Решение Совета депутатов Павлово-Посадского муниципального района от 07.04.2006 № 212/38
Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Павлово-Посадского муниципального района
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ПАВЛОВО-ПОСАДСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН СОВЕТ ДЕПУТАТОВ РЕШЕНИЕ от 7 апреля 2006 г. N 212/38 Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Павлово-Посадского муниципального района На основании Федерального закона N 131-ФЗ от 06.10.2003 "Обобщих принципах организации местного самоуправления в РоссийскойФедерации", Закона Московской области N 139/9 от 28.02.2005 Советдепутатов решил: 1. Утвердить Порядок рассмотрения обращений граждан вадминистрации Павлово-Посадского муниципального района(прилагается). 2. Постановление главы Павлово-Посадского района от 16.10.2001N 661-р "Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан вадминистрации Павлово-Посадского района" считать утратившим силу. 3. Опубликовать данное решение в газете "Павлово-Посадскиеизвестия". Председатель Совета депутатов М.Н. Калинин 07.04.2006 Глава района И.А. Варфоломеев 07.04.2006 Утвержден решением Совета депутатов Павлово-Посадского муниципального района Московской области от 7 апреля 2006 г. N 212/38 Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Павлово-Посадского муниципального района 1. Общие положения 1.1. Настоящий Порядок рассмотрения обращений граждан вадминистрации Павлово-Посадского муниципального района Московскойобласти (далее - Порядок) в соответствии с Уставом Павлово-Посадскогомуниципального района устанавливает основные требования корганизации рассмотрения обращений граждан и правила веденияделопроизводства по данной категории обращений. 1.2. В администрации района рассматриваются обращения гражданпо вопросам, находящимся в ведении района, в соответствии сКонституцией РФ, законами Российской Федерации, Московской области,Уставом Павлово-Посадского муниципального района, вступившими в силудоговорами и соглашениями о разграничении полномочий междуРоссийской Федерацией и Московской областью. 1.3. Правительство Московской области вправе поручитьрассмотрение вопроса, содержащегося в обращении, администрацииПавлово-Посадского муниципального района в рамках переданных емуотдельных государственных полномочий. 1.4. Рассмотрение обращений производится главой района,заместителями главы администрации района, руководителями структурныхподразделений и иными должностными лицами в соответствии споручением главы района. 1.5. Справочную работу по обращениям граждан осуществляютспециалисты общего отдела Управления делами администрации района(далее - общий отдел). 1.6. Общий отдел регулярно готовит аналитическую истатистическую информацию о характере обращений граждан ипредставляет ее главе района. 1.7. Все работники администрации района, работающие собращениями, несут ответственность за сохранность находящихся у нихна рассмотрении обращений и документов, связанных с ихрассмотрением. Сведения, содержащиеся в обращениях, могут бытьиспользованы только в служебных целях и в соответствии сполномочиями лица, работающего с обращением. Запрещается разглашениесодержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихсяграждан без их согласия. 1.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращенийграждан осуществляет общий отдел, который систематически направляетв структурные подразделения напоминания об обращениях, срокрассмотрения которых истекает, и отдельно о тех, срок рассмотрениякоторых истек. 1.9. Требования работы с обращениями граждан, предусмотренныенастоящим Порядком, обязательны для всех работников структурныхподразделений администрации района. 1.10. Должностные лица, нарушившие настоящий Порядок, несутответственность в соответствии с действующим законодательством. 2. Прием и первичная обработка письменных обращений граждан 2.1. Все присланные по почте письменные обращения (в том числетелеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, передаются вобщий отдел администрации Павлово-Посадского муниципального районаМосковской области (далее - общий отдел). 2.2. При приеме и первичной обработке документов в общемотделе: 2.2.1. Проверяется правильность адресования корреспонденции ицелостность упаковки. 2.2.2. Вскрываются конверты, проверяется наличие в нихдокументов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письмаподкалывается конверт. 2.2.3. Поступившие документы (паспорта, военные билеты,трудовые книжки, фотографии и другие подобные приложения к письму)подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия самоготекста письма работником общего отдела, регистрирующим почту,составляется справка с текстом: "Письма в адрес администрацииПавлово-Посадского муниципального района Московской области нет",датой и личной подписью, которая прилагается к поступившимдокументам. 2.2.4. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаютсяна почту невскрытыми. 2.2.5. На письма, поступившие с денежными знаками (кромеизъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями ит.