойобласти.

37. Приказами Администрации оформляютсярешения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутреннейдеятельности Администрации.

38. Для согласования проекта приказаАдминистрации, за исключением кадровых вопросов, при необходимостипредставляется пояснительная записка, которая должна содержать основания,причины и цели разработки приказа Администрации.

39. Проекты приказов, за исключениемкадровых вопросов, направляются для согласования путем визирования:

1) Правовому управлению;

2) Финансовому управлению (по вопросам,требующим затрат денежных средств);

3) первому заместителю и (или)заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределениемобязанностей между первыми заместителями и заместителями руководителяАдминистрации.

40. Подписанные приказы и распоряженияАдминистрации регистрируются в журналах регистрации Управлением кадровГубернатора и Правительства Московской области Администрации ГубернатораМосковской области (далее - Управление кадров).

Регистрация распоряжений Администрацииведется в порядке возрастания номеров в течение календарного года и состоит изпорядкового номера и буквенного индекса «РАГ», который пишется послепорядкового номера через дефис.

Регистрация приказов Администрацииведется в порядке возрастания номеров в течение календарного года и состоиттолько из порядкового номера.

41. Сроки хранения распоряжений иприказов Администрации, в том числе по кадровым вопросам, определяются Перечнемтиповых управленческих архивных документов, образующихся в процесседеятельности государственных органов, органов местного самоуправления иорганизаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерствакультуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень типовыхуправленческих архивных документов).

 

6.Распоряжения и приказы Администрации по кадровым вопросам

 

42. Управление кадров осуществляетфункции по подготовке проектов распоряжений и приказов Администрации покадровым вопросам.

43. Проекты распоряжений и приказовАдминистрации по кадровым вопросам оформляются в соответствии с требованиямиПравил делопроизводства.

44. Поручение исполнителю по подготовкепроекта распоряжения Администрации по кадровым вопросам дает начальникУправления кадров или лицо, исполняющее его обязанности.

Исполнителем проекта распоряженияАдминистрации по кадровым вопросам является работник Управления кадров.

45. Проекты распоряжений Администрациипо кадровым вопросам направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельногоподразделения Администрации, в отношении работника(ов)которого(ых) готовится проект;

2) Управлению по защите государственнойтайны Администрации Губернатора Московской области (в случае назначения надолжность, включенную в Перечень государственных должностей Московской области,должностей государственной гражданской службы Московской области АдминистрацииГубернатора Московской области, Правительства Московской области,исполнительных органов государственной власти Московской области и должностейглав муниципальных образований органов местного самоуправления Московскойобласти, подлежащих оформлению на допуск к государственной тайне);

3) Финансовому управлению (по вопросам,требующим затрат денежных средств);

4) Правовому управлению;

5) первому заместителю и (или)заместителю руководителя Администрации в соответствии с распределениемобязанностей между первыми заместителями и заместителями руководителя Администрации;

6) первому заместителю ПредседателяПравительства Московской области, заместителю Председателя ПравительстваМосковской области (в случае назначения работников в соответствующиесекретариаты);

7) Вице-губернатору Московской области,координирующему данное направление деятельности в соответствии с распределениемобязанностей между Вице-губернаторами Московской области, первым заместителемПредседателя Правительства Московской области, заместителем ПредседателяПравительства Московской области - руководителем Администрации ГубернатораМосковской области и заместителями Председателя Правительства Московскойобласти.

46. Проекты распоряжений Администрациипо кадровым вопросам на подпись руководителю Администрации представляетначальник Управления кадров или лицо, исполняющее его обязанности.

47. Поручение исполнителю по подготовкепроектов приказов Администрации по кадровым вопросам дает начальник Управлениякадров или лицо, исполняющее его обязанности.

Исполнителем проекта приказаАдминистрации по кадровым вопросам является работник Управления кадров.

48. Проекты приказов Администрации покадровым вопросам направляются для согласования путем визирования:

1) руководителю самостоятельногоподразделения Администрации, в отношении работника(ов)которого(ых) готовится проект;

2) Финансовому управлению (по вопросам,требующим затрат денежных средств).

Проекты приказов Администрации покадровым вопросам на подпись руководителю Администрации представляет начальникУправления кадров или лицо, исполняющее его обязанности.

 

7.Организационные документы

 

49. Самостоятельные подразделенияАдминистрации в целях реализации своих задач и функций могут создаватьследующие организационные документы:

положения (правила, инструкции,регламенты);

протоколы (выписки из протоколов);

акты;

служебные письма;

записки (аналитические, докладные,служебные, объяснительные, пояснительные);

заявления;

телеграммы (телефонограммы);

факсимильные сообщения (факсограммы);

стенограммы (выписки из стенограмм);

договоры (соглашения, контракты);

доверенности;

планы, отчеты, прогнозы, программы и др.

Порядок подготовки, оформления исогласования проектов организационных документов установлен Правиламиделопроизводства.

 

8.Договоры и соглашения Администрации

 

50. Порядок подготовки, оформления,согласования, подписания, выполнения и прекращения действия договоров исоглашений, заключаемых Администрацией, определяется законодательствомРоссийской Федерации, законодательством Московской области, РегламентомПравительства Московской области и Инструкцией.

51. Договоры и соглашения, заключаемыеот имени Администрации, подписываются руководителем Администрации.

52. Полномочия по ведению переговоров иподписанию договоров (соглашений) от имени Администрации руководительАдминистрации может передавать иным должностным лицам из числа своихзаместителей.

53. Передача полномочий на ведениепереговоров и подписание договоров (соглашений) от имени Администрациидолжностным лицам Администрации оформляется распоряжением Администрации.

54. Договоры и соглашения Администрациидолжны соответствовать требованиям, установленным законодательством РоссийскойФедерации, законодательством Московской области и Правилами делопроизводства.

55. Подписываемые договоры и соглашениядолжны содержать:

наименование;

преамбулу (вводную часть), в которойдолжны быть указаны основные цели заключения договора (соглашения);

дату, место подписания, наименованиесторон;

предмет правового регулирования;

раскрытие используемых терминов ипонятий;

права и обязанности сторон;

ответственность сторон;

способы и порядок обеспеченияобязательств сторон;

основания прекращения и приостановленияих действия;

порядок разрешения споров;

срок и условия вступления в силудоговора (соглашения);

срок действия договора (соглашения);

сведения о регистрации и месте хранениятекста документа;

наименование должностей, фамилии, имена,отчества уполномоченных лиц, подписывающих договор (соглашение);

подписи сторон;

иные условия, предусмотренныезаконодательством Российской Федерации, законодательством Московской области.

56. Подписи представителей сторон поддвухсторонним договором или соглашением располагаются на одном уровне другнапротив друга. Подпись руководителя Администрации или уполномоченного им лицана всех экземплярах договора (соглашения) удостоверяется большой гербовойпечатью «Администрация Губернатора Московской области».

57. Приложения к договорам (соглашениям)составляют их неотъемлемую часть и обладают одинаковой с основным текстомдокумента юридической силой.

58. Проекты договоров (соглашений),представляемые на подпись руководителю Администрации или уполномоченным имлицам, должны быть подготовлены с соблюдением следующих требований:

оформление проекта документа всоответствии с требованиями Правил делопроизводства, включая наличие нумерациивсех листов проекта документа (включая все листы всех приложений);

прошивка нитками в три прокола(расстояние между проколами не менее 3 см) в левом поле документа на расстоянии1-1,5 см от края листа (включая все приложения);

наличие заверительнойнадписи исполнителя по проекту договора (соглашения) на оборотной сторонепоследнего листа последнего приложения проекта документа с указанием количествапрошитых и пронумерованных листов.

59. Первые заместители, заместителируководителя Администрации, руководители самостоятельных подразделенийАдминистрации в инициативном порядке, а также в случае обращения к нимзаинтересованных лиц с предложением о заключения договора или соглашения сфедеральными органами государственной власти, органами местного самоуправлениямуниципальных образований Московской области и юридическими лицами обращаются круководителю Администрации с предложением о проведении переговоров и подписаниидоговора (соглашения).

Принятое руководителем Администрациирешение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора(соглашения) доводится до сведения первого заместителя или заместителяруководителя Администрации или руководителя самостоятельного подразделенияАдминистрации, внесшего предложение.

В случае принятия решения оцелесообразности заключения договора (соглашения) по поручению руководителяАдминистрации назначается ответственное должностное лицо за подготовку проектадоговора (соглашения).

60. При переговорах ведется протокол,который после заключения договора (соглашения) подлежит передаче на хранениевместе с договором (соглашением).

