Распоряжение Губернатора Московской области от 29.12.2000 № 1165-РГ
Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате правительства Московской области
МОСКОВСКАЯ ОБЛАСТЬ ГУБЕРНАТОР РАСПОРЯЖЕНИЕ от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ Утратил силу - Распоряжение Губернатора Московской области от 27.12.2002 г. N 1193-РГ Об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Московской области 1. В целях упорядочения системы документационного обеспечениядеятельности Правительства Московской области, совершенствованияведения делопроизводства в аппарате Правительства Московской областиутвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппаратеПравительства Московской области (далее - Инструкция) и ввести ее вдействие с 1 января 2001 г. 2. Управлению делами аппарата Правительства Московской области(Кольяк М.А.) обеспечить изготовление Инструкции в количестве 500экземпляров. 3. Обязать структурные подразделения аппарата ПравительстваМосковской области руководствоваться в своей работе настоящейИнструкцией. 4. Распоряжение Главы Администрации Московской области от 10августа 1994 года N 746-р "Об Инструкции по делопроизводству вАдминистрации Московской области" с 1 января 2001 г. признатьутратившим силу. 5. Контроль за выполнением распоряжения возложить на министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области И.О. Пархоменко. Губернатор Московской области Б.В. Громов Приложение к распоряжению Губернатора Московской области от 29 декабря 2000 г. N 1165-РГ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате ПравительстваМосковской области (далее - Инструкция) определяет порядок работы сдокументами в аппарате Правительства Московской области (далее -аппарат Правительства). 1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, постановлениями и распоряжениямиПравительства Российской Федерации, Положением об аппаратеПравительства Московской области, а также положениямиГосударственной системы документационного обеспечения управления(ГСДОУ), основными правилами работы ведомственных архивов иГосударственными стандартами Российской Федерации ГОСТ Р6.30-97"Унифицированная система документации. Унифицированная системаорганизационно - распорядительной документации. Требования коформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивноедело. Термины и определения". 1.3. Ответственность за организацию и состояниеделопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкциейпорядка работы с документами в структурных подразделениях аппаратаПравительства (далее - подразделения) возлагается на ихруководителей. 1.4. Методическое руководство организацией делопроизводства иконтроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в аппаратеПравительства осуществляется общим отделом аппарата Правительства. 1.5. Делопроизводство в аппарате Правительства организуется сиспользованием автоматизированной системы "Делопроизводство" (далее- система "Делопроизводство"). Программное и информационное обеспечение системы"Делопроизводство" в процессе ее эксплуатации осуществляется отделоминформационных систем Управления делами аппарата Правительства. 1.6. Центральные исполнительные органы государственной властиМосковской области, государственные органы Московской областиорганизуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельноразрабатываемых инструкций и других нормативно - методическихдокументов, не противоречащих требованиям настоящей Инструкции. 1.7. Перед уходом в отпуск или выездом в командировкусотрудники подразделений обязаны передать находящиеся у них наисполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указаниюруководителя подразделения. 1.8. При утрате документов руководитель подразделения назначаетслужебное расследование, о результатах которого информирует общийотдел аппарата Правительства. 1.9. Требования к работе с документами, предусмотренныенастоящей Инструкцией, обязательны для всех работников подразделенийаппарата Правительства. 1.10. Сотрудники аппарата Правительства несут персональнуюответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции,сохранность находящихся у них документов и неразглашениесодержащейся в них служебной информации. 2. Документация аппарата Правительства 2.1. Состав документационной базы аппарата Правительства. Деятельность аппарата Правительства обеспечивается системойуправленческих документов, составляющих его документационную базу.Состав документационной базы определяется компетенцией аппаратаПравительства, порядком разрешения вопросов, объемом и характеромвзаимосвязей между подразделениями, органами государственной власти,организациями и учреждениями. Состав документационной базы аппаратаПравительства включает следующие основные документы: - организационные; - нормативные правовые и распорядительные; - информационно - справочные. 2.1.1. Организационные документы. Организационные документы - документы, определяющие организациюработы аппарата Правительства, его подразделений, должностных лиц. Корганизационным документам относятся: Положение об аппаратеПравительства Московской области, штатное расписание аппаратаПравительства, положения о его подразделениях, должностныеинструкции работников аппарата Правительства. 2.1.1.1. Положение. Положение - нормативный правовой акт, который определяетпорядок образования, задачи, функции, полномочия, ответственность иорганизацию работы аппарата Правительства и его подразделений. Положение включает следующие основные разделы: общие положения,задачи и функции, полномочия, ответственность, организацию работыаппарата Правительства или его подразделений. Положение об аппарате Правительства Московской областиутверждается Губернатором Московской области. Положение о подразделении разрабатывается его руководителем иутверждается в соответствии с Положением об аппарате ПравительстваМосковской области. 2.1.1.2. Штатное расписание. Штатное расписание - организационный документ, определяющийдолжностной, численный состав аппарата Правительства иустанавливающий фонд оплаты труда. Штатное расписание утверждается постановлением ГубернатораМосковской области. 2.1.1.3. Должностная инструкция. Должностная инструкция регламентирует функции, права,обязанности, ответственность должностного лица. Должностная инструкция включает следующие основные разделы:общие положения, должностные обязанности, права, ответственность. Должностные инструкции работников подразделений аппаратаПравительства утверждаются руководителями, курирующимисоответствующие подразделения. Текст должностной инструкции носит характер указаний, содержитчеткие формулировки с распорядительными словами: "должен", "имеетправо", "не допускается", "запрещается" и т.д. Текст излагается оттретьего лица или в безличной форме. Датой введения инструкции в действие является дата ееутверждения (если в тексте не указана другая дата). Должностнаяинструкция может служить основанием для составления трудовогоконтракта (договора) и быть использована при разрешении трудовыхконфликтов и споров. Должностная инструкция доводится до работника под расписку. 2.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документы. Под нормативными правовыми документами понимаются принимаемыеисполнительными органами государственной власти Московской областиакты, содержащие правовые нормы, т.е. нормативные предписания,рассчитанные на неопределенный круг лиц и многократное применение.Нормативным правовым документом является постановление. Распорядительные документы - документы, носящиеадминистративный характер, обращенные к подчиненным подразделениям,органам государственной власти или отдельным должностным лицам. Краспорядительным документам относятся: распоряжение, приказ,указание, инструкция. 2.1.2.1. Постановление. Постановление - нормативный правовой акт, принимаемый в целяхразрешения наиболее важных и принципиальных задач, установлениянорм, правил поведения. Постановления Правительства Московской области, ГубернатораМосковской области принимаются в соответствии и на основанииКонституции Российской Федерации, федеральных конституционныхзаконов во исполнение федеральных законов, указов ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлений и распоряжений ПравительстваРоссийской Федерации, принятых по вопросам совместного веденияРоссийской Федерации и Московской области, законов и нормативныхправовых актов Московской области, а также по организационным идругим вопросам, связанным с осуществлением ими своих полномочий. Постановления Правительства и Губернатора Московской области немогут противоречить Конституции Российской Федерации,законодательству Российской Федерации и Московской области (см.раздел 6 Инструкции). 2.1.2.2. Распоряжение. Распоряжение - правовой акт, издаваемый Губернатором Московскойобласти, Вице - губернатором Московской области, первымзаместителем, заместителями Председателя Правительства Московскойобласти, министром Правительства Московской области - руководителемаппарата Правительства Московской области в целях разрешенияоперативных вопросов в процессе деятельности ПравительстваМосковской области, имеющий обязательную силу для должностных лиц иорганизаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на двегруппы: распоряжения общего длительного действия и распоряжения,касающиеся конкретного узкого вопроса. Губернатором Московской области предоставлено право издаватьраспоряжения министрам Правительства Московской области в пределахсвоих полномочий для решения главным образом оперативных вопросов. 2.1.2.3. Приказ. Приказ - правовой документ, принимаемый правомочным на тодолжностным лицом, действующим на основе единоначалия, для решенияосновных оперативных задач, а также может быть нормативным актомуправления (например, при назначении на должность). В аппарате Правительства дано право издавать приказы министруПравительства Московской области - руководителю аппаратаПравительства Московской области в целях разрешения задач, стоящихперед подразделениями. Содержащиеся в проектах приказов предложения должны бытьконкретными и реальными, соответствовать действующемузаконодательству, обеспечиваться необходимыми материально -техническими средствами и финансированием. Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей ираспорядительной частей. Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ". Впунктах распорядительной части приказа указываются исполнители,конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В случае, если предписываемое действие предполагает конкретногоисполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться суказания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже. Вкачестве исполнителей могут быть указаны подразделения. В этомслучае указываются инициалы и фамилия руководителя подразделения. В приказах о назначении на должность, освобождении отдолжности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственностифамилии, имена и отчества пишутся полностью. К приказам о командировании сотрудников аппарата Правительстваприлагается задание на командировку, подписанное руководителемсоответствующего подразделения. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарногогода. 2.1.2.4. Указание. Указание - предписываемое действие конкретному исполнителю длярешения оперативных вопросов информационно - методическогохарактера, а также по вопросам, связанным с организацией исполненияраспоряжений, приказов, инструкций. 2.1.2.5. Инструкция. Инструкция - документ, издаваемый в целях установления правил,регулирующих организационные и другие вопросы деятельности аппаратаПравительства и его подразделений. 2.1.3. Информационно - справочные документы. Информационно - справочные документы - документы,констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений ииздания распорядительных документов. К информационно - справочнымдокументам относятся: протокол, акт, письмо, докладная,объяснительная и служебная записка, доверенность, телеграмма,телефонограмма, стенограмма, план, справка и др. 2.1.3.1. Протокол. Протокол - официальный документ, фиксирующий какие-либофактические обстоятельства. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной иосновной. Во вводной части указываются фамилии и инициалыпредседателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании(при необходимости указываются должности присутствующих), повесткадня. Фамилии и инициалы присутствующих перечисляются во вводнойчасти протокола лишь при небольшом составе участников совещания илизаседания, к протоколам больших заседаний или совещаний прилагаетсясписок присутствующих. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующихпунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:"СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ" ("РЕШИЛИ"). Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколуприлагаются тексты докладов и выступлений. При наличии особого мнения по принятому решению онозаписывается в протоколе или прилагается к нему. Протокол подписывается председательствующим на заседании исекретарем (протокол заседания Правительства Московской областиподписывается председательствующим на заседании). Датой протокола является дата проведения заседанияколлегиального органа или совещания. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределахкалендарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должныиметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов иорганизаций, принимавших участие в работе коллегиального органа. Протокольное решение (постановление) оформляется как выписка изпротокола. В ней указываются: номер протокола и дата заседания,номер вопроса по повестке дня, кто докладчик, обсуждаемый вопрос ипринятое решение (постановление), подпись, печать. Выписка изпротокола рассылается всем заинтересованным организациям. Порядок подготовки протоколов и решений коллегиальных органовопределяется в положениях об этих органах или регламентах их работы. 2.1.3.2. Акт. Акт - документ, составляемый несколькими лицами иподтверждающий установленные ими факты или события. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Вводная часть акта содержит наименование распорядительногодокумента, на основании которого актируются факт, событие илидействие (в именительном падеже), его номер и дату. Если акт составлен комиссией, то первым указываетсяпредседатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются валфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Членыкомиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В констатирующей части акта излагаются цели и задачиактирования, существо и характер проведенной комиссией работы,установленные факты и события, а также выводы и замечания.Констатирующая часть заканчивается сведениями о количествеэкземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется числомзаинтересованных в нем сторон или нормативными документами,регламентирующими составление акта. Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровкеподписей инициалы ставятся перед фамилиями. 2.1.3.3. Письмо. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могутбыть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные,письма - запросы, письма - извещения, письма - приглашения, письма -ответы и др. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Еслинеобходимо обратиться в организацию одновременно по несколькимразнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма покаждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если онивзаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурномподразделении организации - адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первоголица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем,высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо,выступает от имени организации. Форма изложения текста письма от первого лица единственногочисла (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях: - письмо оформляется на должностном бланке; - письмо носит конфиденциальный характер или содержитперсональное обращение к адресату. 2.1.3.4. Докладная записка. Докладная записка - документ, содержащий обстоятельноеизложение какого-либо вопроса с выводами и предложениямисоставителя. Докладная записка составляется при необходимости уведомленияруководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах илисобытиях и может содержать предложения составителя по излагаемомувопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающийего содержание. Текст докладной записки может состоять из двух частей. В первойчасти, как правило, излагаются факты или события, послужившиеповодом к написанию докладной записки, во второй - выводы ипредложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя,необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связис изложенными фактами. В зависимости от содержания и назначения докладные запискиделятся на информационные и отчетные. 2.1.3.5. Объяснительная записка. Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либодействие, факт или событие. Объяснительные записки, как приложения к основному документу,поясняющие и дополняющие его, оформляются на бланках. Записки, составляемые работниками с объяснением причинповедения, поступков, ситуаций, могут быть оформлены рукописнымспособом на стандартном листе бумаги. 2.1.3.6. Служебная записка. Служебная записка (разновидность письма) - форма внутреннейпереписки. Служебные записки могут иметь информационный, инициативный илиотчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиесяподразделения аппарата Правительства или должностного лица.Служебная записка может содержать просьбу, предложения. Текст служебной записки составляют из двух частей. В первойчасти излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй- делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу. 2.1.3.7. Доверенность. Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицомдругому лицу для представительства перед третьими лицами. В тексте доверенности указываются следующие сведения: - полное наименование организации; - подпись руководителя организации или иного лица,уполномоченного на это его учредительными документами, с приложениемпечати организации; - фамилия, имя, отчество, должность и паспортные данныедоверенного лица; - содержание полномочий; - дата выдачи доверенности; - срок действия доверенности. 2.1.3.8. Телеграмма. Телеграмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телеграфу). Неотъемлемой частью адреса телеграммы является номер (индекс)отделения связи, обслуживающего адресата. Проставление егоотправителем телеграммы обязательно. В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываютсяномер и дата документа, на который дается ответ. Телеграммы, направляемые одному адресату, печатаются в двухэкземплярах, один из которых (после подписи) передается на телеграф,второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле. При направлении телеграммы с одним и тем же текстом и подписьюв несколько пунктов и адресатов необходимо сдавать на телеграфстолько экземпляров данной телеграммы, сколько в ней указаноадресатов (но не более четырех). В такой телеграмме, кромеперечисленных пунктов и адресатов, помещаемых в тексте, необходимоуказывать отдельно в каждом экземпляре только тот пункт, кудаследует доставить данный экземпляр телеграммы. Телеграммы одного и того же содержания, подлежащие передачебольшому количеству адресатов и во многие населенные пункты(города), должны быть подготовлены в каждый пункт (город) и каждомуадресату отдельно. При этом можно подписывать лишь один экземпляртелеграммы с приложением списка рассылки всех адресатов, остальныеэкземпляры телеграммы размножаются с указанием на каждомразмноженном экземпляре отдельного адреса, куда следует еедоставить. Визирование телеграмм аналогично визированию писем. 2.1.3.9. Телефонограмма. Телефонограмма - обобщенное название различных по содержаниюдокументов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста(передается по телефону и записывается получателем). Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативногорешения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения,передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Принимаемая (входящая) телефонограмма может быть сначалазастенографирована и записана с помощью звукозаписывающей техники споследующей расшифровкой. Входящая телефонограмма должна иметь те жереквизиты, что и исходящая. Датой телефонограммы является дата ее передачи. Рядом с датойдолжны быть указаны фамилии и номера служебных телефонов должностныхлиц, передавших и принявших телефонограмму. 2.1.3.10. Стенограмма. Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений наконференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальныхорганов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседанияколлегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждениевыносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основаниипроизведенных на конференции, совещании, собрании или заседанииколлегиального органа стенографических или звуковых записей ипредставленных материалов (докладов, справок, проектов решений ит.п.). Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующихпунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалыи фамилия докладчика печатаются в именительном падеже. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать днюпроведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа. 2.1.3.11. План. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых квыполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, атакже определяющий конкретных исполнителей. Составляющими пунктами планов являются: - наименование (содержание) работы или мероприятия; - исполнитель; - срок исполнения; - примечание или отметка об исполнении. Планы работ или мероприятий должны подписываться должностнымилицами, ответственными за их выполнение, с указанием датыподписания. Порядок составления планов регламентируется соответствующимиинструкциями. 2.1.3.12. Отчет. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведениии итогах выполнения планов, заседаний, командировок и другихмероприятий. Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов иподпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленномпорядке. Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указаниемдаты визирования. 2.1.3.13. Справка. Справка - документ информационно - справочного, аналитического,служебного, отчетного характера или подтверждающий биографические идругие сведения. 2.1.3.14. Совместные документы. Правительством Московской области могут быть приняты документысовместно с органами государственной власти Российской Федерации,субъектов Российской Федерации, организациями и учреждениями(соглашения, договоры, постановления, распоряжения, инструкции,положения, письма и др.). При оформлении совместных документов указываются полныенаименования органов и организаций, участвующих в подписаниидокумента. Организация, являющаяся инициатором создания документа,указывается первой. Подписи руководителей оформляются на одномуровне. Датой принятия документа является последняя дата подписаниядокумента. На подписанном документе проставляется номер, состоящий изномеров, присвоенных документу в каждой организации, через косуючерту в порядке указания авторов в документе. 3. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 3.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение поступающей корреспонденции: 3.1.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация ираспределение поступающей в аппарат Правительства корреспонденциипроизводится в централизованном порядке канцелярией общего отделааппарата Правительства (далее - канцелярия). В нерабочее время документы принимаются Дежурной службойГубернатора Московской области с последующей передачей их вканцелярию. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденциипроверяются комплектность и целостность документов и приложений кним, а также наличие необходимых реквизитов. Проверка правильности доставки имеет целью выявлениекорреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочнодоставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов(бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются вканцелярии. При обнаружении некомплектности или повреждениидокумента на последнем листе или на обороте последнего листадокумента проставляется соответствующая отметка, а такжесоставляется акт в 3 экземплярах: первый остается в канцелярии,второй приобщается к поступившему материалу и третий направляетсяотправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когдатолько по ним можно установить адрес отправителя (при отсутствииадреса на документе) или время отправки и получения документов. Конверты с грифом "Лично" не вскрываются, регистрируются вжурнале учета пакетов и передаются по назначению (под росписьответственного должностного лица). Остальные документы передаются нарегистрацию и предварительное рассмотрение. 3.1.2. Регистрация поступивших документов производится вканцелярии с вводом информации о них в систему "Делопроизводство".Регистрируются все поступившие документы, кроме документов икорреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение N 1). Назарегистрированных документах в нижней части первого листа основногодокумента проставляется штамп с отметкой даты, индекса и входящегорегистрационного номера. При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросуему присваивается первоначальный регистрационный номер. 3.1.3. Документы регистрируются и передаются для рассмотренияруководству Правительства Московской области (в соответствии сраспределением обязанностей) или непосредственным исполнителям, какправило, в день их поступления. 3.1.4. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит:конкретные поручения исполнителям (исполнителю), которымнаправляется документ; предписываемые действия, порядок и сроки егоисполнения; подпись руководителя и дату. После рассмотрения руководством Правительства документывозвращаются в канцелярию, а затем направляются на исполнение вподразделения аппарата Правительства. 3.1.5. Документы, которые исполняются несколькимиподразделениями, передаются им поочередно или направляются наисполнение в копиях. 3.1.6. На документах, подлежащих формированию в дела всоответствии с номенклатурой дел канцелярии, перед направлением наисполнение в подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату вканцелярию". 3.1.7. Подготовленный и подписанный должностным лицом ваппарате Правительства документ также регистрируется в канцелярии.При регистрации проверяется правильность оформления и адресованиядокументов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильнооформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку. 3.1.8. Исходящие документы обрабатываются и отправляются в деньих поступления в канцелярию. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку,адресование и оформление почтового отправления. 3.2. Документооборот: Документооборот - движение документов в аппарате Правительствас момента их создания или получения до завершения исполнения илиотправления. 3.2.1. Основными видами документации являются: входящие,исходящие, внутренние документы. 3.2.2. Показатели объема документооборота используются дляопределения технологической оснащенности процессов делопроизводства,анализа различных аспектов управленческой деятельности, а такжевыработки мер по совершенствованию работы с документами. 3.2.3. За единицу подсчета принимается сам документ без учетакопий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженныеэкземпляры подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота проводится по группамдокументов: распорядительные документы, переписка, обращения граждани др. Подсчет документооборота осуществляется в целом по аппаратуПравительства с обязательным учетом документов, зарегистрированных вподразделениях аппарата Правительства (докладные записки, справки,заключения, отчеты, сводки и др.). 4. Организация работы с документами в подразделениях 4.1. Организация работы с документами, ведение делопроизводствав подразделениях возлагается на сотрудников, назначаемыхруководителями подразделений в соответствии с их должностнымиинструкциями. В обязанности сотрудников, ответственных за ведениеделопроизводства в подразделении, входят: - прием и распределение документов, поступающих вподразделение; - направление документов на рассмотрение руководителюподразделения и в соответствии с его поручением - исполнителю; - оформление исходящих документов и передача их на отправку; - контроль за прохождением документов в подразделении, проверканаличия документов, находящихся на исполнении у сотрудниковподразделения; - организация справочно - информационной работы по вопросампрохождения и исполнения документов; - разработка номенклатуры дел подразделения; формирование,оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел впроцессе делопроизводства и законченных делопроизводством,подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение; - прием и передача служебной информации по средствамфаксимильной связи; - контроль за использованием копировально - множительнойтехники, установленной в подразделении; - подготовка заявок на получение средств оргтехники,канцелярских принадлежностей, организация их учета и выдачи. 4.2. Все документы направляются для исполнения в подразделениятолько через канцелярию. Передача документов из одного подразделения в другоепроизводится также через канцелярию. 4.3. Руководители подразделений организуют оперативное икачественное рассмотрение документов в установленные сроки. 4.4. В соответствии с содержанием документа (поручения)руководители подразделений осуществляют следующие основныемероприятия: - разрабатывают план по исполнению документа или поручения ипри необходимости выносят его на оперативное совещание сруководителями взаимодействующих подразделений с целью распределениязадач и определения порядка взаимодействия в работе; - дают конкретные, вытекающие из содержания документа поручениясотрудникам подчиненного подразделения; - организуют контроль исполнения документа по вопросам,относящимся к компетенции подразделения; - своевременно информируют руководителей при возникновенииугрозы срыва выполнения контролируемого вопроса или возникновенияусловий, требующих внесения кардинальных изменений в принятое ранеерешение. 4.5. При наличии в поручении нескольких исполнителей, если неуказано конкретное лицо, ответственным исполнителем является лицо,указанное в поручении первым. Все остальные исполнители отвечают за своевременный,качественный анализ информации и представление ответственномуисполнителю в установленные им сроки необходимых материалов(проектов документов, справок, сведений и т.д.). 4.6. Исполнитель несет персональную ответственность задостоверность информации, исполнение документов в установленныесроки, а также за оформление документов в соответствии стребованиями настоящей Инструкции. 5. Подготовка и оформление нормативных правовых и распорядительных документов, их учет и рассылка 5.1. Общие правила подготовки нормативных правовых ираспорядительных документов: 5.1.1. При подготовке проектов постановлений ПравительстваМосковской области, постановлений и распоряжений ГубернатораМосковской области, распоряжений Вице - губернатора Московскойобласти, первого заместителя, заместителей ПредседателяПравительства Московской области, министра Правительства Московскойобласти - руководителя аппарата Правительства Московской области(далее - нормативные правовые и распорядительные документы)подразделения аппарата Правительства руководствуются порядкомподготовки нормативных правовых и распорядительных документов всоответствии с Регламентом Правительства Московской области инастоящей Инструкцией. 5.1.2. Нормативные правовые и распорядительные документыоформляются на бланках установленного образца, утвержденныхГубернатором Московской области и изготовленных типографскимспособом. Текст печатается на компьютере на одной стороне листа. Использование ксерокопий бланков запрещено. 5.1.3. Совместные нормативные правовые и распорядительныедокументы оформляются на бланке, смонтированном на чистом листебумаги, с указанием всех обязательных реквизитов организаций(должностных лиц), от имени которых принимается документ (реквизитыи подписи должностных лиц располагаются на одном уровне). 5.1.4. Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическуюсилу нормативных правовых и распорядительных документов, являются: - герб Московской области (на бланке изображен в красном цветена верхнем поле листа над реквизитом "Наименование организации(должностного лица)"; - наименование организации (должностного лица) - авторадокумента (в соответствии с законодательством Московской областиавторами документа являются: Правительство Московской области,Губернатор Московской области, Вице - губернатор Московской области,первый заместитель, заместители Председателя ПравительстваМосковской области, министры Правительства Московской области); - название вида документа (постановление, распоряжение,приказ); - дата, регистрационный номер, место принятия документа; - заголовок; - текст документа; - подпись лица, официально уполномоченного подписыватьсоответствующий документ (в состав реквизита входят: полноенаименование должности, личная подпись, инициалы (ставятся передфамилией), фамилия лица, подписавшего документ); - печать; - лист согласования. 5.1.5. Датой принятия нормативного правового ираспорядительного документа является дата его подписания. Датой совместного нормативного правового и распорядительногодокумента является последняя дата его подписания. 5.1.6. Внесение каких-либо изменений в подписанныепостановления (распоряжения) запрещается. 