Распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2002 № 1193-РГ
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГУБЕРНАТОР РАСПОРЯЖЕНИЕ от 27.12.2002 N 1193-РГ Утратил силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 05.08.2008 г. N 314-РГ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительныхорганах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (В редакции распоряжений Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ) В целях дальнейшего совершенствования системыдокументационного обеспечения деятельности Правительства Московскойобласти, установления единого порядка ведения делопроизводства висполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области и государственныхучреждениях Московской области, образованных для реализацииотдельных функций государственного управления Московской области: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству висполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области (далее - Инструкция) иввести ее в действие с 1 января 2003 года. 2. Руководителям центральных и территориальных исполнительныхорганов государственной власти Московской области, государственныхорганов Московской области, государственных учреждений Московскойобласти, министру Правительства Московской области - руководителюаппарата Правительства Московской области Пархоменко И.О.обеспечить соблюдение Инструкции работниками исполнительныхорганов государственной власти Московской области, государственныхорганов и государственных учреждений Московской области, аппаратаПравительства Московской области. 3. Центральным исполнительным органам государственной властиМосковской области, государственным органам Московской областиразработать на основе настоящей Инструкции соответствующиеинструкции по делопроизводству в каждом центральном исполнительноморгане государственной власти Московской области, государственноморгане Московской области и ввести их в действие до 1 июня 2003года. 4. Управлению по обеспечению деятельности аппаратаПравительства Московской области (Тарасов С.Я.) обеспечитьизготовление Инструкции в количестве 1000 экземпляров. 5. Признать утратившими силу с 1 января 2003 г. распоряженияГубернатора Московской области от 29.12.2000 N 1165-РГ "Обутверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству ваппарате Правительства Московской области", от 23.04.2002 N 313-РГ"Об образовании рабочей группы по подготовке Инструкции поделопроизводству в исполнительных органах государственной властиМосковской области, государственных органах и государственныхучреждениях Московской области". Губернатор Московской области Б.В. Громов УТВЕРЖДЕНА распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2002 N 1193-РГ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции распоряжений Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ) I. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органахгосударственной власти Московской области, государственных органахМосковской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии сзаконодательством Российской Федерации, Уставом Московской области,законами Московской области, положениями Государственной системыдокументационного обеспечения управления, ГОСТ Р 51141-98"Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" иустанавливает единые правила работы со служебными документами иобращениями граждан в аппарате высшего исполнительного органагосударственной власти Московской области - Правительства Московскойобласти (далее - Правительство), центральных и территориальныхисполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области (далее - государственныеорганы). Действия Инструкции распространяются также нагосударственные учреждения Московской области, созданные дляреализации отдельных функций государственного управления Московскойобластью (далее - государственные учреждения). 1.2. Государственные органы организуют и ведут делопроизводствона основе индивидуальных инструкций и других нормативно -методических документов, не противоречащих законодательствуРоссийской Федерации, законодательству Московской области инастоящей Инструкции. 1.3. Организационно - методическое, информационное, правовое идокументационное обеспечение деятельности Правительства осуществляетаппарат Правительства Московской области (далее - аппаратПравительства). 1.4. Делопроизводство в аппарате Правительства ведется сиспользованием средств организационной и вычислительной техники,технологий системы автоматизированного делопроизводства идокументооборота (далее - САДД). Программное и информационноеобеспечение системы делопроизводства в процессе ее эксплуатации ваппарате Правительства осуществляется Управлением по обеспечениюдеятельности аппарата Правительства Московской области. 1.5. Применение САДД и других автоматизированных технологий вделопроизводстве в аппарате Правительства, государственных органахдолжно соответствовать положениям и требованиям настоящейИнструкции. 1.6. Положения настоящей Инструкции не распространяются напорядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну и конфиденциальную информацию. 1.7. Ответственность за организацию делопроизводства,соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы сдокументами в структурных подразделениях аппарата Правительства(далее - подразделения аппарата Правительства), государственныхорганах возлагается на их руководителей. 1.8. Контроль за состоянием ведения делопроизводства в аппаратеПравительства, государственных органах в соответствии с требованияминастоящей Инструкции осуществляет комиссия, создаваемая ГубернаторомМосковской области. 1.9. Методическое руководство службами делопроизводства вструктурных подразделениях аппарата Правительства, государственныхорганах осуществляется общим отделом аппарата ПравительстваМосковской области (далее - общий отдел). По этим и другим вопросамведения делопроизводства общий отдел взаимодействует ссоответствующими подразделениями аппарата Правительства игосударственных органов. II. Состав управленческих документов Правительства и государственных органов Деятельность Правительства, государственных органовобеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации.Ее состав определяется компетенцией Правительства, государственныхорганов, порядком разрешения вопросов (единоначальный иликоллегиальный), объемом и характером взаимосвязей междуПравительством, государственными органами, другими органамиуправления и организациями. Функции управления в Правительстве, государственных органахреализуются с помощью организационно - распорядительной документации(ОРД), которая включает в себя следующие группы документов:нормативные правовые акты, распорядительные, организационные иинформационно - справочные документы. 2.1. Нормативные правовые акты Под нормативными правовыми актами понимаются принимаемыеуполномоченными государственными органами акты, содержащие правовыенормы, то есть нормативные предписания, рассчитанные нанеограниченный круг субъектов и многократное или постоянноеприменение. Это письменные официальные документы, принятые(изданные) в определенной форме правотворческими органами в пределахих компетенции и направленные на установление, изменение или отменуправовых норм. Нормативным правовым актом является постановление. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных задач, установлениянорм, правил. Постановления Губернатора Московской области, ПравительстваМосковской области принимаются в соответствии и на основанииКонституции Российской Федерации, федеральных конституционныхзаконов во исполнение федеральных законов, указов ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, законов и иных нормативных правовых актовМосковской области, а также по организационным и другим вопросам,связанным с осуществлением ими своих полномочий (см. главу VИнструкции). 2.2. Распорядительные документы Распорядительный документ - вид письменного документа, вкотором фиксируются решения административных и организационныхвопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения ирегулирования деятельности аппарата Правительства, государственныхорганов, их подразделений и отдельных должностных лиц. Краспорядительным документам относятся: распоряжение, приказ,указание. 2.2.1. Распоряжение, приказ. Распоряжениями и приказами оформляются решения нормативногохарактера, а также решения по оперативным, организационным, кадровыми другим вопросам. Распоряжения, издаваемые Губернатором Московской области, Вице- губернатором Московской области, первыми заместителями,заместителями Председателя Правительства Московской области,министром Правительства Московской области - руководителем аппаратаПравительства Московской области, имеют обязательную силу длядолжностных лиц и организаций, которым распоряжение адресовано. По вопросам, находящимся в их компетенции, центральныеисполнительные органы государственной власти Московской областивправе принимать распоряжения, которые не могут противоречитьКонституции Российской Федерации, федеральным конституционнымзаконам, федеральным законам, указам Президента РоссийскойФедерации, постановлениям Правительства Российской Федерации, УставуМосковской области, законам Московской области, постановлениямГубернатора Московской области и постановлениям ПравительстваМосковской области. Приказ принимается полномочным на то должностным лицом,действующим на основе единоначалия. Приказы издаются с целью разрешения оперативных,организационных, кадровых и других вопросов деятельностигосударственных органов. Распоряжения и приказы готовят и вносят соответствующиеподразделения аппарата Правительства и государственных органов наосновании поручений руководителей либо в инициативном порядке.Проекты приказов по кадровым вопросам готовят кадровые службы. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей(преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты исобытия, послужившие основанием для издания приказа. Она можетначинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" ит.д. Если приказ издается на основании другого документа, то вконстатирующей части указываются наименование этого документа втворительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ",которое печатается вразрядку. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданныйдокумент или какие-то его положения, то один из пунктовраспорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемыйдокумент (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившимсилу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести досведения...". Должностные лица, до сведения которых доводитсяприказ, указываются в указателе рассылки, который исполнительготовит вместе с проектом приказа. 2.2.2. Указание. Указание - распорядительный служебный документ, содержащийпредписываемые действия конкретному исполнителю для решенияоперативных вопросов информационно - методического характера, атакже по вопросам, связанным с организацией исполнения распоряжений,приказов, инструкций. Текст указания состоит, как правило, из констатирующей ираспорядительной частей. Указания приводятся в соответствие с установленным порядкомподготовки и оформления приказов. 2.3. Организационные документы Организационные документы - это документы, регламентирующиезадачи и функции организации (учреждения), устанавливающиеструктуру, штатную численность, порядок функционирования ивзаимодействия структурных подразделений, порядок действийработников при исполнении повседневных трудовых обязанностей. К организационным документам относятся: положения огосударственных органах, структурных подразделениях, правила,инструкция, структура, штатное расписание, должностные инструкцииработников. 2.3.1. Положение, правила, инструкция. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаютсясистемно связанные между собой правила, регулирующие какие-либоправоотношения по вопросам, отнесенным к компетенциигосударственного органа. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные длявыполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либодеятельности или порядок применения положений законодательных и иныхнормативных правовых актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельныеправовые акты, которые подписываются руководителем или утверждаютсяв установленном порядке. Утверждение оформляется в форме грифаутверждения или путем издания распорядительного документа об ихутверждении. Положение об организации (учреждении), структурномподразделении является правовым актом, определяющим порядокобразования, права, обязанности, организацию их работы. Положениеимеет установленную унифицированную структуру текста: общиеположения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство,взаимоотношения, ответственность, организация работы. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкциисоответствует общему порядку подготовки проектов нормативныхправовых актов. Текст проекта положения (правил, инструкции) излагается оттретьего лица единственного или множественного числа. В текстеиспользуются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается","не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает навопрос "о чем?". Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служитраздел "Общие положения", в котором указываются основанияразработки, основное назначение нормативного акта и сфера егораспространения. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться наглавы, пункты и подпункты Главы должны иметь названия. Главынумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктовпроизводится арабскими цифрами. 2.3.2. Штатное расписание. Штатное расписание закрепляет должностной и численный составгосударственного органа с указанием должностных окладов работников. В штатном расписании указываются перечень должностей, сведенияо количестве штатных единиц, фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается руководителем государственногооргана. 2.3.3. Должностная инструкция. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержитчеткие формулировки с распорядительными словами "должен", "имеетправо", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается оттретьего лица или в безличной форме. Датой введения инструкции в действие является дата ееутверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностнаяинструкция может служить основанием для составления трудовогоконтракта (договора) и быть использована при разрешении трудовыхконфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до работника под расписку. 2.4. Информационно - справочные документы Информационно - справочные документы - документы,констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений ииздания распорядительных документов. К информационно - справочным документам относятся: протокол,служебное письмо, акт, докладная, объяснительная и служебнаязаписки, стенограмма, план, отчет и др. 2.4.1. Протокол. Протокол составляется на основании записей, произведенных вовремя совещания (заседания), представленных тезисов докладов ивыступлений, справок, проектов решений. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной иосновной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали - список присутствовавших или отсылка кприлагаемому списку присутствовавших. Вначале перечисляются членыколлегиального органа, затем - приглашенные с указанием должностей инаименований организаций; - повестка дня; - докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в текстепротокола или прилагается к нему; в последнем случае в текстеделается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление(решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимостиприводятся итоги голосования. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределахкалендарного года отдельно по каждой группе протоколов заседанийколлегиальных органов. 2.4.2. Служебные письма. Служебные письма в аппарате Правительства, государственныхорганах готовятся: - как ответы о выполнении поручений Губернатора Московскойобласти, Правительства; - как исполнение поручений Губернатора Московской области иПравительства в связи с обращениями граждан по вопросам, относящимсяк их компетенции; - как сопроводительные письма к проектам нормативных правовыхактов Губернатора Московской области и актов Правительства; - как ответы на запросы юридических и физических лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюциейруководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений,запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям,зафиксированным в резолюции руководителя. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текстизлагается от первого лица единственного числа: "прошу...","направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первойчасти излагаются причина, основание или обоснование составленияписьма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основаниемподготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца,помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Датой письма является дата его подписания. 2.4.3. Акт. Акт - документ, составляемый несколькими лицами иподтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительногодокумента, на основании которого актируются факт, событие илидействие (в именительном падеже), его номер и дата. Если акт составлен комиссией, то первым указываетсяпредседатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются валфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Членыкомиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачиактирования, существо и характер проведенной комиссией работы,установленные факты и события, а также выводы и замечания.