61. Ответственное должностное лицо заподготовку проекта договора (соглашения) организует подготовку и согласованиепроекта договора (соглашения) с Правовым управлением, иными самостоятельнымиподразделениями Администрации, в компетенцию которых входят вопросы, указанныев договоре (соглашении), а также с контрагентом по договору (соглашению).

62. Перечень должностных лиц, с которымидолжен быть согласован проект договора (соглашения), определяется Правовымуправлением.

63. Лист согласования к проекту договора(соглашения) оформляется в соответствии с требованиями Правил делопроизводства.

64. Срок действия визы согласующегодолжностного лица составляет не более трех месяцев с даты визирования допредставления проекта документа на подпись руководителю Администрации. Если надату представления проекта документа на подпись истек срок визы согласующегодолжностного лица, проект документа должен быть повторно согласован ссоответствующим должностным лицом.

65. Неурегулированные разногласия попроекту договора (соглашения) между самостоятельными подразделениямиАдминистрации, координирующими их соответствующими первыми заместителями,заместителями руководителя Администрации, оформляются исполнителем путемподготовки листа разногласий аналогично подготовке листа разногласий к проектунормативного правового акта Губернатора Московской области или ПравительстваМосковской области и подписываются должностным лицом, ответственным заподготовку проекта договора (соглашения).

66. Подготовленный проект договора(соглашения) вместе с пояснительной запиской, протоколом переговоров сконтрагентом (при наличии), листом разногласий (при наличии), замечаниями(заключением) Правового управления (при наличии), замечаниями согласующихдолжностных лиц (при наличии) передается руководителю Администрации илиуполномоченному им лицу для подписания.

67. Подписанные договоры (соглашения) слистом согласования, протоколом переговоров (при наличии), а если договор(соглашение) подписан по поручению руководителя Администрации, то сраспоряжением Администрации, передаются в Управление кадров для регистрации вжурнале регистрации и учета договоров и соглашений Администрации, доведениясогласно списку рассылки до сведения заинтересованных центральныхисполнительных органов государственной власти Московской области,государственных органов Московской области, органов местного самоуправлениямуниципальных образований Московской области, организаций, размещения(опубликования) на Интернет-портале ПравительстваМосковской области (при необходимости) и хранения.

68. Определение необходимостиопубликования текста договора (соглашения) Администрации в средствах массовойинформации, если это не оговорено в тексте документа, осуществляется Правовымуправлением.

69. Договор (соглашение) представляетсяна регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон, принявших участие вподписании.

Допускается регистрация договора(соглашения) по номеру, присвоенному одной из сторон, принявшей участие в егоподписании.

70. По поручению руководителяАдминистрации назначаются ответственные должностные лица Администрации,обеспечивающие выполнение условий заключенных договоров (соглашений), а также снеобходимой регулярностью информирующие об этом руководителя Администрации.

71. Подлинники договоров (соглашений)хранятся в Управлении кадров в течение двух лет со дня их регистрации, послечего направляются на хранение в Управление делами.

72. Документы, подтверждающие досрочноеисполнение договора или соглашения (акты, решения и другие документы) либопродлевающие их действие, подлежат согласованию с Правовым управлением, а затемпередаются исполнителем (исполнителями) в Управление кадров.

73. Ответственность за своевременноепредставление данных документов в Правовое управление и достоверностьсодержащейся в них информации несет ответственное должностное лицо заподготовку проекта договора (соглашения).

74. Изменения и дополнения к договору(соглашению) оформляются дополнительным договором (соглашением), которыйготовится, согласуется, подписывается, регистрируется и хранится в порядке,предусмотренном Инструкцией для договоров (соглашений).

75. Выдача заверенных копийзарегистрированного договора (соглашения) должностным лицам Администрации дляисполнения и осуществления контроля осуществляется Управлением кадров.

76. Подлинники договоров (соглашений)формируются в самостоятельные дела.

 

9.Государственные контракты Администрации

 

77. Порядок подготовки, оформления,согласования, подписания, выполнения и прекращения действия государственныхконтрактов, заключаемых Администрацией, определяется законодательствомРоссийской Федерации о контрактной системе в сфере закупок товаров, работ,услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и в соответствии спостановлением Правительства Московской области от 27.12.2013 № 1184/57 «Опорядке взаимодействия при осуществлении закупок для государственных нуждМосковской области и муниципальных нужд».

78. Государственные контракты,заключаемые от имени Администрации, подписываются руководителем Администрации.

Полномочия по подписанию государственныхконтрактов от имени Администрации руководитель Администрации может передаватьиным должностным лицам из числа своих заместителей.

Передача полномочий на подписаниегосударственных контрактов от имени Администрации должностным лицамАдминистрации оформляется распоряжением руководителя Администрации.

79. Проекты государственных контрактовоформляются в соответствии с требованиями уполномоченного органа в сфереобразования Российской Федерации, уполномоченного центрального исполнительногооргана государственной власти Московской области специальной компетенции,реализующим государственную политику, осуществляющим нормативное регулирование,исполнительно-распорядительную деятельность на территории Московской области всферах формирования конкурентной среды в Московской области, осуществлениязакупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных нужд Московскойобласти и муниципальных нужд, Министерства финансов Московской области, в целяхвыполнения распоряжения Губернатора Московской области, определяющего структуругосударственного заказа на дополнительное профессиональное образованиегосударственных гражданских служащих Московской области на текущий год.

80. Исполнителем проекта государственногоконтракта является работник Управления государственной и муниципальной службыАдминистрации Губернатора Московской области (далее - Управление госслужбы).

81. Проект государственного контракта всрок не позднее 3 дней с момента представления проекта государственногоконтракта направляется для согласования путем визирования:

1) Управлению госслужбы;

2) Финансовому управлению;

3) Правовому управлению;

4) первому заместителю или заместителюруководителя Администрации, координирующему деятельность Управления госслужбы в соответствии с распределением обязанностеймежду первыми заместителями и заместителями руководителя Администрации.

82. Проект государственного контракта наподпись руководителю Администрации представляет начальник Управления госслужбы.

83. Подписанные государственныеконтракты регистрируются Финансовым управлением в журналах регистрации впорядке возрастания номеров в течение календарного года.

84. Срок хранения государственныхконтрактов - 5 лет после истечения срока их действия.

 

10.Справки

 

85. Справка - информационный илиинформационно-аналитический документ, содержащий совокупность сведений,описание или подтверждение тех или иных явлений, событий, фактов, действий,документов.

86. В Администрации могут оформлятьсясправки по кадровым и финансовым вопросам:

1) Управлениемкадров оформляются справки с места работы, выдаваемые работникам (бывшимработникам) Администрации для установления каких-либо юридически значимыхфактов или обстоятельств (например, место работы, замещаемая (занимаемая)должность, стаж работы в определенной должности, квалификация, наличие илиотсутствие дисциплинарных взысканий и другие). Указанные справки могут бытьвыданы и по запросам сторонних органов и организаций;

2) Финансовымуправлением оформляются справки по финансовым вопросам (например, справки оразмере денежного содержания (заработной платы), представляемые по местутребования).

87. Справки по кадровым или финансовымвопросам (далее - справки) могут оформляться на гербовом бланке письмаАдминистрации.

Обязательными реквизитами справкиявляются:

адресат (кому предназначена справка);

наименование вида документа;

дата и номер справки;

текст справки;

подпись должностного лица;

оттиск печати;

отметка об исполнителе.

В качестве адресата справки могут бытьорганизации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Датой выдачи справки является дата ееподписания, номер справки - ее регистрационный номер в книге учета выдачисправок.

Наименование вида документа «СПРАВКА»отделяется от верхней границы текстового поля документа двумя пустыми строкамии печатается прописными буквами стандартным шрифтом полужирного начертаниявразрядку (через пробел) и выравнивается по центру страницы.

Заголовок к тексту отделяется отпредыдущего реквизита пустой строкой, пишется со строчной буквы, начинается спредлога «о» («об»), точка в конце заголовка не ставится.

Текст справки отделяется от заголовкапустой строкой и печатается с использованием стандартного шрифта и абзацногоотступа.

Реквизит «Подпись должностного лица»располагается после текста справки и состоит из наименования должности лица,подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициаловимени и отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровнепоследней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставитсяпробел или неразрывный пробел.

Реквизит «Подпись должностного лица»отделяется от текста справки тремя пустыми строками. Реквизит «Подписьдолжностного лица» оформляется с использованием одинарного межстрочногоинтервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю(без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю.

Право подписи справок, указанных вподпункте 1 пункта 86 Инструкции, предоставлено начальнику Управления кадров, вслучае его отсутствия - лицу, исполняющему его обязанности.