5.2. Требования к составлению и оформлению нормативных правовыхи распорядительных документов: При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительныхдокументов следует соблюдать следующие требования: 5.2.1. Заголовок к тексту дается в краткой форме, точноотражает содержание документа, формулируется в виде ответа на вопросо чем (о ком) и располагается в центральной части листа передтекстом документа. 5.2.2. Текстовая часть нормативных правовых и распорядительныхдокументов подразделяется на констатирующую (преамбулу) ипостановляющую (распорядительную) части. В первой констатирующей части указываются причины, основания,цели составления документа. В этой части при необходимостиустанавливается взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовымиактами Российской Федерации и Московской области, другимидокументами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленныхна основании и в развитие ранее изданных нормативных правовых ираспорядительных документов, указываются их реквизиты: название видадокумента, наименование организации - автора документа, дата,регистрационный номер (например: "...в соответствии с постановлениемГубернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядкеподготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений,подписываемых Губернатором Московской области..."). Текст документа излагается простым и доступным для пониманияязыком, не допускающим возможности двоякого толкования. Сокращения,применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Нельзяиспользовать аббревиатуры: РФ (правильно - Российская Федерация), МО(правильно - Московская область) и т.д. Нормативные предписания в констатирующую часть не включаются. Констатирующая часть постановлений Губернатора Московскойобласти завершается словом "постановляю", постановленийПравительства Московской области словами "Правительство Московскойобласти постановляет", после которых ставится двоеточие. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, текст может содержать только постановляющую(распорядительную) часть. Постановляющая (распорядительная) часть может делиться напункты, подпункты (абзацы), которые нумеруются арабскими цифрами. В постановляющей (распорядительной) части документа вповелительной форме указывается, кому, в какой срок и какие действияпредписывается выполнить. В том случае, если управленческое действие предполагаетконкретного исполнителя, соответствующий пункт документа долженначинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы втексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. Если в качествеисполнителя указывается организация или подразделение аппаратаПравительства, после названия организации (подразделения) в скобкахуказываются фамилия и инициалы руководителя организации(подразделения) в именительном падеже. Например: "Поручить министруфинансов Правительства Московской области Кузнецову А.В. выделитьсредства из областного бюджета..." или "Поручить Министерствуфинансов Московской области (Кузнецов А.В.) выделить средства изобластного бюджета...". 5.2.3. Проекты постановлений (распоряжений) в распорядительнойчасти обязательно должны содержать пункты, предусматривающие: - поручения должностным лицам, членам Правительства Московскойобласти по осуществлению контроля за исполнением данного документа; - сроки исполнения поручений; - указания на обязательность опубликования в официальныхизданиях (для документов, затрагивающих права человека игражданина); - указания о признании утратившими силу ранее принятых по этомувопросу документов, если вновь принимаемый распорядительный документисключает их действие; - указания о снятии с контроля ранее принятогораспорядительного документа в случае его выполнения либо если новыйдокумент издается взамен ранее принятого. Если подготавливаемый документ влечет за собой изменения илидополнения других документов, эти изменения или дополнениявключаются в проект подготавливаемого документа или представляютсяодновременно в виде отдельного проекта документа. 5.2.4. Если в тексте дается ссылка на приложение ("согласноприложению", "приложение"), то на первой странице приложения вправом верхнем углу делается надпись с указанием названияраспорядительного документа, его даты и номера по форме: Приложение к постановлению (распоряжению) Губернатора Московской области от N При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскимицифрами, перед которыми ставится знак "N" (приложение N 1,приложение N 2 и т.д.). Если в тексте документа записано: "Утвердить Положение, Устав,состав комиссии или иной документ (прилагается)", то в прилагаемомдля утверждения документе перед заголовком в правом верхнем углупомещается гриф: УТВЕРЖДЕН (в падеже, соответствующем виду документа) постановлением Губернатора Московской области (Правительства Московской области) от N Последний лист каждого приложения визируется исполнителем последующей форме: личная подпись, расшифровка подписи, датавизирования. 5.2.5. Если в документе неоднократно употребляется то или иноепонятие (объект, круг объектов), то при первом упоминании приводитсяего полное и в скобках - сокращенное наименование (по форме: "далееименуется -" или "далее -"), после чего употребляется толькосокращенное наименование. Например: "Согласно Инструкции поделопроизводству в аппарате Правительства Московской области (далееименуется - Инструкция)". Наименования упоминаемых в документе центральных итерриториальных исполнительных органов государственной власти,организаций приводятся в полном соответствии их официальнымназваниям, закрепленным положениями об этих органах и организациях,уставами. 5.2.6. Исполнитель (отдел, управление), которому порученаподготовка проекта нормативного правового, распорядительногодокумента, проводит редакторскую обработку текста и согласованиепроекта с руководителем подразделения, представляющего данный проектна рассмотрение, а затем передает проект документа в Правовоеуправление аппарата Правительства на правовую экспертизу иопределение перечня должностных лиц, с которыми необходимосогласовать проект. Согласование проектов документов исполнитель проводит последующей схеме (приложение N 2): - с руководителями центральных и территориальных исполнительныхорганов государственной власти Московской области, организаций, вкомпетенции которых находится вопрос, регулируемый данным актом; - министрами Правительства Московской области, заместителямиПредседателя Правительства Московской области в соответствии сраспределением обязанностей, утвержденных Губернатором Московскойобласти; - Правовым управлением аппарата Правительства (повторно послесогласования проекта с членами Правительства Московской области (всоответствии с распределением обязанностей) и руководителямизаинтересованных организаций); - Юридической службой Правительства Московской области; - министром Правительства Московской области - руководителемаппарата Правительства Московской области; - первым заместителем Председателя Правительства Московскойобласти; - Вице - губернатором Московской области. Согласованный проект документа передается на подписьГубернатору Московской области через протокольный отдел вСекретариат Губернатора Московской области. 5.2.7. Проекты постановлений Правительства Московской областиподлежат обязательному согласованию до рассмотрения их на заседанииПравительства Московской области. Порядок подготовки, согласования и рассмотрения проектовпостановлений Правительства Московской области определяетсяРегламентом Правительства Московской области. 5.2.8. Согласовывается проект постановления (распоряжения)путем визирования. Лист согласования печатается на оборотной стороне последнеголиста проекта (но не на приложениях к нему). На листе согласования указываются (приложение N 3): Проект представлен: - должность, фамилия, инициалы руководителя, представившегопроект, дата представления документа. Проект согласован: - должность, фамилия, инициалы лиц, согласующих проект, датавизирования; - исполнитель указывает должность, фамилию, инициалы, дату иномер служебного телефона. При наличии разногласий по проекту постановления (распоряжения)и невозможности найти взаимоприемлемое решение замечания излагаютсяна отдельном листе и прилагаются к проекту. В этом случае визаоформляется следующим образом: "замечания прилагаются", личнаяподпись, дата. Лист согласования может иметь продолжение при наличии большогочисла согласующих органов, организаций и лиц. Допускается при наличии большого числа согласующих органов,организаций и лиц в целях ускорения процесса согласования,исполнителю рассылать проект нормативного правового ираспорядительного документа одновременно нескольким согласующиморганизациям. Ответственность за идентичность всех рассылаемых экземпляровпроекта возлагается на исполнителя. Датой поступления проекта насогласование считается дата его регистрации в согласующейорганизации. На основании полученных письменных ответов от согласующихорганизаций исполнитель оформляет и прилагает к проектудополнительный лист согласования вместе с письмами, в которомуказываются: - наименование согласующего органа; - должность, фамилия, инициалы руководителя, с которымсогласован проект; - дата согласования и номер документа, содержащего визу,подтверждающую согласование. Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем суказанием должности, фамилии, инициалов и даты (приложение N 4). Если в процессе согласования проекта в него вносятсясущественные изменения, он подлежит доработке и повторномусогласованию с должностными лицами, компетенцию которых затрагиваютвносимые изменения. 5.2.9. Срок согласования проектов нормативных правовых ираспорядительных документов определяется Регламентом ПравительстваМосковской области. 5.3. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранениянормативных правовых и распорядительных документов: 5.3.1. Подготовленные и согласованные проекты постановлений ираспоряжений на бланке и дискете передаются исполнителем впротокольный отдел аппарата Правительства. Протокольный отдел аппарата Правительства передает сданныеисполнителем проекты постановлений и распоряжений ГубернатораМосковской области на подпись в Секретариат Губернатора Московскойобласти. Распоряжения Вице - губернатора Московской области, первогозаместителя, заместителей Председателя Правительства, министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области сдаются в протокольный отделаппарата Правительства после их подписания для оформления,тиражирования и рассылки. 5.3.2. Постановления Правительства Московской области, принятыена заседании Правительства Московской области, дорабатываютсяисполнителем с учетом высказанных в ходе их рассмотрения замечаний ипредложений в течение 5 рабочих дней, если на заседанииПравительства не установлен иной срок. Ответственность засвоевременную доработку постановлений несут члены ПравительстваМосковской области (согласно распределению обязанностей), а такжеруководители центральных и территориальных исполнительных органовгосударственной власти Московской области, представившие проект. Постановление Правительства Московской области после доработкипредставляется исполнителем в Правовое управление аппаратаПравительства для проверки соответствия текста доработанногопостановления стенографической записи рассмотрения вопроса назаседании Правительства Московской области. После повторноговизирования в Правовом управлении постановление ПравительстваМосковской области сдается исполнителем в протокольный отделаппарата Правительства для передачи на подпись ГубернаторуМосковской области. 5.3.3. Подписанное Губернатором Московской областипостановление (распоряжение) возвращается в протокольный отделаппарата Правительства для оформления, тиражирования и рассылки. Подписанные постановления (распоряжения) регистрируются вспециальных журналах установленной формы в течение года. Регистрация постановлений Правительства Московской областиведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядковогономера и (через дробь) номера протокола заседания ПравительстваМосковской области. Пример: 41/9, где "41" - порядковый номерпостановления, а "9" - номер протокола заседания. Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московскойобласти, распоряжений Вице - губернатора Московской области ведетсяв порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера ибуквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московскойобласти, "РГ" - распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" -распоряжение Вице - губернатора Московской области. Регистрация распоряжений первого заместителя, заместителейПредседателя Правительства Московской области, министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области ведется в порядке возрастанияномеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р". Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис. 5.3.4. Документы, подготовленные совместно двумя или болееорганизациями, после согласования представляются на подпись ирегистрацию в протокольный отдел аппарата Правительства в количествеэкземпляров, равном числу организаций, подготовивших документ.Регистрационный номер такого документа состоит из регистрационныхномеров документа каждой из организаций, проставляемых через тире впорядке указания авторов в документе. 5.3.5. Список организаций и должностных лиц, которым необходиморазослать постановление (распоряжение), составляется автором проектадокумента и сдается в протокольный отдел аппарата Правительствавместе с проектом и дискетой. Подписанные документы тиражируются в соответствии со спискомрассылки, каждый экземпляр документа заверяется печатью ирассылается в течение 3 дней. Дополнительная рассылка и выдача копий документовосуществляется по согласованию с исполнителем. Замена разосланных экземпляров нормативных правовых ираспорядительных документов (при обнаружении редакционных итехнических ошибок) может быть произведена только по согласованию савтором документа и с разрешения министра Правительства Московскойобласти - руководителя аппарата Правительства Московской области илиего первого заместителя. 5.3.6. В протокольном отделе аппарата Правительства на каждыйнормативный правовой и распорядительный документ оформляетсякодификационная карточка для формирования информационно - поисковойкартотеки. 5.3.7. Подлинники нормативных правовых и распорядительныхдокументов после их тиражирования и рассылки хранятся в протокольномотделе аппарата Правительства в течение двух календарных лет, азатем сдаются в архив общего отдела аппарата Правительства. 6. Контроль исполнения документов 6.1. Задачи контроля исполнения: 6.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного икачественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.Контролю подлежат все зарегистрированные в делопроизводстведокументы, имеющие конкретные поручения и сроки исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль,проверку хода исполнения, учет и обобщение результатов контроляисполнения, снятие исполненных документов (поручений) с контроля. 6.1.2. Непосредственный контроль за исполнением документов ипоручений в аппарате Правительства осуществляют должностные лица, накоторых возложен контроль в постановлениях, распоряженияхГубернатора Московской области или других распорядительныхдокументах. 6.1.3. В центральных исполнительных органах государственнойвласти, государственных органах Московской области контроль заисполнением документов возлагается на службы делопроизводства илиспециально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями(приказами) руководителей этих органов. 6.1.4. Осуществление контроля за исполнением федеральныхзаконов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации,Правительства Российской Федерации в части, касающейся Московскойобласти, законов Московской области, иных нормативных правовых актовМосковской области, принятых Московской областной Думой,постановлений и распоряжений Губернатора Московской области,постановлений Правительства Московской области и ревизийдеятельности центральных исполнительных органов государственнойвласти возложено на Главное контрольно - ревизионное управлениеМосковской области. 6.2. Организация контроля исполнения: 6.2.1. Организация контроля за исполнением документов вподразделениях предусматривает: - получение регулярной информации о ходе контролируемыхмероприятий и поручений; - систематическую (промежуточную и окончательную по истечениисрока) проверку исполнения конкретных заданий, вытекающих изсодержания документа или поручения; - изучение поступающей информации, связанной с исполнениемдокумента или поручения, ее анализ и обобщение; - обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнениядокумента или поручения в части, касающейся деятельностиподразделения; - выезды сотрудников подразделения на места с целью проверки иоказания помощи соответствующим подразделениям и их сотрудникам вработе по исполнению документов (поручений); - отметку о ходе выполнения очередного этапа работы, а по еезавершении - об итоговых данных исполнения контролируемого документаи поручения. 