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых привскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях,когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутыхавторами в описях на ценные письма, составляется акт в двухэкземплярах. Один акт хранится в общем отделе, второй приобщается кпоступившему обращению. 2.2.6. Прием письменных обращений непосредственно от гражданпроизводится в общем отделе ежедневно с 9.00 до 18.00. Непринимаются обращения, не содержащие фамилии и подписи обратившегосягражданина и адреса для ответа. По просьбе заявителя на копии иливтором экземпляре принятого обращения ставится штамп, проставляютсярегистрационный номер и дата обращения. Анонимные обращения, содержащие сведения о готовящемся илисовершенном преступлении, направляются для проверки вправоохранительные органы. 2.2.7. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя главы района вскрываются в приемной главы района; заместителей главы администрации района вскрываются всоответствующих приемных; работников администрации района передаются адресатамневскрытыми. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", неявляется письмом личного характера, получатель должен передать егодля регистрации. 2.2.8. Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений,поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале работникомобщего отдела, отвечающим за регистрацию и передачу документации,поступившей по факсу. 2.2.9. Обращения, поступившие по электронной почте, сетиИнтернет, принимаются в отделе информационных ресурсов, гдераспечатываются и передаются в общий отдел. 2.2.10. Обращения, поступившие во время проведения "прямых" и"горячих" линий, учитываются специалистами администрации,отвечающими за проведение "прямой" линии. 2.2.11. Запрещается направлять жалобы для рассмотрения теморганам и должностным лицам, решения и действия (бездействие)которых обжалуются. 3. Регистрация и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан 3.1. Поступившие в общий отдел обращения проходят регистрацию сиспользованием системы автоматизации делопроизводства "Обращенияграждан". Одновременно с электронной регистрацией оформляетсярегистрационно-контрольная карточка, прилагаемая к обращениюсогласно образцу N 1 (не приводится), которая направляется главерайона, и согласно образцу N 2 (не приводится) (на листе зеленогоцвета) заместителям главы администрации района. 3.2. При регистрации: в правом нижнем углу первой страницы проставляетсярегистрационный штамп; письму присваивается регистрационный номер; указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительномпадеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то такоеобращение считается коллективным. Коллективными являются такжеобращения, поступившие от имени коллектива организации, а такжерезолюции собраний и митингов; отмечается тип доставки обращения(письмо, телеграмма, доставлено лично и т.д.). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (изаппарата Правительства Московской области, Московской областной Думыи т.д.), оформляется регистрационно-контрольная карточка согласнообразцу N 1, выполненная на листе розового цвета, проставляются датаи исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях, поступивших из аппарата Правительства Московскойобласти, ставится отметка "Контроль" и проставляется дата окончанияконтрольного срока. Обращение проверяется на повторность, при необходимости изархива поднимается предыдущая переписка. Повторным считаетсяобращение, поступившее от одного и того же автора по одному и томуже вопросу, если со времени подачи первого обращения истекустановленный законодательством срок рассмотрения или заявитель неудовлетворен полученным ответом. Письма граждан, поступившие из редакций средств массовойинформации, органов политических партий и общественных организаций(в том числе с просьбой проинформировать о результатахрассмотрения), рассматриваются как обычные обращения. 3.3. Письма с просьбами о личном приеме должностными лицамирассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторамнаправляются сообщения о порядке записи на прием, а заявленияоформляются в дело как исполненные. 3.4. В случае если вопрос, поставленный в обращении, ненаходится в компетенции администрации района, то обращение суведомлением об этом обратившегося гражданина в течение пяти днейпересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данныйвопрос. Обращения, присланные не по принадлежности изгосударственных органов и других организаций, возвращаются внаправившую организацию. 3.5. Зарегистрированные обращения передаются для рассмотренияглаве района и заместителям главы администрации района. 3.6. Поступившие в структурные подразделения администрациирайона письменные обращения граждан рассматриваются в срок до одногомесяца со дня их регистрации в общем отделе, а письма, не требующиеспециального изучения и (или) проверки - в срок до пятнадцати дней. Рассмотрение обращений граждан, содержащих вопросы защиты правребенка, предложения по предотвращению возможных аварий иличрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно. В случае если обращение написано на иностранном языке илиточечно-рельефным шрифтом слепых, срок рассмотрения обращенияувеличивается на время, необходимое для перевода. 