Право подписи справок, указанных вподпункте 2 пункта 86 Инструкции, предоставлено руководителю Администрации илипервому заместителю (заместителю) руководителя Администрации, имеющему правоподписи финансовых документов, и начальнику Финансового управления, а в случаеего отсутствия - лицу, исполняющему его обязанности.

Подпись уполномоченного лица насправках, указанных в подпункте 1 пункта 86 Инструкции, заверяется оттискомпечати «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Длядокументов».

Подписи уполномоченных лиц на справках,указанных в подпункте 2 пункта 86 Инструкции, заверяются оттиском гербовойпечати «Администрация Губернатора Московской области».

Отметка об исполнителе документапечатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороныпоследнего листа документа без абзацного отступа с одинарным межстрочныминтервалом. Для написания реквизита «Отметка об исполнителе» используется стандартныйшрифт размером 10 пт. Отметка включает инициалы имени и отчества (передфамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

 

III.Организация документооборота в Администрации

 

1.Виды документопотоков

 

88. Прохождение документов в Администрациис момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправкиобразует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие - документы, поступающие изсторонних организаций;

исходящие - документы, отправляемые всторонние организации;

внутренние - документы, разрабатываемыев самостоятельных подразделениях Администрации.

Документооборот в Администрацииорганизуется в соответствии с Правилами делопроизводства.

 

2.Обработка входящих документов

 

89. Документы в Администрациюдоставляются:

1) через отделение почтовой связи № 70УФПС по Московской области, расположенное в Доме Правительства Московскойобласти (далее - отделение почтовой связи) (почтовой, телеграфной связью),откуда забираются работником Управления документооборота. Работники Управлениядокументооборота расписываются в реестре и извещениях с указанием своейфамилии, даты и времени получения;

2) органами федеральной фельдъегерскойсвязи (Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации) и специальнойсвязи (федеральное государственное унитарное предприятие «Главный центрспециальной связи») на основании заключенных договоров (контрактов) путемпередачи работнику Управления документооборота по описи;

3) курьерами и нарочными в помещение № 9контрольно-пропускного пункта № 1 Дома Правительства Московской области (далее- КПП), где через выделенное окно принимаются работниками Управлениядокументооборота.

90. С помощью почтовой, фельдъегерской испециальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых изаказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а такжепечатных изданий.

91. В Администрации не принимаютсядоставляемые через отделение почтовой связи или нарочным периодические печатныеиздания, не включенные в список периодических печатных изданий, поступающих вАдминистрацию, сувениры и подарки, личная корреспонденция, адресованнаяработникам Администрации.

92. Документы в Администрацию такжепоступают с помощью технических средств связи в виде телеграмм, телефонограмм,факсимильных сообщений, сообщений по электронной почте, электронных документовпо системе МЭДО, а также электронных сообщений, поступающих черезИнтернет-портал Правительства Московской области.

93. Прием, первичная обработка,предварительное рассмотрение и регистрация поступающих в Администрациюдокументов производится в централизованном порядке Управлением документооборотас использованием МСЭД ежедневно с 9.00 до 18.00 (в пятницу до 16.45), кромевыходных и нерабочих праздничных дней.

Время приема документов в рабочий день,предшествующий нерабочему праздничному дню, сокращается на один час.

94. Документы, доставленные органамифедеральной фельдъегерской связи после окончания рабочего дня, в выходные инерабочие праздничные дни, принимаются оперативными дежурными в Администрации.Сведения об их поступлении вносятся в журнал и передаются в Управлениедокументооборота для регистрации на следующий рабочий день.

95. Регистрация служебнойкорреспонденции, адресованной Губернатору Московской области, ПравительствуМосковской области, Вице-губернаторам Московской области, первому заместителюПредседателя Правительства Московской области, заместителям ПредседателяПравительства Московской области, руководителю Администрации, первымзаместителям и заместителям руководителя Администрации, руководителямсамостоятельных подразделений Администрации, осуществляется Управлениемдокументооборота в соответствии с Правилами делопроизводства. Обращения граждани организаций регистрируются отдельно от других документов Администрации всоответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в ПравительствеМосковской области.

96. В Администрации Управлениемдокументооборота предварительно рассматриваются документы в целях выделения извсего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательногорассмотрения руководителем Администрации, первыми заместителями, заместителямируководителя Администрации. Типовые документы, поступившие в Администрацию повопросам, не требующим рассмотрения руководителем Администрации, первымизаместителями, заместителями руководителя Администрации, направляютсяУправлением документооборота непосредственно в самостоятельные подразделенияАдминистрации. Основанием для принятия решения в ходе предварительногорассмотрения является содержание документа, а не адресованиедокумента соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительногорассмотрения документов в Администрации является направление документасоответствующему должностному лицу.

97. Документы направляются на рассмотрениеи наложения указания по исполнению (резолюции) руководителю Администрации ииным должностным лицам Администрации только после регистрации.

Рассмотрение документов руководителемАдминистрации, первыми заместителями, заместителями руководителя Администрацииопределяется с учетом распределения обязанностей между первыми заместителями изаместителями руководителя Администрации.

 

3.Обработка исходящих и внутренних документов

 

98. Порядок подготовки исходящих ивнутренних документов включает в себя: подготовку проекта документа,согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

99. Ответственность за подготовку иоформление документа в соответствии с Правилами делопроизводства, а такжесогласование проекта документа с заинтересованными государственными органами иорганизациями (внешнее согласование) и должностными лицами Администрации(внутреннее согласование) возлагается на самостоятельное подразделениеАдминистрации - исполнителя документа.

100. Реквизиты исходящих и внутреннихдокументов оформляются в соответствии с положениями подраздела 2 раздела IIИнструкции.

101. Регистрация исходящих и внутреннихдокументов производится в системе МСЭД. Регистрационный номер и датарегистрации присваиваются в системе МСЭД автоматически в соответствии свыбранной номенклатурой.

102. Регистрацию исходящих документов заподписью руководителя Администрации осуществляет Управление документооборота.Регистрацию исходящих документов за подписью иных должностных лиц Администрацииосуществляют делопроизводители в соответствующих самостоятельных подразделенияхАдминистрации.

Регистрация исходящих документовосуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания(утверждения).

103. Решение о способе доставкидокумента не подключенным к МСЭД адресатам, а также о необходимости досылкиадресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документапо системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнительпо согласованию с непосредственным руководителем.

104. Управление документооборотаосуществляет отправку документов, подписанных должностными лицамиАдминистрации, в соответствии с Правилами делопроизводства.

 

4.Особенности организации документооборота в Администрации

 

105. Делопроизводство в самостоятельныхподразделениях Администрации осуществляется с учетом специфики деятельностиэтих подразделений, а также в соответствии с задачами и функциями,утвержденными положениями о самостоятельных подразделениях Администрации.Особенности ведения делопроизводства в самостоятельных подразделенияхАдминистрации, заключающиеся в использовании специфических бланков документов,создании специфических видов документов, особом порядке подготовки, оформления,согласования и утверждения отдельных видов документов, регламентируютсязаконодательством Российской Федерации, ведомственными приказами и инструкциямифедеральных органов исполнительной власти, а также законодательством Московскойобласти.

106. Особенности веденияделопроизводства в Управлении по вопросам наград и геральдики АдминистрацииГубернатора Московской области регламентируются следующими нормативнымиправовыми актами:

1) Законом Московской области №154/2006-ОЗ «О символике в Московской области и муниципальных образованияхМосковской области»;

2) постановлением Московской областнойДумы от 26.12.2007 № 18/28-П «О Положении о Геральдической комиссии Московскойобласти»;

3) постановлением Губернатора Московскойобласти от 26.09.2014 № 185-ПГ «О знаках отличия Губернатора Московской области»;

4) постановлением Губернатора Московскойобласти от 29.08.2014 № 163-ПГ «Об утверждении порядка представления к наградамМосковской области».

107. Особенности веденияделопроизводства в отделе по вопросам помилования Администрации ГубернатораМосковской области регламентируются Положением о порядке рассмотренияходатайств о помиловании в Российской Федерации, утвержденным Указом ПрезидентаРоссийской Федерации от 28.12.2001 № 1500 «О комиссиях по вопросам помилованияна территориях субъектов Российской Федерации».

108. Особенности веденияделопроизводства в отделе по делам несовершеннолетних Администрации ГубернатораМосковской области регламентируются следующими нормативными правовыми актами:

1) постановлением ПравительстваРоссийской Федерации от 05.08.2015 № 796 «Об утверждении Правил принятиякомиссией по делам несовершеннолетних и защите их прав, созданной высшимисполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации,решения о допуске или недопуске лиц, имевшихсудимость, к педагогической деятельности, к предпринимательской деятельности и(или) трудовой деятельности в сфере образования, воспитания, развитиянесовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинскогообеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношескогоспорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних, а также формы этогорешения»;

2) Законом Московской области №273/2005-ОЗ «О комиссиях по делам несовершеннолетних и защите их прав вМосковской области».