6.2.2. Контроль исполнения организуется с использованием банкаданных системы "Делопроизводство" и должен обеспечить оперативноеинформирование руководства о состоянии исполнения всех видовдокументов, поручений, а также предварительный контроль за срокамиподготовки и рассмотрения проектов документов, анализисполнительской дисциплины. На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "Контроль". Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнениядокументов, исполнителям и видам документов. 6.3. Сроки исполнения документов: 6.3.1. Сроки исполнения документа исчисляются в календарныхднях с даты подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа, если он не определен в тексте или врезолюции должностного лица, устанавливается в один месяц. Поручения Президента Российской Федерации, ПредседателяПравительства Российской Федерации, Губернатора Московской области спометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок, а требующиедополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. Правительственные телеграммы исполняются безотлагательно, но неболее 3 дней, остальные - в течение 10 дней. 6.3.2. Если по объективным причинам возникает необходимостьизменения срока исполнения документа, руководитель или должностноелицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за тридня до истечения срока исполнения представляет на имя давшегопоручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срокаисполнения. В противном случае документ считается не исполненным всрок. Изменение срока исполнения производится лицом, установившимэтот срок. О дате изменения срока сообщается исполнителю. Изменение срока исполнения постановлений ПравительстваМосковской области, постановлений и распоряжений ГубернатораМосковской области осуществляется по служебной записке на имяГубернатора Московской области, направляемой в Главное контрольно -ревизионное управление Московской области. Записку с просьбой о приостановлении исполнения документа наимя Губернатора Московской области, а также о его отменепредставляет организация - автор документа или должностное лицо,давшее поручение. Решение о снятии поручения с контроля или о продлении срокаисполнения принимается руководителем или органом, давшим поручение. 6.4. Снятие документов с контроля: 6.4.1. Документ считается исполненным и снимается с контроляпосле документированного подтверждения исполнения или признанияруководством невозможности его исполнения по объективным причинам. В справке об исполнении документа или поручения за подписьюруководителя или должностного лица, которому давалось поручение,должны быть изложены конкретные результаты работы по исполнениюдокумента или поручения. Одновременно вносится предложение о снятии с контроляисполненных документов или поручений. Секретариаты, подразделения аппарата Правительства и специальноназначенные в них сотрудники, осуществляющие контроль, проверяютправильность представляемой информации о выполнении поручений,полноту решения поставленных в них вопросов. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержатьобъяснение о причинах задержки. В случае, если по представленным материалам даны новыепоручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этихпоручений. 7. Рассмотрение обращений граждан 7.1. В соответствии с Законом Московской области от 02.11.99 N76/99-ОЗ "Об обращениях граждан" в настоящей Инструкции подобращениями граждан понимаются предложения, заявления, жалобы иходатайства граждан. 7.2. Организация централизованного учета и делопроизводства пообращениям граждан, поступившим на имя Губернатора Московскойобласти, членов Правительства Московской области, работниковаппарата Правительства, а также по обращениям граждан, поступившим вадрес Правительства Московской области из других организаций,возлагается на Управление по работе с обращениями граждан аппаратаПравительства Московской области (далее - Управление по работе собращениями граждан). 7.3. Поступившие обращения подлежат регистрации винформационной системе "Письма граждан". Канцелярия передает вУправление по работе с обращениями граждан для регистрациипоступившие обращения граждан в течение суток со дня их получения, ателеграммы - немедленно. Не подлежат регистрации стандартныепоздравительные открытки, приглашения, анонимные телеграммы,газетные вырезки, копии писем, переданные по факсу. 7.4. Рассмотрение письменных обращений граждан производитсяГубернатором Московской области, Вице - губернатором Московскойобласти, первыми заместителями и заместителями ПредседателяПравительства Московской области, министрами ПравительстваМосковской области, руководителями и специалистами подразделенийаппарата Правительства в соответствии с порядком рассмотренияобращений в Правительстве Московской области. Указанный порядокутверждается Губернатором Московской области. 7.5. Личный прием граждан в Правительстве Московской областипроводится ежедневно по рабочим дням специалистами Управления поработе с обращениями граждан. Личный прием граждан членамиПравительства Московской области, работниками подразделений аппаратаПравительства, руководителями органов государственной властиМосковской области проводится по графику, ежемесячно утверждаемомуГубернатором Московской области по представлению министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области. 7.6. Письма и телеграммы граждан рассматриваются вподразделениях аппарата Правительства в срок до одного месяца со дняих регистрации. 7.7. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотренывсе поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям. 7.8. Информационно - справочную и аналитическую работу пообращениям граждан ведет Управление по работе с обращениями граждан. 8. Порядок работы с обращениями, поступившими от депутатов 8.1. Регистрация и рассмотрение обращений, поступивших отдепутатов: 8.1.1. Под обращениями депутатов в настоящей Инструкциипонимаются письма членов Совета Федерации, депутатов ГосударственнойДумы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовМосковской областной Думы, депутатов органов законодательной(представительной) власти иных субъектов Российской Федерации(например, депутатов Московской городской Думы) и депутатов Советовдепутатов городов и районов Московской области, адресованныеГубернатору Московской области или членам Правительства Московскойобласти, по вопросам, связанным с осуществлением депутатскойдеятельности, оформленные на соответствующем бланке и имеющиеподпись депутата. 8.1.2. Поступившие в аппарат Правительства обращения депутатоврегистрируются в канцелярии и в тот же день направляются нарассмотрение: - адресованные Правительству Московской области - всекретариаты членов Правительства Московской области в соответствиис утвержденным распределением обязанностей между членамиПравительства Московской области; - обращения членов Совета Федерации и депутатов ГосударственнойДумы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатовМосковской областной Думы, адресованные персонально ГубернаторуМосковской области или члену Правительства Московской области - всоответствующие секретариаты; - обращения депутатов органов законодательной(представительной) власти иных субъектов Российской Федерации идепутатов Советов депутатов городов и районов Московской области - всекретариаты членов Правительства Московской области в соответствиис утвержденным распределением обязанностей между членамиПравительства Московской области; - обращения депутатов, содержащие просьбы о рассмотрении писемграждан, - в Управление по работе с обращениями граждан. 8.1.3. Копии обращений членов Совета Федерации и депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерациинаправляются для сведения в отдел по связи с федеральными органамизаконодательной власти. 8.1.4. Если рассмотрение обращения депутата требует получениязаключения от органа государственной власти Московской области,органа местного самоуправления или другой организации, то в егоадрес высылается копия, а оригинал обращения остается у исполнителя. Копии ответов на обращения членов Совета Федерации и депутатовГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерациинаправляются для сведения в отдел по связи с федеральными органамизаконодательной власти. 8.2. Особенности рассмотрения парламентских и депутатскихзапросов: 8.2.1. Парламентским запросом считается обращение, принятое назаседании Государственной Думы или Совета Федерации и оформленноепостановлением в соответствии с регламентом соответствующей ПалатыФедерального Собрания Российской Федерации. 8.2.2. Должностное лицо, которому направлен парламентскийзапрос, должно дать ответ на него в устной (на заседаниисоответствующей Палаты Федерального Собрания Российской Федерации)или в письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня полученияпарламентского запроса или в иной установленный соответствующейПалатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которомунаправлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим егообязанности. 8.2.3. В соответствии с Законом Московской области от 11.05.94N 1/94-ОЗ "О статусе депутата Московской областной Думы" депутат,группа депутатов Московской областной Думы вправе обращаться сзапросом к Правительству Московской области, руководителямцентральных исполнительных органов государственной власти Московскойобласти и органов местного самоуправления по вопросам, входящим вкомпетенцию этих органов. Запрос вносится на заседании Московскойобластной Думы в письменной форме. Должностное лицо, к которомуобращен запрос, должно дать ответ на него в устной (на заседанииМосковской областной Думы) или в письменной форме не позднее чемчерез 15 дней со дня его получения или в иной установленныйМосковской областной Думой срок. 9. Требования к оформлению документов 9.1. Общие требования к бланкам документов и оформлениюдокументов: 9.1.1. Документы изготавливаются на бланках, которые должныиметь установленный комплекс обязательных реквизитов, стабильныйпорядок их расположения и соответствовать ГОСТу Р 6.30-97"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно - распорядительной документации. Требования коформлению документов" и изменениям к нему от 21.01.2000. 9.1.2. Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (210 xx 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Допускается также изготавливатьбланки на бумаге форматов A3 (297 x 420 мм) и А6 (105 x 148 мм). 9.1.3. Бланки формата A3 могут применяться для оформлениядокументов, текстовая содержательная часть которых оформлена в видетаблицы или специального трафарета. На бумаге формата А6 допускаетсяизготавливать особые виды должностных бланков для оформлениярезолюции (поручения). 9.1.4. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должнабыть белого цвета или в исключительных случаях слабо окрашена вкремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного храненияследует изготавливать на бумаге высших сортов. 9.1.5. На бланках документов левое поле должно быть не менее 20мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - неменее 10 мм. 9.1.6. Бланки документов изготавливаются типографским способом.Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средствоперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить всенеобходимые реквизиты бланка непосредственно при созданииконкретного документа на персональном компьютере. 9.1.7. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа (кроме письма). Общий бланк используется для изготовления любых видовдокументов, кроме письма, и включает реквизиты: герб субъектаРоссийской Федерации, наименование организации, место составленияили издания документа. Кроме этих реквизитов, на общем бланке допускается даватьограничительные отметки для реквизитов: дата документа,регистрационный номер документа, заголовок к тексту и отметка оконтроле. Бланк письма включает реквизиты: герб субъекта РоссийскойФедерации, наименование организации, справочные данные оборганизации. Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даныограничительные отметки для следующих реквизитов: регистрационныйномер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа,адресат, заголовок к тексту, текст документа, адресат, отметка оконтроле (приложение N 5) <*>. Бланк конкретного вида документа включает реквизиты: гербсубъекта Российской Федерации, наименование организации,наименование вида документа, место составления или изданиядокумента. Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразноприменять при издании большого количества данных видов документов. Место составления или издания документа может не указываться,если оно входит в состав наименования организации. -------------------------------- <*> Не приводится. 9.1.8. Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе какуглового, так и продольного расположения реквизитов. 9.2. Требования к оформлению обязательных реквизитов документоваппарата Правительства: 9.2.1. При подготовке и оформлении документов в аппаратеПравительства используются следующие реквизиты: герб Московскойобласти, наименование вида документа, дата документа,регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер идату документа, место составления или издания документа, грифограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждениядокумента, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текстдокумента, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласованиядокумента, визы согласования документа, печать, отметка о заверениикопии, отметка об исполнителе, отметка о поступлении документа ваппарат Правительства, отметка об исполнении документа и направленииего в дело. 9.2.2. Изображение герба Московской области как субъектаРоссийской Федерации размещается на бланках органов представительнойи исполнительной власти Московской области. Использование гербаМосковской области регламентируется Законом Московской области от09.03.99 N 9/99-ОЗ "О гербе и флаге Московской области". 9.2.3. Справочные данные включают: почтовый адрес, номерателефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов вбанке, адрес электронной почты и др.). 9.2.4. Датой документа является дата его подписания илиутверждения, для протокола - дата заседания, для акта - датасобытия. Если авторами документа являются несколько организаций, тодатой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ,непосредственно при подписании. При подготовке проекта документапечатается только обозначение месяца и года, а число проставляетсянепосредственно при подписании. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующейпоследовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяцоформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 августа 2000 г.следует оформлять - 25.08.2000. При подготовке нормативных и финансовых документов допускаетсясловесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например18 августа 2000 г. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ датаоформляется следующим образом: письмо от 06.10.2000 N... Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры,то перед ними проставляется ноль; например, 02.08.2000. Местопроставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. 9.2.5. Регистрационный номер документа состоит из егопорядкового номера, который можно дополнять индексом дела пономенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 9.2.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документаиспользуется только в тех видах документов, которые являютсяответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт,заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся споступившего документа, на который дается ответ. 9.2.7. Гриф ограничения доступа к документу (секретно,конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листедокумента, и его можно дополнять данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайнеи конфиденциальной информации. 9.2.8. В качестве адресата могут быть организации, ихструктурные подразделения, должностные или физические лица. Приадресовании документа должностному или физическому лицу инициалыуказываются перед фамилией. Наименование организации и ееподразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают вдательном падеже, например: АОЗТ "Болшевский текстиль" Бухгалтерия Старшему экономисту (инициалы, фамилия) Если документ отправляют в несколько однородных организаций илив несколько структурных подразделений одной организации, то ихследует указывать обобщенно. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входитьпочтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают впоследовательности, установленной правилами оказания услуг почтовойсвязи. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово"Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.При большем количестве адресатов составляют список рассылкидокумента. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование,затем почтовый адрес, например: Всероссийский научно - исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Б. Черкасский пер., д. 5/2 При адресовании документа физическому лицу указывают почтовыйадрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 142400, Московская обл., г. Ногинск, ул. Трудовая, д. 12, кв. 72 Фадееву И.П. 9.2.9. Документ утверждается должностным лицом (должностнымилицами) или специально издаваемым документом. При утверждениидокумента должностным лицом гриф утверждения документа долженсостоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностилица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и датыутверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Московской области Личная подпись Б.В. Громов 12.09.2000 При утверждении документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают на одном уровне. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углудокумента. 9.2.10. Резолюция пишется на документе соответствующимдолжностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержаниепоручения, срок исполнения, подпись и дату. 9.2.11. Заголовок к тексту включает краткое смысловоесодержание документа. Заголовок согласуется с наименованием видадокумента. Заголовок может отвечать на вопросы: - о чем (о ком) ?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии; - чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5,заголовок можно не составлять. 9.2.12. Отметка о контроле - это отметка о контроле заисполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом илиштампом "Контроль". 9.2.13. Текст документа несет основное смысловое содержаниедокумента. В соответствии с видом документа выбираютсякомпозиционная структура, стиль изложения и языковые средства. Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой,констатирующей части, указываются причины, основания, целисоставления документа. В этой части при необходимости должна бытьустановлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными правовымиактами и другими документами по данному вопросу. В текстедокументов, подготовленных на основании или в развитие документовдругих организаций или ранее изданных документов, указываются ихреквизиты: наименование организации - автора документа, названиевида документа, дата, регистрационный индекс, заголовок. Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы,просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении илиобосновании, то текст может содержать только заключительную часть. 9.2.14. Отметку о наличии приложения, названного в тексте,оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, тоуказывают его наименование, количество листов и количествоэкземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют,например: Приложение: 1. Положение о Главном управлении региональной безопасности Московской области на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов в Главном управлении региональной безопасности Московской области на 7 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, в количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листев правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименованияраспорядительного документа, его даты и регистрационного номера,например: Приложение N 2 к распоряжению Вице-губернатора Московской области от 15.06.2000 N 456 Если к документу прилагают другой документ, также имеющийприложение, отметку о наличии приложения оформляют следующимобразом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.2000 N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописнымибуквами, а также центрировать это выражение, наименование документа,его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки,например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к распоряжению Вице - губернатора Московской области от 15.06.2000 N 456 9.2.15. В состав реквизита "Подпись" входят: наименованиедолжности лица, подписавшего документ (полное, если документоформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе,оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи(инициалы, фамилия). При подписании документа несколькими должностными лицами ихподписи располагают одну под другой в последовательности,соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись (инициалы, фамилия) Главный бухгалтер Личная подпись (инициалы, фамилия) При подписании документа несколькими лицами равных должностейих подписи располагают на одном уровне, например: Первый заместитель Председателя Заместитель Министра Правительства Московской финансов Российской Федерации области Личная подпись В.Ю. Голубев Личная подпись А.П. Миронов В документах, составленных комиссией, указывают не должностилиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии всоответствии с распределением обязанностей, например: Председатель комиссии Личная подпись И.В. Куликов Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сорокин Личная подпись К.А. Петров Личная подпись С.М. Николаев Документ может быть подписан исполняющим обязанностидолжностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам"или косую черту перед наименованием должности. 9.2.16. Гриф согласования документа состоит из словаСОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ(включая наименование организации), личной подписи, расшифровкиподписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Министр строительства Московской области Личная подпись А.В. Горностаев 23.04.2000 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., грифсогласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.10.2000 N 451-805 или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Координационного совета Главного управления региональной безопасности Московской области от 21.06.2000 N 10 9.2.17. Согласование документа оформляется визой, включающейподпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи(инициалы, фамилию) и дату подписания. Например: Начальник Правового управления Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.01.2000 При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник Правового управления Личная подпись (инициалы, фамилия) 25.01.2000 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются,датируются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визыпроставляются в нижней части оборотной стороны последнего листаподлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации,визы проставляются в нижней части лицевой стороны копииотправляемого документа. 9.2.18. Печать заверяет подлинность подписи должностного лицана документах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами. Документы заверяют гербовой печатью. 9.2.19. При заверении соответствия копии документа подлинникуниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно";должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровкуподписи (инициалы, фамилия); дату заверения, например: Подпись Верно М.П. Консультант общего отдела Личная подпись (инициалы, фамилия) 07.06.2000 Допускается копию документа заверять простой (негербовой)печатью. Если копия документа имеет несколько листов, то ее прошиваютнитками и на последнем листе (его оборотной стороне) делают наклейкус заверительной подписью: "Прошито и пронумеровано __ листов",должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровкаподписи (инициалы, фамилия), дата, печать. 9.2.20. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию,имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметкуоб исполнителе располагают на лицевой или оборотной сторонепоследнего листа документа в левом нижнем углу, например: Петров или Петров Иван Васильевич 924-45-67 924-45-56 9.2.21. Отметка о поступлении документа содержит порядковыйномер и дату поступления документа (при необходимости - часы иминуты). Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа. 9.2.22. Отметка об исполнении документа и направлении его вдело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такогодокумента краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номердела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должнабыть подписана и датирована исполнителем документа или руководителемструктурного подразделения, в котором исполнен документ. 9.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранениюбланков с воспроизведением герба Московской области: 9.3.1. Бланки нормативных правовых и распорядительныхдокументов Правительства Московской области, аппарата Правительстваизготавливаются с воспроизведением герба Московской области иутверждаются распоряжением Губернатора Московской области. 9.3.2. Бланки документов с воспроизведением герба Московскойобласти (далее - гербовые бланки) являются полиграфическойпродукцией строгой отчетности. 9.3.3. Гербовые бланки в аппарате Правительства изготавливаютсятолько полиграфическими и штемпельно - граверными предприятиями,имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты оналичии технических и технологических возможностей для изготовленияуказанного вида продукции на должном качественном уровне. 9.3.4. Гербовые бланки подлежат учету. На них типографскимспособом проставляются на лицевой стороне в правом нижнем углуучетные порядковые номера. Учет гербовых бланков ведется раздельнопо видам бланков в регистрационно - учетном журнале, при этомиспользуются следующие реквизиты: при поступлении бланков: - наименование вида гербового бланка; - дата поступления; - номер сопроводительного документа; - наименование организации - поставщика бланков; - количество экземпляров; - номера гербовых бланков; при выдаче бланков: - наименование вида гербового бланка; - количество экземпляров; - номера гербовых бланков; - наименование подразделения аппарата Правительства; - фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовыхбланков; - расписка о получении; - примечание (отметка об уничтожении с представлением акта ит.д.). 9.3.5. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых иопечатываемых шкафах. 9.3.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту сотметкой в учетно - регистрационном журнале. 9.3.7. Контроль за изготовлением бланков возлагается наУправление делами аппарата Правительства, их использованием ихранением - на общий отдел. 9.3.8. Проверка наличия, использования и хранения гербовыхбланков осуществляется не реже одного раза в год комиссией,назначаемой распорядительным документом министра ПравительстваМосковской области - руководителя аппарата Правительства Московскойобласти. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении ииспользовании гербовых бланков комиссия проводит служебноерасследование, результаты которого оформляются актом и доводятся досведения министра Правительства Московской области - руководителяаппарата Правительства Московской области. 10. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи. Электронная почта 10.1. Факсимильная связь: 10.1.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации сбумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи,фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле. 10.1.2. Официальные номера телефаксов аппарата Правительстваустановлены в Управлении делами аппарата Правительства. При приеме ипередаче служебной информации по этим номерам работникиподразделений руководствуются следующим порядком: - оборудование для приема и передачи информации должнонаходиться в помещениях, в которые не допускаются посторонние лица; - запрещается передавать секретные сведения и тексты документовс грифом "Для служебного пользования"; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличииперевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - ответственность за содержание передаваемой информациивозлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, ируководителя соответствующего подразделения; - материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается сзаявкой установленного образца, подписанной руководителемподразделения, в отдел связи Управления делами аппаратаПравительства; - объем передаваемого материала (текста, схемы, графическогоизображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 x 297)черным цветом, не должен превышать 5 листов; - подлежащий передаче материал регистрируется в журналеустановленной формы (приложение N 6) без проставления штампарегистрации; - подлинники материалов после передачи информации возвращаютсяисполнителям под расписку с отметкой о времени отправки илиподшиваются в дело; - поступившие факсограммы регистрируются в журналеустановленной формы (приложение N 7) без проставлениярегистрационного штампа, вручаются по назначению под расписку вжурнале в день их приема, срочные - немедленно; - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату безперевода. 10.1.3. Контроль за использованием факсимильной техники,установленной в подразделениях аппарата, осуществляетсяруководителями этих подразделений. 10.2. Электронная почта: 10.2.1. Электронная почта (далее - ЭП) используется для обменаинформацией между средствами электронно - вычислительной техники,для обработки и хранения полученной и отправленной информации. ЭПиспользуется как внутри одной организации, так и между различнымиорганизациями, имеющими соответствующие аппаратные и программныесредства. 10.2.2. Электронными сообщениями (письмами) называютсядокументы и данные, передаваемые по каналам ЭП. 10.2.3. Каждому абоненту в системе ЭП выделяется индивидуальнаяобласть памяти на сервере ЭП - "почтовый ящик", в который помещаютсяэлектронные сообщения для этого абонента по мере их поступления.Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты,который является уникальным. 10.2.4. При получении электронных сообщений абонент средствамиэлектронно - вычислительной техники производит доступ к своемупочтовому ящику и переносит его содержимое в виде электронныхсообщений на свой компьютер. 10.2.5. Функционирование и развитие системы ЭП обеспечиваетотдел информационных систем Управления делами аппаратаПравительства. 10.2.6. Для обмена информацией с абонентами ЭП аппаратаПравительства, не имеющими адреса ЭП, используется официальный адресэлектронной почты аппарата Правительства - amo@obladm.msk.su.Эксплуатацию абонентского места официального адреса ЭП производитотдел связи Управления делами аппарата Правительства. Подразделенияаппарата Правительства передают или получают информацию в отделесвязи на своих магнитных носителях (дискетах). 10.2.7. Статус документов, полученных по каналам ЭП,приравнивается к статусу документов, полученных по каналамфаксимильной связи. 11. Изготовление документов на бумажных и электронных носителях, копировально-множительные работы, стенографирование, звукозапись мероприятий 11.1. Изготовление документов на бумажных и электронныхносителях: 11.1.1. Изготовление документов и материалов на бумажных иэлектронных носителях в аппарате Правительства производится общимотделом аппарата Правительства и в соответствующих подразделениях ссоблюдением установленных правил. Для изготовления принимаются только служебные материалы.Подготовка документов под диктовку не допускается. Расшифровка и оформление служебных документов и материалов смагнитных носителей осуществляется в общем отделе аппаратаПравительства на основании письменных заявок подразделений. Изготовление документов производится в порядке поступленияматериалов. Срочные материалы оформляются вне очереди. Порядок выполнениясрочных работ определяется общим отделом аппарата Правительства посогласованию с работниками, передавшими материал для оформления. 11.1.2. Представляемые рукописи должны быть написаныразборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастныхкрасителей синего, фиолетового и черного цветов. Небрежно инеразборчиво написанные черновики, правленные карандашом, непринимаются. 11.1.3. При подготовке материалов для изготовления на бумажныхи электронных носителях особое внимание следует обращать на четкое иразборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранныхслов и географических названий. Применяются только общепринятыесокращения слов. Рукопись вместе с бланком заказа установленной формы,подписанным лицом, представившим документ, сдается в общий отделаппарата Правительства. Сданные материалы учитываются в журнале учета выполненныхработ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа,объем изготовленного материала. 11.1.4. Оформление документов производится на бланкахустановленной формы или на бумаге стандартных размеров на их лицевойстороне красками насыщенного цвета. При изготовлении документов набумажных и электронных носителях соблюдаются установленный порядокрасположения текста, правила орфографии и пунктуации. 11.1.5. Тексты документов, не превышающие семи строк,печатаются на листе формата А5 (148 x 210 мм). Текст документов на бланках формата А4 печатается через 1,5межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через одинмежстрочный интервал. Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию,печатаются через 2 межстрочных интервала. 11.1.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, безошибок, пропусков, помарок и правильно расположен. 11.1.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие изнескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Приэтом составные части реквизитов: "Адресат", "Гриф утверждениядокумента", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования"отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. 11.1.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4межстрочными интервалами. 11.1.9. Наименование вида документа, а также слова"СОГЛАСОВАНО", "УТВЕРЖДАЮ", "УТВЕРЖДЕНО", "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ","ПОСТАНОВЛЯЕТ" печатаются прописными буквами. Слова "Примечание", "Приложение", "Основание" печатаютсястрочными буквами, кроме начальных. 11.1.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите"Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строкинаименования должности. 11.1.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов -28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатныхзнаков, его допускается продлевать до границы правого поля документаили переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится. 11.1.12. При наличии нескольких грифов утверждения исогласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами,начиная от 0-го и 5-го положений табулятора. 11.1.13. Если в тексте документа имеются примечания иливыделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послужившийоснованием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание"печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст -через один межстрочный интервал. 11.1.14. При изготовлении документов на двух и более страницахвторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листаарабскими цифрами на расстоянии не менее 10 мм от верхнего краялиста. 11.2. Копировально - множительные работы: 11.2.1. Копировально - множительные работы (снятие копийдокументов, тиражирование, макетирование и др.) осуществляетсяотделом организационно - технологического прохождения документовУправления делами аппарата Правительства. Копирование документов внебольших тиражах может производиться в подразделениях, гдеустановлены копировальные аппараты. Снятие копий и тиражирование производится только со служебныхдокументов. Ограниченно допускается снятие копий с документов,изданных типографским способом (отдельные страницы или разделы). 11.2.2. Ответственность за соблюдение правил копирования намножительных аппаратах, установленных в подразделениях, несутдолжностные лица, в ведении которых они находятся. Все сотрудники,допущенные к выполнению копировальных работ, проходят обязательныйинструктаж по технике безопасности и правилам производства работ накопировально - множительной технике. 11.2.3. Работа по снятию копий документов, тиражирование,макетирование в отделе организационно - технологического прохождениядокументов Управления делами аппарата Правительства производится наосновании заполненного бланка заказа на производство работ,подписанного руководителем подразделения или его заместителем.Разрешение на производство работ дают руководители Управления деламиаппарата Правительства, другие должностные лица, определяемыеуправляющим делами аппарата Правительства, заведующим общим отделомаппарата Правительства и заведующим протокольным отделом аппаратаПравительства. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления. 11.2.4. Учет произведенных работ в отделе организационно -технологического прохождения документов ведется на основаниизаполненных бланков заказов, которые хранятся в отделе в течениегода. Не допускается необоснованное размножение документов,неэкономное расходование бумаги и расходных материалов. Целесообразность и порядок копирования документов и материалов,необходимых для работы в подразделениях аппарата Правительства,определяются руководителями подразделений. Изготовленные копииподлежат учету в установленном порядке. 11.2.5. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры -подлинники) передаются на размножение в несброшюрованном виде,качественно и четко напечатанными. Тираж размноженных материалов должен соответствовать заказу.Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с подлинникомдокумента. О выполнении работы на бланке заказа делаетсясоответствующая отметка. 11.3. Стенографирование: 11.3.1. Стенографирование мероприятий Правительства Московскойобласти, аппарата Правительства выполняется общим отделом аппаратаПравительства и осуществляется по предварительным заявкамруководителей соответствующих подразделений. Заявки представляются вобщий отдел аппарата Правительства за 2 дня до проведениямероприятия. 11.3.2. Стенографирование производится в специальныхучитываемых тетрадях, которые хранятся в опечатываемых металлическихшкафах или сейфах. Стенографические тетради уничтожаются спустяполгода после их заполнения. При расшифровке и печатании стенографических записейстенографистка руководствуется правилами, установленными длявыполнения работ на бумажных и электронных носителях. Не допускаются передиктовка напечатанного текста, а такжедиктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача писем,таблиц и другой информации по телефону. 11.3.3. Стенограммы заседаний Правительства Московской области,областных собраний, оперативных совещаний, проводимых ГубернаторомМосковской области, печатаются в двух экземплярах, хранятся впротокольном отделе аппарата Правительства как приложения кпротоколам. Стенограммы других мероприятий учитываются в соответствующемжурнале и передаются ответственным работникам подразделений подрасписку. 11.4. Звукозапись мероприятий: 11.4.1. Звукозапись мероприятий, проводимых ГубернаторомМосковской области, Вице - губернатором Московской области, первымзаместителем и заместителями Председателя Правительства Московскойобласти, осуществляется отделом связи Управления делами аппаратаПравительства на основании предварительных заявок или служебныхзаписок руководителей подразделений. Звукозапись мероприятий, как правило, производится на магнитнуюленту (аудиокассету) и выполняется в архивном и диктофонномварианте. Звукозапись некоторых мероприятий производится только вдиктофонном варианте. Диктофонная запись ведется стенографистками. Расшифровка ираспечатка диктофонной звукозаписи мероприятий осуществляется послеих завершения. 11.4.2. При проведении закрытых мероприятий принимаются меры позащите информации. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается всоответствии с требованиями настоящей Инструкции. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке иподготовке стенограммы, размагничиваются сразу после ее подготовки. 11.4.3. Архивная звукозапись производится на магнитную ленту,которая имеет свой порядковый номер. Перед началом или сразу послеокончания мероприятия лента регистрируется в специальном журнале,где указывается название мероприятия, место проведения, время началаи окончания, скорость записи, порядковый номер ленты, фамилияработника, ответственного за звукозапись. 11.4.4. В необходимых случаях по служебной запискеорганизаторов проводимых мероприятий осуществляется прослушиваниеили перезапись архивной звукозаписи. Архивная магнитофонная лента проводимых мероприятий хранитсяотдельно в соответствии со своими порядковыми номерами в отделесвязи Управления делами аппарата Правительства. Размагничивание архивных звукозаписей производится, какправило, по истечении 1 месяца со дня проводимого мероприятия. 12. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 12.1. Настоящий раздел Инструкции определяет порядок обращенияв аппарате Правительства с документами и другими материальныминосителями информации, содержащими служебную информациюограниченного распространения. Требования настоящего раздела не распространяются на порядокобращения с документами, содержащими сведения, составляющиегосударственную тайну. 12.1.1. К служебной информации ограниченного распространенияотносится несекретная информация, касающаяся деятельности аппаратаПравительства, ограничения на распространение которой диктуютсяслужебной необходимостью. 12.1.2. Ответственность за организацию правильного обращения сдокументами ограниченного распространения, обеспечение их учета,сохранности, санкционированного использования возлагается наруководителей подразделений. 12.1.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах),содержащих служебную информацию ограниченного распространения,проставляется пометка "Для служебного пользования" (далее - ДСП). Необходимость проставления пометки "ДСП" на служебныхдокументах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, определяется исполнителем и должностным лицом,подписывающим или утверждающим служебный документ. Указанные пометкии номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первойстраницы служебного документа. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебнуюинформацию ограниченного распространения, осуществляется, какправило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учетнесекретной документации. При большом количестве документов они учитываются отдельно отнесекретной документации. При незначительном объеме таких документовразрешается вести их учет совместно с другими несекретнымидокументами. К регистрационному индексу документа добавляетсяпометка "ДСП". 12.1.4. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в общем отделеаппарата Правительства. Учет размноженных документов осуществляетсяпоэкземплярно. На обороте последнего листа каждого экземплярадокумента сотрудник общего отдела аппарата Правительства указываетколичество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, своюфамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанныедокументы вместе с черновиками и вариантами передаются длярегистрации работнику, осуществляющему их учет. Служебные документы с пометкой "ДСП": а) передаются под расписку исполнителям, которые имеют к нимнепосредственное отношение; б) пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,заказными или ценными почтовыми отправлениями; в) размножаются (тиражируются) в отделе организационно -технологического прохождения документов Управления делами аппаратаПравительства только с письменного разрешения соответствующегоруководителя; г) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах(ящиках), хранилищах. 12.1.5. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются вотдельные дела в соответствии с номенклатурой дел несекретногоделопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такиеслужебные документы, также проставляется пометка "ДСП". 12.1.6. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой"ДСП" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначеннымисоответствующим руководителем. В состав таких комиссий обязательновключаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов,дел и изданий. За разглашение служебной информации ограниченногораспространения, а также нарушение порядка обращения с документами,содержащими такую информацию, работник может быть привлечен кдисциплинарной или иной предусмотренной законодательствомответственности. 13. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению печатей и штампов 13.1. Под печатью понимается вырезанная на твердом предметематрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формыдля засвидетельствования и удостоверения чего-либо. 13.2. Диаметр круглой печати составляет 38-42 мм. Штамп,определяемый как разновидность печати прямоугольной формы, имеетразмеры от 35 x 50 мм до 70 x 100 мм. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица надокументах, предусмотренных специальными нормативными актами,удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовымисредствами. 13.3. В аппарате Правительства используются круглые гербовые инегербовые печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождениии исполнении документов, а также других отметок справочногохарактера используются мастичные (резиновые) штампы. Порядок воспроизведения герба Московской области на печатяхрегламентируется Законом Московской области от 09.03.99 N 9/99-ОЗ "Огербе и флаге Московской области". 13.4. Изготовление гербовых печатей, контроль за ихиспользованием и хранением производится в соответствии с порядком,установленным Губернатором Московской области. 13.5. В Правительстве Московской области имеются одна большая,одна малая гербовые мастичные печати и одна металлическая гербоваяпечать. Подлинность подписей должностных лиц на нормативных правовых ираспорядительных документах удостоверяется большой гербовой печатью,на наградных документах - малой гербовой печатью. Подписи Губернатора Московской области на служебныхудостоверениях членов Правительства Московской области и подписиминистра Правительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области на удостоверениях работниковаппарата Правительства заверяются оттиском металлической гербовойпечати. 13.6. Для регламентации использования печатей разрабатываетсяперечень документов, на которых ставится гербовая печать (приложениеN 8). 13.7. Аппарат Правительства, при необходимости имеет круглые(негербовые) печати для своих подразделений. В этом случае в печатиприводится дополнительная надпись с наименованием подразделения. Рассылаемые копии постановлений Правительства Московскойобласти, постановлений и распоряжений Губернатора Московскойобласти, распоряжений Вице - губернатора Московской области, первогозаместителя, заместителей Председателя Правительства Московскойобласти, министра Правительства Московской области - руководителяаппарата Правительства Московской области заверяются печатью снадписью "Аппарат Правительства Московской области. Протокольныйотдел". На документах по личному составу аппарата Правительства,доверенностях, командировочных удостоверениях проставляется печатьотдела кадров. На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать"Для пакетов". 13.8. Образцы печатей и штампов согласовываются подразделениямис общим отделом аппарата Правительства и утверждаются министромПравительства Московской области - руководителем аппаратаПравительства Московской области или по поручению - егозаместителем. Размещает и исполняет заказ отдел материально -технического обеспечения Управления делами аппарата Правительства. Все печати и штампы регистрируются в общем отделе аппаратаПравительства и выдаются руководителям подразделений под расписку. 13.9. В подразделениях печати и штампы должны учитываться вспециальном журнале учета, выдаваться работникам под расписку,храниться в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах илиметаллических шкафах. 13.10. Контроль за правильностью хранения и использованияпечатей и штампов осуществляет общий отдел аппарата Правительства. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставится визвестность заведующий общим отделом аппарата Правительства.Уничтожение пришедших в негодность печатей и штампов производится вустановленном порядке с участием работника общего отдела аппаратаПравительства. 13.11. Ответственность и контроль за соблюдением порядкаиспользования и хранения печатей и штампов возлагаются наруководителей подразделений аппарата Правительства. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаютсяв общий отдел аппарата Правительства по акту с отметкой в журналеучета. 14. Составление номенклатуры дел. Формирование дел. Порядок передачи дел в архив 14.1. Составление номенклатуры дел: 14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный переченьнаименований дел, заводимых в аппарате Правительства, с указаниемсроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованногораспределения документов и формирования дел, обеспечения поискадокументов, учета дел и определения сроков их хранения. Номенклатурадел используется при построении информационно - поисковой системы иявляется основой для составления описей дел постоянного и временного(до 10 лет) сроков хранения; в архиве аппарата Правительстваиспользуется для учета дел временного (до 10 лет включительно) срокахранения. Номенклатура дел аппарата Правительства составляется общимотделом аппарата Правительства на основе номенклатур делподразделений при методической помощи Центрального государственногоархива Московской области. Номенклатура дел аппарата Правительства, одобренная экспертнойкомиссией аппарата Правительства, согласовывается с экспертно -проверочной комиссией (далее - ЭПК) Управления по делам архивовМосковской области и утверждается министром Правительства Московскойобласти - руководителем аппарата Правительства Московской области(приложение N 9). 14.1.