Констатирующая часть заканчивается сведениями о количествеэкземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числомзаинтересованных в нем сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. Акты подписываются всеми членами комиссии, при необходимостиакты подлежат утверждению руководителем государственного органа. 2.4.4. Докладная, объяснительная и служебная записка. Докладная записка - это документ, содержащий обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениямисоставителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либодействие, факт или событие. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннейпереписки. Докладная записка составляется при необходимости уведомленияруководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах илисобытиях и может содержать предложения составителя по излагаемомувопросу. В зависимости от содержания и назначения докладные и служебныезаписки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметьинициативный характер. Текст докладной, служебной записки может состоять из двухчастей. В первой части, как правило, излагаются факты или события,послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй -выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнениюсоставителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящемуоргану в связи с изложенными фактами. Записки, составляемые работниками с объяснением причинповедения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут бытьоформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. 2.4.5. Стенограмма. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений наконференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальныхорганов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседанияколлегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждениевыносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения.Окончательный текст стенограммы составляется на основаниипроизведенных на конференции, совещании, собрании или заседанииколлегиального органа стенографических или звуковых записей ипредставленных материалов (докладов, справок, проектов решений ит.п.). Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующихпунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалыи фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать днюпроведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. 2.4.6. План. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых квыполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, атакже определяющий конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются: - наименование (содержание) работы или мероприятия; - исполнитель; - срок исполнения; - отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностнымилицами, ответственными за их выполнение, с указанием датыподписания. Планы, как правило, подлежат утверждению. 2.4.7. Отчет. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведениии итогах выполнения планов, заседаний, командировок и другихмероприятий. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленномпорядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указаниемдаты визирования. III. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 3.1.1. Доставка корреспонденции в адрес Правительства,государственных органов осуществляется средствами почтовой,фельдъегерской, факсимильной связи, электронной почтой и нарочными. 3.1.2. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение поступающей в Правительство корреспонденциипроизводятся в централизованном порядке отделом служебнойкорреспонденции аппарата Правительства Московской области (далее -отдел служебной корреспонденции), в государственных органах -службами делопроизводства. В нерабочее время корреспонденция,поступающая в адрес Правительства, принимается отделом дежурнойслужбы Губернатора Московской области с последующей передачей ее вотдел служебной корреспонденции, в государственных органахкорреспонденция принимается ответственными дежурными. 3.1.3. В процессе первоначальной обработки поступающейкорреспонденции проверяются комплектность и целостность документов иприложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверкаправильности доставки имеет целью выявление корреспонденции,доставленной не по назначению. Отдел служебной корреспонденции принимает документы,поступающие только для Губернатора Московской области, первыхзаместителей, заместителей Председателя Правительства Московскойобласти, министра Правительства Московской области - руководителяаппарата Правительства Московской области и его заместителей,подразделений аппарата Правительства, расположенных по адресу:Москва, Старая площадь, д. 6, 8. 3.1.4. Все поступившие конверты (бандероли), за исключениемконвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично", вскрываются. Приобнаружении некомплектности или повреждении документа на последнемлисте или на обороте последнего листа документа проставляетсясоответствующая отметка, а также составляется акт в 3 экземплярах:первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается кпоступившему материалу, а третий направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когдатолько по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствииадреса на документе) или даты отправки и получения документов. Конверты с грифом "Лично" регистрируются в журнале учетапакетов и передаются по назначению (под роспись ответственногодолжностного лица). Остальные документы передаются на регистрацию ипредварительное рассмотрение. 3.1.5. Регистрация поступивших документов производится путемввода информации о них в компьютерную автоматизированную системуделопроизводства и документооборота или в журналах (на карточках).Регистрируются все поступившие документы, кроме документов икорреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). Вправом нижнем углу первого листа основного документа проставляетсяотметка (штамп) с указанием даты, индекса, входящегорегистрационного номера. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросув пределах одного календарного года ему присваивается первоначальныйрегистрационный номер и через дробь - количество повторныхпоступлений. Например: 1569 - номер первого документа (поопределенному вопросу), второй - по этому же вопросу будетзарегистрирован за N 1569/1, третий - за N 1569/2 и т.д. Ответы на служебные документы регистрируются по тому жепринципу, но через тире. Например: основной N 1569, первый ответ нанего будет за N 1569-1, второй - за N 1569-2 и т.д. 3.1.6. Документы без указания конкретного адресатапредварительно рассматриваются работниками отдела служебнойкорреспонденции, служб делопроизводства государственных органов, азатем направляются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с цельюраспределения поступивших документов на: - требующие обязательного рассмотрения членами Правительства,руководителями государственных органов; - направляемые непосредственно ответственным исполнителям. 3.1.7. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит:конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которымнаправляется документ; предписываемые действия, порядок и срокиисполнения; подпись руководителя и дату. После рассмотрения членами Правительства, руководителямигосударственных органов документы возвращаются соответственно вотдел служебной корреспонденции и службы делопроизводствагосударственных органов для внесения отметки о прохождениидокумента, а затем направляются на исполнение. 3.1.8. Документы в аппарате Правительства, направляемые отделомслужебной корреспонденции на исполнение нескольким соисполнителям,передаются им поочередно или направляются на исполнение в копиях.При этом необходимое количество копий документов передается в отделслужебной корреспонденции подразделением аппарата Правительства,руководителем которого дано поручение. 3.1.9. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если неуказано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо,указанное в поручении первым. Если поручение дано несколькимответственным исполнителям, ответ готовит лицо, указанное врезолюции первым, если нет других указаний, и информация от другихсоисполнителей направляется к нему. 3.1.10. На документах с отметкой "Контроль" и документах споручениями, требующими ответа, перед направлением их на исполнениепроставляется отметка (штамп) "Подлежит возврату". В аппарате Правительства ответы на поручения руководстванаправляются в отдел служебной корреспонденции, в государственныхорганах - в службы делопроизводства вместе с документом, по которомудано поручение исполнителю (исполнителям). 3.1.11. Поступившие в Правительство документы после первичнойобработки и регистрации в отделе служебной корреспонденциипередаются в день их поступления Губернатору Московской области,Вице - губернатору Московской области, первым заместителям изаместителям Председателя Правительства Московской области,министрам Правительства Московской области, а также вгосударственные органы и государственные учреждения Московскойобласти по вопросам, отнесенным к их компетенции. Обращения гражданпередаются в Управление по работе с обращениями граждан аппаратаПравительства Московской области (далее - управление по работе собращениями граждан). Документы с резолюциями руководителей Правительстванаправляются отделом служебной корреспонденции на исполнениесоответствующим подразделениям аппарата Правительства,государственным органам после введения всех сведений о прохождениидокумента в компьютерную базу данных. 3.1.12. Доставка корреспонденции в секретариаты ГубернатораМосковской области, Вице - губернатора Московской области, первыхзаместителей Председателя Правительства Московской области,заместителей Председателя Правительства Московской области, министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области осуществляется работниками отделаслужебной корреспонденции по установленному графику. Работники подразделений аппарата Правительства, ответственныеза ведение делопроизводства, доставляют документы в отдел служебнойкорреспонденции и забирают документы из этого отдела 2 раза в день(в 10.00 и 15.00). О поступивших срочных документах после 15.00отдел служебной корреспонденции сообщает подразделениям аппаратаПравительства по телефону. Отправка пакетов с документами черезфельдъегерскую службу осуществляется в 9.00 и 14.00. В государственных органах доставка и отправка корреспонденцииосуществляется по графику, утвержденному руководителемгосударственного органа. Документы, направляемые подразделениями аппарата Правительствав отдел служебной корреспонденции, должны быть правильно и аккуратнооформлены и содержать обязательные реквизиты: дату документа, ссылкуна регистрационный номер и дату документа, адресат, фамилиюисполнителя и телефон, отметку о наличии приложения, заголовок ктексту (если документ имеет более 1 страницы печатного текста). При сдаче документов в отдел служебной корреспонденцииработники подразделений аппарата Правительства должны в обязательномпорядке обращать внимание сотрудников этого отдела на срочныедокументы. 3.1.13. Подпись должностного лица, списывающего документ вдело, должна быть расшифрована. Списанные в дело и сданные в отдел служебной корреспонденциидокументы формируются в дела текущего архива и хранятся 2 года(текущий и предыдущий ему, т.е. 2002 и 2001 гг.). При необходимости дела выдаются из текущего архива работникампод расписку на срок не более 5 дней или они приобщаются к вновьпоступившему документу по аналогичному вопросу с отметкой в системеделопроизводства и в деле, откуда документ изъят. 3.1.14. Поступившие телеграммы принимаются в отделе служебнойкорреспонденции и службах делопроизводства государственных органовпод расписку с проставлением даты и времени приема. Все телеграммы(кроме поздравительных) регистрируются по тем же правилам, что иписьма, а затем передаются на рассмотрение и исполнение должностнымлицам. 3.2. Оформление писем и телеграмм, отправка исходящих документов 3.2.1. Документы, отправляемые аппаратом Правительства,государственными органами, передаются фельдъегерской, почтовой иэлектросвязью. 3.2.2. Обработка документов для отправки почтой и фельдсвязьюосуществляется отделом служебной корреспонденции аппаратаПравительства и службами делопроизводства государственных органов. 3.2.3. Подготовленный и подписанный должностным лицом документрегистрируется, при этом проверяется правильность оформления иадресования документов, наличие подписей, виз, приложений.Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям надоработку. 3.2.4. Исходящие документы оформляются на соответствующихбланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице -губернатором Московской области, первыми заместителями изаместителями Председателя Правительства Московской области,министром Правительства Московской области - руководителем аппаратаПравительства Московской области и его первым заместителем(приложения N 11, 14, 16, 18, 20, 23-25). Документы, оформленные на бланках письма аппарата Правительства(приложение N 26), подписываются заместителями министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области, руководителями управлений исамостоятельных отделов аппарата Правительства, на бланкахсекретариата Губернатора Московской области - заведующимсекретариатом Губернатора Московской области, на бланках советникаГубернатора Московской области - советниками Губернатора Московскойобласти (приложения N 49-51). В государственных органах исходящие документы оформляются набланках государственных органов, утверждаемых руководителямигосударственных органов, и подписываются соответствующимидолжностными лицами (приложения N 44-46). 3.2.5. Отправляемые документы должны иметь отметку обисполнителе с указанием фамилии исполнителя и номера телефона,которая располагается на лицевой или оборотной стороне последнеголиста документа в левом нижнем углу. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются вдень их подписания или не позднее первой половины следующего дня. 3.2.6. Телеграммы на отправку принимаются работниками отделаслужебной корреспонденции и службами делопроизводствагосударственных органов правильно оформленными, подписанными, сотметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделениясвязи, обслуживающего адресата (приложения N 4, 5). Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзови предлогов (если при этом не искажается его содержание). 3.2.7. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один изкоторых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляртелеграммы (с визами) остается в деле. При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в4 адреса исполнитель составляет список адресатов (в 2 экземплярах) суказанием почтовых или телеграфных адресов (приложение N 6). При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем безисключения главам муниципальных образований указатель рассылки(список адресатов) не требуется. В этом случае применяется "схемасто девять" (приложение N 7). 3.3. Организация документооборота 3.3.1. Документооборот - движение документов с момента ихсоздания или получения до завершения исполнения или отправления. Основными видами документации являются: входящие, исходящие,внутренние документы. Показатели объема документооборота используются для анализаразличных аспектов управленческой деятельности, определениятехнологической оснащенности процессов делопроизводства, а такжевыработки мер по совершенствованию работы с документами. За единицуподсчета принимается сам документ без учета копий, образующихся припечатании и размножении, которые подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота проводится по группамдокументов (нормативные правовые акты и распорядительные документы,переписка, обращения граждан и др.) и осуществляется в целом поПравительству и в государственных органах с обязательным учетомдокументов, зарегистрированных в их подразделениях (докладные ислужебные записки, справки, заключения, отчеты, сводки и др.). IV. Организация работы с документами в подразделениях 4.1. Организация и ведение делопроизводства в подразделенияхаппарата Правительства, государственных органах, прием и учетпоступивших документов осуществляются службами делопроизводства. Учет поступления, прохождения и исполнения документов вподразделениях аппарата Правительства, государственных органах,подключенных к САДД, ведется в соответствии с технологией этойсистемы. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учетосуществляется с использованием персональных компьютеров (ПК) либопосредством записей в журналах установленной формы (приложения N 2,3). 4.2. Поступившие документы передаются службами делопроизводстваруководителю и в соответствии с его поручением (резолюцией)направляются на исполнение работнику под расписку в используемойучетной форме. При ознакомлении с документом работники проставляютсвою подпись на документе либо на специальном листе ознакомления. Руководители подразделений аппарата Правительства,государственных органов организуют работу с поступившимидокументами, при необходимости обеспечивают подготовку письменныхответов, контролируют качество и своевременность исполненияпоручений. После завершения работы над документом исполнитель долженкратко изложить на самом документе или на отдельном листе бумаги вформе справки результаты выполнения поручения, например: "Направленответ, исх. N и дата", "Учтено при формировании таблицы предложенийи замечаний к проекту закона (название)", "Дан устный ответ","Вопрос обсужден тогда-то", "Решено (указывается, что решено)" и такдалее. На исполненном документе (на первом листе) или на приложенной кнему справке (информации) о результатах исполнения документаруководителем подразделения аппарата Правительства, государственногооргана проставляется отметка "В дело". Службы делопроизводства периодически, не реже одного раза вмесяц, сверяют наличие документов, находящихся на исполнении, сучетными данными и составляют сводку о ходе исполнения документов. 