109. Особенности делопроизводства вУправлении защиты государственной тайны Администрации Губернатора Московскойобласти, в том числе порядок подготовки и оформления отдельных видовдокументов, регламентируются Инструкцией по специальной службе в высшихисполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации,утвержденной распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от15.04.1996 № 738с.

 

5.Работа исполнителя с документами

 

110. Работа исполнителей с документами всамостоятельных подразделениях Администрации производится в соответствии стребованиями Регламента Правительства Московской области, Правилделопроизводства, Регламента рассмотрения обращений граждан в ПравительствеМосковской области, Регламента рассмотрения обращений граждан в Администрации.

111. Организация работы с документами всамостоятельных подразделениях Администрации осуществляется на основанииуказаний по исполнению документов (резолюций) руководителя Администрации, егопервых заместителей, заместителей руководителя Администрации, руководителейсамостоятельных подразделений Администрации, иных должностных лиц.

112. Руководители самостоятельныхподразделений Администрации обеспечивают своевременное доведение документов доисполнителей (как правило, в день поступления), их рассмотрение в установленныесроки, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса, атакже сохранность документов.

При рассмотрении документов руководительсамостоятельного подразделения Администрации определяет документы, требующиесрочного исполнения. Документы с пометками «Весьма срочно», «Срочно»направляются на исполнение незамедлительно.

113. Исполнение документапредусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проектадокумента, его оформление, согласование, представление на подписание(утверждение) руководителю Администрации и (или) первым заместителям,заместителям руководителя Администрации или руководителям самостоятельныхподразделений Администрации, снятие документа с контроля, подготовку к отправкеадресату (адресатам).

114. Проект служебного письма в системеМСЭД создается исполнителем в виде электронного документа в формате офисныхприложений Microsoft Wordи/или Excel с помощью электронного шаблона документа.Электронный документ прикрепляется к регистрационной карточке в системе МСЭД инаправляется на согласование. Согласованный в МСЭД проект документа всоответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресатуподписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписьюсоответствующего подписанта.

115. Служебные письма на бумажномносителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если ониадресованы в организации, не подключенные к МСЭД.

116. Служебные письма, созданные иподписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в МСЭД при наличиизаполненной регистрационной карточки, прикрепленного(ых)файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

Проект электронного служебного письмасоздается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа взависимости от принадлежности адресата документа к Администрации.

Неотъемлемой частью электронногослужебного письма является регистрационная карточка, в которую исполнителипутем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткоесодержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

При необходимости применяются пометки «Срочный»,«ДСП».

В поле регистрационной карточки «Краткоесодержание» необходимо кратко и точно раскрывать основную смысловую нагрузкудокумента.

117. Если подготовленное в системе МСЭДслужебное письмо является ответом на поступивший через МСЭД электронныйдокумент, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта всистеме МСЭД связывается с регистрационной карточкой письма-запроса.

118. При наличии нескольких исполнителейпо документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту идостоверность информации, использованной при подготовке документа, за качествооформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители(соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представленияответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений идругих документов) в установленные руководителем Администрации, его первымизаместителями, заместителями руководителя Администрации, руководителемсамостоятельного подразделения Администрации или иными должностными лицамисроки.

Исполнитель обязан контролировать всистеме МСЭД ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проектаслужебного письма.

119. Для рассылки документа на бумажномносителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количествоэкземпляров документа, передает документ на тиражирование.

На документы на бумажном носителе,рассылаемые более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки спочтовыми адресами.

120. Отправка подготовленныхисполнителем служебных писем на бумажном носителе производится Управлениемдокументооборота при наличии необходимого количества копий и списка рассылки(при необходимости), подготовленных исполнителем.

 

6.Учет и анализ документооборота

 

121. Учет объемов документооборота вАдминистрации ведется в МСЭД в целях совершенствования организации работы сдокументами: доставки, приема, предварительной обработки, регистрации,рассмотрения, осуществления контроля за исполнением документов, отправкидокументов.

122. Анализ объемов документооборота,структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрациюи создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков,повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемыхрешений.

Данные о количестве документов могутобобщаться, анализироваться самостоятельными подразделениями Администрации ипредставляться руководителю Администрации в виде отчетов статистического ианалитического характера, получаемых в системе МСЭД. Под объемом документооборотапонимается количество документов, поступивших в самостоятельное подразделениеАдминистрации и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

123. Учет количества документовпроводится по регистрационным данным в местах регистрации документов(самостоятельных подразделениях Администрации).

За единицу учета количества документовпринимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственныйэкземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копированияили тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документовсопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за одиндокумент.

 

7.Контроль исполнения поручений

 

124. Контроль в Администрацииосуществляется для обеспечения своевременного и качественного исполненияконтрольных поручений.

125. Контроль за исполнением контрольныхпоручений в Администрации возлагается на уполномоченных лиц, назначаемых всекретариатах Вице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, руководителя Администрации,заместителей Председателя Правительства Московской области, а такжесамостоятельных подразделениях Администрации (далее - уполномоченные на ведениеконтроля лица).

126. Контроль за исполнением порученийпо обращениям граждан осуществляется Управлением по работе с обращениямиграждан и организаций Администрации Губернатора Московской области (далее -Управление по работе с обращениями граждан и организаций).

127. Уполномоченные на ведение контролялица в секретариатах назначаются распоряжением (приказом) руководителяАдминистрации или по указанию руководителя соответствующего секретариата.

128. Уполномоченные на ведение контролялица в самостоятельных подразделениях Администрации назначаются в случаенеобходимости распоряжением (приказом) руководителя Администрации или поуказанию координирующего соответствующее подразделение первого заместителя,заместителя руководителя Администрации или руководителя самостоятельного подразделения.

129. Уполномоченные на ведение контролялица в секретариатах Вице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, руководителя Администрации,заместителей Председателя Правительства Московской области организуют контрольисполнения контрольных поручений соответственно Вице-губернаторов Московскойобласти, первого заместителя Председателя Правительства Московской области,руководителя Администрации, заместителей Председателя Правительства Московскойобласти, а также контрольных поручений заведующих соответствующихсекретариатов.

130. В случае если контрольное поручениеруководителя Администрации содержит отметку «По поручению ГубернатораМосковской области», контроль за его исполнением возлагается на Управлениеконтроля исполнения поручений и нормативных актов Администрации ГубернатораМосковской области, за исключением поручений по обращениям граждан.

131. Уполномоченные на ведение контролялица в самостоятельных подразделениях Администрации организуют контрольисполнения контрольных поручений координирующего данное подразделение первогозаместителя, заместителя руководителя Администрации, а также контрольныепоручения руководителя соответствующего самостоятельного подразделенияАдминистрации.

132. Контроль за исполнением порученийорганизуется с использованием системы МСЭД.

133. Поручение определяется какконтрольное при наличии в соответствующей резолюции руководителя Администрации,первого заместителя, заместителя руководителя Администрации или руководителясамостоятельного подразделения Администрации (далее - руководитель)установленного срока исполнения поручения и отметки «Контроль».

134. Решение об установке контроля напоручении, снятии или корректировке контрольного срока принимается руководителемлибо лицом, на которое возложено исполнение обязанностей руководителя.

135. Снятие с контроля или корректировкаконтрольного срока выполняются руководителем, давшим поручение, либо лицом, накоторое возложено исполнение обязанностей руководителя, либо уполномоченным наведение контроля лицом (по поручению руководителя) через отметку «Снять сконтроля» или «Продлить срок» в меню «Контроль» соответствующей контрольнойрезолюции с обязательным указанием основания для снятия с контроля иликорректировки контрольного срока.

136. Основанием для снятия с контроляили корректировки контрольного срока могут быть реквизиты документа и (или)текстовое примечание. Основания указываются в поле «Примечания» и (или) «Документ»в меню отметки «Снять с контроля» или «Продлить срок».

137. Уполномоченное на ведение контролялицо выполняет следующие функции:

ведет и ежедневно обновляет с помощьюМСЭД сводную информацию о контрольных поручениях руководителей;

организует информирование ответственныхисполнителей о поступивших на исполнение контрольных поручениях, а также оконтрольных поручениях с нарушенными (текущий контроль) и приближающимисясроками исполнения (предупреждающий контроль);

взаимодействует с ответственнымиисполнителями и проводит анализ хода исполнения контрольных поручений снарушенными и приближающимися сроками исполнения;

организует информирование руководителейо ходе исполнения контрольных поручений;

организует (при необходимости) совещанияс исполнителями по вопросам исполнительской дисциплины;

по поручению руководителя, давшегопоручение, снимает с контроля и (или) корректирует контрольный срокконтрольного поручения.