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающиевсе документируемые участки работы аппарата Правительства, документыобщественных организаций. Названиями разделов номенклатуры делаппарата Правительства являются названия подразделений,расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденнойструктурой, и названия общественных организаций. После утверждения номенклатуры дел аппарата Правительстваподразделения получают выписки из соответствующих ее разделов дляиспользования в работе. 14.1.3. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов иподразделов номенклатуры дел устанавливается для всех подразделенийединый и определяется степенью важности документов, составляющихдела, их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел,содержащие законодательные и нормативные правовые акты федеральныхорганов власти, затем - Московской области, распорядительныедокументы аппарата Правительства, планово - отчетная и аналитическаядокументация, переписка, регистрационно - контрольные формы,номенклатура дел. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретныхформулировок ("разные материалы" или "общая переписка" и т.п.), атакже вводных слов и сложных оборотов. В номенклатуре дел каждого раздела и подраздела имеютсярезервные номера для включения в течение календарного года дел, непредусмотренных номенклатурой. По окончании делопроизводственного (календарного) годазаполняется итоговая запись о категориях и количестве дел,заведенных за год. Сведения итоговой записи передаются в архиваппарата Правительства (ведомственный архив). 14.1.4. Утвержденная номенклатура дел хранится в системе"Делопроизводство" для упрощения ее ведения, корректировки ипереработки. Номенклатура дел уточняется в конце каждого года и вводится вдействие с 1 января следующего года. Номенклатура делсогласовывается с ЭПК Управления по делам архивов Московской областине реже чем раз в 5 лет. 14.2. Формирование дел: 14.2.1. Формирование дел - группирование исполненных документовв дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизациядокументов внутри дела. Дела в аппарате Правительства формируются децентрализованно,т.е. в подразделениях. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные заделопроизводство в подразделениях. Контроль за формированием дел осуществляется общим отделомаппарата Правительства. 14.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующиеосновные требования: помещать в дело только исполненные, правильнооформленные документы в соответствии с заголовками дел пономенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся кразрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основнымидокументами; группировать в одно дело документы одного календарногогода, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в деладокументы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должныпомещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры,черновики. Дело не должно превышать 250 листов при толщине не более4 см. 14.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической,вопросно - логической последовательности или их сочетании. Нормативные правовые и распорядительные документы группируютсяв дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, правила, утвержденные нормативнымиправовыми и распорядительными документами, группируются вместе суказанными документами. При их утверждении в качествесамостоятельных документов они группируются в самостоятельные дела. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно отраспоряжений по личному составу и распоряжений о командировках. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Лицевые счета по заработной плате сотрудников группируются всамостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядкефамилий. Переписка группируется, как правило, за период календарногогода и систематизируется в хронологической последовательности; приэтом документ - ответ помещается за документом - запросом. Привозобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся впредыдущем году, документы включаются в дело текущего года суказанием индекса дела предыдущего года. Утвержденные планы, отчеты, сметы, штатные расписания и другиедокументы группируются отдельно от их проектов. 14.3. Экспертиза ценности документов: 14.3.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов нагосударственное хранение или установление сроков их хранения наоснове принятых критериев. Экспертиза ценности документов в аппарате Правительствапроводится: - при составлении номенклатуры дел; - при формировании дел и проверке правильности отнесениядокументов к делам; - при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов ваппарате Правительства создается постоянно действующая экспертнаякомиссия. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется вподразделениях аппарата лицами, ответственными за делопроизводство,с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решениепринимает экспертная комиссия аппарата Правительства. Функции и права экспертной комиссии аппарата Правительства, атакже организация ее работы определяются положением, разработаннымна основании типового положения, утвержденного Росархивом,согласованным с Управлением по делам архивов Московской области иутвержденным министром Правительства Московской области -руководителем аппарата Правительства Московской области. При проведении экспертизы ценности документов в подразделенияхосуществляется отбор документов постоянного и временного (до 10 лет)сроков хранения для передачи в ведомственный архив, отбор документовс временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению вподразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы,сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяетсякачество и полнота действующей номенклатуры дел, правильностьопределения сроков хранения дел, заведенных в соответствии сноменклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформлениядокументов и формирования дел. 14.3.2. Отбор документов постоянного срока хранения проводитсяна основании перечня типовых документов с указанием сроков иххранения и номенклатуры дел аппарата Правительства путем полистногопросмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения ивыделения к уничтожению только на основании заголовков дел. Приполистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятиючерновики, неоформленные копии документов и документы с временнымисроками хранения. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с цельюопределения и выделения из их состава документов, подлежащихпостоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", в которых выявленыдокументы постоянного срока хранения, подлежат переформированию.Выделенные из их состава документы постоянного срока храненияприсоединяются к однородным и оформляются в самостоятельные дела.Подшивка вновь сформированных дел производится только послезавершения экспертизы ценности документов. 14.3.3. По результатам экспертизы ценности документовсоставляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения,по личному составу и акты о выделении дел к уничтожению (приложениеN 10). 14.4. Оформление дел: 14.4.1. Оформление дела - подготовка дела к хранению всоответствии с установленными правилами. Дела оформляются при их заведении и по завершении года.Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке ипроводится сотрудниками подразделений при методической помощи и подконтролем ведомственного архива. При заведении дел оформляются обложки дел по установленнойформе с указанием наименования подразделения, индекса дела,заголовка дела, даты, срока хранения согласно утвержденнойноменклатуре дел. 14.4.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное иличастичное оформление дел. Полному оформлению подлежат делапостоянного, временного (до 10 лет) сроков хранения и по личномусоставу. Полное оформление дела предусматривает: - подшивку или переплет дела; - нумерацию листов в деле; - составление заверительной надписи дела (приложение N 11); - составление в необходимых случаях внутренней описи документовдела (приложение N 12); - внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела(индекса, заголовка дела, даты, проставление номера тома иколичества листов и др.). На обложке предусмотрены места дляпроставления архивных шифров: номера фонда, описи, дела. Посогласованию с ведомственным архивом на обложке дела карандашомпроставляется номер описи и дела. 14.4.3. Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияподлежат частичному оформлению; дела допускается хранить вскоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле,листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядкарасположения документов, включенных в дело, все его листы (кромезаверительного и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами вваловом порядке в правом верхнем углу, не задевая текста документа,простым графическим карандашом. По окончании года проверяется соответствие заголовков дел наобложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях взаголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляютсяномера распорядительных документов и протоколов, виды и формыотчетности и т.п.). Дата на обложке должна соответствовать году заведения иокончания дела; в деле, имеющем документы за более ранние годы, чемгод образования дела, под датой вносится запись: "имеются документыза ___ годы". На обложках дел, состоящих из нескольких томов(частей), проставляются крайние даты документов каждого тома(части). При обозначении точной календарной даты (к протоколам,постановлениям, распоряжениям, актам) указываются число, месяц игод. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяцапишется словами. Надписи на обложках дел постоянного и долговременного храненияследует производить четко, черными светостойкими чернилами илитушью. 14.5. Хранение и использование документов в подразделениях: 14.5.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архивдокументы хранятся по месту их формирования в дела. Руководители подразделений и сотрудники, ответственные заделопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных дляхранения документов помещениях, располагаются в запирающихся шкафах,обеспечивающих полную сохранность документов, предохраняющих их отпыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов деларасполагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия (выписка)которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны. Хранитьдокументы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Накорешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. 14.5.2. Выдача дел из подразделения другим подразделениямпроизводится с разрешения руководителя подразделения. Выдача делсторонним организациям производится с разрешения министраПравительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области. На выданное дело заводится карта -заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного срока хранениядопускается в исключительных случаях и производится с разрешенияминистра Правительства Московской области - руководителя аппаратаПравительства Московской области с представлением заверенной копиидокумента и акта об изъятии подлинника. 14.5.3. Подлинники нормативных правовых и распорядительныхдокументов и материалы к ним поступают в архив из протокольногоотдела аппарата Правительства. С целью предотвращения износа подлинников нормативных правовыхи распорядительных документов создается фонд пользования -совокупность копий архивных документов, предназначенных дляпользования вместо оригиналов. 14.5.4. Сотрудникам аппарата Правительства для работы выдаютсяво временное пользование дела или копии документов, хранящихся введомственном архиве. Сотрудники аппарата Правительства несут ответственность засохранность, правильное использование полученных архивных документови содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных делзапрещается. 14.6. Составление описей дел: 14.6.1. На завершенные дела постоянного, временного (до 10 лет)сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности,ежегодно составляются описи (приложения N 13, 14). На делавременного (до 10 лет) срока хранения описи не составляются. Описидел подразделений аппарата составляются сотрудниками, ответственнымиза делопроизводство в подразделениях, под непосредственнымметодическим руководством ведомственного архива. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно надела постоянного срока хранения, на дела временного (до 10 лет)срока хранения и на дела по личному составу. По этим описямдокументы сдаются в ведомственный архив. Описи, подготовленныеподразделениями аппарата, служат основой для подготовки своднойописи, которую готовит ведомственный архив и по которой передаютсядела в Центральный государственный архив Московской области. 14.6.2. При составлении описи дел соблюдаются следующиетребования: - заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятойсхемой систематизации на основе номенклатуры дел; - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковымномером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждыйтом или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет;порядок присвоения номеров описям подразделений устанавливаетсяведомственным архивом; - графы описи заполняются в точном соответствии с темисведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовкамиполностью пишется только заголовок первого дела, а все остальныеоднородные дела обозначаются словами "То же", при этом другиесведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листеописи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи "Примечание" используется для отметок о приемедел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другимподразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копии и т.п. 14.6.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяютсякачество формирования и оформления дел, соответствие количества дел,вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре. Вслучае несоответствия количества дел принимаются меры к розыску.Если принятые меры не дали результатов, составляется справка опричинах отсутствия дел, подписывается руководителем подразделения ипередается в архив. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка деласодержанию документов в деле; правильность оформления и группировкидокументов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела;правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимыхслучаях внутренней описи; правильность оформления обложки дела,наличие и правильность заверительной надписи дела. К конце описи делается итоговая запись о количестве дел, описьподписывается составителем, согласовывается с общим отделом аппаратаПравительства и утверждается руководителем подразделения. 14.7. Передача дел в архив аппарата Правительства ииспользование документ" архива: 14.7.1. Для хранения документов постоянного, временного (до 10лет) сроков хранения и по личному составу, их учета, использования,отбора и подготовки к передаче на государственное хранение ваппарате Правительства образуется ведомственный архив. Деятельностьархива аппарата Правительства регламентирована Положением об архивеаппарата Правительства Московской области и Основными правиламиработы ведомственных архивов. 14.7.2. В архив аппарата Правительства передаются делапостоянного, временного (до 10 лет) срока хранения и по личномусоставу. Передача дел производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) срока храненияпередаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся вподразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению вустановленном порядке. Они могут передаваться в архив только висключительных случаях по решению министра Правительства Московскойобласти - руководителя аппарата Правительства Московской области.Передача их осуществляется по усмотрению ведомственного архива илипо описям, или по номенклатуре дел. Дела со сроком хранения до трехлет в архив не передаются. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленномуархивом, согласованному с руководителями подразделений иутвержденному министром Правительства Московской области -руководителем аппарата Правительства Московской области. 14.7.3. Прием каждого дела производится общим отделом аппаратаПравительства в присутствии работника подразделения, сдающего дела вархив. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела,включенного в нее, делается отметка о наличии дела, а такжеуказывается цифрами и прописью количество фактически принятых дел. Вместе с делами в архив передаются регистрационные формы -картотеки на документы с целью их оперативного поиска. Приложение N 1 к Инструкции ПЕРЕЧЕНЬ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ, НЕ ПОДЛЕЖАЩЕЙ РЕГИСТРАЦИИ В КАНЦЕЛЯРИИ АППАРАТА ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Обзоры печати, книги, газеты, журналы, каталоги, проспекты идр. издания. 2. Документы, получаемые по каналам факсимильной связи(факсограммы). 3. Документы на иностранных языках без перевода. 4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники иобзоры. 