4.3. Подготовленный ответ на исполненный документ передается наподпись руководителю подразделения аппарата Правительства,государственного органа вместе с документом. Подписанныйруководителем ответ передается вместе с исполняемым документом длярегистрации и отправки. Копия документа - ответа помещается в дело всоответствии с номенклатурой дел подразделения аппаратаПравительства, государственного органа вместе с входящим документом,на который был подготовлен ответ, или его копией. 4.4. Формирование и ведение дел в подразделениях аппаратаПравительства, государственных органах осуществляются в соответствиис требованиями, изложенными в главе 12 настоящей Инструкции. 4.5. При работе с документами в подразделениях аппаратаПравительства, государственных органах необходимо руководствоватьсяследующими требованиями: - работники несут ответственность за сохранность находящихся уних документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.При утрате работником служебного документа составляется акт приучастии руководителя подразделения, где работает работник,потерявший документ. При необходимости назначается служебноерасследование; - сведения, содержащиеся в документах, могут использоватьсятолько в служебных целях и в пределах полномочий, имеющихся уработника; - не разрешается вносить в документы какие-либо правки, делатьпометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией; - документ, помещенный в дело, может быть с разрешенияруководителя временно изъят с обязательным вложением в дело листа -расписки о выдаче документа из дела (приложение N 8); - при уходе в отпуск или выезде в командировку (кромекраткосрочных) работник должен отчитаться по всем находящимся у негодокументам, а при переводе на другую работу или освобождении отзанимаемой должности обязан сдать все числящиеся за ним документы вслужбу делопроизводства. V. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных актов, их учет и рассылка 5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых и распорядительных актов 5.1.1. При подготовке проектов постановлений ПравительстваМосковской области, постановлений и распоряжений ГубернатораМосковской области, распоряжений Вице - губернатора Московскойобласти, первых заместителей, заместителей ПредседателяПравительства Московской области, министра Правительства Московскойобласти - руководителя аппарата Правительства Московской области(далее - нормативные правовые и распорядительные акты) подразделенияаппарата Правительства, государственные органы руководствуютсяпорядком подготовки нормативных правовых и распорядительных актов всоответствии с Регламентом Правительства Московской области инастоящей Инструкцией. 5.1.2. Проекты нормативных правовых и распорядительных актовГубернатора Московской области, Правительства оформляются на бланкахустановленного образца, утверждаемых Губернатором Московской областии изготовляемых типографским способом (приложения N 10, 12, 13, 15,17, 19, 21, 22, 27, 28), протоколы заседаний Правительстваоформляются на бланках (приложение N 29). В государственных органах нормативные правовые ираспорядительные акты (распоряжения, приказы) оформляются набланках, утверждаемых руководителями государственных органов(приложения N 47, 48). Текст печатается на компьютере на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено. 5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительные актыоформляются на бланке, смонтированном на чистом листе бумаги, и вколичестве, соответствующем числу органов или организаций(должностных лиц), от имени которых принимается документ, суказанием их обязательных реквизитов (реквизиты и подписидолжностных лиц располагаются на одном уровне). 5.1.4. Обязательными реквизитами нормативных правовых ираспорядительных актов являются: - герб Московской области (на бланке изображен в красном цветена верхнем поле листа над реквизитом "Наименование органа(должностного лица)"; - наименование органа (должностного лица) - автора документа; - название вида документа (постановление, распоряжение,приказ); - дата, регистрационный номер, место принятия документа; - заголовок; - текст документа; - подпись лица, официально уполномоченного подписыватьсоответствующий документ (в состав реквизита входят: полноенаименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся передфамилией), фамилия лица, подписавшего документ); - печать; - лист согласования. 5.1.5. Датой принятия нормативного правового ираспорядительного акта является дата его подписания. Датой совместного нормативного правового и распорядительногоакта является последняя дата его подписания. 5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанныепостановления (распоряжения) запрещается. 5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовых и распорядительных актов При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительныхактов необходимо соблюдать следующие требования: 5.2.1. Заголовок к тексту акта дается в краткой форме, точноотражает его содержание, формулируется в виде ответа на вопрос "очем (о ком)?" и располагаются в центральной части листа передтекстом документа. 5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительныхактов, как правило, подразделяется на констатирующую (преамбулу) ипостановляющую (распорядительную) части. В констатирующей части указываются причины, основания, целипринятия нормативных правовых и распорядительных актов. В этой частипри необходимости устанавливается взаимосвязь с ранее изданныминормативными правовыми актами Российской Федерации и Московскойобласти, другими документами по данному вопросу. В текстедокументов, подготовленных на основании и в развитие ранее изданныхнормативных правовых и распорядительных актов, указываются ихреквизиты: название вида документа, наименование органа(должностного лица) - автора документа, дата, регистрационный номер(например: "...в соответствии с постановлением ГубернатораМосковской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки,регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемыхГубернатором Московской области"...). Текст документа излагается простым и доступным для пониманияязыком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения,применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзяиспользовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО(правильно - Московская область) и т.д. Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются. Констатирующая часть постановлений Губернатора Московскойобласти завершается словом "постановляю", постановленийПравительства Московской области - словами "Правительство Московскойобласти постановляет", после которых ставится двоеточие. Если содержание акта не нуждается в пояснении или обосновании,текст может содержать только постановляющую (распорядительную)часть. В постановляющей (распорядительной) части акта в повелительнойформе указывается: кому, в какой срок и какие действияпредписывается выполнить. В том случае, если управленческое действие предполагаетконкретного исполнителя, соответствующий пункт акта долженначинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы втексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качествеисполнителя указывается государственный орган или подразделениеаппарата Правительства, после названия государственного органа(подразделения) в скобках указываются фамилия и инициалы егоруководителя в именительном падеже, например: "Министру финансовПравительства Московской области Кузнецову А.В. ..." или"Министерству финансов Московской области (Кузнецов А.В.)...". 5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительнойчасти должны содержать пункты, предусматривающие: - поручения членам Правительства или руководителямгосударственных органов по осуществлению контроля за исполнениемакта; - сроки исполнения поручений; - указания по опубликованию в официальных изданиях (вобязательном порядке для актов, затрагивающих права, свободы иобязанности человека и гражданина); - указание о признании утратившими силу ранее принятых по этомувопросу актов (пунктов акта) с указанием их даты, номера изаголовка, если вновь принимаемый нормативный правовой илираспорядительный акт изменяет, дополняет или отменяет их иликакие-то их положения; - указания о снятии с контроля ранее принятого акта в случаеего выполнения либо если новый акт издается взамен ранее принятого. Если подготавливаемый акт влечет за собой изменения илидополнения других документов, эти изменения или дополнениявключаются в проект подготавливаемого акта или представляютсяодновременно в виде отдельного проекта акта. 5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласноприложению", "приложение"), то на первой странице приложения вправом верхнем углу делается надпись с указанием названиянормативного правового и распорядительного акта, его даты и номерапо форме: Приложение к постановлению (или к распоряжению) Губернатора Московской области от ___________ N ______________ При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскимицифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1,приложение N 2 и т.д.). Если в тексте акта записано: "утвердить Положение, Устав,состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемомдля утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углупомещается гриф: УТВЕРЖДЕН (в роде, соответствующем виду документа) постановлением Губернатора Московской области (или постановлением Правительства Московской области) от ____________ N ______________ Последний лист каждого приложения визируется исполнителем последующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, датавизирования. 5.2.5. Если в акте неоднократно употребляется то или иноепонятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводитсяего полное и в скобках сокращенное наименование (по форме: "далее-"), после чего употребляется только сокращенное наименование.Например: "В соответствии с Инструкцией по делопроизводству висполнительных органах государственной власти Московской области,государственных органах Московской области (далее - Инструкция)". Наименования упоминаемых в акте государственных органов,организаций приводятся в полном соответствии с их официальнымназванием, закрепленным положениями (уставами) об этих органах(организациях). 5.2.6. Порядок и сроки согласования проектов нормативныхправовых и распорядительных актов устанавливаются РегламентомПравительства Московской области. 5.2.7. Согласование проекта постановления (распоряжения)осуществляется путем визирования. Лист согласования оформляется на оборотной стороне последнеголиста проекта (но не на приложении к нему) согласно прилагаемомуобразцу (приложение N 30). Лист согласования может иметь продолжение при наличии большогоколичества согласующих органов, организаций и лиц и печатается наотдельном листе с грифом "Продолжение листа согласования". Если в процессе согласования проекта в него вносятсясущественные изменения, он подлежит доработке и повторномусогласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагиваютвносимые изменения. Если при доработке проекта внесены уточнения, не меняющие сутидокумента, исполнитель перепечатывает текст проекта, визирует его удолжностного лица, представившего проект, а также в Правовомуправлении аппарата Правительства Московской области (далее -правовое управление). Прежний вариант проекта с визами прилагается. При наличии разногласий по проекту замечания излагаются наотдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае визаоформляется следующим образом: "Замечания прилагаются" (личнаяподпись, дата). 5.2.8. Допускается в целях ускорения процесса согласованияпроекта рассылать его одновременно нескольким согласующим органам,организациям и лицам. Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляровпроекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта насогласование считается дата его регистрации в согласующем органе(организации). На основании полученных письменных ответов от согласующихорганов (организаций) исполнитель оформляет и прилагает к проектудополнительный лист согласования вместе с письмами, в которыхуказываются: - наименование согласующего органа; - должность, фамилия, инициалы руководителя, с которымсогласован проект; - дата согласования и номер документа, содержащего визу,подтверждающую согласование. Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем суказанием должности, инициалов, фамилии и даты (приложение N 31). 5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения нормативных правовых и распорядительных актов 5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений ираспоряжений на бланке и в электронном виде (дискете) спояснительной запиской (к проекту постановления Правительства илипри наличии разногласий), списком рассылки (на бумажном носителе идискете), другими информационными материалами сдаются исполнителем впротокольный отдел аппарата Правительства Московской области (далее- протокольный отдел). Протокольный отдел передает сданные исполнителем проектыпостановлений и распоряжений Губернатора Московской области наподпись в секретариат Губернатора Московской области. Распоряжения Вице - губернатора Московской области, первыхзаместителей, заместителей Председателя Правительства, министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области сдаются в протокольный отдел послеих подписания для оформления, тиражирования и рассылки. 5.3.2. Постановление Правительства после доработкипредставляется исполнителем в правовое управление для проверкисоответствия текста доработанного постановления стенографическойзаписи заседания Правительства. После повторного визирования вправовом управлении постановление Правительства сдается исполнителемв протокольный отдел для передачи на подпись Губернатору Московскойобласти. 5.3.3. Подписанное Губернатором Московской областипостановление (распоряжение) возвращается в протокольный отдел дляоформления, тиражирования и рассылки. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются вспециальных журналах установленной формы в течение календарногогода. Регистрация постановлений Правительства ведется в порядкевозрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через дробь)номера протокола заседания Правительства. Пример: 41/9, где "41" -порядковый номер постановления, а "9" - номер протокола заседания. Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московскойобласти, распоряжений Вице - губернатора Московской области ведетсяв порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера ибуквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московскойобласти, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" -распоряжение Вице - губернатора Московской области. Регистрация распоряжений первых заместителей, заместителейПредседателя Правительства Московской области, министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области ведется в порядке возрастанияномеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р". Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис. 5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или болееорганами, после согласования представляются на подпись и регистрациюв протокольный отдел в количестве экземпляров, равном числу органов,подготовивших документ. Регистрационный номер такого документасостоит из регистрационных номеров документов каждого органа,проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь). 5.3.5. Подписанные документы тиражируются с указанием исогласно списку рассылки, каждый экземпляр документа заверяетсяпечатью и рассылается в течение 3 дней. Дополнительная рассылка и выдача копий документовосуществляется по согласованию с исполнителем. Замена разосланных экземпляров нормативных правовых ираспорядительных актов (при обнаружении редакционных и техническихошибок) может быть произведена только по согласованию с авторомдокумента и с разрешения министра Правительства Московской области -руководителя аппарата Правительства Московской области. 5.3.6. В протокольном отделе на каждый нормативный правовой ираспорядительный акт оформляется кодификационная карточка дляформирования информационно - поисковой картотеки. 5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительных актовпосле их тиражирования и рассылки хранятся в протокольном отделе втечение двух календарных лет, а затем передаются в архив общегоотдела. 5.3.8. Оформление и заверение соответствия копии постановления(распоряжения) подлиннику акта осуществляется заведующимпротокольным отделом, а в его отсутствие - заместителем заведующегоотделом по письменным обращениям на имя министра ПравительстваМосковской области - руководителя аппарата Правительства Московскойобласти. 5.3.9. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений,представляемых для подписания Губернатору Московской области, ихрегистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяетсязаконодательством Российской Федерации, законодательством Московскойобласти, Регламентом Правительства Московской области и Порядкомподготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений,подписываемых Губернатором Московской области, утверждаемымиГубернатором Московской области. 5.3.10. В государственных органах договор (соглашение)регистрируется и хранится в службах делопроизводства в соответствиис номенклатурой дел. VI. Контроль исполнения 6.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку наконтроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения,снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет,обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов,информирование руководителей в целях своевременного и качественногоисполнения поручений. 