 

8.Особенности обращения с документами, содержащими

служебнуюинформацию ограниченного распространения

 

138. К служебной информации ограниченногораспространения относится несекретная информация независимо от вида ееносителя, ограничения на распространение которой диктуются служебнойнеобходимостью.

139. Должностные лица Администрации,принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченногораспространения, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

140. На документах, содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебногопользования» (далее - «ДСП»). Необходимость проставления пометки «ДСП»определяется исполнителем документа, руководителем самостоятельногоподразделения Администрации или должностным лицом, подписавшим или утвердившимдокумент. Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнемуглу на первом листе документа, на обложке и титульном листе издания, а такжена первом листе сопроводительного письма к такому документу.

141. Прием, учет (регистрация) иотправка документов с пометкой «ДСП» в Администрации осуществляется Управлениемдокументооборота в порядке, установленном для обычных документов, с учетомособенностей, изложенных в настоящем разделе. При этом к регистрационномуномеру документа в МСЭД и на самих документах добавляется пометка «ДСП».

142. Порядок обращения с документами спометкой «ДСП» определяется Правилами делопроизводства.

143. Дела с документами с пометкой «ДСП»и журналы их учета хранятся в сейфах или надежно запираемых шкафах у работникасамостоятельного подразделения Администрации, ответственного за учет и хранениедокументов с пометкой «ДСП», либо у его руководителя.

144. Передавать документы, имеющиепометку «ДСП», с использованием средств электронной почты, телеграфной ифаксимильной связи запрещается.

145. Проверка наличия документов, дел спометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, состав которойопределяется приказом руководителя Администрации. В состав указанной комиссиивключаются работники самостоятельных подразделений Администрации, ответственныеза учет и хранение документов с пометкой «ДСП». Результаты проверки оформляютсяактом.

146. Контроль за порядком обращения сдокументами с пометкой «ДСП» осуществляет самостоятельное подразделениеАдминистрации, на которое возложены обязанности по защите информации.

147. Об утрате дел, документов и изданийс пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаютсясоответствующие отметки в МСЭД. В случае утраты дел, документов или изданий спометкой «ДСП» либо разглашения информации, содержащейся в них, руководителемАдминистрации может быть назначена служебная проверка.

 

9.Организация работы с обращениями граждан

 

148. Организацияработы с обращениями граждан в Администрации осуществляется в соответствии стребованиями Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращенийграждан Российской Федерации», Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Обобеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов иорганов местного самоуправления», Устава Московской области, Закона Московскойобласти № 164/2006-ОЗ «О рассмотрении обращений граждан», Регламентомрассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентомрассмотрения обращений граждан в Администрации.

149. Организация работы по рассмотрениюписьменных обращений граждан, доставленных лично гражданами, полученныхАдминистрацией средствами почтовой, фельдъегерской или факсимильной связи, ввиде электронных документов, в том числе по системе МЭДО, и устных обращений,поступивших от граждан в ходе личного приема, по специально организованным «телефонамдоверия», «горячим линиям», во время проведения «прямых эфиров», на радио ителевидении, в ходе личного приема, в том числе с использованиемвидеосвязи/видеоконференцсвязи, осуществляется Управлением по работе собращениями граждан и организаций в соответствии с нормативными правовымиактами, указанными в пункте 148 Инструкции.

150. Прием граждан в ПриемнойПравительства Московской области, в том числе в режиме видеосвязи, ведетсяГубернатором Московской области, Вице-губернаторами Московской области, первымзаместителем Председателя Правительства Московской области и заместителямиПредседателя Правительства Московской области, руководителем Администрации,руководителями центральных исполнительных органов государственной властиМосковской области, государственных органов Московской области игосударственных учреждений Московской области, самостоятельных подразделенийАдминистрации (далее - должностное лицо, осуществляющее прием граждан),работниками отдела приема граждан Управления по работе с обращениями граждан иорганизаций (далее - отдел приема граждан).

Непосредственную организацию личногоприема граждан в Приемной Правительства Московской области осуществляет отделприема граждан.

График личного приема граждансоставляется ежемесячно Управлением по работе с обращениями граждан иорганизаций в порядке, определенном Регламентом Правительства Московскойобласти.

Работники отдела приема граждан в ходеличного приема оказывают гражданам информационно-консультативную помощь.

В случае если в обращении гражданинасодержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица,осуществляющего прием граждан, гражданину дается разъяснение, куда и в какомпорядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину можетбыть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответпо существу поставленных в обращении вопросов.

151. Обращения граждан, присланные попочте, поступившие по телеграфу, и документы, связанные с их рассмотрением,поступают в Управление документооборота. Прием письменных обращенийнепосредственно от граждан производится работниками Управления документооборотана КПП.

152. После первичной обработки вУправлении документооборота поступившие обращения и документы, связанные с ихрассмотрением, передаются в отдел писем Управления по работе с обращениямиграждан и организаций, которые обрабатываются в соответствии с Регламентомрассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентомрассмотрения обращений граждан в Администрации.

153. Обращения, поступившие в видеэлектронных документов по электронной почте или через официальный сайтПравительства Московской области, обрабатываются работниками Управления поработе с обращениями граждан и организаций в соответствии с Регламентомрассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области, Регламентомрассмотрения обращений граждан в Администрации.

 

10.Регистрация и учет судебных дел, нормативных правовых

ираспорядительных актов Московской области

в Правовомуправлении

 

154. В судебно-договорном отделеПравового управления осуществляется регистрация судебных дел в электронномформате (база данных в виде таблицы Excel) сиспользованием единого реестра арбитражных дел и судебных дел, рассматриваемыхсудами общей юрисдикции. При регистрации дела в базе данных отражаются: датаначала ведения судебного дела, номер дела, присвоенный судом, наименованиясуда, стороны по делу, характер судебного спора, процессуальное положениеПравительства Московской области (Губернатора Московскойобласти/Администрации), исполнитель по судебному делу, результат рассмотренияспора и дата судебного акта.

155. В Правовом управлении судебные делаформируются в папки, на титульном листе судебного дела указывается: дата началаведения судебного дела, номер дела, присвоенный судом, наименования суда,стороны по делу, характер судебного спора, процессуальное положениеПравительства Московской области (Губернатора Московскойобласти/Администрации), исполнитель по судебному делу, результат рассмотрения спораи дата судебного акта.

156. В отделе правового обеспеченияПравового управления осуществляется систематизированный учет нормативныхправовых и распорядительных актов, принимаемых Губернатором Московской области,Правительством Московской области, Вице-губернаторами Московской области,первым заместителем Председателя Правительства Московской области,заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителемПредседателя Правительства Московской области - руководителем Администрации ГубернатораМосковской области и Администрацией, а также законов Московской области.

 

IV.Документальный фонд Администрации

 

1.Порядок формирования документального фонда

 

157. Администрация формирует свойдокументальный фонд из образующихся в процессе ее деятельности документовнезависимо от формы их представления (на бумажном носителе или в формеэлектронных документов).

158. Формирование документального фондаАдминистрации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования иоформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архивУправления делами в соответствии с требованиями Правил делопроизводства.

159. Номенклатура дел Администрациисоставляется Управлением документооборота на основе номенклатуры делсамостоятельных подразделений Администрации при методической помощиуполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивногодела - Главного архивного управления Московской области. Вновь созданноесамостоятельное подразделение Администрации обязано в течение месяцаразработать номенклатуру дел своего подразделения и представить ее в Управлениедокументооборота. При составлении номенклатуры дел следует руководствоватьсяПоложением об Администрации, положениями о соответствующих самостоятельныхподразделениях Администрации, штатным расписанием и иными нормативнымиправовыми актами, регламентирующими деятельность Администрации и порядок еедокументирования, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного ивременного (свыше 10 лет) хранения, а также Перечнем типовых управленческихархивных документов.

Названиями разделов номенклатуры делАдминистрации являются названия самостоятельных подразделений Администрации,которые располагаются в сводной номенклатуре дел в соответствии с утвержденнойструктурой.

160. Графы номенклатуры дел заполняютсяследующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляютсяиндексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит изустановленного цифрового обозначения самостоятельного подразделенияАдминистрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы делобозначаются буквами и арабскими цифрами, например:

АГ-01-01/05, где АГ - буквенный индекс,обозначающий Администрацию, 01-01 - структурный код самостоятельногоподразделения Администрации, 05 - порядковый номер заголовка дела пономенклатуре.