5. Рекламные материалы, прейскуранты, ведомственная техническаялитература, информационные сводки, тематические и специальныесборники, прогнозы погоды и т.п. 6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы иоткрытки. 7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний,программы их проведения и материалы к ним. 8. Документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные,сметы и др.). 9. Документы без подписей. Приложение N 2 к Инструкции СХЕМА ПРОХОЖДЕНИЯ СОГЛАСОВАНИЯ ПОСТАНОВЛЕНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ +-----------------------------+ |ГУБЕРНАТОР МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ| | Б.В. ГРОМОВ | +-----------------------------+ / \ | +------------------------------------------+ |Секретариат Губернатора Московской области| +------------------------------------------+ +-----------------------------------------------------+ |На подпись проект передается через Протокольный отдел| +-----------------------------------------------------+ / \ | +----------------------------------------------+ | Вице-губернатор Московской области | | М.А. Мень | +----------------------------------------------+ |Первый заместитель Председателя Правительства | | Московской области | | В.Ю. Голубев | +----------------------------------------------+ |На согласование проект передается исполнителем| +----------------------------------------------+ / \ | +----------------------------------------------------------+ | Министр Правительства Московской области - руководитель | | аппарата Правительства Московской области | | И.О. Пархоменко | +----------------------------------------------------------+ |На согласование проект передается через Протокольный отдел| +----------------------------------------------------------+ / \ | +-----------------------------------------------------------+ |Главный советник Губернатора Московской области - начальник| | Юридической службы Правительства Московской области | +-----------------------------------------------------------+ / \ | +---------------------+ | ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ | +-----+--------+------+ |2-й этап| +-----------------------+--------+---------------------+ |После согласования с членами Правительства Московской | |области (в соответствии с распределением обязанностей)| | и с руководителями заинтересованных организаций | | проект визируется юристами | +------------------------------------------------------+ / \ | +---------------------+ |Согласовывают проект:| +-----------------+---------------------+------------------+ |заместители Председателя Правительства Московской области,| | министры Правительства Московской области, руководители | | центральных и территориальных исполнительных органов | | государственной власти и других организаций | +----------------------------------------------------------+ / \ | +--------------------+ | ПРАВОВОЕ УПРАВЛЕНИЕ| +-----+--------+-----+ |1-й этап| +-------------------------+--------+------------------------+ |Проводит предварительную правовую экспертизу и определяет, | | с кем будет согласовываться проект | +-----------------------------------------------------------+ / \ | +--------------------+ |Представляют проект:| +------------------+--------------------+------------------+ |заместители Председателя Правительства Московской области,| | министры Правительства Московской области, руководители | | центральных и территориальных исполнительных органов | | государственной власти и других организаций | +---------------------+--------------+---------------------+ | Исполнитель | +--------------+ |Готовит проект| +--------------+ Приложение N 3 к Инструкции ОБРАЗЕЦ ЛИСТА СОГЛАСОВАНИЯ Проект представлен: Должность руководителя (инициалы, фамилия) Подпись, дата Проект согласован: Вице - губернатор Московской области Подпись, дата М.А. Мень Первый заместитель Председателя Правительства Московской области Подпись, дата В.Ю. Голубев Заместитель Председателя Правительства Московской области (в соответствии с распределением обязанностей) Подпись, дата (инициалы, фамилия) Министр Правительства Московской области - руководитель аппарата Правительства Московской области Подпись, дата И.О. Пархоменко Главный советник Губернатора Московской области - начальник Юридической службы Правительства Московской области Подпись, дата Ю.Г. Васильев Правовое управление аппарата Правительства Московской области Подпись, дата (инициалы, фамилия) Исполнитель: Должность Подпись, дата (инициалы, фамилия) Телефон Приложение N 4 к Инструкции ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ ПРОЕКТА ПОСТАНОВЛЕНИЯ (РАСПОРЯЖЕНИЯ) ГУБЕРНАТОРА МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ (ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЧЛЕНА ПРАВИТЕЛЬСТВА)+---------------------------------------------------------------+| (заголовок документа) |+-----------------------+--------------------+------------------+|Название |Должность, фамилия, |Дата согласования,||органа (министерство, |инициалы руководите-|номер документа, ||комитет, главное |ля, с которым согла-|содержащего визу, ||управление и т.д.) |сован документ |подтверждающую || | |согласование |+-----------------------+--------------------+------------------+|Например: | | || | | ||Управление Министерства|Руководитель |Письмо ||Российской Федерации |Управления |от 20.12.2000 ||по налогам и сборам |Серков Б.Н. |N 105 ||по Московской области | |(без замечаний) || | | || | |или || | | || | |Письмо || | |от 20.12.2000 || | |N 105 || | |(с замечаниями) || | |Замечания || | |учтены || | | || | |или || | | || | |Письмо || | |от 20.12.2000 || | |N 105 || | |(с замечаниями) || | |Замечания || | |не учтены || | | ||Исполнитель: | | ||Название должности |(подпись) |И.О. Фамилия || | |Дата |+-----------------------+--------------------+------------------+ Приложение N 6 к Инструкции ЖУРНАЛ УЧЕТА ОТПРАВЛЯЕМОЙ СЛУЖЕБНОЙ ИНФОРМАЦИИ СРЕДСТВАМИ ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ|————|——————————————|————————————|———————|———————|———————————————|———————————|| N | Наименование | Адрес | Коли- | Дата и| Отправил | Отметка || п/п| структурного | получателя,| чество| время | | о возврате|| | подразделе- | код, | листов| посту-| | материала || | ния, Ф.И.О. | телефон, | | пления| | || | и телефон | город | | мате- | | || | исполнителя | | | риала | | || | | | | |———————|———————| || | | | | | Дата и| Ф.И.О.| || | | | | | время | | ||————|——————————————|————————————|———————|———————|———————|———————|———————————| Приложении N 7 к Инструкции ЖУРНАЛ УЧЕТА ПРИНЯТЫХ ФАКСОГРАММ|————|—————————————————|———————|———————————|———————|————————————————|——————————|| N | Адрес | Дата и| Количество| Ф.И.О.| Наименование | Дата и || п/п| корреспондента, | время | листов | | структурного | время || | его фамилия, | | | | подразделения, | отправки || | телефон | | | | Ф.И.О. | || | | | | | получателя | ||————|—————————————————|———————|———————————|———————|————————————————|——————————| Приложение N 8 к Инструкции ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫХ СТАВИТСЯ ГЕРБОВАЯ ПЕЧАТЬ 1. Архивная справка. 2. Акты (приема законченных строительством объектов,оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.). 3. Доверенности (на получение материальных ценностей, ведениедел в арбитраже и т.д.). 4. Договоры (о материальной ответственности, поставках,подрядах, научно - техническом сотрудничестве, аренде помещений,производстве работ и т.д.). 5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений,капитальное строительство; технические и т.д.). 6. Заключения и отзывы. 7. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). 8. Командировочные удостоверения. 9. Образцы оттисков печатей и подписей сотрудников, имеющихправо совершения финансово - хозяйственных операций. 10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). 11. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные -сводные, в банк, на получение инвалюты со счетов, перевод валюты, наимпорт и т.д.). 12. Представления и ходатайства (о награждении орденами имедалями, премиями и т.д.). 13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых вбанк). 14. Смета расходов (на содержание аппарата ПравительстваМосковской области, калькуляцию к договору и т.д.). 15. Соглашения, договоры, подписанные Губернатором Московскойобласти от имени Правительства Московской области. 16. Постановления, распоряжения, подписанные ГубернаторомМосковской области, Вице - губернатором Московской области, первымзаместителем, заместителем Председателя Правительства Московскойобласти, министром Правительства Московской области - руководителемаппарата Правительства Московской области. 17. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, использованиибюджетных ассигнований на зарплату, начисленной и причитающейсязарплате и т.д.). 18. Удостоверения. 19. Штатное расписание. Приложение N 9 к Инструкции АППАРАТ ПРАВИТЕЛЬСТВА УТВЕРЖДАЮ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование должности НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ руководителя _________ N _________ ______________________ На ______________ год (личная подпись) (расшифровка подписи) ______ (дата)+------+--------------+---------------+-----------------+----------+|Индекс|Заголовок дела|Количество дел |Срок хранения|Примечание||дела |(тома, части) |(томов, частей)|и номера статей | || | | |по перечню | |+------+--------------+---------------+-----------------+----------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |+------+--------------+---------------+-----------------+----------+ Заведующий общим отделом (подпись) Расшифровка подписиОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНОЭкспертная комиссия аппарата ЭПК Управления по делам архивовПравительства Московской области Московской областиПротокол от __________ N _______ Протокол от __________ N ______ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ___ году +------------------------+--------------------------------+ |По срокам хранения |Всего|В том числе | | | +--------------------------+ | | |переходящих|с отметкой ЭПК| +------------------------+-----+-----------+--------------+ |постоянного | | | | +------------------------+-----+-----------+--------------+ |временного (свыше 5 лет)| | | | +------------------------+-----+-----------+--------------+ |временного | | | | |(до 10 лет включительно)| | | | +------------------------+-----+-----------+--------------+ |Итого | | | | +------------------------+-----+-----------++-------------+ Итоговые сведения переданы в архив аппарата Правительства Московской области. Заведующий общим отделом (подпись) Расшифровка подписи ______________ (дата) Приложение N 10 к Инструкции УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя _________ Расшифровка подписи (подпись) _________ (дата) АКТ N _____ О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ДАЛЬНЕЙШЕМУ ХРАНЕНИЮ Мы, _______________________________________________________ (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,______________________________________________________________ составивших данный акт) На основании "Перечня типовых документов с указанием сроковхранения" (М., 1989) отобраны к уничтожению как не имеющие научно - историческойценности и утратившие практическое значение документы согласнономенклатуре дел аппарата Правительства Московской области______________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) +---+---+-----------+----------+---------------+--------+ |N |Год|Заголовок и|Количество|Номер статьи по|Срок | |п/п| |номер дела |дел |номенклатуре |хранения| +---+---+-----------+----------+---------------+--------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | +---+---+-----------+----------+---------------+--------+ Итого: за _________ год в акт N __________ внесено ________ ____________________________ дел (прописью) ______________________________ ______________________________ ______________________________ (подписи лиц, составивших акт) Документы сданы на переработку ____________________________ (подпись лица, уничтожившего ____________________________ документ) Приложение N 11 к Инструкции ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________ В деле подшито и пронумеровано ______________________ листа (ов), (цифрами и прописью) в том числе литерные листы ______________________________________ пропущенные номера ______________________________________________ + листов внутренней описи _______________________________________ +------------------------+-------------+ |Особенности физического |Номера листов| |состояния и формирования| | +------------------------+-------------+ | 1 | 2 | +------------------------+-------------+ ____________________________ _______ ___________________ Наименование должности лица, подпись расшифровка подписи составившего заверительную (инициалы, фамилия) надпись __________ (дата) Приложение N 12 к Инструкции ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N ______________ +---+---------+---------+-------------------+------+----------+ |N |Индекс |Дата |Заголовок документа|Номера|Примечание| |п/п|документа|документа| |листов| | | | | | |дела | | +---+---------+---------+-------------------+------+----------+ | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | +---+---------+---------+-------------------+------+----------+ Итого _______________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ___________________________ (цифрами и прописью) ____________________________ _______ ___________________ Наименование должности лица, подпись расшифровка подписи составившего внутреннюю (инициалы, фамилия) опись документов дела __________ (дата) Приложение N 13 к Инструкции Аппарат Правительства УТВЕРЖДАЮ Московской области _____________________ Наименование должности Название структурного руководителя структурного подразделения подразделения _________ Расшифровка подписи (подпись) _________ (дата) ОПИСЬ N 1 ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ ЗА ____ ГОД+---+-------------+--------------+-------------+------+----------+|N |Индекс дела |Заголовок дела|Дата дела |Кол-во|Примечание||п/п|(тома, части)|(тома, части) |(тома, части)|листов| || | | | |в деле| || | | | |(томе,| || | | | |части)| |+---+-------------+--------------+-------------+------+----------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |+---+-------------+--------------+-------------+------+----------+ В данную опись внесено __________________ дел с N ____ по N ____, (цифрами и прописью)в том числе:литерные номера:пропущенные номера: Наименование должности составителя описи (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата) СОГЛАСОВАНО Заведующий общим отделом _________ Расшифровка подписи (подпись) _________ (дата) Передал ________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документам Наименование должности сотрудника структурного подразделения (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата) Принял _______________________ дел и ____________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документам Наименование должности работника, ответственного за архив (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата) Приложение N 14 к Инструкции Аппарат Правительства УТВЕРЖДАЮ Московской области _____________________ Наименование должности Название структурного руководителя структурного _____________________ подразделения подразделения _________ Расшифровка подписи (подпись) _________ (дата) ОПИСЬ N 1 ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ (ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ) ЗА ____ ГОД+---+-------------+--------------+------------+------+--------+----------+|N |Индекс дела |Заголовок дела|Дата дела |Кол-во|Срок |Примечание||п/п|(тома, части)|(тома, части) |(тома,части)|листов|хранения| || | | | |в деле|дела | || | | | |(томе,|(тома, | || | | | |части)|части) | |+---+-------------+--------------+------------+------+--------+----------+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |+---+-------------+--------------+------------+------+--------+----------+ В данную опись внесено __________________ дел с N ____ по N ____, (цифрами и прописью)в том числе:литерные номера:пропущенные номера: Наименование должности составителя описи (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата) СОГЛАСОВАНО Заведующий общим отделом _________ Расшифровка подписи (подпись) _________ (дата) Передал ________________________ дел и ________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документам Наименование должности сотрудника структурного подразделения (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата) Принял _______________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)регистрационно - контрольных форм к документам Наименование должности работника, ответственного за архив (подпись) Расшифровка подписи ______ (дата)