6.2. Контролю исполнения подлежат принятые нормативные правовыеи распорядительные акты, зарегистрированные в делопроизводствеслужебные и информационные документы с соответствующими резолюциямируководителей, а также порученные для контроля мероприятия. 6.3. Руководители государственных органов, структурныхподразделений аппарата Правительства возлагают ответственность заорганизацию контроля исполнения поручений на одного из своихзаместителей либо оставляют организацию исполнения поручений засобой. 6.4. Организация контроля включает: - распределение задач и организацию взаимодействия междуорганами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции; - определение порядка, форм и методов обмена информацией междуконтролирующими инстанциями и исполнителями документов; - осуществление целенаправленного сбора сведений о ходеисполнения нормативных правовых и распорядительных актов иликонтролируемых мероприятий; - обобщение информации и проведение всестороннего анализасостояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшемуосуществлению контроля; - обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнениянормативных правовых и распорядительных актов; - проведение выездов комиссий на место реализацииконтролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел иразработки предложений руководству; - обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм,установленной документации (на бумажных или электронных носителях)по состоянию исполнения мероприятий. 6.5. Руководитель, на которого возложен контроль, припостановке задачи работнику, осуществляющему непосредственноконтрольные функции, определяет, какой результат (документ) и вкакие конечные сроки должен быть получен, разъясняет задачисоисполнителей и порядок взаимодействия с ними; отдает указания опорядке запроса у исполнителей (служебной запиской или устно) данныхо ходе исполнения контролируемого мероприятия или документа. 6.6. Работники, осуществляющие контроль, заносят сведения оконтролируемом мероприятии в электронную таблицу контроля(приложение N 32), контрольную карточку, контрольное дело (далее -контрольная карточка). Впоследствии в контрольные карточки заносятся сведения о всехразрабатываемых, передаваемых и получаемых по данному вопросудокументах (или их копии). 6.7. В поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок(календарная дата) их исполнения. Сроки исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовыхи распорядительных актах, указываются в тексте документа иопределяются по сроку исполнения последнего поручения,предусмотренного данным актом. В тексте поручения могут быть указания "срочно" или"оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или10-дневный срок исполнения поручения, считая от даты его подписания. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению всрок до одного месяца, считая от даты подписания поручения. Еслипоследний день срока исполнения поручения приходится на нерабочийдень, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. Сроки исполнения протокольных поручений определяются, какправило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания(совещания). 6.8. В случае если по ходу совещания срок исполнения указан небыл, он исчисляется: - для доработки рассмотренного проекта документа - до 5 рабочихдней; - исполнение поручений, требующих дополнительного изучениявопроса, - до 1 месяца. 6.9. Контрольный орган в контрольные сроки должен получитьдокументированную или устную информацию о ходе выполнениянормативного правового и распорядительного акта или контролируемогомероприятия. Документированные данные (письмо, факсограмма, электроннаяпочта) и содержание сведений, полученных устно (по телефону),заносятся в контрольную карточку. Исполнители поручений Губернатора Московской области черезсекретариаты или ответственных за контроль должностных лицеженедельно представляют в секретариат Губернатора Московскойобласти оперативную информацию об исполнении поручений, в том числепо устным докладам Губернатору Московской области, принятым решениямпо ним или копии документов с докладами, по которым приняты решения.(Дополнен - Распоряжение Губернатора Московской области от30.06.2006 г. N 395-РГ) 6.10. По истечении срока и проведении всех мероприятийконтрольный орган докладывает результаты своей работы поконтролируемому вопросу вышестоящему руководителю для получения егорезолюции - "выполнено, с контроля снять" или "продолжить контрольдо устранения недостатков". 6.11. Снятие с контроля нормативных правовых и распорядительныхактов и поручений производится на основании представленнойисполнителем информации об их выполнении. В зависимости от оценки руководителя процесс контроляпродолжается или контрольная карточка закрывается и хранится вконтрольном органе. 6.12. Доклад о состоянии исполнения документов руководителюосуществляется с установленной им периодичностью - еженедельно илиежемесячно. При этом по указанию руководителя доклад может быть полным илисокращенным (только по мероприятиям с нарушенными срокамиисполнения). Доклад, как правило, включает: - докладную записку со сводным анализом состояния исполнениядокументов в сфере ответственности руководителя с указанием общихпричин вскрытых недостатков, тенденций развития исполнениядокументов и предлагаемых мер по исправлению положения; - статистический анализ состояния исполнения документов поподразделениям, подчиненным данному руководителю, за отчетный периодили нарастающим итогом, обычно с начала года; - таблицу данных о состоянии исполнения контролируемыхмероприятий или таблицу данных о мероприятиях с нарушенными срокамиисполнения. 6.13. Контроль за выполнением правовых актов РоссийскойФедерации, поручений руководителей федеральных исполнительныхорганов государственной власти организуется аналогичным образом. VII. Рассмотрение обращений граждан и депутатов 7.1. Организация работы с обращениями граждан 7.1.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99N 76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции подобращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы иходатайства граждан. 7.1.2. Делопроизводство по обращениям граждан в аппаратеПравительства и государственных органах ведется централизованно иотдельно от других видов документов. В аппарате Правительстваорганизация централизованного учета и делопроизводства по обращениямграждан ведется управлением по работе с обращениями граждан вгосударственных органах - специальными подразделениями илиработниками, назначенными руководителями. 7.1.3. Поступившие обращения подлежат регистрации винформационной системе в течение суток со дня их получения. Неподлежат регистрации стандартные поздравительные открытки,приглашения, анонимные телеграммы и письма, газетные вырезки, копииписем, переданные по факсу. 7.1.4. В соответствии с Законом Московской области "Обобращениях граждан" работа с обращениями граждан производится всоответствии с утвержденным руководителем государственного органаПорядком рассмотрения обращений граждан. Порядок рассмотренияобращений граждан в Правительстве утверждается ГубернаторомМосковской области. Управление по работе с обращениями граждан впределах своей компетенции оказывает государственным органамнеобходимую методическую помощь, а также ведет информационно -справочную и аналитическую работу по обращениям граждан, поступившимв Правительство. 7.2. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов 7.2.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкциипонимаются письма членов Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации, депутатов Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы,депутатов органов законодательной (представительной) власти иныхсубъектов Российской Федерации (например, депутатов Московскойгородской Думы) и депутатов Советов депутатов муниципальныхобразований Московской области, адресованные Губернатору Московскойобласти или членам Правительства Московской области, руководителямгосударственных органов, по вопросам, связанным с осуществлениемдепутатской деятельности, оформленные на соответствующем бланке иимеющие подпись депутата. 7.2.2. Поступившие в Правительство обращения депутатоврегистрируются в отделе служебной корреспонденции и в тот же деньнаправляются на рассмотрение: - обращения членов Совета Федерации Федерального СобранияРоссийской Федерации и депутатов Государственной Думы ФедеральногоСобрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы,адресованные персонально Губернатору Московской области, Вице -губернатору Московской области, первым заместителям ПредседателяПравительства Московской области, заместителям ПредседателяПравительства Московской области, членам Правительства, - всоответствующие секретариаты или службы делопроизводства; - адресованные Правительству Московской области - всекретариаты заместителей Председателя Правительства Московскойобласти в соответствии с распределением обязанностей между ними; - обращения депутатов органов законодательной(представительной) власти иных субъектов Российской Федерации идепутатов Советов депутатов муниципальных образований Московскойобласти - членам Правительства в соответствии с утвержденнымраспределением обязанностей между ними; - обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писемграждан, - в управление по работе с обращениями граждан. 7.2.3. Копии обращений членов Совета Федерации ФедеральногоСобрания Российской Федерации и депутатов Государственной ДумыФедерального Собрания Российской Федерации и копии ответов после ихполучения на указанные обращения направляются для сведения вУправление по связям с федеральными органами государственной властиаппарата Правительства Московской области. 7.2.4. Если рассмотрение обращения депутата требует получениязаключения от государственного органа Московской области, органаместного самоуправления или другой организации, то в его адресвысылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя. 7.3. Особенности рассмотрения парламентских и депутатских запросов 7.3.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое назаседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленноепостановлением в соответствии с регламентом соответствующей палатыФедерального Собрания Российской Федерации. 7.3.2. Должностное лицо, которому направлен парламентскийзапрос, должно дать ответ на него в устной (на заседаниисоответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации)или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня полученияпарламентского запроса или в иной установленный соответствующейпалатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которомунаправлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим егообязанности. 7.3.3. В соответствии с Законом Московской области N 61/2002-ОЗ) депутат, группадепутатов Московской областной Думы вправе обращаться с запросом кПравительству Московской области, руководителям центральныхисполнительных органов государственной власти Московской области повопросам, входящим в компетенцию этих органов. Должностное лицо, ккоторому обращен запрос, должно дать ответ на него в устной (назаседании Московской областной Думы) или в письменной форме непозднее чем через 15 дней со дня его получения или в инойустановленный Московской областной Думой срок. VIII. Подготовка и оформление документов 8.1. Бланки документов 8.1.1. Оформленные документы Правительства, аппаратаПравительства, государственных органов должны иметь установленныйкомплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения(приложение N 33). Документы оформляются на бланках формата А4 (210 x 297 мм) и А5(210 x 148 мм) установленной формы с угловым или продольнымрасположением реквизитов, а также на стандартных листах бумаги.Основным вариантом расположения реквизитов на бланках являетсяпродольный. Для бланков поручений установлен формат А6 (105 x 148 мми 210 x 210 мм). Внутренняя переписка по вопросам материально - технического,информационного, хозяйственного и иного обеспечения ведется, какправило, без использования бланков. Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантовдокументов, для оформления копий служебных писем, остающихся в делах(кроме ксерокопий). 8.1.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге илибумаге светлых тонов. Бланки изготавливаются типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощьюсредств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводитьвсе необходимые реквизиты бланка непосредственно при созданииконкретного документа на персональном компьютере. 8.1.3. Установлены следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (кроме письма). 8.2. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков 8.2.1. Бланки документов с воспроизведением герба Московскойобласти (далее - гербовые бланки) являются полиграфическойпродукцией строгой отчетности. 8.2.2. Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическимии штемпельно - граверными организациями, имеющими лицензии насоответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии техническихи технологических возможностей для изготовления указанного видапродукции на должном качественном уровне. 8.2.3. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографскимспособом или специальным нумератором проставляются учетныепорядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видамбланков в регистрационно - учетном журнале, при этом используютсяследующие реквизиты: при поступлении бланков: - наименование вида гербового бланка; - дата поступления, номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика гербовых бланков; - количество экземпляров, серия и номера гербовых бланков; при выдаче бланков: - наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - номера гербовых бланков; - наименование структурного подразделения - получателя гербовыхбланков; - расписка в получении; - примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах.Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой вучетно - регистрационном журнале. 8.2.4. Контроль за изготовлением гербовых бланков Правительстваи аппарата Правительства, выдача их подразделениям аппаратаПравительства, государственным органам возлагается на Управление пообеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области. 8.2.5. Контроль за учетом, использованием и хранением гербовыхбланков Правительства, аппарата Правительства в подразделенияхаппарата Правительства обеспечивает общий отдел. 8.2.6. В государственных органах контроль за учетом,использованием, хранением гербовых бланков Правительства и аппаратаПравительства, а также гербовых бланков государственных органоввозлагается на службы делопроизводства или на работников,назначенных руководителями. 8.3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов 8.3.1. При подготовке и оформлении документов используютсяследующие обязательные реквизиты: герб Московской области,наименование организации, справочные данные об организации,наименование вида документа, дата документа, отметка о поступлениидокумента, регистрационный номер документа, ссылка нарегистрационный номер и дату документа, гриф ограничения доступа кдокументу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовокк тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличииприложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласованиядокумента, печать, отметка о заверении копии, отметка обисполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его вдело. 8.3.2. В процессе подготовки документов необходимо соблюдатьследующие правила оформления обязательных реквизитов. 8.3.3. Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должносоответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительныхдокументах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при егоотсутствии - полное наименование вышестоящей организации. 8.3.4. При оформлении реквизита "Справочные данные оборганизации" указываются почтовый адрес, номера телефонов(справочная служба), факсов, адрес электронной почты и др. 8.3.5. Наименование вида документа. Используются следующие наименования основных видов документов:постановление, распоряжение, приказ, протокол, акт, справка,служебная записка, план, отчет. 8.3.6. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения.Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально(протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а неподписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов(согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции ит.д.) датируются. Если авторами документа являются две и более организации, тоего датой является наиболее поздняя дата подписания. Документы вступают в силу с даты их подписания (илиутверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрениной порядок их вступления в силу. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а такжедаты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами вследующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца имесяц оформляются словесно - цифровым (12 марта 2002 г.) илицифровым способом (двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;год - четырьмя арабскими цифрами; например: 12.03.2002 (при ссылке втексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующимобразом: "письмо от 12.03.2002 N ...)". Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,то перед ними проставляется ноль, например: 08.02.2002. При обозначении в документах временного периода (план 2001-2005гг.) второй год следует указывать полностью, а не двумя последнимицифрами. Временной период может быть выражен с помощью предлогов с,до, по (без слова "включительно") или слов "по состоянию на...",например: "с 2001 по 2003 гг.", "за период с 15.12.2001 по31.12.2002", "по состоянию на 15.12.2001". Слово "год" сокращаетсятолько в сочетании с цифрами, не допускаются сокращения "с.