Структурные коды самостоятельнымподразделениям Администрации присваиваются в соответствии с распоряжениемруководителя Администрации Губернатора Московской области от 17.08.2015 №498-РА «О структурных кодах для использования в межведомственной системеэлектронного документооборота».

В графу 2 номенклатуры дел включаютсязаголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен в обобщенной формеотражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков делвнутри разделов и подразделов номенклатуры дел устанавливается единым для всехсамостоятельных подразделений Администрации и определяется степенью важностидокументов, составляющих дела, а также их взаимосвязью. В начале располагаютсязаголовки дел, содержащие нормативные правовые акты федеральных органовисполнительной власти, нормативные правовые акты и распорядительные документыПравительства Московской области, планово-отчетная и аналитическаядокументация, переписка, регистрационно-контрольные формы, номенклатура дел.

Графа 3 номенклатуры дел «Количествоединиц хранения» заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранениядела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному).

В графе 5 «Примечание» указываютсяназвания перечней документов, использованных при определении сроков хранениядел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделениидел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел,о форме ведения (на бумажных и электронных носителях) и иная информация.

161. Новые документированные участкиработы, не предусмотренные номенклатурой дел, сформировавшиеся всамостоятельных подразделениях Администрации в течение года, дополнительновносятся в номенклатуру в конце соответствующих разделов с продолжениемпорядковой нумерации индексов дел.

162. По окончании календарного годаделается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

163. Утвержденная номенклатура делАдминистрации хранится на бумажном носителе и в электронном виде для упрощенияее ведения, корректировки и переработки.

164. Номенклатура дел Администрации:

согласовывается с экспертной комиссиейУправления делами (государственного органа Московской области, осуществляющегофункции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов,образующихся в результате деятельности Администрации);

утверждается руководителем Администрациине позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующегогода;

один раз в 5 лет согласовывается сЭкспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московскойобласти (далее - ЭПК). В случае изменения функций и (или) структурыАдминистрации разрабатывается новая номенклатура дел, которая должна бытьсогласована с ЭПК.

 

2.Формирование номенклатурных дел и их текущее хранение

 

165. Формирование дел - группированиеисполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела.

166. Формирование дел в Администрацииосуществляется делопроизводителями в самостоятельных подразделенияхАдминистрации.

При формировании дел необходимособлюдать следующие основные требования:

помещать в дело только исполненные,правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

помещать вместе все документы,относящиеся к разрешению одного вопроса;

помещать приложения вместе с основнымидокументами;

группировать в одно дело документыодного календарного года, за исключением переходящих дел;

раздельно группировать в дела документыпостоянного и временного сроков хранения.

В дело не должны помещаться документы,подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см.

167. Документы внутри дела располагаютсяв хронологической и (или) тематической последовательности. Нормативные правовыеакты и распорядительные документы группируются в дела по видам и располагаютсяв хронологической последовательности вместе с приложениями к ним.

168. Положения, инструкции, правила,утвержденные нормативными правовыми актами и распорядительными документами,группируются вместе с указанными документами. При их утверждении в качествесамостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела.

169. Распоряжения Администрации по кадровымвопросам группируются отдельно от остальных распоряжений Администрации.

170. Протоколы в деле располагаются вхронологическом порядке.

171. Документы в личных делахрасполагаются по мере их поступления.

172. Лицевые счета по денежномусодержанию (заработной плате) работников Администрации группируются всамостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке фамилий.

173. Переписка группируется, какправило, за период календарного года и систематизируется в хронологическойпоследовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущемгоду, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса делапредыдущего года.

174. Оформление дел - подготовка дел кхранению включает комплекс работ по их технической обработке, производитсяделопроизводителями. Оформление дел происходит при заведении новых дел и позавершении года.

 

3.Экспертиза ценности и отбор документов

для хранения илиуничтожения

 

175. Экспертиза ценности документов -изучение документов на основании критериев их ценности в целях определениясроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

176. Экспертиза ценности документов вАдминистрации проводится дважды:

в делопроизводстве - при составленииноменклатуры дел и при подготовке дел к передаче в архив Управления делами<1>;

в архиве Управления делами - в процессеподготовки дел к передаче на постоянное хранение.

 

<1> Управление делами осуществляетфункции по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов,образующихся в деятельности Администрации, т.е. является архивом Администрации.

 

177. Организацию и проведениеметодической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору иподготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фондаМосковской области, образующихся в результате деятельности Администрации,осуществляет постоянно действующая Экспертная комиссия Управления делами (далее- ЭК), созданная на основании приказа Управления делами Губернатора Московскойобласти и Правительства Московской области от 12.02.2014 № П-6. Для участия вработе ЭК Администрацией предлагается кандидатура работника Управлениядокументооборота.

Экспертиза ценности документовпроизводится для документов как на бумажном носителе, так и электронныхдокументов в соответствии с законодательством об архивном деле в РоссийскойФедерации, Перечнем типовых управленческих архивных документов, номенклатуройдел Администрации, методическими рекомендациями Министерства культурыРоссийской Федерации, Федерального архивного агентства (Росархива)и Главного архивного управления Московской области.

 

4.Составление описей дел

 

178. На завершенные дела постоянного,временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшиеэкспертизу ценности документов, составляются описи дел постоянного, временного(свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении документов, неподлежащих хранению, к уничтожению. На дела временного (до 10 лет включительно)срока хранения описи не составляются.

179. Описи дел в самостоятельныхподразделениях Администрации составляются делопроизводителями. Описисоставляются не менее чем в двух экземплярах, отдельно на дела постоянногосрока хранения, на дела временного (свыше 10 лет) срока хранения и на дела поличному составу. Описи, подготовленные самостоятельными подразделениямиАдминистрации, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовитархив Управления делами и по которой дела передаются в Государственное казенноеучреждение Московской области «Центральный государственный архив Московскойобласти».

180. Прием каждого дела в архивепроизводится по описям в присутствии работников самостоятельных подразделенийАдминистрации, сдающих дела в архив. При этом на обоих экземплярах описейнапротив каждого дела, включенного в них, делается отметка о наличии дела, атакже указывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел.

 

5.Хранение и использование документов в самостоятельных

подразделенияхАдминистрации

 

181. С момента создания (получения) и допередачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела.

182. Руководители самостоятельныхподразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.

183. Дела находятся в рабочих комнатахили специально отведенных для хранения помещениях, располагаются в закрытыхшкафах, обеспечивающих полную сохранность документов.

 

V.Особенности работы с электронными документами

 

184. Электронные документы Администрацииявляются официальными документами Администрации. Электронный документАдминистрации должен быть оформлен в соответствии с Правилами делопроизводстваи иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажномносителе.

185. В Администрации могутиспользоваться электронные документы, создаваемые в электронной форме безпредварительного документирования на бумажном носителе, а также электронныеобразы документов, полученные в результате сканирования бумажных документов ихранящиеся в МСЭД.

186. Для подтверждения подлинностиэлектронных документов, направляемых в другие организации, используетсяэлектронная подпись должностного лица Администрации, подписавшего документ, всоответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электроннойподписи».

187. При обработке, рассмотрении,согласовании и подписании электронных документов в МСЭД во внутреннемдокументообороте Администрации могут использоваться способы подтверждениядействий с электронными документами (например, «Подписано», «Согласовано» сотображением соответствующей даты согласования, подписания), при которыхэлектронная подпись не используется, то есть идентификация должностного лицапроизводится по его учетной записи в МСЭД.

188. Электронные документы илиэлектронные образы документов, направляемые при взаимодействии с АдминистрациейПрезидента Российской Федерации, аппаратами палат Федерального СобранияРоссийской Федерации, иными федеральными органами государственной власти,органами государственной власти субъектов Российской Федерации, Московскойобластной Думой, центральными исполнительными органами государственной властиМосковской области, государственными органами Московской области игосударственными учреждениями Московской области, органами местногосамоуправления муниципальных образований Московской области, а также междусамостоятельными подразделениями Администрации, заверяются электронной подписьюили собственноручной подписью должностного лица, подписавшего документ.