3.7. Централизованную подготовку ответа заявителю (а дляконтрольных поручений и в вышестоящие, и другие организации)осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым.Соисполнители не позднее пяти дней до истечения срока исполненияписьма обязаны представить ответственному исполнителю всенеобходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. 3.8. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращенийграждан, в т.ч. поставленных на контроль, осуществляет общий отдел,который периодически направляет в структурные подразделениянапоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает илиуже истек. 3.9. Должностное лицо, которому поручено рассмотрениеобращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запроситьв установленном порядке дополнительные материалы и объяснения узаявителя и иных юридических и физических лиц. 3.10. В случае если обращение, по мнению исполнителя,направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращаетего в общий отдел, указывая при этом подразделение, в которое, поего мнению, следует направить обращение. Запрещается передаватьобращения граждан из одного структурного подразделения в другое,минуя общий отдел. 3.11. Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы,направляются для сведения по принадлежности и списываются в делоработниками соответствующих структурных подразделений. Письма,бессмысленные по содержанию, списываются в дело работниками общегоотдела. 3.12. На письма, не содержащие конкретных просьб (в том числестандартные поздравления, письма, присланные для сведения и т.д.)ответы, как правило, не даются. 3.13. В случае если обращение того же лица (группы лиц) и потем же основаниям было ранее рассмотрено, и во вновь поступившемобращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятыхрешений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправепринять решение об оставлении обращения без рассмотрения, уведомивоб этом заявителя. 3.14. В случае если по вопросам, содержащимся в обращении,возбуждено судебное производство с участием того же лица (группылиц), или материалы, необходимые для принятия решения и ответазаявителю рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может бытьотложено до вступления в законную силу решения суда, о чемуведомляется заявитель. 3.15. В случае если по вопросу, содержащемуся в обращении,имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностноелицо, которому направлено обращение, вправе принять решение обоставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этомзаявителя. 3.16. В случае если при рассмотрении обращения, поданного винтересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражаютпротив его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается. 3.17. В случаях, требующих для разрешения вопросов,поставленных в обращении, проведения специальной проверки,истребования дополнительных материалов, принятия других мер, срокирассмотрения могут быть продлены не более чем на один месяц ссообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованиемнеобходимости продления сроков. 3.18. Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения(промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю и вобщий отдел администрации района. 3.19. В случае если контроль за рассмотрением обращенийустановлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязанзаблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотренияобращения. 4. Требования к оформлению ответа 4.1. Ответы на обращения граждан подписывают руководители идолжностные лица, которым дано поручение главой района. Ответы вфедеральные органы об исполнении поручений о рассмотрении обращенийграждан подписывают заместители главы администрации. Ответы напоручения, поступившие от Губернатора Московской области,подписывает глава района. 4.2. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно,кратко, исчерпывающе давать ответ на все поставленные в письмевопросы. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответеследует указывать, какие меры приняты к виновным должностным лицам. 4.3. В ответе в вышестоящую организацию должно быть четкоуказано то, что заявитель в той или иной форме проинформирован орезультатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективнымобращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ. 4.4. По результатам рассмотрения может быть принят нормативныйакт. В случае если экземпляр такого акта направляется заявителю,подготовки специального ответа не требуется. 4.5. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы, имеющиеобщественное значение, может быть вынесено на заседаниеадминистрации района. 4.6. Подписание документа, на котором обозначена подпись одногодолжностного лица, другим должностным лицом путем проставленияпредлога "за" или косой черты перед наименованием должностиподписывающего не разрешается. 4.7. Представляемые на подпись проекты ответов должны бытьзавизированы исполнителями. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату.Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа второгоэкземпляра документа на нижнем его поле. 4.8. Если ответ имеет приложения, названные в тексте, тоотметка о них делается ниже текста до подписи по следующей форме:"Приложение на ___ л. (листах), в ____ экз.". Приложения, неназванные в ответе, перечисляются с указанием наименования,количества листов и экземпляров каждого. При наличии несколькихприложений они нумеруются. 4.9. Предложения, заявления, жалобы, на которые даютсяпромежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершаетсятолько после вынесения окончательного решения и принятияисчерпывающих мер. Если по письму дается промежуточный ответ, то в текстеуказывается срок окончательного разрешения вопроса. Материалы по обращениям граждан считаются исполненными иснимаются с контроля после направления письменного ответа заявителюи резолюции главы района или заместителя главы администрации (еслиему поручено окончательное решение вопроса по обращению) в дело навтором экземпляре документа. Исполнителем на втором экземпляре ответа проставляется одна изследующих записей по итогам рассмотрения обращения(удовлетворительно, разъяснено, отказано, направлено в другуюорганизацию по принадлежности). 4.10. При необходимости исполнитель может составить справку орезультатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответзаявителю был дан по телефону или при личной беседе, если прирассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные вответе, но существенные для рассмотрения дела). 4.11. Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаютсяна бланках установленной формы в соответствии с инструкцией поделопроизводству в администрации района. 4.12. Подлинники обращений граждан в вышестоящие организациивозвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату"или специальной отметки в сопроводительном письме. 4.13. После завершения рассмотрения обращения и оформленияответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся крассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильностьоформления ответа и делается отметка в информационной системе"Обращения граждан". Специалист по работе с обращениями гражданвправе обратить внимание исполнителя на несоответствиеподготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящимПорядком, и предложить переоформить ответ. 4.14. Предложения, заявления и жалобы граждан считаютсяразрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, по нимприняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы,соответствующие действующему законодательству. 4.15. Обращение может быть возвращено исполнителю дляповторного рассмотрения, если нет ответа на все поставленные в немвопросы или ответ не соответствует требованиям, предъявляемым коформлению. 4.16. По сложным обращениям проект ответа заявителюсогласовывается с юридическим отделом администрации. 5. Личный прием граждан 5.1. Личный прием граждан главой района, заместителями главыадминистрации организуется общим отделом и проводится по заранееутвержденному графику, заблаговременно доведенному до сведениянаселения. 5.2. Предварительная запись на прием к главе районаосуществляется специалистом общего отдела ежедневно с 9.00 до 18.00в отдельном, специально отведенном помещении. Специалистконсультирует заявителя, разъясняя порядок разрешения его вопроса,составляет краткую аннотацию обращения. 5.3. Во время предварительной записи специалист вправе посогласованию с заявителем направить его на беседу или на прием кзаместителям главы администрации, руководителям и специалистамслужб. При необходимости для рассмотрения поставленных заявителемвопросов может быть приглашен (по договоренности) специалистсоответствующего подразделения администрации района. 5.4. Запись на повторный прием к руководителям осуществляетсяне ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. 5.5. Сведения о заявителях, обратившихся в общий отдел заразъяснением или консультацией и не требующих приема руководителями,заполняются специалистом общего отдела, исходя из содержания ответана предыдущее обращение по этому вопросу. 5.6. Во время личного приема каждый гражданин имеет возможностьизложить свое обращение устно либо в письменной форме. 5.7. На устные обращения граждан, как правило, ответ дается вустной форме. Переданное на приеме посетителем письменное заявлениерегистрируется с использованием системы автоматизацииделопроизводства "Обращения граждан". Одновременно с электроннойрегистрацией оформляется регистрационно-контрольная карточкасогласно прилагаемому образцу N 3 (не приводится) и обращениерассматривается в установленный законом срок. В случае если обстоятельства, изложенные в устном обращении,требуют дополнительной проверки, устное обращение оформляетсясправкой должностного лица, к которому поступило обращение, и вдальнейшем рассматривается применительно к настоящему Порядку. 5.8. В случае если руководитель в ходе беседы дал ответы на всепоставленные вопросы заявителю, в карточке личного приема ставитсяотметка "Дано разъяснение" и обращение считается завершенным. 