г." и"т.г.". При включении в дату конкретного месяца слово "месяц" неуказывается ("в марте 2002 года", а не "в марте месяце 2002 года").Слово "квартал" в дате не сокращается, номер квартала обозначаетсяримской цифрой ("в I квартале 2002 года"). Номер полугодия пишетсясловами "в первом полугодии 2002 года". 8.3.7. Регистрационный номер документа. Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровоеобозначение, присваиваемое документу при его регистрации. 8.3.8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа"используется только в тех видах документов, которые являютсяответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт,заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся споступившего документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминанияномера и даты поступившего документа в тексте письма. 8.3.9. Гриф "Для служебного пользования" с указанием номераэкземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницыдокумента. 8.3.10. Гриф согласования документа состоит из слова"СОГЛАСОВАНО", должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровкиподписи (инициалов, фамилии) и даты согласования (проставляются влевом верхнем углу листа), например: СОГЛАСОВАНО Министр экономики Правительства Московской области Личная подпись И.О. Фамилия 23 мая 2002 г. Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., грифсогласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2000 N 451-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания координационного совета Главного управления региональной безопасности Московской области от 21.06.2002 N 10 8.3.11. Визы согласования документа Согласование документаоформляется визой, включающей подпись и должность визирующегодокумент, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и датуподписания. Например: Начальник правового управления Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.01.2002 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующимобразом: Замечания прилагаются Начальник правового управления Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.01.2002 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются,датируются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны копииотправляемого документа. 8.3.12. Адресование документа. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения,должностным или физическим лицам. Наименования организации и ее структурного подразделенияуказываются в именительном падеже, например: Министерство юстиции Российской Федерации Управление систематизации законодательстваили Министерство экономики Московской областиили Администрация Коломенского района Московской области Должность лица, которому адресован документ, указывается вдательном падеже, инициалы указываются перед фамилией, например: Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан Заместителю начальника Управления В.Д. Матвеевуили Комитет по земельным ресурсам и землеустройству Наро - Фоминского района Заместителю председателя Комитета В.П. Сергеевойили Министерство жилищно - коммунального хозяйства, топлива и энергетики Московской области Первому заместителю министра В.Л. Петрову При адресовании документа руководителю организации еенаименование входит в состав наименования должности адресата,например: Генеральному директору ОАО "Мосэнерго" А.Н. Ремезовуили Главе Раменского района В.Ф. Деминуили Командующему войсками Московского военного округа генерал - полковнику И.И. Ефремову Если документ отправляется в несколько однородных организаций,их наименования указываются обобщенно, например: Главам муниципальных образований Московской областиили Председателям комитетов по управлению имуществом муниципальных образований Московской области В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес.Элементы почтового адреса указываются в последовательности,установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Если письмоадресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовыйадрес. При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы ифамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И.П. Сидорову ул. Триумфальная, д. 5, кв. 36 г. Королев, Московская область, 143204 Реквизит не должен содержать более четырех адресатов, каждыйэкземпляр такого документа должен быть подписан. При большем количестве адресатов составляется список рассылки. Почтовый адрес не проставляется на документах. При направлениидокументов в федеральные органы государственной власти и постояннымкорреспондентам применяются конверты с заранее напечатаннымиадресами. 8.3.13. Утверждение документа. "Гриф утверждения документа" располагается в верхнем правомуглу документа и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименованиядолжности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов,фамилии и даты утверждения: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Московской области (подпись) И.О. Фамилия 17 мая 2002 г.или УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области (подпись) И.О. Фамилия 20 июня 2002 г. 8.3.14. Резолюция Резолюция - реквизит, который оформляется соответствующимдолжностным лицом и содержит поручение по данному документу. Резолюции как правило оформляются на специальных бланкахформата А6, на нижнем поле которых указываются номер и датадокумента, к которому относится резолюция (приложение N 34). В резолюции определяются организации, подразделения илидолжностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа,выработки предложений и др. Резолюция включает фамилии исполнителей (наименованиеструктурных подразделений, сторонних организаций), содержаниепоручения, срок исполнения, подпись и дату, например: В.Д. Петрову П.С. Никитину. Прошу принять срочные меры. Доложить к 19.01.2002. Личная подпись 09.01.2002 или Министерство культуры Московской области Администрация Лотошинского района Просьба рассмотреть вопросы, находящиеся в Вашей компетенции и о результатах сообщить заявителям Личная подпись (инициалы, фамилия) 09.01.2002 При наличии нескольких исполнителей ответственным заисполнение считается названный первым в резолюции. Емупредоставляется право созыва соисполнителей и координации ихработы. На документах, не требующих дополнительных указаний поисполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюцииуказываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. 8.3.15. Заголовок к тексту "Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткоесодержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождениядокумента при регистрации и исполнении. Заголовок согласуется с наименованием вида документа,например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии,карточка (чего) учета движения основных средств. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,письмам объемом менее двух страниц и ответам на обращения гражданзаголовок, как правило, не составляется. 8.3.16. Отметка о контроле проставляется на документах,подлежащих контролю, в виде буквы "К" или штампа "КОНТРОЛЬ". 8.3.17. Текст документа. Текст должен содержать достоверную и аргументированнуюинформацию. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связноготекста, трафарета или сочетания этих форм. Сплошной связный текст документа содержит грамматически илогически согласованную информацию об управленческих действиях иприменяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов,распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений,докладных записок, писем, справок и т.д. Связный текст состоит из двух частей. В первой,констатирующей, части указываются причины, основания, целисоставления документа. В этой части при необходимости должна бытьустановлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами илидругими документами по данному вопросу. В тексте документов,подготовленных на основании или в развитие документов другихорганизаций или ранее изданных документов, указываются ихреквизиты: наименование вида документа, автор, дата,регистрационный номер, заголовок к тексту. Во второй (заключительной) части излагаются решения,распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, то текст может содержать только заключительную часть,например: приказы - распорядительную часть без констатирующей;письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценкуфактов, выводы. Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д.,то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты.Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которыепишутся с заглавной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовковне проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами,разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется спрописной буквы и заканчивается точкой. При подготовке документов, составленных по однотипным,повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров,контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий,заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы страфаретным текстом. При подготовке текстов документов рекомендуется применятьтекстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше сиспользованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (дляоформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N12, 13, 14. 8.3.18. Оформление приложений к документу Приложения к документу могут быть трех видов: приложения, утверждаемые или вводимые в действиесоответствующими нормативными правовыми и распорядительнымидокументами (постановлениями, распоряжениями, приказами); приложения, поясняющие или дополняющие содержание основногодокумента; приложения, являющиеся самостоятельными документами,направляемые с сопроводительным письмом. Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличииоформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте,указываются его наименование, количество листов и экземпляров; приналичии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз. Если к документу прилагается другой документ, также имеющийприложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующимобразом: Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л. В приложении к нормативному правовому и распорядительномудокументу в верхнем правом углу первого листа делается отметка суказанием наименования документа, его даты и регистрационногономера, например: Приложение N 2 к постановлению Правительства Московской области от 22.03.2001 N 93/12 Если приложение направляется не во все указанные в документеадреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. Если приложения сброшюрованы, количество листов неуказывается, например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: техническое задание на разработку системы"Электронная почта" в 2 экз. При большом количестве приложений на них составляетсяотдельная опись, а в самом документе после текста указывается: Приложение: согласно описи на ... л. 8. 3.19. Подпись документа В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностилица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не набланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например: Начальник Управления по связи и информатизации (подпись) П.В. Сергеев При подписании документов на бланке должностного лица,должность подписавшего не указывается. При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагаются одна под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например: Начальник управления (подпись) А.Т. Бычков Главный бухгалтер (подпись) Е.Д. Брынкина При подписании документа несколькими лицами равных должностейих подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.При этом не разрешается ставить надпись от руки "зам" или косуючерту перед наименованием должности. Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.)подписываются председательствующим на заседании коллегиальногооргана и секретарем. В документах, составленных комиссией, указываются недолжности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составекомиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии (подпись) Н.В. Куликов Члены комиссии (подпись) К.М. Артемьева (подпись) С.П. Матвеев (подпись) В.А. Филатов 8.3.20. Печать заверяет подлинность подписи должностного лицана документах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами. На документах финансового характера печать проставляется наспециально отведенном месте без захвата наименования должности иподписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. 8.3.21. Копия документа - документ, полностью воспроизводящийинформацию подлинного документа и все его внешние признаки иличасть их. Копия с документа воспроизводится машинописным способом илисредствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии машинописным способом текст документаперепечатывается полностью, включая элементы бланка. Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средствоперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющимих полное соответствие подлинникам. При заверении соответствиякопии документа подлиннику отметка о заверении копии оформляетсяследующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляютсязаверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию;личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), датазаверения; например: Подпись (инициалы, фамилия) Верно Заместитель заведующего отделом кадров (подпись) И.О. Фамилия 23.10.2001 При пересылке копии с документа в другие организации иливыдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должнаудостоверяться печатью без изображения государственного герба. 8.3.22. Отметка об исполнителе Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилиюисполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителерасполагается на лицевой или оборотной стороне последнего листадокумента в левом нижнем углу, например: Лебедев 975 41 51 8.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такогодокумента - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номердела, в котором будет храниться документ; например: Материалы отправлены факсом 26.02.2002 N 03-15/131. В дело. (подпись) (инициалы, фамилия) 27.02.2002 или Издан Приказ от 28.10.98 N 120 "О создании экспертной комиссии". В дело N 01-46. (подпись) (инициалы, фамилия) 29.01.2002 Отметка об исполнении документа и направлении его в делодолжна быть подписана и датирована руководителем подразделения, вкотором исполнен документ. 8.3.24. Отметка о поступлении документа проставляется в видештампа, в поле которого указывается порядковый номер и датапоступления документа. 1X. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА И ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ. ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА 9.1. Факсимильная связь 9.1.1. Средства факсимильной связи предназначаются дляоперативной передачи и приема текстов документов и служебныхматериалов. 9.1.2. В аппарате Правительства официальные номера факсовустановлены в Управлении по обеспечению деятельности аппаратаПравительства Московской области. 9.1.3. При приеме и передаче по телефаксам служебнойинформации работники, назначенные ответственными за этот участокработы в аппарате Правительства, государственных органах,руководствуются следующим порядком: запрещается передавать секретные сведения и тексты документовс грифом "Для служебного пользования"; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, ируководителя соответствующего подразделения; объем передаваемого материала (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 чернымцветом, не должен превышать 5 листов; подлежащий передаче материал регистрируется в журналеустановленной формы (приложение N 35) без проставления штампарегистрации; подлинники материалов после передачи информации возвращаютсяисполнителям под расписку с отметкой о времени отправки илиподшиваются в дело; поступившие на официальный факс факсограммы регистрируются вжурнале установленной формы (приложение N 36) без проставлениярегистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку вжурнале в день их приема, срочные - немедленно;факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 9.1.4. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях аппарата Правительства,государственных органах, возлагается на руководителей подразделенийаппарата Правительства и государственных органов. 9.2. Электронная почта 9.2.1. Электронная почта (далее именуется - ЭП) используетсядля обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средствэлектронно-вычислительной техники. ЭП используется как внутри однойорганизации, так и между различными государственными органами иорганизациями, имеющими соответствующие аппаратные и программныесредства. 9.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называютсядокументы и данные, передаваемые по каналам ЭП. 9.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальнаяобласть памяти на сервере ЭП - "почтовый ящик", в которыйпомещаются электронные сообщения для этого абонента по мере ихпоступления. Абоненту электронной почты присваивается адресэлектронной почты, который является уникальным. 9.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствамиэлектронно-вычислительной техники производит доступ к своемупочтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронныхсообщений на свой компьютер. 9.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП в аппаратеПравительства обеспечивает Управление по обеспечению деятельностиаппарата Правительства Московской области, в государственныхорганах - работники, назначенные руководителями. 9.2.6. Для обмена информацией с абонентами ЭП, не имеющимиадреса ЭП, используется официальный конкретный адрес электроннойпочты. X. ИЗГОТОВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ НА БУМАЖНЫХ И ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЯХ, КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ. СТЕНОГРАФИРОВАНИЕ. ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ 10.1. Изготовление документов на бумажных и электронныхносителях 10.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных иэлектронных носителях в аппарате Правительства производится общимотделом, в государственных органах - соответствующимиподразделениями с соблюдением установленных правил. Для изготовления принимаются только служебные материалы.Подготовка документов под диктовку не допускается. Изготовление документов производится в порядке поступленияматериалов, срочные материалы оформляются вне очереди. 10.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно инеразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, непринимаются. 10.1.3 Рукопись для изготовления документа сдается вместе сподписанным бланком заказа установленной формы. Сданные материалы учитываются в журнале учета выполненныхработ, в котором отмечаются фамилия исполнителя и названиедокумента. 10.1.4. Оформление документов производится на бланкахустановленной формы или на бумаге стандартных размеров на ихлицевой стороне красками насыщенного цвета. При изготовлениидокументов на бумажных и электронных носителях соблюдаютсяустановленный порядок расположения текста, правила орфографии ипунктуации. 10.1.5. Текст документов на бланках формата А4 печатаетсячерез 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через одинмежстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,печатаются через 2 межстрочных интервала. 10.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно,без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. 10.1.7. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 4межстрочными интервалами. 10.1.8. Наименование вида документа, а также слова:"СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ"печатаются прописными буквами. Слова: "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаютсястрочными буквами, кроме начальных. 10.1.9. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите"Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строкинаименования должности. 10.1.10. Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатныхзнаков, его допускается продлевать до границы правого полядокумента или переносить на следующую строку. Точка в концезаголовка не ставится. 10.1.11. При изготовлении документов на двух и более страницахвторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего краялиста. 10.2. Копировально-множительные работы 10.2.1. Копировально-множительные работы (снятие копийдокументов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляется ваппарате Правительства Управлением по обеспечению деятельностиаппарата Правительства Московской области, в государственныхорганах - соответствующими службами. Копирование документов внебольших тиражах может производиться в подразделениях, гдеустановлены копировальные аппараты. Снятие копий и тиражирование производится только со служебныхдокументов. Ограниченно допускается снятие копий с документов,изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы). 10.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования намножительных аппаратах, установленных в подразделениях, несутдолжностные лица, в ведении которых они находятся. Все работники,допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательныйинструктаж по технике безопасности и правилам производства работ накопировально-множительной технике. 10.2.3. Работа по снятию копий документов, тиражирование ваппарате Правительства, в государственных органах должнапроизводится на основании заполненного бланка заказа напроизводство работ, подписанного руководителем подразделения илиего заместителем. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 10.2.4. Учет произведенных работ ведется на основаниизаполненных бланков заказов, которые хранятся в течение года. Не допускается необоснованное размножение документов,неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Целесообразность и порядок копирования документов иматериалов, необходимых для работы в подразделениях, определяютсяруководителями подразделений. Изготовленные копии подлежат учету вустановленном порядке. 10.2.5. Документы и материалы (как правило, первыеэкземпляры-подлинники) передаются на размножение в несброшюрованномвиде, качественно и четко напечатанными. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинникомдокумента. О выполнении работы на бланке заказа делаетсясоответствующая отметка. 10.3. Стенографирование 10.3.1. Стенографирование мероприятий Правительства, аппаратаПравительства выполняется общим отделом и осуществляется попредварительным заявкам руководителей соответствующих подразделений(приложение N 52). Заявки представляются в общий отдел за 3 дня допроведения мероприятия. В государственных органах стенографированиепроводимых мероприятий обеспечивается службами делопроизводства илидругими службами, определенными руководителями. 10.3.2. Стенографирование производится в специальныхучитываемых тетрадях. Стенографические тетради уничтожаются спустяполгода после их заполнения. При расшифровке и печатании стенографических записейстенографистка руководствуется правилами, установленными длявыполнения работ на бумажных и электронных носителях. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а такжедиктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача писем,таблиц и другой информации по телефону. 10.3.3. Стенограммы заседаний Правительства, областныхсобраний, оперативных совещаний, проводимых в Правительстве,печатаются в двух экземплярах, учитываются в журнале регистрациистенографических работ и направляются на хранение в протокольныйотдел как приложения к протоколам. Стенограммы других мероприятий также учитываются в журнале ипередаются ответственным работникам подразделений аппаратаПравительства, государственных органов под расписку. 10.4. Звукозапись мероприятий 10.4.1. Звукозапись мероприятий, проводимых ГубернаторомМосковской области, Вице-губернатором Московской области, первымизаместителями и заместителями Председателя ПравительстваМосковской области, министром Правительства Московской области -руководителем аппарата Правительства Московской области,осуществляется Управлением по обеспечению деятельности аппаратаПравительства Московской области (отделом связи) на основаниипредварительных заявок или служебных записок руководителейподразделений. В государственных органах при необходимости такжеосуществляется звукозапись проводимых мероприятий. Звукозапись мероприятий, как правило, производится намагнитную ленту (аудиокассету) и выполняется в архивном идиктофонном варианте. Звукозапись некоторых мероприятийпроизводится только в диктофонном варианте. Расшифровка и распечатка диктофонной звукозаписи мероприятийосуществляется после их завершения. 10.4.2. При проведении закрытых мероприятий принимаются мерыпо защите информации. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке иподготовке стенограммы, размагничиваются сразу после ее подготовки. 10.4.3. Архивная звукозапись производится на магнитную ленту,которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу послеокончания мероприятия лента регистрируется в специальном журнале,где указывается название мероприятия, место проведения, времяначала и окончания, скорость записи, порядковый номер ленты,фамилия работника, ответственного за звукозапись. 10.4.4. В необходимых случаях, по служебной запискеорганизаторов проводимых мероприятий, осуществляется прослушиваниеили перезапись архивной звукозаписи. Архивная магнитофонная лента проводимых мероприятий хранитсяотдельно в соответствии со своими порядковыми номерами.Размагничивание архивных звукозаписей производится, как правило, поистечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия. XI. ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ, УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, предусмотренных специальными нормативными актами, атакже удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные сфинансовыми средствами. 11.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп,определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеетразмеры от 35х50 мм до 70х100 мм. 11.3. В Правительстве Московской области, государственныхорганах используются круглые гербовые и негербовые печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождениии исполнении документов, а также других отметок справочногохарактера используются мастичные (резиновые) штампы. 11.4. Порядок воспроизведения герба Московской области напечатях регламентируется Законом Московской области 6/2001-ОЗ). 11.5. Любое изображение на печатях и штампах Святого ГеоргияПобедоносца, поражающего копьем Змия, не соответствующее описаниюгерба Московской области, является искаженным изображением гербаМосковской области. 11.6. Изготовление печатей и штампов, необходимых дляобеспечения деятельности аппарата Правительства, государственныхорганов производится с разрешения их руководителей. 11.7. В Правительстве имеются одна большая, одна малаягербовые мастичные печати и одна металлическая гербовая печать, вгосударственных органах одна гербовая мастичная печать. 11.8. Подлинность подписей должностных лиц на документахПравительства удостоверяется большой гербовой печатью, на наградныхдокументах - малой гербовой печатью Правительства, на документахгосударственного органа - гербовой печатью государственного органа. 11.9. Подписи Губернатора Московской области на служебныхудостоверениях членов Правительства Московской области и подписиминистра Правительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области на удостоверениях работниковаппарата Правительства заверяются оттиском металлической гербовойпечати. 11.10. Примерный перечень документов, на которые ставитсягербовая печать, приведен в приложении N 37. 11.11. Аппарат Правительства, государственные органы принеобходимости в установленном порядке имеют право изготовлятьпростые круглые мастичные печати (без изображения герба Московскойобласти), которые ставятся на копиях документов для удостоверенияих соответствия подлинникам. 11.12. Рассылаемые копии постановлений Правительства,постановлений и распоряжений Губернатора Московской области,распоряжений Вице-губернатора Московской области, первыхзаместителей, заместителей Председателя Правительства Московскойобласти, министра Правительства Московской области - руководителяаппарата Правительства Московской области заверяются печатью"Аппарат Правительства Московской области. Протокольный отдел". 11.13. На документах по личному составу аппаратаПравительства, доверенностях, командировочных удостоверенияхпроставляется печать "Аппарат Правительства Московской области.Отдел кадров". 11.14. На пакетах при отправке корреспонденции проставляетсяпечать "Для пакетов". 11.15. Для обеспечения оперативной доставки документовиспользуются штампы "Весьма срочно" ("В.срочно"), "Срочно","Вручить немедленно". 11.16. Оказание методической помощи, согласование образцовпечатей и штампов подразделений аппарата Правительства,государственных органов осуществляются общим отделом. 11.17. В аппарате Правительства размещает и исполняет заказ поизготовлению печатей и штампов Управление по обеспечениюдеятельности аппарата Правительства Московской области. 11.18. Все печати и штампы регистрируются в общем отделе ивыдаются подразделениям аппарата Правительства под расписку вжурнале. 11.19. В подразделениях аппарата Правительства,государственных органах печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку,храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах илиметаллических шкафах. 11.20. Контроль за правильностью учета печатей и штампов ваппарате Правительства осуществляет общий отдел, в государственныхорганах - должностные лица, назначенные руководителями. 11.21. Об утере печати или штампа в подразделениях аппаратаПравительства незамедлительно ставятся в известность заведующийобщим отделом, в государственных органах - их руководители. 11.22. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати иштампы подлежат возврату в общий отдел, службы делопроизводствагосударственных органов, где они уничтожаются по акту вустановленном порядке. 11.23. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов возлагаются наруководителей подразделений аппарата Правительства, вгосударственных органах - на их руководителей. XII. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ 12.1. Составление номенклатуры дел 12.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьнаименований дел, имеющихся в Правительстве, государственныхорганах с указанием сроков их хранения, оформленный в установленномпорядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованногораспределения документов, формирования, систематизации и учета дел,организации группировки исполненных документов в дела, определениясроков их хранения. Номенклатура дел используется при построенииинформационно-поисковой системы и является основой для составленияописей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, атакже для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел Правительства Московской области (приложениеN 38) составляется общим отделом на основе номенклатур делподразделений аппарата Правительства при методической помощиЦентрального государственного архива Московской области. Вновьсозданное подразделение обязано в месячный срок разработатьноменклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел.Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документомпостоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел общегоотдела, второй - используется в качестве рабочего, третий - вархиве общего отдела, четвертый - в Центральном государственномархиве Московской области, с которым согласовывалась номенклатурадел. Названиями разделов номенклатуры дел Правительства,государственных органов являются названия структурныхподразделений, которые располагаются в сводной номенклатуре дел всоответствии с утвержденной структурой. В государственных органах номенклатуру дел составляют службыделопроизводства при взаимодействии с соответствующимиструктурными подразделениями и ведомственными архивами. 12.1.2. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела,включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленногоцифрового обозначения структурного подразделения и порядковогономера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаютсяарабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурногоподразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела пономенклатуре. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов,частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражатьосновное содержание и состав документов дела. 12.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел устанавливается единый для всехподразделений и определяется степенью важности документов,составляющих дела, их взаимосвязью. В начале располагаютсязаголовки дел, содержащие законодательные и нормативные правовыеакты федеральных органов государственной власти, нормативныеправовые и распорядительные акты Правительства, планово-отчетная ианалитическая документация, переписка, регистрационно-контрольныеформы, номенклатура дел. В заголовках дел, содержащих переписку сразнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросамдокументирования управленческой деятельности". Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатурыоставляются резервные номера. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования иоформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончаниикалендарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей поПеречню типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечнейдокументов, использованных при определении сроков хранения дел,проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах(например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, олицах, ответственных за формирование дел и др. 12.1.4. По окончании года в конце номенклатуры дел делаетсяитоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 12.1.5. Утвержденная номенклатура дел Правительства,государственного органа хранится в компьютерной системе дляупрощения ее ведения, корректировки и переработки. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится вдействие с 1-го января следующего года. Номенклатура делсогласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управленияпо делам архивов Московской области не реже, чем раз в 5 лет. 12.2. Формирование дел 12.2.1. Формирование дел - группирование исполненныхдокументов в дело в соответствии с номенклатурой дел исистематизация документов внутри дела. Дела в аппарате Правительства формируются децентрализованно,т.е. в подразделениях аппарата Правительства, в государственныхорганах - по распоряжению их руководителей. Формированием дел в подразделениях аппарата Правительствазанимаются работники, ответственные за ведение делопроизводства. Контроль за формированием дел осуществляется общим отделом. 12.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования: помещать в дело только исполненные, правильнооформленные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся кразрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основнымидокументами; группировать в одно дело документы одного календарногогода, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в деладокументы постоянного и временного сроков хранения. В дело недолжны помещаться документы, подлежащие возврату, лишниеэкземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов притолщине не более 4 см. 12.