189. Прием электронных документов вадрес Правительства Московской области, Губернатора Московской области,Администрации, руководителя Администрации, первых заместителей руководителяАдминистрации, заместителей руководителя Администрации и соответствующихдолжностных лиц самостоятельных подразделений Администрации, а также отправка электронныхдокументов, подписанных электронной подписью, или электронных образовдокументов, подписанных собственноручной подписью Губернатора Московскойобласти, руководителя Администрации, осуществляется Управлениемдокументооборота, отправка электронных документов, подписанных электроннойподписью, или электронных образов документов, подписанных собственноручнойподписью соответствующих должностных лиц Администрации, осуществляетсяделопроизводителями в самостоятельных подразделениях Администрации.

190. При получении электронныхдокументов, подписанных электронной подписью, поступивших из федеральныхорганов государственной власти, исполнительных органов государственной властисубъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также государственныхвнебюджетных фондов, Управление документооборота осуществляет проверкудействительности электронной подписи.

191. При включении электронныхдокументов в МСЭД формируется регистрационная карточка, посредством которойобеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение ииспользование.

192. Документы, создаваемые вАдминистрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, могутвключаться в МСЭД после сканирования и создания электронных образов документов.Включение электронного образа документа в МСЭД возможно после его сравнения сподлинником документа.

193. Единицей учета электронногодокумента является электронный документ, зарегистрированный в МСЭД.

194. Электронный документ, имеющийприложения, регистрируется и учитывается как один документ.

195. В номенклатуре дел указывается, чтодело ведется в электронной форме, что отмечается в графе «Примечание»,например, «в электронном виде».

196. Электронные документы формируются вдела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке,установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

197. Электронные сообщения, поступающиепо системе МЭДО, проходят регистрацию в МСЭД в порядке, установленномраспоряжением Губернатора № 516-РГ.

198. Электронные документы после ихисполнения подлежат хранению в МСЭД.

 

VI.Выполнение переводов

 

199. Входящие документы на иностранныхязыках, поступившие в Администрацию, до регистрации подлежат переводу нарусский язык в порядке и на условиях, установленных государственным контрактомна оказание услуг для государственных нужд Московской области, заключаемыммежду Управлением делами и организацией, осуществляющей оказание услуг пописьменному переводу текста (далее - Исполнитель), в соответствии с Федеральнымзаконом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров,работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

200. Оказание услуг по письменномупереводу текста осуществляется в сроки и объемах, указанных в заявках (с приложеннымк заявке документом на иностранном языке), которые направляются Исполнителю поэлектронной почте в день поступления документа в Администрацию работникомУправления документооборота.

201. Переведенный документ и подписанныйсчет об оказании услуг по переводу Исполнитель направляет в Управлениедокументооборота по электронной почте. Поступивший переведенный документобрабатывается Управлением документооборота в соответствии с Правиламиделопроизводства и Инструкцией, а счет передается по реестру передачидокументов в Управление делами.

 

VII.Изготовление, учет, использование и хранение

печатей иштампов

 

202. Оттиск печати является способомподтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печатьставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством РоссийскойФедерации и законодательством Московской области. Печать ставится на свободномот текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать можетзахватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, если иноене определено дополнительными требованиями законодательства.

В документах, подготовленных на основеунифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».

203. В Администрации используютсякруглые мастичные гербовые и негербовые печати. В Администрации в случаях,установленных законодательством Российской Федерации, используются гербовыепечати. Негербовые печати (без воспроизведения герба Московской области)ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

204. Порядок воспроизведения гербаМосковской области на печатях установлен Законом Московской области №183/2005-ОЗ «О гербе Московской области».

205. Решение о необходимостиизготовления гербовых печатей и их количестве принимает руководительАдминистрации на основании служебной записки инициатора изготовления.

206. В Администрации имеются следующиегербовые печати:

большая гербовая печать «ПравительствоМосковской области» (диаметром 40 мм);

большая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» (диаметром 40 мм);

две малые гербовые печати «АдминистрацияГубернатора Московской области» (диаметром 29 мм), имеющие номера 1 и 2;

металлическая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» (диаметром 21 мм).

207. Самостоятельные подразделенияАдминистрации могут иметь круглые негербовые печати с наименованиемсамостоятельного подразделения Администрации в соответствии с положениями оних.

208. Штамп, определяемый какразновидность печати прямоугольной формы, имеет размеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм. Мастичные(резиновые) штампы используются в самостоятельных подразделениях Администрациидля проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнениидокументов, а также других отметок справочного характера.

209. Для обеспечения оперативнойдоставки документов используются штампы «Весьма срочно» («В. Срочно»), «Срочно»,«Вручить немедленно». При отправке корреспонденции с грифом «ДСП» на пакетахпроставляется печать «Для пакетов».

210. Штамп с факсимильнымвоспроизведением подписи руководителя Администрации разрешается использовать накопиях подписанных документов, поздравительных адресах, открытках ителеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи приоформлении подлинников всех документов запрещается.

211. Необходимость изготовления штампа сфаксимильным воспроизведением подписи руководителя Администрации определяетсяруководителем Администрации. Должностное лицо в Администрации, ответственное заиспользование и сохранность указанного штампа, назначается руководителемАдминистрации.

212. Изготовление печатей и штампов дляАдминистрации производится Управлением делами в соответствии с заявкамируководителей самостоятельных подразделений Администрации и подготовленными имиэскизами.

213. Изготовленные печати и штампыпередаются Управлением делами под расписку работнику самостоятельногоподразделения Администрации, ответственному за учет печатей и штампов, для ихучета в журнале учета печатей и штампов согласно приложению 3 к Инструкции.

214. Самостоятельные подразделенияАдминистрации, использующие в своей работе печати и (или) штампы, ведут журналучета печатей и штампов самостоятельного подразделения Администрации спроставлением оттисков печатей и штампов.

215. Печати и штампы выдаются работникомсамостоятельного подразделения Администрации, ответственным за учет печатей иштампов, под расписку в журнале учета печатей и штампов работникамсамостоятельных подразделений Администрации, отвечающим за их использование исохранность. Передача печатей посторонним лицам и вынос их из помещений,занимаемых Администрацией, не допускается.

216. При смене лиц, ответственных заиспользование и сохранность печатей и штампов, печати и штампы передаются собязательной отметкой в журнале учета печатей и штампов.

Работник самостоятельного подразделенияАдминистрации, которому были выданы печать или штамп, при освобождении отзамещаемой должности (увольнении с работы) обязан сдать их работнику своегосамостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учет печатей иштампов, для отметки о сдаче в журнале учета печатей и штампов.

217. Гербовые печати хранятся в сейфах,иные печати (штампы) могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках). Прихранении принимаются меры, обеспечивающие сохранение у печатей свойств икачеств, дающих возможность использования их по назначению, а такжесохранность, исключающую возможность их хищения или использования постороннимилицами.

218. Пришедшие в негодность, изношенные,неиспользуемые и устаревшие печати, штампы, факсимиле подлежат возвратуработнику самостоятельного подразделения Администрации, ответственному за учетпечатей и штампов, для последующего уничтожения по акту согласно приложению 4 кИнструкции. В журнале учета печатей и штампов проставляются соответствующиеотметки.

219. Об утере печати, штампа, факсимиле,используемого в самостоятельном подразделении Администрации, незамедлительноставится в известность работник, ответственный за учет печатей и штампов, ируководитель самостоятельного подразделения Администрации. За нарушение правилхранения, использования, утрату печати или штампа виновное лицо несетответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

220. Контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов в самостоятельных подразделенияхАдминистрации возлагается на руководителей самостоятельных подразделенийАдминистрации.

221. Большая гербовая печать «ПравительствоМосковской области» и большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московскойобласти» хранятся у ответственных должностных лиц из числа первых заместителей,заместителей руководителя Администрации, назначенных руководителемАдминистрации, и учитываются в журнале учета печатей и штампов Управлениядокументооборота.

222. Примерный перечень документов, накоторые ставится большая гербовая печать «Правительство Московской области»,представлен в приложении 5 к Инструкции.

223. Примерный перечень документов, накоторые ставится большая гербовая печать «Администрация Губернатора Московскойобласти», представлен в приложении 6 к Инструкции.

224. Малая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» № 1 хранится в Управлении кадров и учитываетсяв журнале учета печатей и штампов Управления кадров.

Малая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» № 1 ставится на справках, в трудовых книжках,командировочных удостоверениях.

Кроме того, в Управлении кадровнаходятся на хранении и используются в работе:

круглая негербовая печать (диаметром 40мм) «Управление кадров Губернатора и Правительства Московской области. Длядокументов»;

штампы специалистов Управления кадров суточнением должности для заверения кадровых документов;

штампы «Администрация ГубернатораМосковской области» для заполнения трудовой книжки о присвоении классного чина,об изменении сведений об образовании, об изменении фамилии;

штамп для заверения подписи.