5.9. Если требуется дополнительное рассмотрение, в ходе приемаруководитель уведомляет заявителя о том, кому будет порученорассмотрение его обращения и откуда он получит ответ. 5.10. Контроль за сроками поручений по устному обращению сличного приема руководителей осуществляет общий отдел. 5.11. Обращения граждан на личном приеме руководителей, такжекак и письменные обращения (если в поручении не установлен инойсрок), рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрациив общем отделе. 5.12. После завершения личного приема согласно поручениям главырайона специалист направляет предложения, заявления и жалобыисполнителю. 5.13. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб ижалоб ведется на машинных носителях ПЭВМ и на карточках согласноприлагаемому образцу N 3. 5.14. Подготовку ответа заявителю осуществляет исполнитель вустановленные законом сроки. В случае если поручение о рассмотрении обращения даетсянескольким исполнителям, централизованная подготовка ответазаявителю возлагается на исполнителя, указанного в поручении первым. 5.15. После завершения рассмотрения обращения и оформленияответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся крассмотрению, передаются в общий отдел, где проверяется правильностьоформления ответа и делается отметка в ПК с указанием краткогосодержания ответа. 5.16. В случае отказа в удовлетворении просьбы должностное лицообязано разъяснить, что гражданин вправе обжаловать решение,принятое по результатам его обращения, в вышестоящий орган,вышестоящему должностному лицу или в суд в порядке, предусмотренномзаконодательством. 5.17. Администрацией района могут не рассматриваться: - обращения тех же лиц (группы лиц) и по тем же основаниям,которые были рассмотрены ранее, и в новых обращениях которыхотсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений; - обращения, передаваемые через представителя, чьи полномочияне удостоверены в установленном законом порядке; - обращения, по которым имеются вступившие в законную силусудебные решения; - обращения лиц, которые решением суда, вступившим в законнуюсилу, признаны недееспособными; - обращения, поданные в интересах третьих лиц, которыевозражают против его рассмотрения (кроме недееспособных лиц). 5.18. Поступившие ответы о принятых мерах по реализациипоручений по обращениям граждан с личного приема направляются наознакомление руководителю, осуществляющему прием. Если попредставленным материалам не поступает дополнительных поручений,рассмотренные обращения считаются завершенными и списываютсяруководителем, осуществляющим прием, в дело. 6. Контроль за рассмотрением обращений граждан 6.1. Контроль осуществляется по всем обращениям, поступившим вадминистрацию района и подлежащим рассмотрению. 6.2. В случае если в ответе, полученном от организации,рассматривавшей обращение, указывается, что вопрос, поставленныйзаявителем, будет решен в течение определенного периода времени,такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль, очем сообщается исполнителю посредством направления информации описьмах, поставленных на дополнительный контроль, с указаниемконтрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса. 6.3. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращенийграждан осуществляет общий отдел администрации района. 6.4. Контроль завершается только после принятия исчерпывающихмер по разрешению обращения, направления ответа заявителю либополучения копии ответа заявителю из структурного подразделенияадминистрации. Решение о снятии с контроля принимает руководитель,поставивший обращение на контроль. 6.5. При осуществлении контроля обращается внимание не толькона сроки исполнения поручений по обращениям граждан, но и на полнотурассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки фактов,изложенных в обращениях, законность и обоснованность принятых по нимрешений, своевременность их исполнения и направлений ответовзаявителям. 6.6. Руководители структурных подразделений администрации, накоторых возлагается контроль за прохождением обращений, обязанысвоевременно информировать общий отдел о завершении работы, опродлении сроков рассмотрения обращений, о передаче обращенийдругому структурному подразделению. На основании этой информацииделаются соответствующие отметки в электронной базе и производствепо обращению. 7. Заключительные положения 7.1. Предложения, заявления и жалобы граждан и относящиеся кним документы в делах располагаются в хронологическом порядке.Каждое предложение, заявление, жалоба и все документы по ихрассмотрению составляют в деле самостоятельную группу. В случаеполучения повторного заявления или получения дополнительныхдокументов они подшиваются к данной группе документов. Приоформлении дел проверяются правильность направления документов вдело, их полнота. Неразрешенные предложения, заявления подшивать вдело запрещается. Каждое дело оформляется в отдельной обложке(папке), где документы должны быть подшиты. 7.2. Предложения, заявления и жалобы граждан по завершенииделопроизводственного года хранятся в течение 5 лет. По истечениисрока хранения уничтожаются в установленном законом порядке. Заместитель управляющего делами администрации - начальник общего отдела В.Н. Смирнова