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической,тематической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные акты группируются вдела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативнымиправовыми и распорядительными актами, группируются вместе суказанными документами. При их утверждении в качествесамостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно отраспоряжений по личному составу и распоряжений о командировках. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются всамостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядкефамилий. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности; приэтом документ-ответ помещается за документом-запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания идругие документы группируются отдельно от их проектов. 12.3. Экспертиза ценности документов 12.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения наоснове принятых критериев. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесениядокументов к делам; при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов ваппарате Правительства создается постоянно действующая экспертнаякомиссия аппарата Правительства (далее - ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяютсяположением, разработанным на основании типового положения,утвержденного Росархивом, согласованным с Управлением по деламархивов Московской области и утвержденным министром ПравительстваМосковской области - руководителем аппарата ПравительстваМосковской области. В государственных органах также создаются экспертные комиссии,утверждаемые распорядительными документами государственного органа. При проведении экспертизы ценности документов осуществляетсяотбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроковхранения для передачи в ведомственный архив, а также отбордокументов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшемухранению в подразделениях, выделение к уничтожению дел запредыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этомодновременно проверяется качество и полнота действующейноменклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел,заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдениеустановленного порядка оформления документов и формирования дел. 12.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводитсяна основании "Перечня типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроковхранения" и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Недопускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожениютолько на основании заголовков дел. При полистном просмотре делпостоянного срока хранения подлежат изъятию черновики,неоформленные копии документов и документы с временными срокамихранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру сцелью определения и выделения из их состава документов, подлежащихпостоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявленыдокументы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.Выделенные из их состава документы постоянного срока храненияприсоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела.Подшивка вновь сформированных дел производится только послезавершения экспертизы ценности документов. 12.3.3. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет)хранения, по личному составу (раздел 12.5) и акты о выделении дел куничтожению (приложение N 39). 12.4. Оформление дел 12.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению всоответствии с установленными правилами. Дела оформляются при их заведении и по завершении года.Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработкеи проводится сотрудниками подразделений при методической помощи ипод контролем ведомственного архива. При заведении дел оформляются обложки дел по установленнойформе с указанием: наименования подразделения, индекса дела,заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденнойноменклатуре дел. 12.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение N 40); составление, в необходимых случаях, внутренней описидокументов дела (приложение N 41); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома иколичества листов и др.). На обложке предусмотрены места дляпроставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. Посогласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашомпроставляется номер описи и дела. 12.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срокахранения подлежат частичному оформлению; дела допускается хранить вскоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле,листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы (кромезаверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами вваловом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа,простым графическим карандашом. По окончании года проверяется соответствие заголовков дел наобложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях взаголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляютсяномера распорядительных документов и протоколов, виды и формыотчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения иокончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чемгод образования дела, под датой вносится запись: "имеются документыза ..... годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов(частей), проставляются крайние даты документов каждого тома(части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам,постановлениям, распоряжениям) указывается число, месяц и год.Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишетсясловами. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного храненияследует производить четко, черными светостойкими чернилами илитушью. 12.5. Составление описей дел 12.5.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизуценности, ежегодно составляются описи (приложения N 42, 43). Надела временного (до 10 лет включительно) сроков хранения описи несоставляются. Описи дел в подразделениях аппарата Правительства, вгосударственных органах составляются работником, ответственным заделопроизводство, под непосредственным методическим руководствомведомственного архива. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно надела постоянного срока хранения, на дела временного (свыше 10 лет)срока хранения и на дела по личному составу. По этим описямдокументы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленныеподразделениями, служат основой для подготовки сводной описи,которую готовит ведомственный архив и по которой передаются дела вЦентральный государственный архив Московской области. 12.5.2. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятойсхемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, токаждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый за несколько лет;порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливаетсяведомственным архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамиполностью пишется только заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами "то же", при этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приемедел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другимподразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии ит.п. 12.5.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяютсякачество формирования и оформления дел, соответствие количествадел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. Вслучае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску.Если принятые меры не дали результатов, составляется справка опричинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделенияи передается в архив. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка деласодержанию документов в деле; правильность оформления и группировкидокументов, включенных в дело; качество подшивки или переплетадела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, внеобходимых случаях, внутренней описи; правильность оформленияобложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В конце описи делается итоговая запись о количестве дел. 12.6. Хранение и использование документов архива 12.6.1. С момента заведения и до передачи в архив документыхранятся по месту их формирования в дела. Руководители подразделений аппарата Правительства игосударственных органов обеспечивают сохранность документов и дел.Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных дляхранения документов помещениях, располагаются в запирающихсяшкафах, обеспечивающих полную сохранность документов,предохраняющих их от пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел. 12.6.2. С целью предотвращения износа подлинников нормативныхправовых актов и распорядительных документов создается фондпользования - совокупность копий архивных документов,предназначенных для пользования вместо оригиналов. 12.6.3. Архивы аппарата Правительства, государственных органовмогут выдавать работникам для работы во временное пользование делаили копии документов, хранящихся в архиве, по журналу регистрациивыданных документов. 12.7. Передача дел в архив и использование документов архива 12.7.1. Для хранения документов постоянного, временного сроковхранения и по личному составу, их учета, использования, отбора иподготовки к передаче на государственное хранение в аппаратеПравительства, государственных органах образуются ведомственныеархивы. Деятельность архивов регламентирована Законом Московскойобласти "Об архивном фонде Московской области и архивах" и"Основными правилами работы архивов организаций" (М.; Росархив;ВНИИДАД, 2002). 12.7.2. В архив передаются дела по утвержденному графикупостоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личномусоставу. Дела со сроком хранения до 3-х лет в архив не передаются. 12.7.3. Прием каждого дела в архиве производится по описям(приложения N 42, 43) в присутствии работников, сдающих дела вархив. При этом на обоих экземплярах описей против каждого дела,включенного в них, делается отметка о наличии дела, а такжеуказывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационныеформы-картотеки на документы с целью их оперативного поиска. В случае ликвидации (реорганизации) государственного органапри отсутствии правопреемника документы передаются нагосударственное хранение в архивные учреждения Московской областипо принадлежности. Порядок эвакуации документов в аппарате Правительства,государственных органах при возникновении чрезвычайной ситуацииопределяется специальными Инструкциями аппарата Правительства,государственных органов, государственных учреждений Московскойобласти. Приложение N 1 к п.3.1.5 Инструкции ПЕРЕЧЕНЬ корреспонденции, не подлежащей регистрации 1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспектыи др.издания. 2. Документы на иностранных языках без перевода. 3. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры. 4. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственнаятехническая литература, информационные сводки, тематические испециальные сборники, прогнозы погоды и т.п. 5. Пригласительные билеты, поздравительные письма,поздравительные телеграммы и открытки. 6. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции,накладные, сметы и др.). 7. Документы без подписей. Приложение N 2 к п.4.1 Инструкции ЖУРНАЛ учета входящих документов|----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| Вх. N | Корреспондент, | Краткое | Резолюция | Отметка || (индекс) | дата и номер | содержание | или кому | об исполнении || и дата | (индекс) | | направлен | || документа| поступившего | | документ | || | документа | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------|| | | | | ||----------|----------------|------------|-----------|-----------------| (формат A3) Приложение N 3 к п.4.1 Инструкции ЖУРНАЛ учета исходящих документов|------------|------------|-----------------------|-------------------|| N (индекс) | Кому | Краткое содержание | Отметка || и дата | направлен | | об исполнении, || документа | (адресат) | | N дела, || | | | в которое || | | | подшита копия ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------|| | | | ||------------|------------|-----------------------|-------------------| (формат A3) Приложение N 4 к п.3.2.6 Инструкции Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) Текст телеграммы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Московской области Б.В.Громов 103070, г. Москва, Старая площадь, д.6 "_____" ____________ 2002 г. Исп.: ______________ Тел.: _______________ Приложение N 5 к п.3.2.6 Инструкции Место авансовой печати ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ ТЕЛЕГРАММА Кому (должность, инициалы, фамилия) Адрес (с указанием почтового индекса) Текст телеграммы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Московской области Б.В.Громов 103070, г. Москва, Старая площадь, д.6 "_____" _________________ 2002 г. Исп.: ___________ Тел. ____________ Приложение N 6 к п.3.2.7 Инструкции Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА По списку Текст телеграммы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Московской области Б.В.Громов 103070, г. Москва, Старая площадь, д.6 "_____" _________________ 2002 г. Исп.: ______________ Тел.: ______________ РАСЧЕТ РАССЫЛКИ К ИСХ.______________ ОТ_________________NN Кому Адресп/п1 Президенту Республики Бурятии 670001, г.Улан-Удэ, (Фамилия, имя, отчество) ул.Сухэ-Батора, д.92 Губернатору Кемеровской области 650099, г.Кемерово, (Фамилия, имя, отчество) проспект Советский, д.623 Главе администрации Алтайского 656035, г.Барнаул, края (Фамилия, имя, отчество) проспект Ленина, д.59 Наименование должности исполнителя ______________ И.О.Фамилия подпись "___" ___________ 200__г. Приложение N 7 к п.3.2.7 Инструкции Место авансовой печати ТЕЛЕГРАММА СХЕМА СТО ДЕВЯТЬ Главе муниципального образования Текст телеграммы_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Губернатор Московской области Б.В.Громов 103070, Москва, Старая площадь, д. 6 "_____" _______________ 2002 года Приложение N 8 к п.4.5 Инструкции ЛИСТ - РАСПИСКА О ВЫДАЧЕ ДОКУМЕНТА ИЗ ДЕЛА|-----------|---------------------------|---------------|---------------|| N, дата | Дата выдачи и кому выдан | Дата возврата | Ф.И.О. || документа | документ (подпись, | (до какого | и должность || | расшифровка подписи) | числа выдан | сотрудника, || | | документ) | выдавшего || | | | документ ||-----------|---------------------------|---------------|---------------|| | | | ||-----------|---------------------------|---------------|---------------| (формат А5) Приложение N 9 к инструкции ПЕРЕЧЕНЬ бланков, используемых при подготовке и оформлении нормативных правовых и распорядительных актов, служебных документов (писем) 1. Постановление Правительства Московской области 2. Письмо Правительства Московской области 3. Постановление Губернатора Московской области 4. Распоряжение Губернатора Московской области 5. Письмо Губернатора Московской области 6. Распоряжение Вице-губернатора Московской области 7. Письмо Вице-губернатора Московской области 8. Распоряжение первого заместителя Председателя Правительства Московской области 9. Письмо первого заместителя Председателя Правительства Московской области 10. Распоряжение заместителя Председателя ПравительстваМосковской области 11. Письмо заместителя Председателя Правительства Московскойобласти 12. Распоряжение министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 13. Приказ министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 14. Письмо министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 15. Письмо министра Правительства Московской области 16. Приказ министра Правительства Московской области 17. Распоряжение центрального исполнительного органа государственной власти Московской области (министерства, комитета, главного управления) 18. Письмо центрального исполнительного органа государственной власти Московской области (министерства, комитета, главного управления) 19. Письмо первого заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 20. Письмо аппарата Правительства Московской области 21. Приказ первого заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 22. Приказ заместителя министра Правительства Московской области - руководителя аппарата Правительства Московской области 23. Протокол Правительства Московской области 24. Письмо секретариата Губернатора Московской области - Председателя Правительства Московской области 25. Письмо советника Губернатора Московской области Приложение N 10 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 11 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 12 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 13 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 14 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 15 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 16 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 17 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 18 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 19 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 20 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 21 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 22 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 23 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 24 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 25 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 26 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 27 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 28 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 29 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 30 к п. 5.2.7 Инструкции Образец листа согласования Проект представил: Должность руководителя Подпись, дата (инициалы, фамилия) Проект согласовали: Вице-губернатор Московской области Подпись, дата (инициалы, фамилия) Первые заместители Председателя Правительства Московской области Подпись, дата (инициалы, фамилия) Заместитель Председателя Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) Подпись, дата (инициалы, фамилия) Министр Правительства Московской области - руководитель аппарата Правительства Московской области Подпись, дата (инициалы, фамилия) Министры Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) Подпись, дата (инициалы, фамилия) Правовое управление аппарата Правительства Московской области Подпись, дата (инициалы, фамилия) Руководители центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти, Московской области, государственных органов и государственных учреждений Московской области и других организаций (по определению Правового управления аппарата Правительства Московской области) Подпись, дата (инициалы, фамилия) Исполнитель: Должность Подпись, дата (инициалы, фамилия) телефон Примечание: При наличии большого числа согласующих органов,организаций и лиц лист согласования может быть продолжен иоформляется на втором листе без указания граф "Проект представлен"и "Исполнитель" либо составляется дополнительный лист согласованиясогласно приложению N 31 к ст. 5.2.8 Инструкции. Приложение N 31 к п. 5.2.8. Инструкции ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ________________________________________________ (заголовок документа)+-----------------------+-----------------------+------------------+|Название |Должность, инициалы, |Дата согласования,||органа |фамилия руководителя, |номер документа, ||(министерство, |с которым согласован |содержащего визу, ||комитет, главное |документ |подтверждающую ||управление и т.