Негербовая печать «Управление кадровГубернатора и Правительства Московской области. Для документов» используетсядля заверения:

рассылаемых по спискам рассылки бумажныхкопий документов Администрации (приказов и распоряжений);

копий соглашений и договоров,заключенных Администрацией Губернатора Московской области;

иных кадровых документов.

225. Малая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» № 2 хранится в Управлении по вопросам наград игеральдики и учитывается в журнале учета печатей и штампов Управления повопросам наград и геральдики Администрации Губернатора Московской области.

Малая гербовая печать «Администрация ГубернатораМосковской области» № 2 ставится на наградных листах к государственным наградамРоссийской Федерации, удостоверениях к наградам Московской области, бланкахзнаков отличия Губернатора Московской области, справках (выписках изпротоколов) о награждении знаками отличия Губернатора Московской области.

226. Металлическая гербовая печать «АдминистрацияГубернатора Московской области» хранится в Управлении делами и используется длязаверения подписи Губернатора Московской области на служебных удостоверенияхчленов Правительства Московской области и подписи руководителя Администрации наслужебных удостоверениях работников Администрации.

227. В Управлении по организациизаседаний Правительства Московской области Администрации Губернатора Московскойобласти находится на хранении и используется в работе круглая негербовая печать(диаметром 40 мм) с надписью: «Администрация Губернатора Московской области» поокружности по часовой стрелке и надписью: «Управление по организации заседанийПравительства Московской области» по горизонтали в центре.

Указанная печать используется длязаверения рассылаемых по спискам рассылки бумажных копий повесток, соглашений,выписок из протоколов и стенограмм, постановлений и распоряжений ПравительстваМосковской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московскойобласти, распоряжений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителяПредседателя Правительства Московской области, заместителей ПредседателяПравительства Московской области и руководителя Администрации.

 

 

 

Приложение 1

кИнструкции

 

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА УЧЕТА ГЕРБОВЫХ БЛАНКОВ

 

ЖУРНАЛ

учета гербовых бланков

 

№ п/п	Дата выдачи	Наименование 1 вида бланка	Номер выданного бланка	Кому выдано		Возврат испорченного бланка		Отметка об уничтожении (дата и номер акта)
				ФИО получателя	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка о возврате
1
2
3

 

 

< 1 >

Допускается  вести в журнале  раздельный  учет по видам гербовых бланков

(в таком случае графа «Наименованиевида бланка» может быть опущена).

 

 

 

Приложение 2

кИнструкции

 

                                  ОБРАЗЕЦ

                   АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ГЕРБОВЫХБЛАНКОВ

 

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Наименование должности руководителя

                                       _____________ (расшифровка подписи)

                                         (подпись)

                                       ____________

                                          (дата)

 

                              АКТ № _________

                      об уничтожении гербовыхбланков

 

Комиссияв составе:

Должность                                                     И.О. Фамилия

Должность                                                     И.О. Фамилия

Должность                                                     И.О. Фамилия

 

на  основании п.  18  Инструкции  по   делопроизводству  в  Администрации

ГубернатораМосковской области,  утвержденной  распоряжением Администрации

ГубернатораМосковской области от __________ № _______________, подготовила

куничтожению следующие гербовые бланки:

 

№ п/п	Наименование вида бланка	Перечень номеров бланков
1
2
3

 

Всегоподлежит уничтожению ______________________________ гербовых бланков.

                                     (прописью)

 

Подписи:

                                 (подпись)                    И.О.Фамилия

                                 (подпись)                    И.О.Фамилия

                                 (подпись)                    И.О.Фамилия

 

Номера   гербовых бланков  перед  уничтожением сверили  с записями в Акте

ибланки полностью уничтожили путем _______________________________________

«__»__________ 20__ г.

 

Отметкив журнале учета выдачи гербовых бланков произвел:

 

Должность                         (подпись)                    И.О. Фамилия

____________

   (дата)

 

 

 

Приложение 3

кИнструкции

 

ОБРАЗЕЦ

ЖУРНАЛА УЧЕТА ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ

 

ЖУРНАЛ

учета печатей и штампов

 

 

№ п/п	Дата регистрации печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Кому выдано			Оттиск сдаваемой печати (штампа)	Дата возврата и расписка о приемке	Номер и дата утверждения акта об уничтожении печати (штампа)
			Подразделение, должность ответственного лица	ФИО ответственного лица	Дата и расписка в получении
1

 

 

 

Приложение 4

кИнструкции

 

                                  ОБРАЗЕЦ

                   АКТА ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ПЕЧАТЕЙИ ШТАМПОВ

 

                                       УТВЕРЖДАЮ

                                       Наименование должности руководителя

                                       _____________ (расшифровка подписи)

                                         (подпись)

                                       ____________

                                          (дата)

 

                              АКТ № _________

                     об уничтожении печатей иштампов

 

Комиссияв составе:

Должность                                                     И.О. Фамилия

Должность                                                     И.О. Фамилия

Должность                                                     И.О. Фамилия

 

наосновании ______________________________________________________________

                   (наименование нормативногоакта, его номер и дата)

подготовилак уничтожению следующие печати и штампы:

 

№ п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)
1
2
3

 

Всегоподлежит уничтожению _____________________________ печатей и штампов.

                                     (прописью)

 

Подписи:

                                  (подпись)                    И.О. Фамилия

                                 (подпись)                    И.О.Фамилия

                                 (подпись)                    И.О.Фамилия

Печатии штампы перед уничтожением  сверили  с записями в Акте и полностью

уничтожилипутем __________________________________________________________

«__»__________ 20__ г.

 

Отметкив журнале учета об уничтожении печатей и штампов произвел:

 

Должность                         (подпись)                    И.О. Фамилия

____________

   (дата)

 

 

 

Приложение 5

кИнструкции

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ БОЛЬШАЯ ГЕРБОВАЯПЕЧАТЬ

ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Акты (приемки законченныхстроительством объектов, оборудования, выполненных работ; оказанных услуг;списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки изархивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получениематериальных ценностей, представление интересов в суде, других органах иорганизациях).

5. Договоры и соглашения, заключенныеМосковской областью от имени субъекта Российской Федерации <1> или Правительством Московской области <2>.

 

<1> Договор,заключаемый от имени Московской области, подписывается Губернатором Московскойобласти (пункт 89 Регламента Правительства Московской области).

<2> Соглашение,заключаемое от имени Правительства Московской области, подписываетсяГубернатором Московской области, либо его подписание распоряжением ГубернатораМосковской области или нормативным правовым актом Правительства Московскойобласти может быть поручено одному из Вице-губернаторов Московской области,первому заместителю Председателя Правительства Московской области, заместителюПредседателя Правительства Московской области - руководителю АдминистрацииГубернатора Московской области, заместителю Председателя ПравительстваМосковской области, министру Правительства Московской области (пункт 90Регламента Правительства Московской области).

 

6. Задания (на проектирование объектов,технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы(отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фондсоциального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы(платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Повестки заседаний ПравительстваМосковской области.

11. Постановления и распоряженияПравительства Московской области, постановления и распоряжения ГубернатораМосковской области, распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первогозаместителя Председателя Правительства Московской области, заместителяПредседателя Правительства Московской области - руководителя АдминистрацииГубернатора Московской области, заместителей Председателя ПравительстваМосковской области.

12. Протоколы заседаний ПравительстваМосковской области.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений,представляемых в банк).

14. Сметы расходов.

15. Справки (лимитные, о выплатестраховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной ипричитающейся зарплате).

 

 

 

Приложение 6

кИнструкции

 

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ БОЛЬШАЯ ГЕРБОВАЯПЕЧАТЬ

АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

 

1. Акты (приемки законченныхстроительством объектов, оборудования, выполненных работ, оказанных услуг,списания, проведения экспертизы).

2. Архивные справки и копии (выписки изархивных документов).

3. Гарантийные письма.

4. Доверенности (на получениематериальных ценностей, представление интересов в суде, других органах иорганизациях).

5. Договоры и соглашения, заключенныеАдминистрацией Губернатора Московской области.

6. Задания (на проектирование объектов,технических сооружений, капитальное строительство; технические).

7. Образцы подписей на открытие счетов.

8. Отчетные бухгалтерские документы(отчеты, предоставляемые в налоговую инспекцию, в пенсионный фонд, фондсоциального страхования, статистическое управление).

9. Платежные расчетные документы(платежные поручения, счета, счета-фактуры, накладные, авизо).

10. Реестры (чеков, бюджетных поручений,представляемых в банк).

11. Сметы расходов.

12. Справки (лимитные, о выплатестраховых сумм, использовании бюджетных ассигнований на зарплату, начисленной ипричитающейся зарплате).