д.) | |согласование |+-----------------------+-----------------------+------------------+|Например: |+-----------------------------------------------+------------------+|Управление Министерства|Руководитель Управления|Письмо от ||Российской Федерации |(инициалы, фамилия) |20.12.2000 ||по налогам и сборам | |N 105 ||по Московской области | |(без замечаний) || | | | | | |или || | | || | |Письмо || | |от 20.12.2000 || | |N 105 || | |(с замечаниями) || | |Замечания учтены || | | || | |или || | | | | | |Письмо || | |от 20.12.2000 || | |N 105 || | |(с замечаниями) || | |Замечания || | |не учтены |+------------------------------------------------------------------+ Исполнитель: Название должности (подпись) И.О. Фамилия Дата Приложение N 32 к п. 6.6 Инструкции ТАБЛИЦА КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ+---+---------+-------+--------+----------+----+------+-----+------+------+------------+|N |Кому дано|Срок |Содерж. |Состояние |Исп.|Исп. с|Срок |Снято |Не |Заключение ||п/п|поручение|исполн.|поручен.|исполнения| |опозд.|не |с исп.|исп. |руководства || | | | | | | |истек| |в срок|(Предложения|| | | | | | | | | | |по контролю)|+---+---------+-------+--------+----------+----+------+-----+------+------+------------+| | | | | |Для автоматизированного учета | |+---+---------+-------+--------+----------+-------------------------------+------------+ Приложение N 33 к п. 8.1.1. Инструкции+---------------------------------------------------------------+| /\ /\ || | | <- 1,8 см -> ||не менее 1 см ||2,5 см | || | v || v || /\ || | Герб || 2,2 см Московской || | области || v || || ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ || || 103070, Москва, Старая пл., 6 тел. 206-67-09, факс 928-98-12|| ____________________________________________________________|| || +--- ---+ || ______________ N ______________ | АДРЕСАТ | || На N _________ от _____________ <- 8,0 см -> || || ||Отметка +--- ---+ ||о | ЗАГОЛОВОК | ||контроле | к тексту | || <- 7,5 см -> || || ||от 2,5 см от 1,25 см||<- -> <- ->||до 3,0 см до 2,25 см|| ТЕКСТ || документа || || || || Отметка о наличии приложения || || ПОДПИСЬ || || Отметка об исполнителе || /\ /\ || | Отметка об исполнении документа | || 1,5 см и направлении его в дело не менее || | 2 см || v | || /\ v || | || 1 см || | || v |+---------------------------------------------------------------+ Приложение N 34 к п. 8.3.14. Инструкции+---------------------------------------------------------------+| +----------+ || | Герб | || |Московской| || | области | || +----------+ || || СЕКРЕТАРИАТ || заместителя Председателя Правительства || Московской области || || || || || || || || Заведущий || секретариатом || || "___" _________________ 2002 г. || к N _____________________ || |+---------------------------------------------------------------+ Бланк для поручений (формат А6) Примечание: изображение герба Московской области в красном цвете. Приложение N 35 к п. 9.1.3 Инструкции ЖУРНАЛ учета отправляемой служебной информации средствами факсимильной связи|----|----------------|------------|-----------|------------|------------|----------------|-------------|| N | Наименование | Адрес | Количество| Дата | Роспись | Кто и когда | Отметка || п/п| структурного | получателя,| листов | и время | сотрудника,| принял | о возврате || | подразделения, | код, | | поступления| сдавшего | переданную | материала || | Ф.И.О. | телефон, | | материала | материал | информацию | || | и телефон | город | | | | | || | исполнителя | | | | | | || | | | | | |--------|-------| || | | | | | | Дата | Ф.И.О.| || | | | | | | и время| | ||----|----------------|------------|-----------|------------|------------|--------|-------|-------------| Приложение N 36 к п. 9.1.3 Инструкции ЖУРНАЛ учета принятых факсограмм|----|--------------|--------|-----------|----------|----------------|---------|| N | Адрес кор- | Дата | Количество| Наимено- | Наименование | Роспись || п/п| респондента, | и время| листов | вание | структурного | получа- || | его фамилия, | | | документа| подразделения, | теля || | телефон | | | | Ф.И.О. | || | | | | | получателя | ||----|--------------|--------|-----------|----------|----------------|---------| Приложение N 37 к п. 11.10 Инструкции ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ 1. Архивная справка. 2. Акты (приема законченных строительством объектов,оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы). 3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведениедел в арбитраже и др.). 4. Договоры (о материальной ответственности, поставках,подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений,производстве работ и др.). 5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; технические). 6. Командировочные удостоверения. 7. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющихправо совершения финансово - хозяйственных операций. 8. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг). 9. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные -сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты). 10. Представления и ходатайства (о награждении государственныминаградами и премиями). 11. Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых вбанк). 12. Смета расходов (на содержание аппарата ПравительстваМосковской области, государственного органа). 13. Соглашения, договоры, подписанные Губернатором Московскойобласти от имени Правительства Московской области, руководителямигосударственных органов. 14. Постановления, распоряжения, подписанные ГубернаторомМосковской области, Вице - губернатором Московской области, первымизаместителями, заместителями Председателя Правительства Московскойобласти, министром Правительства Московской области - руководителемаппарата Правительства Московской области, министрами ПравительстваМосковской области. 15. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использованиибюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейсязарплате). 16. Удостоверения работников. 17. Штатное расписание аппарата Правительства, государственныхорганов. Приложение N 38 к п. 12.1.1 ИнструкцииПРАВИТЕЛЬСТВО УТВЕРЖДАЮМОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИНОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности________ N _________ руководителяНа _____________ год ___________ (подпись) (расшифровка подписи) ___________ (дата) |-------|----------------|------------|-----------|------------| | Индекс| Заголовок дела | Количество | Срок | Примечание | | дела | (тома, части) | дел (томов,| хранения | | | | | частей) | и номера | | | | | | статей | | | | | | по перечню| | |-------|----------------|------------|-----------|------------| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |-------|----------------|------------|-----------|------------|Заведующий общим отделом (подпись) Расшифровка подписиОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОЭкспертная комиссия аппарата ЭПК Управления по делам архивовПравительства Московской области Московской областиПротокол от _________N_______ Протокол от ________N__________Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______году |---------------------------|------|-----------------------------| | По срокам хранения | Всего| В том числе | | | |------------|----------------| | | | переходящих| с отметкой ЭПК | |---------------------------|------|------------|----------------| | Постоянного | | | | |---------------------------|------|------------|----------------| | Временного (свыше 5 лет) | | | | |---------------------------|------|------------|----------------| | Временного | | | | | (до 10 лет включительно) | | | | |---------------------------|------|------------|----------------| | Итого | | | | |---------------------------|------|------------|----------------|Итоговые сведения переданы в архивЗаведующий общим отделом (подпись) (инициалы, фамилия)_____________ (дата) Приложение N 39 к п. 12.3.3 ИнструкцииНаименование организации УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя ____________ (расшифровка подписи) (подпись) ___________ (дата) АКТ N _________ ______________________________ (место составления) О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании Перечня типовых управленческих документов,образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков храненияотобраны к уничтожению как не имеющие научно - исторической ценностии утратившие практическое значение документы согласно номенклатуредел ____________________________________________________________________________________________________________________________________|----|----------|---------|---------------|-----------------|--------|----------|------------|| N | Заголовок| Дата | Номера | Индекс дела | Кол-во | Сроки | Примечание || п/п| дела или | дела или| описей | (тома, части) | дел | хранения | || | групповой| крайние | (номенклатур) | по номенклатуре | (томов,| дела | || | заголовок| даты дел| за _____ год | или N дела | частей)| (тома, | || | дел | | | по описи | | части | || | | | | | | и номера | || | | | | | | статей по| || | | | | | | перечню) | ||----|----------|---------|---------------|-----------------|--------|----------|------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 ||----|----------|---------|---------------|-----------------|--------|----------|------------| Итого ____________________________ дел за _________________ год Описи дел постоянного хранения за ________________________ годыутверждены, по личному составу согласованы с ЭПК ЦГАМО (протокол от ____________________ N _________________)Наименование должности лица,проводившего экспертизуценности документов Подпись Расшифровка подписиДатаОдобреноПротокол ЭКот _______ N _________Председатель комиссии____________________________________________________ ___________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)Члены комиссии____________________________________________________ ___________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)Документы измельчены и уничтожены____________________________________________________ ___________ _____________________ (должность) (подпись) (расшифровка подписи)________________ (дата) Приложение N 40 к п. 12.4.2 Инструкции ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________В деле подшито и пронумеровано _________________________ листа(ов) (цифрами и прописью)в том числе литерные листы _______________________________________пропущенные номера _______________________________________________+ листов внутренней описи ________________________________________ |---------------------------|---------------| | Особенности физического | Номера листов | | состояния и формирования | | |---------------------------|---------------| | 1 | 2 | |---------------------------|---------------|___________________________ ___________ _____________________ Наименование должности подпись расшифровка подписи лица, составившего (инициалы, фамилия) заверительную надпись_______________ (дата) Приложение N 41 к п. 12.4.2 Инструкции ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______________|----|----------|----------|---------------------|-------|-------------|| N | Индекс | Дата | Заголовок документа | Номера| Примечание || п/п| документа| документа| | листов| || | | | | дела | ||----|----------|----------|---------------------|-------|-------------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||----|----------|----------|---------------------|-------|-------------|Итого _________________________________________________ документов (цифрами и прописью)Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)___________________________ _____________ _____________________Наименование должности подпись расшифровка подписилица, составившего (инициалы, фамилия)внутреннюю опись документовдела_______________ (дата) Приложение N 42 к п. 12.5.1 Инструкции УТВЕРЖДАЮ_____________________________ Наименование должности (название структурного руководителя структурного подразделения) подразделения ___________ (расшифровка подписи) (подпись) ___________ (дата) ОПИСЬ N 1 дел постоянного хранения за _________ год|----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|| N | Индекс| Заголовок дела | Дата дела | Кол-во | Примечание|| п/п| дела | (тома, части) | (тома, части) | листов в деле | || | (тома,| | | (томе, части) | || | части)| | | | ||----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|В данную опись внесено ___________________________________________ (цифрами и прописью)дел с N _________________ по N _____________________, в том числелитерные номера:пропущенные номера:Наименование должности (подпись) Расшифровка подписисоставителя описи____________ (дата)СОГЛАСОВАНОЗаведующий общим отделом___________ Расшифровка подписи (подпись)___________ (дата)Передал _________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документамНаименование должности сотрудникаструктурного подразделения (подпись) Расшифровка подписи___________ (дата)Принял __________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документамНаименование должностиработника, ответственногоза архив (подпись) Расшифровка подписи___________ (дата) Приложение N 43 к п. 12.5.1 Инструкции УТВЕРЖДАЮ______________________________ (название структурного Наименование должности подразделения) руководителя структурного подразделения ___________ (расшифровка подписи) (подпись) ___________ (дата) ОПИСЬ N 1 дел по личному составу (временного хранения) за _______ год|----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|| N | Индекс| Заголовок дела | Дата дела | Кол-во | Примечание|| п/п| дела | (тома, части) | (тома, части) | листов в деле | || | (тома,| | | (томе, части) | || | части)| | | | ||----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 ||----|-------|----------------|---------------|---------------|-----------|В данную опись внесено ___________________________________________ (цифрами и прописью)дел с N __________________ по N _____________________, в том числелитерные номера:пропущенные номера:Наименование должностисоставителя описи (подпись) Расшифровка подписи____________ (дата)СОГЛАСОВАНОЗаведующий общим отделом___________ Расшифровка подписи (подпись)___________ (дата)Передал _________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документамНаименование должностисотрудника структурногоподразделения (подпись) Расшифровка подписи___________ (дата)Принял __________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документамНаименование должностиработника, ответственногоза архив (подпись) Расшифровка подписи___________ (дата) Приложение N 44 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 45 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 46 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 47 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 48 к п. 5.1.2 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 49 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 50 к п. 3.2.4 Инструкции (Утратило силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.09.2007 г. N 622-РГ ) Приложение N 51 к п. 3.2.4 Инструкции +----------+ | Герб | |Московской| | области | +----------+ СОВЕТНИК ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ103070, Москва, Старая пл., д. 6 тел. факс--------------------------------------------------------------------_____________ N ________________На N ________ от _______________ Примечание. Изображение герба Московской области в красномцвете. Приложение N 52 к п. 10.3.1 Инструкции ЗАКАЗ НА ПОДГОТОВКУ СТЕНОГРАММЫ__________________________________________________________________ (наименование мероприятия)______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________Состоится _____________________ _____________________ (время начала) (число, месяц)в помещении ________________________________________________________________________________________________________________________Ориентировочная продолжительность ________________________________Заказчик _______________________________ (фамилия, И.О.)Дата ___________________ Телефон ______________________